Oprogramowanie do zarządzania cyklem życia kontraktu: Koniec z bólami głowy

Każdy dolar wchodzący i wychodzący z firmy jest powiązany z umową.

Umowy są złem koniecznym dla większości firm, a przekazywanie ich przez dział prawny utrudnia zawieranie transakcji. Jednak podczas gdy działy sprzedaży, zaopatrzenia i inne zespoły biznesowe mają wyspecjalizowane narzędzia do automatyzacji swoich procesów, dział prawny od dziesięcioleci ugrzązł w starym programie Word, wątkach e-mail i dyskach z kopiami zapasowymi (zarówno w trybie online, jak i offline).

To jest problem, który rozwiązuje oprogramowanie do zarządzania cyklem życia kontraktu (CLM). Narzędzie CLM pomaga przekształcić chaos kontraktowy w spójność, łącząc wszystkie aspekty procesu kontraktowego na jednej platformie i wypełniając lukę między prawem a biznesem.

System zarządzania cyklem życia kontraktu pomaga firmom zautomatyzować i usprawnić ten proces. Zapewnia, że ​​wszyscy zaangażowani w daną umowę lub transakcję, od prawnych po korporacyjne, są połączeni od początku do końca i mają łatwy dostęp do powiązanych informacji.

Podczas gdy zarządzanie cyklem życia umowy niekoniecznie wymaga dedykowanego oprogramowania, złożoność nowoczesnego biznesu i szybko zmieniające się środowisko wymagają czegoś więcej niż tylko arkuszy kalkulacyjnych, folderów i łańcuchów e-maili, aby skutecznie zarządzać różnymi ruchomymi częściami.

Cykl życia kontraktu obejmuje zróżnicowany i złożony zestaw zadań, zwykle występujących w następujących fazach:

1. Tworzenie lub tworzenie kontraktów
2. Współpraca i negocjacje kontraktowe
3. Zatwierdzenie umowy
4. Wykonanie umowy
5. Śledzenie kontraktów, audyt i raportowanie
6. Odnowienie lub wygaśnięcie umowy

Tradycyjne pułapki zarządzania umowami

Tradycyjnie zespoły prawne pracują w odizolowanym środowisku, odseparowanym od innych działów, ale nadal głęboko zaangażowanym we wszystkie aspekty biznesowe. Powoduje to powstawanie wąskich gardeł ze względu na wielopoziomową współpracę i zakłócony przepływ informacji między funkcjami, co skutkuje nieefektywnością procesów.

Zespół prawny pracujący z przestarzałymi modelami może napotkać następujące wyzwania.

Brak standaryzacji

Bez ustandaryzowanych procesów i szablonów do tworzenia umów i zarządzania nimi panuje chaos, w wyniku którego zespoły zmagają się z różnymi formatami i językami. To nie tylko sprawia, że ​​śledzenie umów staje się koszmarem, ale także komplikuje dokładne i terminowe egzekwowanie warunków umów.

Rzeczy spadające przez szczeliny

Największą oznaką przepracowanego zespołu prawnego i niezorganizowanego procesu zawierania umów jest przegapienie ważnych dat odnowienia lub wygaśnięcia umowy lub trudności w śledzeniu wykonanych umów, co prowadzi do kosztownych błędów i braku zgodności.

Brak zgodności między priorytetami biznesowymi i prawnymi

Słaba komunikacja między zespołami biznesowymi i prawnymi prowadzi do rozbieżności z priorytetami firmy. Mogą w końcu pracować niezależnie bez produktywnej współpracy. Może to powodować nieporozumienia i opóźnienia, które frustrują oba zespoły i negatywnie wpływają na biznes.

Nieodpowiednia widoczność i dokumentacja

Z kim skontaktowałbyś się, gdybyś szukał konkretnej umowy lub chciał dowiedzieć się więcej na jej temat? Czy te informacje są łatwo dostępne? Niewłaściwe przechowywanie dokumentów kontraktowych utrudnia znalezienie i odniesienie się do określonych warunków w razie potrzeby, zwłaszcza w miarę rozwoju firmy.

