Jak napisać kodeks postępowania, który jest pomocny dla pracowników

Ustalanie oczekiwań jest ważne w kilku dziedzinach życia.

Na przykład, kiedy wynajmujesz nowe mieszkanie ze współlokatorem, prawdopodobnie oczekujesz, że drzwi wejściowe pozostaną zamknięte przez cały czas.

W świecie biznesu ustalanie oczekiwań jest szczególnie ważne, ponieważ zapewnia jasność wszystkim pracownikom i przygotowuje firmę na sukces. A sukces zaczyna się od napisania kompleksowego kodeksu postępowania.

Firmy często włączają swoje podstawowe wartości i misję do swojego kodeksu postępowania. Kodeks powinien być używany jako wytyczne do stworzenia solidnych podstaw dla innych zasad firmy. Te szczegóły dotyczące zachowania i interakcji pracowników powinny znajdować się w podręczniku pracownika firmy.

Firmy opracowujące swój kodeks postępowania zazwyczaj zwracają się do oprogramowania zapobiegającego nękaniu , aby zapewnić standardowe treści szkoleniowe dotyczące zasad, zasad i standardów, których pracownicy powinni przestrzegać.

Kodeks postępowania a kodeks etyczny

Kodeks postępowania jest często mylony z kodeksem etyki, ale są to dwie różne rzeczy.

Kodeks postępowania firmy to zbiór zasad, które kierują zachowaniem. Jest to zbiór zasad i zachowań, które według firmy odgrywają rolę w jej sukcesie. Zazwyczaj zawiera również elementy kultury firmy .

Kodeks etyki to zbiór zasad, dzięki którym pracownicy mogą odróżnić dobro od zła. W pewnym sensie jest szerszy niż kodeks postępowania i zawiera zasady, które wpływają na sposób myślenia pracowników i proces podejmowania decyzji.

Oba elementy powinny znaleźć się w podręczniku pracownika .

Dlaczego spisanie kodeksu postępowania jest ważne

Niezależnie od tego, czy Twoja firma zatrudnia dziesięciu, czy 1000 pracowników, wszyscy zaangażowani, od dyrektora generalnego po stażystów, a nawet zarząd, czerpią korzyści ze znajomości szczegółów kodeksu postępowania. Kiedy kierownictwo przedstawia swoje oczekiwania na piśmie, tworzy ramy, w których każdy wie, jak udzielić wsparcia.

Pisząc kodeks postępowania, firma:

• Rozwija wartości firmy. Kodeks postępowania pokazuje wartości, których firma pragnie przestrzegać, podkreślając akceptowalne i niedopuszczalne zachowania. Jeśli zostanie podjęta decyzja o publicznym udostępnieniu kodu, osoby zainteresowane ubieganiem się o wolne stanowiska będą mogły dowiedzieć się więcej o etyce biznesowej , wartościach i moralności swoich potencjalnych pracodawców przed rozmową kwalifikacyjną.
• Kieruje zachowaniem w miejscu pracy. Jasne oczekiwania ułatwiają stworzenie zdrowego środowiska pracy, w którym wszyscy pracownicy zachowują się profesjonalnie. Kodeks postępowania powinien kierować zachowaniem poprzez dostosowanie postępowania do wartości firmy.
• Przestrzega obowiązujących przepisów . Ponieważ kodeks postępowania odnosi się do niewłaściwych zachowań, takich jak molestowanie i metody szkoleniowe w zakresie zapobiegania molestowaniu , gwarantuje, że pracownicy działają zgodnie z prawem i wszyscy czują się bezpiecznie w pracy. Ponadto ustawa Sarbanes-Oxley Act z 2002 r. nakłada na spółki publiczne obowiązek wdrożenia kodeksów postępowania.
• Poprawia morale pracowników. Pracownicy, którzy traktują się nawzajem na równi iz szacunkiem, są zwykle lepszymi członkami zespołu. Kiedy kodeks postępowania wzmacnia takie zachowanie, morale obecnych pracowników wzrasta, co może pomóc w zatrzymaniu największych talentów.

Co uwzględnić w kodeksie postępowania

Informacje zawarte w kodeksie postępowania szczegółowo określają zasady pracy, dopuszczalne i niedopuszczalne zachowania, działania i konsekwencje. Jest to przewodnik dla pracowników, z którego mogą korzystać podczas wdrażania i przez cały okres pełnienia funkcji w organizacji.

Każda firma działa inaczej, więc kodeks postępowania nie opiera się na szablonie. Niezależnie od tego, poniższe informacje wyjaśniają, co może zawierać każda sekcja.

