Jak analiza podróży służbowych pomaga podejmować mądrzejsze decyzje

Dane zawsze były kamieniem węgielnym wszystkich strategicznych decyzji biznesowych.

Jednak podejście to nie jest tak powszechne, jeśli chodzi o podejmowanie decyzji dotyczących podróży pracowników na podstawie danych .

Ponieważ znaczenie podróży służbowych stale rośnie, firmy muszą skupić się na rozwiązaniach technologicznych. Analitykę dotyczącą podróży służbowych można wykorzystać do uzyskania wglądu w potrzeby związane z podróżami. Może to pomóc w przekształceniu zarządzania podróżami w Twojej firmie, optymalizacji kosztów, poprawie komfortu podróży i podejmowaniu mądrzejszych decyzji.

Jak jednak w pełni wykorzystać nieskończone możliwości towarzyszące analityce podróży służbowych?

Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się więcej o znaczeniu analityki podróży służbowych w restrukturyzacji praktyk zarządzania podróżami służbowymi oraz o tym, jak uwolnić jej nieograniczony potencjał.

Analiza danych dotyczących podróży składa się z czterech etapów:

• Zbieranie danych o podróżach służbowych.
• Przetwarzanie zebranych danych i kategoryzowanie ich w informacje konsumpcyjne.  
• Identyfikowanie trendów w podróżach, wzorców wydatków, wycieków kosztów i nie tylko na podstawie przetworzonych danych.
• Podejmowanie świadomych decyzji w oparciu o spostrzeżenia oparte na danych.

Dzięki mocy tych spostrzeżeń firmy mogą lepiej zrozumieć swoje wydatki na podróże, zachowania podróżnych i zarządzanie ryzykiem, co przynosi korzyści zarówno organizacji, jak i jej pracownikom.

Jakie są rodzaje analiz podróży służbowych?

"Z dużą mocą przychodzi duża odpowiedzialność." Słynny cytat odnosi się do menedżerów ds. podróży, których obowiązkiem jest udoskonalenie programu podróży swojej firmy w celu zwiększenia wydajności.

W związku z tym samo gromadzenie danych dotyczących podróży służbowych nie byłoby wystarczające. Menedżerowie ds. podróży muszą być w stanie kategoryzować i przetwarzać te dane w znaczący sposób, aby móc przeglądać, ulepszać i wprowadzać lepsze zasady dotyczące podróży w swojej organizacji.

Oto trzy rodzaje analizy danych, które mogą nie tylko zapewnić pełną widoczność, ale także otworzyć drzwi do podejmowania lepszych decyzji w zakresie zarządzania podróżami służbowymi i wydatkami firmy:

Źródło: myBiz autorstwa MakeMyTrip

Analityka wydatków

Wydatki na podróże są istotnym elementem danych o podróżach służbowych. Dzięki dokładnemu śledzeniu kosztów podróży pracowników firmy łatwo jest zidentyfikować główne obszary:

• Oszczędności
• Negocjacja
• Lepsza zgodność

Może dodatkowo wyróżnić odpowiednie obszary wymagające alokacji budżetu oraz obszary, w których istnieje możliwość obniżenia kosztów. Dzięki inteligentnym rozwiązaniom w zakresie danych o podróżach firmy mogą planować budżet na podróże, aby generować większe oszczędności.

Analityka zachowań podróżnych

Chociaż ostatecznym celem jest zwiększenie oszczędności w zakresie podróży służbowych, firmy muszą również pracować nad poprawą komfortu podróży. Cel ten można łatwo osiągnąć za pomocą analityki podróży służbowych, ponieważ ocenia ona zachowania podróżnych, trendy i preferencje dotyczące rezerwacji.

Wdrażając te statystyki dotyczące podróży, firmy mogą uzyskać wyższą rentowność, ponieważ pozwalają im one dostosować cele oszczędnościowe do zadowolenia osób podróżujących służbowo. Zwracanie uwagi na dostosowane rekomendacje generowane przez analizę danych behawioralnych może ułatwić personalizację podróży pracowników, co może prowadzić do zwiększenia produktywności.

Analityka zarządzania ryzykiem

Priorytetowe traktowanie bezpieczeństwa pracowników jest koniecznością, jeśli chodzi o zarządzanie podróżami służbowymi. Analitykę zarządzania ryzykiem można wykorzystać do identyfikacji potencjalnych zagrożeń związanych z podróżą, oceny ich możliwych skutków i proaktywnego minimalizowania ich.