Negatywne postrzeganie w organizacji

Ponieważ dział prawny może w razie potrzeby utrudniać zawarcie umowy lub partnerstwa, zespoły, które nie mają wglądu w zamykanie transakcji lub odpowiednich kanałów komunikacji z działem prawnym, mogą być sfrustrowane, tworząc dystans między nimi. Wszystkie zespoły muszą ze sobą współpracować, aby sfinalizować transakcje i zapewnić sukces biznesowy, więc negatywne postrzeganie działu prawnego przysporzy firmom tylko większych problemów.

Automatyzacja tradycyjnych procesów kontraktowych za pomocą technologii

Najłatwiejszym sposobem rozpoczęcia zarządzania cyklem życia kontraktu jest najpierw użycie aplikacji online, takich jak tablice kanban, oprogramowanie do zarządzania projektami, rozwiązania do przechowywania online i arkusze kalkulacyjne, aby uporządkować repozytorium umów. Wiele zespołów stosuje również narzędzia do podpisu elektronicznego, aby zautomatyzować zbieranie podpisów.

Pomoże Ci to odejść od:

• Przestarzałe procesy, takie jak umowy przechowywane na poszczególnych dyskach twardych
• Przeszukiwanie wątków e-maili w poszukiwaniu wskazówek kontekstowych
• Brak wglądu w realizowane umowy, które mogą zostać odnowione lub wygasają
• Ręczne podpisywanie i skanowanie umów w celu rozwiązania egzekucji

Możesz także skorzystać z dedykowanego oprogramowania CLM, aby usprawnić zarządzanie cyklem życia kontraktu i usunąć przeszkody. Specjalistyczne narzędzie do zarządzania umowami pomaga Twojemu zespołowi prawnemu automatyzować powtarzalne zadania wykonywane ręcznie, zapewnia wgląd w różne etapy cyklu życia umowy i pomaga identyfikować obszary wymagające poprawy w bieżących procesach.

Jak rozpoznać, czy Twój zespół potrzebuje rozwiązania CLM

Zanim zainwestujesz w organizację procesu kontraktowego, przeanalizuj przypadek użycia CLM w swojej firmie. Czy w ogóle potrzebujesz oprogramowania CLM?

Przyjęcie rozwiązania CLM może być najlepszym rozwiązaniem, jeśli Twój zespół prawny zmaga się z tradycyjnymi wyzwaniami związanymi z zarządzaniem umowami. Oto proste ćwiczenie, które pozwoli Ci podsumować bieżące procesy i zidentyfikować potrzeby w zakresie automatyzacji.

źródło: SpotDraft

To ćwiczenie pomoże również w stworzeniu uzasadnienia biznesowego podczas oceny różnych rozwiązań CLM i przekonywania interesariuszy do uzyskania finansowania.

CLM nie jest przeznaczony tylko dla zespołów prawnych

Chociaż oprogramowanie do zarządzania cyklem życia umowy to przede wszystkim pomoc prawna, działa również jako pomoc biznesowa. Efektywne zarządzanie kontraktami przynosi korzyści całej organizacji. Różne zespoły i interesariusze mogą korzystać z oprogramowania CLM na różne sposoby w celu usprawnienia zadań prawnych i biznesowych, od tworzenia umów przy użyciu wstępnie zatwierdzonych szablonów po śledzenie danych i spostrzeżeń dotyczących umów.

Zespół sprzedaży szybciej zawiera transakcje

Narzędzie CLM zapewnia działowi sprzedaży standardowe i wstępnie zatwierdzone dokumenty umożliwiające niezależne tworzenie i dostosowywanie umów. Integruje się również z rozwiązaniem do zarządzania relacjami z klientami (CRM), aby umożliwić bardziej wydajny i przejrzysty proces tworzenia umów.

Dzięki CLM zespół sprzedaży może szybciej zamykać transakcje, skupiać się na propozycji wartości i negocjować konkretne warunki, zamiast zmagać się z ogólną strukturą i językiem umowy. Oszczędza to czas i wysiłek, które w przeciwnym razie trzeba by poświęcić na opracowywanie i negocjowanie warunków umowy od podstaw. Wstępnie zatwierdzone szablony zmniejszają ryzyko błędów lub pominięć, które mogą opóźnić realizację umowy.