Wartości firmy, etyka i odpowiedzialność

W tej sekcji kodeksu postępowania szczegółowo omówiono wszelkie tematy związane z wartościami, które wyznaje organizacja, oraz sposobami, w jakie organizacja zamierza je wprowadzić w życie.

Informacje o wartościach mogą obejmować:

• Etyka biznesu.
• Prawa pracownicze.
• Różnorodność i integracja .
• Odpowiedzialność społeczna .
• Odpowiedzialność za środowisko naturalne.
• Zaangażowanie i odpowiedzialność.

Zachowanie i działanie pracowników

W części kodeksu postępowania dotyczącej zachowań i działań pracowników kierownictwo powinno omówić oczekiwania dotyczące wyników i zachowania. Może to obejmować elementy, takie jak sposób traktowania współpracowników lub szczegóły dotyczące profesjonalnego wykonywania ich roli. Może również opisywać tematy dotyczące zachowania pracowników.

Przykłady zachowań i działań w tej sekcji to:

• Uczciwość w zakresie zobowiązań zawodowych
• Normy profesjonalizmu
• Korzystanie z mediów społecznościowych dotyczące tego, czy przebywanie na platformach takich jak Facebook, Twitter lub Instagram w godzinach pracy jest właściwe
• Korzystanie z zasobów firmy – zwykle zasady określające służbowy samochód, telefon lub komputer.
• Zasady komunikacji.
• Romantyczne relacje z innymi pracownikami.
• Działania dyscyplinarne.

Zasady wewnętrzne

Część kodeksu postępowania dotycząca zasad wewnętrznych obejmuje bieżące operacje biznesowe. Ta sekcja ma na celu przekazanie pracownikom informacji potrzebnych do odpowiedzi na pytania, które pojawiają się częściej niż inne, na przykład ile otrzymują płatnego czasu wolnego lub co robić podczas sytuacji kryzysowej związanej z pogodą.

Niektóre praktyki wewnętrzne, które ta sekcja powinna szczegółowo opisać, to:

• Firmowy dress code .
• Urlop roczny, płatny czas wolny i czas urlopu.
• Polityka niepogody.
• Proces wdrażania .
• Obecność, spóźnienia i punktualność.
• Korzystanie z prywatnych telefonów komórkowych w godzinach pracy.
• Łańcuch dowodzenia.
• Zgodność prawna i kadrowa .

Przykład ubioru: [Nazwa firmy] ubiór jest luźny lub biznesowy. Pracownicy mogą nosić dżinsy, T-shirty, bluzy i legginsy. Odpowiedni jest również formalny strój biznesowy, taki jak koszule, spodnie i blezery. Unikaj ubrań z przekleństwami, rozdarciami, dziurami, wulgarnymi stwierdzeniami i nielegalnymi substancjami.

Jeśli klient, klient lub inwestor odwiedza biuro, [Nazwa firmy] przekaże odpowiednie ostrzeżenie z wyprzedzeniem, gdy może być konieczna zmiana zasad ubioru. Takie przypadki mogą wymagać formalnych sukienek, spódnic, spodni, khaki, zapinanych koszul, bluzek i butów z zakrytymi palcami.

Polityka zewnętrzna

Z drugiej strony, kodeks postępowania powinien zawierać również politykę zewnętrzną. W tej sekcji szczegółowo opisano, jak pracownicy powinni zachowywać się w kontaktach z podmiotami zewnętrznymi, takimi jak klienci, klienci lub interesariusze zewnętrzni.

Ta sekcja wyjaśnia informacje dotyczące:

• Konflikt interesów.
• Prywatność.
• Poufność.
• Polityka własności intelektualnej.
• Wymagania dotyczące komunikacji z klientem.

Złe prowadzenie się

Wreszcie konieczna jest sekcja, która szczegółowo opisuje zachowanie kwalifikujące się jako wykroczenie. Technicznie rzecz biorąc, niewłaściwe zachowanie może się zdarzyć w powyższych sekcjach, ale tutaj musisz wyraźnie nazwać niewłaściwe zachowanie.

Ta część musi zawierać zasady dotyczące:

• Dyskryminacja.
• Molestowanie.
• Nadużycie lub napaść.
• Zatrucie.
• Znęcanie się .
• Plagiat.
• Zgłaszanie nieprawidłowości.

Jak postępować w przypadku naruszenia kodeksu postępowania

Wiedza o tym, jak poradzić sobie z naruszeniem kodeksu postępowania, jest trudna. Jeśli pracownik nie przestrzega standardów zawodowych określonych w kodeksie postępowania, może być konieczne podjęcie odpowiednich działań.

