Włączanie doskonałości: migracja HCI do HubSpot

Migracja z jednego systemu do drugiego może być zniechęcającym zadaniem dla każdej firmy, ale może również zapewnić możliwości rozwoju i zwiększenia wydajności. Niedawno nasz zespół miał okazję współpracować z HCI, firmą zarządzającą środowiskiem, która chce przejść z Quickbase do HubSpot. W trakcie tego procesu wdrożyliśmy i przeprojektowaliśmy ich złożoną strukturę danych i procesy, a także przeszkoliliśmy ich zespół w zakresie narzędzi HubSpot.

Firma i wyzwanie

HCI używał Quickbase jako swojej podstawowej bazy danych przez kilka lat. Chociaż Quickbase dobrze spełniał ich potrzeby, starali się usprawnić procesy za pomocą automatyzacji i ulepszyć możliwości raportowania. Po nawiązaniu współpracy z Kuno Creative i zapoznaniu się z możliwościami HubSpot zdecydowali, że przejście na HubSpot było właściwą decyzją. Oprócz zwykłych wyzwań związanych z migracją danych do nowego systemu i ułatwieniem wszystkich procesów, które się z tym wiązały, firma HCI miała również zespół, który dobrze radzi sobie z codziennymi procesami i który potrzebowałby wsparcia w całym procesie, aby zapewnić wdrożenie i wystarczający poziom komfortu poprzez zarządzanie zmianami.

Poznawanie procesów HCI

Kuno spędził większość pierwszych kilku tygodni, ucząc się o działalności HCI, procesach i wyjątkowych wyzwaniach. To pozwoliło nam opracować ich instancję HubSpot w sposób, który miał dla nich sens, a jednocześnie pozostał elastyczny i dostępny. Ważne było również, aby nie powtarzać błędów popełnionych w poprzednim CRM: w końcu HCI ruszyło z jakiegoś powodu, a HubSpot dał niepowtarzalną okazję do zresetowania wadliwych procesów i zbudowania funkcjonujących w bardziej dopasowanym rozwiązaniu CRM.

Istotne było również dostosowanie do osi czasu, kamieni milowych i sekwencji wydarzeń. Dało to zespołowi HCI pewność, że mogą kontynuować pracę w obecnym systemie CRM dzięki efektywnie przekazanemu planowi projektu obejmującemu pięć miesięcy.

Nasze rozwiązanie

Tworzenie niestandardowego obiektu w HubSpot

Jednym z pierwszych elementów poruszonych podczas migracji było zmapowanie niestandardowego obiektu do „planowania zadań”. W tym celu zespół Kuno wykorzystał Lucidchart do stworzenia ERD oraz dokumentacji procesowej i schematów blokowych, pomagając zespołowi HCI w wizualizacji danych w nowym środowisku. Dało to również możliwość zademonstrowania możliwości HubSpot w zakresie funkcjonalności CRM i dostosowywania — coś, z czym borykali się w Quickbase. Ściśle współpracowaliśmy z partnerami HCI, aby upewnić się, że nowy niestandardowy obiekt spełni ich potrzeby i zapewni wystarczającą liczbę raportów.

Migracja danych z Quickbase do HubSpot

Po utworzeniu i zatwierdzeniu niestandardowego obiektu kolejnym krokiem była migracja danych do HubSpot. Był to złożony proces, który wymagał starannego planowania i wykonania. Nasz plan obejmował mapowanie danych z Quickbase, wyrównywanie obiektów, testowanie procesu migracji i wdrażanie kontroli poprawności danych w celu zapewnienia dokładności w HubSpot.