Podejście oparte na danych, dzięki analizie danych dotyczących podróży, może pomóc w ograniczeniu tego ryzyka, jednocześnie umożliwiając firmom wywiązanie się z obowiązków w zakresie staranności.

Dlaczego analityka podróży służbowych jest ważna?

Właściwe dane mogą zapewnić Twojej organizacji wzbogacone informacje, które są niezbędne do ulepszania praktyk i zasad firmy. Korzyści płynące z analityki podróży służbowych nie są ograniczone, a posiadanie tej przewagi może wyróżnić Cię na tle konkurencji .

Zwiększanie efektywności kosztowej i oszczędności

Zarządzanie wydatkami na podróże służbowe może być wyzwaniem. Kiedy podróże są rezerwowane na różnych platformach, dokładne prognozowanie wydatków staje się trudne, a jeśli nie zachowasz ostrożności, łatwo przekroczyć budżet.

Analytics rozwiązuje ten problem, oferując wgląd w wzorce wydatków, pomagając zespołom finansowym w określeniu obszarów przekroczeń wydatków i stosując środki oszczędzające koszty.

Poprawa zadowolenia i produktywności podróżnych

Personalizując doświadczenia podróży pracowników, firmy mogą pokazać, że dbają o ich dobre samopoczucie.

Dzięki danym znacznie łatwiej jest zająć się ich bolesnymi punktami i uwzględnić ich preferencje. Dzięki temu pracownicy są szczęśliwsi i bardziej zaangażowani, co pozytywnie wpływa na poziom produktywności.

Inteligentniejsze podejmowanie decyzji

Dane tworzą najdokładniejszy obraz, oferując spostrzeżenia pomagające zainteresowanym stronom, takim jak menedżerowie ds. podróży, zespoły finansowe i działy HR, w podejmowaniu mądrych decyzji.

Dzięki możliwościom analitycznym mogą ulepszyć istniejące zasady, lepiej alokować zasoby i wybierać dostawców dobrych dla biznesu. Ułatwia dostrzeganie trendów i opracowywanie skutecznych strategii usprawniających praktyki zarządzania.

Jak ulepszyć programy podróży służbowych poprzez analizę danych

Gdy menedżerowie ds. podróży zbiorą wszystkie niezbędne dane, mogą wykorzystać je jako wskazówki w celu ulepszenia swojego programu podróży służbowych.

Mogą wykorzystywać dane, aby znaleźć równowagę między mądrymi wydatkami a wydajnymi operacjami. Może to prowadzić do większych oszczędności, lepszej zgodności i wygodniejszego podróżowania pracowników.

Źródło: myBiz autorstwa MakeMyTrip

Tworzenie wytycznych dotyczących rezerwacji z wyprzedzeniem

Dokładna analiza harmonogramów rezerwacji, od daty wylotu do rezerwacji powrotnych, może pomóc firmom w ustaleniu zasad zachęcających do dokonywania rezerwacji z wyprzedzeniem.

Dane te mają zatem możliwość ograniczenia rosnących kosztów z powodu rezerwacji w ostatniej chwili.

Rezerwacje niezgodne z zasadami

Obserwacja rosnącej liczby rezerwacji niezgodnych z zasadami może wskazywać na potrzebę wprowadzenia wyjątków od zasad.

Uznając wrażliwy czasowo charakter i niepewność związaną z podróżami służbowymi, firmy mogą stworzyć wyjątki od zasad, które równoważą przestrzeganie zasad elastycznością.

Ograniczanie wydatków na rezerwację lotów

Jeśli koszty rezerwacji podróży w firmie kumulują się, czas przeanalizować częstotliwość rezerwowanych lotów premium.

Identyfikując i ograniczając takie rezerwacje, można ograniczyć niepotrzebne wydatki na podróże służbowe, aktywnie zarządzając kosztami. Alternatywnie określ przypadki, w których takie rezerwacje są dozwolone, wraz z procedurą zatwierdzania, której należy przestrzegać.