Oprogramowanie do zarządzania umowami pomaga także zespołom sprzedażowym usprawnić proces negocjowania umów, śledzić działania, przyspieszyć proces przeglądu, śledzić status umów, identyfikować możliwości sprzedaży dodatkowej lub krzyżowej i wiele więcej.

Finanse zyskują kluczową widoczność i wgląd

Kontrakty są najrzadziej używanym źródłem danych, zwykle dlatego, że śledzenie ich i zarządzanie nimi na dużą skalę stanowi wyzwanie. Jednak dzięki systemom CLM zespoły finansowe mogą wykorzystywać dane kontraktowe do poprawy przepływów pieniężnych, zwiększenia wydajności, zmniejszenia ryzyka i podejmowania bardziej świadomych decyzji.

Właściwe zarządzanie umowami zapewnia terminowe płatności zgodne z warunkami umów, poprawia przepływy pieniężne i zmniejsza ryzyko zakłóceń finansowych. Toruje również drogę do wydajniejszych procesów, oszczędzając czas i wysiłek zespołów finansowych związanych z zadaniami ręcznymi, takimi jak wyszukiwanie umów i śledzenie płatności.

Dzięki lepszemu zarządzaniu kontraktami zespoły finansowe mają pełniejszy i dokładniejszy wgląd w portfel kontraktów, co pozwala im podejmować lepsze decyzje biznesowe i usprawniać planowanie finansowe.

W szczególności dyrektorzy finansowi mogą czerpać niesamowite korzyści z narzędzi CLM, od wykorzystania informacji o umowach do tworzenia dokładnych prognoz finansowych po zapewnienie zgodności i ograniczanie ryzyka finansowego.

źródło: SpotDraft

Dział zamówień zapewnia kontrolę nad umowami z dostawcami

Zespoły zaopatrzeniowe regularnie zajmują się wieloma dostawcami i kontraktami. Zarządzają również procesami, relacjami z dostawcami, kondycją finansową oraz śledzą odnowienia i wygaśnięcia.

Oprogramowanie do zarządzania cyklem życia umów ułatwia życie, udostępniając centralne repozytorium wszystkich umów z dostawcami oraz lepszą widoczność i śledzenie cyklu życia umów. Automatyzuje zadania, takie jak śledzenie płatności lub otrzymywanie przypomnień o automatycznym odnowieniu umowy.

CLM pomaga również zespołom ds. zakupów wydajniej współpracować z innymi zespołami w organizacji, takimi jak dział finansowy i prawny. Może pomóc zautomatyzować proces zatwierdzania i ustawić logikę warunkową.

Możesz skonfigurować sekwencje wyzwalające automatyczne zatwierdzanie kontraktów poniżej określonej wartości i przeglądanie wniosków interesariuszy dotyczących kontraktów powyżej określonego progu. Dzięki temu umowy są odpowiednio przeglądane i negocjowane, a wszystkie zainteresowane strony są na bieżąco informowane w trakcie całego procesu.

Ponadto narzędzia do zarządzania cyklem życia kontraktu pomagają zespołom zaopatrzeniowym podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące portfela kontraktów, ulepszać planowanie strategiczne i identyfikować możliwości oszczędności kosztów lub innych ulepszeń w procesie zaopatrzenia.

Wszystkie zespoły w organizacji cieszą się zwiększoną efektywnością

Oprócz wspierania zespołów prawnych, sprzedaży, finansów i zaopatrzenia system CLM organizacji rozwiązuje wyzwania biznesowe dla wszystkich osób zajmujących się umowami i danymi.

źródło: SpotDraft

To zawiera:

• Zespoły HR korzystające z oprogramowania CLM do organizowania i usprawniania pism i umów z ofertami dla pracowników
• Zespoły operacyjne używają go do lepszej widoczności i śledzenia kontraktów związanych z konkretnymi projektami
• Zespoły IT odpowiedzialne za bezpieczeństwo danych w organizacji i zapewnienie, że wszystkie wrażliwe dane kontraktowe znajdują się w jednym, bezpiecznym repozytorium kontraktowym

W jaki sposób oprogramowanie CLM automatyzuje cykl życia umowy?