Ostatecznie sposób postępowania z tym naruszeniem zależy od tego, który element kodeksu postępowania został złamany. Na przykład postępowanie dyscyplinarne wobec osoby korzystającej z mediów społecznościowych w godzinach pracy i wobec osoby stawiającej się w pracy pod wpływem narkotyków nie będzie takie samo.

Biorąc to pod uwagę, mądrze jest zaznaczyć w kodeksie postępowania, że ​​za naruszenie kodeksu postępowania może być konieczne podjęcie działań dyscyplinarnych, w tym wypowiedzenie umowy.

Wskazówki dotyczące pisania kodeksu zasad postępowania

Tworząc kodeks zasad postępowania, zespoły ds. zasobów ludzkich powinny pamiętać o tych sześciu wskazówkach, aby mieć pewność, że jest on jak najbardziej wszechstronny i jasny.

• Weź pod uwagę swoją branżę. Na przykład kodeks postępowania będzie inny dla firm zatrudniających pracowników w szkole, a inaczej dla firm w fabryce.
• Unikaj prawniczego żargonu. Kodeks postępowania powinien być napisany jasnym, zrozumiałym dla każdego językiem. Żargon prawniczy może być niejasny w zależności od tego, kto go czyta.
• Spraw, aby był dostępny. Po ukończeniu kod powinien być przechowywany w systemie informacji o zasobach ludzkich (HRIS), aby pracownicy mieli do niego dostęp w dowolnym momencie.
• Zaangażuj cały zespół HR. Każdy pracownik działu kadr powinien zostać włączony w tworzenie kodeksu postępowania. Cały zespół powinien podpisać się pod kluczowymi szczegółami, aby upewnić się, że nic nie wypadnie przez szczeliny.
• Uwzględnij wpisowe ze strony kierownictwa wyższego szczebla. Rozważ rozpoczęcie kodeksu postępowania od notatki lub wiadomości od dyrektora generalnego, pokazującej wsparcie ze strony kierownictwa wyższego szczebla w odniesieniu do szczegółów przedstawionych na kolejnych stronach.
• Upewnij się, że jest wyczerpująca i pełna przykładów. Kodeks postępowania powinien zawierać jasne przykłady, z którymi mogą zetknąć się pracownicy, oraz sekcję FAQ zawierającą odpowiedzi na ważne pytania.

Przykłady kodeksu postępowania

Czasami najlepiej uczyć się na przykładach. Poniżej znajduje się kilka kodeksów postępowania napisanych przez znane i zaufane marki.

• Coca-Cola : Marka napojów bezalkoholowych ułatwia pracownikom znajdowanie odpowiedzi na dokładnie to, czego szukają, dzięki przejrzystemu spisowi treści. Stamtąd członkowie zespołu mogą szukać szczegółów dotyczących marki, ochrony zasobów, unikania konfliktów interesów i pracy zespołowej.
• Google : od rzeczy, których oczekujesz, takich jak uczciwość, zasady i szczegółowe informacje na temat dyskryminacji, po rzeczy, których możesz nie chcieć, takie jak zasady dotyczące psów, kodeks postępowania Google zawiera informacje i jest prosty, ponieważ określa najważniejsze szczegóły, które pracownicy powinni znać.
• IBM : Ich kodeks postępowania opiera się na zaufaniu, a pracownicy widzą, że jest to wspólny temat w całym dokumencie. IBM zaczyna od łatwego do odczytania spisu treści, wiadomości od dyrektora generalnego, a następnie przechodzi bezpośrednio do swoich wytycznych.
• Apple : Ten kodeks postępowania zaczyna się od słów „Sposób prowadzenia działalności”, który od razu nadaje ton kluczowym szczegółom dotyczącym zachowań w miejscu pracy, ochrony marki, indywidualnej odpowiedzialności i uczciwości biznesowej.
• Mastercard : Łatwo od razu stwierdzić, że kodeks postępowania Mastercard określa markę, motyw przewodni i kolory. Zaczyna się od wiadomości od dyrektora generalnego, po której następuje notatka od zarządu. Oferuje również spis treści, dzięki czemu pracownicy mogą szybko znaleźć odpowiedzi, których szukają.

Dobrze jest mieć wysokie standardy

Zwłaszcza jeśli chodzi o kodeks postępowania, którego przestrzega Twoja firma. Począwszy od szczegółowych informacji na temat etyki biznesowej i korzystania z mediów społecznościowych, a skończywszy na zasadach dotyczących ubioru i nękaniu, udostępnianie tych informacji pracownikom zapewnia bezpieczne i produktywne środowisko pracy.

Dowiedz się więcej o tym, co Twoja firma może zrobić, aby uniknąć wrogiego środowiska pracy .