Wdrażanie limitów wydatków hotelowych

Oceniając wydatki związane z rezerwacjami hoteli w różnych miastach, menedżerowie ds. podróży mogą wdrożyć limity wydatków w oparciu o stanowisko pracownika i poziom miasta.

Menedżerowie ds. podróży mogą również uwzględnić okoliczności, w których takie rezerwacje są dozwolone i kto musi je zatwierdzić w przypadku wyjątku.

Dostosowywanie wyborów hotelowych do struktury organizacyjnej

Menedżerowie ds. podróży mogą rozpoznać często wybierane opcje rezerwacji hoteli z poprzednich rezerwacji i umieścić je na liście preferowanych obiektów noclegowych w oparciu o strukturę organizacyjną.

Pomaga to zaoszczędzić czas i pieniądze, a jednocześnie zapewnia pracownikom najwyższy komfort podczas podróży służbowych.

Szukam hoteli z certyfikatem GST

Menedżerowie ds. podróży mogą wykorzystywać dane dotyczące hoteli objętych podatkiem GST w Indiach oraz oszczędności poniesione dzięki wykorzystaniu tych faktur do ubiegania się o ulgi podatkowe, takie jak ulga podatkowa (ITC), w celu dalszego udoskonalenia listy preferowanych hoteli. Zapewni to nie tylko zgodność opcji zakwaterowania z przepisami GST w Indiach, ale także posłuży jako okno oszczędności dla firm.

Aby usprawnić ten proces, firmy mogą korzystać z odpowiedniego oprogramowania do zarządzania podróżami , które ułatwia wystawianie faktur hotelowych z gwarantowanym podatkiem GST w celu maksymalizacji oszczędności.

Jak zbierać dane o podróżach służbowych

Aby firmy mogły w pełni zmaksymalizować korzyści płynące z analityki podróży służbowych, kluczowe jest posiadanie dokładnych i odpowiednich danych. Dlatego wiele zależy od tego, w jaki sposób firmy gromadzą te dane.

W tym miejscu przeanalizujemy najodpowiedniejsze źródła danych, aby zoptymalizować strategię podróży Twojej firmy.

Systemy rezerwacji podróży i zarządzania wydatkami

Zbieranie danych o podróżach może być proste dzięki dobrze zintegrowanemu systemowi zarządzania podróżami służbowymi i wydatkami. Za pomocą odpowiedniego oprogramowania do podróży i wydatków firmy mogą z łatwością gromadzić istotne dane, takie jak rezerwacje podróży, wydatki na podróże, zgodność z przepisami dotyczącymi podróży, wzorce podróży i inne.

Wykorzystanie danych zebranych za pośrednictwem tych systemów, takich jak między innymi podatek GST dotyczący kosztów podróży lub ITC dotyczący kosztów podróży, może być łatwe i skuteczne. Może to pomóc w zebraniu dogłębnego wglądu w praktyki podróżnicze organizacji.

Zebrane dane mogą następnie odegrać kluczową rolę w usprawnieniu podróży służbowych Twoich pracowników, dzięki czemu podróż będzie płynniejsza.

Opinie i ankiety podróżnych

Rozwój napędzany jest ciągłym doskonaleniem. Najlepszym sposobem, aby firmy zorientowały się, jakie potrzeby wymagają zmian, jest częste zbieranie informacji zwrotnych od pracowników podróżujących służbowo. Ankiety podróżnych mogą uwydatnić główne obszary zmian w oparciu o ich preferencje, doświadczenia i wyzwania.

Połączenie tych danych jakościowych z analizą ilościową może zapewnić lepsze zrozumienie i pomóc menedżerom ds. podróży w opracowaniu pomysłów na ulepszenia podróży służbowych.

Monitorowanie przestrzegania polityki podróży

Powszechnie wiadomo, że przestrzeganie zasad podróży jest sekretem oszczędzania pieniędzy na podróżach służbowych. Możesz jednak nie zdawać sobie sprawy, że śledzenie danych dotyczących zgodności może zapewnić cenny wgląd w schematy podróży Twojej firmy.

Stworzenie kompleksowej polityki dotyczącej podróży pracowników w Indiach może pomóc organizacjom w monitorowaniu zgodności i zapewnić większą kontrolę nad podróżami i wydatkami firmy. Oferuje wgląd w obszary niezgodności wymagające natychmiastowych działań korygujących.