Oprogramowanie do zarządzania umowami zapewnia narzędzia i funkcje potrzebne na każdym etapie cyklu życia umowy, od wprowadzania wniosków o zawarcie umowy z oprogramowania CRM lub tworzenia umów bezpośrednio na platformie, po śledzenie statusu umowy i generowanie raportów.

Tworzenie umów za pomocą szablonów lub edytora online

Dawno minęły czasy, kiedy MS Word wystarczał do legalnej pracy. Firmy potrzebują dziś lepszego rozwiązania do tworzenia i edytowania umów. Nowoczesne rozwiązania CLM oferują firmom dwa sposoby usprawnienia tworzenia umów:

• Dzięki wstępnie zatwierdzonym szablonom umów, które umożliwiają użytkownikom łatwe wprowadzanie szczegółów, takich jak nazwiska, daty i wartości umów
• Za pośrednictwem wbudowanych w aplikację edytorów umów , które ulepszają tradycyjne oprogramowanie do edycji tekstu, aby zapewnić specjalnie zaprojektowane rozwiązanie zaprojektowane w celu uproszczenia formalności prawnych

Współpraca i negocjacje kontraktowe

Wiele programów CLM zawiera funkcje, które umożliwiają wydajniejszą współpracę z członkami zespołu i interesariuszami z innych funkcji biznesowych. Niektóre z tych funkcji to:

• Wspólne obszary robocze
• Udostępnianie dokumentów z kontrolą dostępu
• Narzędzia adnotacji, które zapewniają większą elastyczność
• Zarządzanie i automatyzacja wniosków o przegląd lub zatwierdzenie

Niektóre narzędzia do śledzenia kontraktów zapewniają również rozwiązania do prowadzenia negocjacji kontraktowych w ramach platformy, umożliwiając współpracę z kontrahentami za pomocą narzędzi redlining i śledzenia aktywności.

Zawarcie umowy i e-podpisanie

Chociaż istnieją wyspecjalizowane rozwiązania do podpisu elektronicznego, wiele zespołów woli przeprowadzać cały proces zawierania umów na jednej platformie. Rozwiązania CLM umożliwiają realizację kontraktów poprzez zapewnienie natywnego lub zintegrowanego rozwiązania do podpisu elektronicznego w ramach platformy.

Użytkownicy mogą oznaczać umowy do realizacji, zbierać podpisy w kolejności, wysyłać przypomnienia i śledzić status na jednej platformie.

Zarządzanie repozytorium kontraktów

Jednym z największych wyzwań, jakie CLM rozwiązuje dla zespołów prawnych, jest utworzenie centralnego repozytorium wszystkich umów oraz powiązanych dokumentów i danych oraz zapewnienie dziennika działań w celu uzyskania większego kontekstu i przejrzystości.

Raportowanie i analityka

Wiele nowoczesnych rozwiązań CLM oferuje pulpity analityczne i możliwości raportowania umożliwiające śledzenie kluczowych wskaźników wydajności (KPI) i realizacji kontraktów. Funkcje te pomagają interesariuszom uzyskać większą przejrzystość i wgląd w proces zamówień, znaleźć obszary wymagające poprawy, osiągnąć większą wydajność i namacalnie zaprezentować swoją pracę.

Integracja z innymi narzędziami

Wiele systemów zarządzania umowami oferuje integrację z innymi narzędziami biznesowymi, takimi jak CRM, takimi jak Salesforce lub Hubspot, narzędzia do współpracy, takie jak Slack lub Microsoft Teams, rozwiązania do przechowywania w chmurze i tak dalej. Integracje zapewniają wydajność pracy podczas pracy z wieloma platformami i bardziej kompleksowy widok danych związanych z umową.

Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie CLM dla siebie

Po zidentyfikowaniu zapotrzebowania na oprogramowanie CLM w Twojej firmie, dokładnie przejrzyj różne rozwiązania dostępne na rynku, aby wybrać właściwe. Narzędzie CLM to znacząca inwestycja. Aby osiągnąć zwrot z inwestycji (ROI) i zapewnić, że kontrakty nie zakończą się całkowitym niepowodzeniem, wybrane przez Ciebie rozwiązanie powinno być zgodne z Twoimi potrzebami biznesowymi i sposobem pracy Twojego zespołu.

źródło: SpotDraft

Oto kilka kwestii, które należy wziąć pod uwagę przy ocenie rozwiązań do zarządzania umowami.