Aby ułatwić migrację, opracowaliśmy jednokierunkową niestandardową integrację z Quickbase do HubSpot. Łączyło to wszystkie aspekty baz danych: działania, kontakty, firmy, możliwości i, co równie ważne, powiązania między tymi podmiotami. Umożliwiło nam to masowe przenoszenie dużych zestawów danych między obiektami niestandardowymi i standardowymi, dzięki czemu początkowa migracja przebiegła płynnie, a co najważniejsze, ułatwiliśmy bezproblemowe migracje różnicowe. Posiadanie danych do celów szkoleniowych i konfiguracyjnych było ważne, ale posiadanie wszystkich danych „pomiędzy systemami” było szczególnie ważne dla wygody HCI w HubSpot podczas startu.

Szkolenie zespołu na HubSpot

Po udanej migracji danych do HubSpot kolejnym krokiem było przeszkolenie HCI w zakresie korzystania z nowej platformy. Opracowaliśmy dostosowany plan szkoleniowy, który obejmował zarówno sesje osobiste, jak i wirtualne, obejmujące wszystko, od podstawowej nawigacji po bardziej zaawansowane możliwości raportowania.

Przyjęcie

Szkolenie to tylko jeden z elementów adopcji, ale udana adopcja to coś więcej — oznacza zapewnienie, że zespół klienta jest w pełni przygotowany do odniesienia sukcesu i rozwoju w nowym środowisku.

• Zaczęliśmy od podstaw, celowo przechodząc do bardziej złożonych funkcji, o ile pozwalały na to dane
• Uzgodniliśmy wcześniej daty przejścia, aby upewnić się, że wszyscy czują się komfortowo i nie ma niespodzianek
• Zespół Kuno chętnie udostępnił nam dodatkowe moduły szkoleniowe i telefony wsparcia w tygodniach następujących po uruchomieniu HubSpot, aby zapewnić adopcję i komfort

Zarządzanie zmianą w projekcie

Zarządzanie zmianą było kluczowym elementem tego projektu. Uznaliśmy, że migracja z Quickbase do HubSpot będzie wymagała znaczącej zmiany w sposobie pracy zespołu HCI. Aby pomóc w zarządzaniu tą zmianą, ściśle współpracowaliśmy z nimi w celu opracowania planu komunikacji, który obejmował regularne aktualizacje postępów projektu, sesje szkoleniowe i bieżące wsparcie.

Udostępniliśmy również zasoby, takie jak podręczniki użytkownika i ściągawki, aby pomóc HCI poruszać się po nowym systemie. Na koniec przeprowadziliśmy przegląd powdrożeniowy, aby zebrać opinie od zespołu klienta i zidentyfikować obszary wymagające poprawy.

Wyniki

Udało nam się pomyślnie przeprowadzić migrację HCI do HubSpot, przeszkolić ich zespół w zakresie nowego systemu i zapewnić stałe wsparcie, aby zapewnić trwałe wdrożenie. Zarządzanie zmianą było kluczowym elementem projektu, a my pomogliśmy im, opracowując jasny plan komunikacji i zapewniając celowe zasoby i wsparcie. Rezultatem był bezwarunkowy sukces: nasz klient może teraz cieszyć się usprawnionym procesem i zwiększoną wydajnością dzięki HubSpot.

Wpływ

Sama automatyzacja oszczędza HCI około 6,5 godziny dziennie, które można przeznaczyć na sprzedaż, a nie na pracę administracyjną, co pozytywnie wpływa na przychody. Dzięki intensywnym szkoleniom i ciągłej komunikacji zespół HCI z łatwością działa na nowej platformie, ciesząc się zautomatyzowanym generowaniem i rotacją potencjalnych klientów, lepszą widocznością zarówno procesu sprzedaży, jak i przekazywania oraz bardziej przejrzystymi raportami, a wszystko to pozwala HCI na rozwój i skalowanie z platformą, która może rosnąć i skalować się wraz z nimi.

Nasz zespół specjalistów HubSpot z powodzeniem przeprowadził niezliczone migracje HubSpot, doładowując organizacje w całym spektrum, pozwalając im z łatwością osiągać i przekraczać cele biznesowe. Skontaktuj się z nami i wspólnie zobaczmy, jak możemy zapewnić doskonałość Twojemu zespołowi.