• Zrób bilans swoich obecnych procesów i zidentyfikuj problemy, które chcesz rozwiązać.
• Porozmawiaj z interesariuszami wewnętrznymi o problemach, z którymi się borykają.
• Wymień wymagania dotyczące funkcji i integracji w kolejności konieczności.
• Ustaw budżet i określ oczekiwany zwrot z inwestycji.
• Zbieraj rekomendacje od osób wewnętrznych i zewnętrznych zaznajomionych z systemami CLM.
• Dokładnie przejrzyj konkurencyjne rozwiązania, weź udział w demonstracjach na żywo i weź udział w bezpłatnych wersjach próbnych, jeśli to możliwe.
• Zbadaj procesy obsługi klienta i wdrażania oprogramowania i porównaj je z poziomem wsparcia potrzebnym do wdrożenia i korzystania z oprogramowania.

Pomaga być jak najbardziej dokładnym i angażować wewnętrznych interesariuszy, którzy ostatecznie wykorzystają platformę w procesie oceny.

Zapewnienie sukcesu CLM

Większość wdrożeń CLM kończy się niepowodzeniem z powodu niedostatecznego planowania i braku akceptacji w organizacji. Firmy często znajdują rozbieżności między procesami różnych zespołów i poszczególnych osób. Niektórzy używają oprogramowania zgodnie z przeznaczeniem, a inni preferują ręczne przepływy pracy lub nie są świadomi dostępnych dla nich rozwiązań.

Nauka nowego rozwiązania może być nużąca. Twoi pracownicy mogą niechętnie korzystać z oprogramowania CLM, co prowadzi do niższych wskaźników adopcji i niepowodzeń implementacji. Kluczem do pomyślnego wdrożenia CLM i osiągnięcia zwrotu z inwestycji jest przemyślane planowanie i dobrze zorganizowane wdrożenie.

źródło: SpotDraft

Zacznij od stworzenia odpowiedniego planu, który dokładnie uwzględnia wszystkich zaangażowanych interesariuszy, cele, które chcesz osiągnąć, procesy, które chcesz usprawnić, oraz Twoje oczekiwania co do harmonogramu wdrożenia. Następnie postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, aby pomyślnie wdrożyć nowe rozwiązanie:

• Przypisz POC, aby zajął się całym procesem wdrażania od początku do końca i koordynuj z dostawcą CLM.
• Zainwestuj w szkolenie zespołów korzystających z CLM, aby zapewnić szybkie wdrożenie.
• Spróbuj zintegrować narzędzia, z których mogą korzystać różne zespoły, aby zapewnić płynność procesów i uniknąć nadmiarowości.
• Zaplanuj wdrożenie etapami i ustal terminy.
• Otwórz kanały komunikacji i zaakceptuj informację zwrotną. Podobnie komunikuj się z zespołem wdrożeniowym, aby zrozumieć najlepsze praktyki.
• Ogranicz opóźnienia, aby zapewnić terminową realizację.

Zrób najlepiej, jak potrafisz; resztę zostaw oprogramowaniu CLM

Cykl życia zarządzania umowami jest istotnym aspektem biznesu. Wpływa na koszty, zgodność, operacje i wzrost. Usprawnienie procesów związanych z umowami i poprawa komunikacji międzyfunkcyjnej za pomocą oprogramowania do zarządzania umowami to najlepszy sposób na zapewnienie przejrzystości, skrócenie czasu przetwarzania i uwolnienie zespołu prawnego do bardziej strategicznej pracy.

Niezależnie od tego, czy zidentyfikowałeś wąskie gardła w operacjach kontraktowych, kierujesz odchudzonym zespołem prawnym zmagającym się z wymaganiami skalowalnej organizacji, czy po prostu chcesz zrobić miejsce na większą wydajność w bieżących procesach, rozwiązanie do zarządzania cyklem życia kontraktu (CLM) pomoże Ci usprawnić prace zlecone zgodnie z Twoimi potrzebami biznesowymi.

Odnawianie umów na oprogramowanie nie jest łatwym zadaniem. Dowiedz się więcej o tym, kiedy odnowić umowę na oprogramowanie, a kiedy się pożegnać.