Dlatego monitorowanie zgodności z zasadami to mądry sposób wykorzystania danych w celu uzyskania oszczędności w firmie.

Jak analizować dane dotyczące podróży służbowych

Gromadzenie danych o podróżach to dopiero pierwszy krok w kierunku analityki podróży służbowych. Prawdziwym wyzwaniem jest znalezienie sensu danych zbieranych co miesiąc na podstawie setek i tysięcy rezerwacji.

W tym miejscu może Ci pomóc magia analityki podróży służbowych. Ale do tego potrzebne są odpowiednie narzędzia i techniki.

Źródło: myBiz autorstwa MakeMyTrip

Wizualizacja danych i raportowanie

Dopóki Twoje dane nie opowiedzą historii, nie mają one znaczenia.

Przystępne dane to najłatwiejszy sposób analizowania i zrozumienia zachowań i wydatków podróżnych. Wysoce wizualny i łatwy do zrozumienia pulpit nawigacyjny, który zapewnia szybki wgląd w wydajność, może umożliwić interesariuszom szybkie dostrzeżenie trendów i spostrzeżeń.

W ten sposób wizualizacja danych rozkłada złożone informacje i pomaga naświetlić wzorce, które kierują skutecznym podejmowaniem decyzji.

Analityka predykcyjna do prognozowania wzorców podróży

Identyfikowanie możliwości rozwoju jest łatwiejsze, gdy istnieje zarówno wgląd, jak i przewidywanie. Można to łatwo osiągnąć, wykorzystując analizy predykcyjne do eksperymentowania ze zmianami w zasadach dotyczących podróży i analizowania ich wpływu na przyszłe wyniki.

Patrząc na dane historyczne, firmy mogą prognozować:

• Wzory podróży
• Wahania popytu
• Trendy rynkowe i cenowe

Dzięki tej wiedzy organizacje mogą zyskać przewagę w negocjacjach z dostawcami, przewidywać nadchodzące problemy i optymalizować program podróży w celu uzyskania maksymalnego sukcesu.

Aplikacje AI i ML w analityce podróży

Zastosowanie zaawansowanych technologii, takich jak AI czy ML, może pomóc firmom analizować duże ilości danych. Przetwarzanie tego może odkryć unikalne wzorce i powiązania, które mogą pobudzić rozwój każdej firmy.

Dlatego też w przypadku podróży służbowych automatyzacja wielu etapów może pomóc w szybkim wykryciu nieprawidłowości i optymalizacji programu podróży pod kątem personalizacji podróży.

Najlepsze praktyki tworzenia skutecznego programu analizy podróży służbowych

Aby w pełni wykorzystać analitykę podróży służbowych, każda organizacja musi przestrzegać następujących najlepszych praktyk:

• Ustaw kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) i zdefiniuj oczekiwane wyniki, aby dokładnie zmierzyć sukces. Możesz mierzyć kluczowe wskaźniki efektywności, takie jak poniesione oszczędności, wskaźniki zgodności z zasadami, wyniki zadowolenia podróżnych lub inne wskaźniki ważne dla Twojej firmy.
• Pamiętaj, aby wspierać w swojej firmie kulturę opartą na danych . Zwiększy to zdolność zainteresowanych stron do podejmowania decyzji i pomoże im wyprzedzać konkurencję.
• Poszanowanie prywatności podróżnych ma kluczowe znaczenie dla budowania elementu zaufania. Dlatego należy rozważyć ustanowienie protokołów bezpieczeństwa i środków regulacji danych w organizacji.
• Zachęcaj do umiejętności korzystania z danych w firmie, zapewniając odpowiednie moduły szkoleniowe i praktyczne.
• Zwiększ współpracę międzyfunkcyjną, aby uzyskać lepszy wgląd w każdą perspektywę. W końcu chodzi o pracę zespołową.

Szczęśliwi pracownicy prowadzą do lepszych wyników

Wykorzystanie korzyści płynących z analityki podróży służbowych może zapewnić Twojej firmie poważną przewagę. W dobie podejmowania decyzji w oparciu o dane jest to naprawdę klucz do transformacji Twojego biznesu zarządzanie podróżami służbowymi.

Wykorzystanie możliwości analityki może zmaksymalizować oszczędności, zwiększyć wygodę podróżujących i, co ważniejsze, zapewnić bezpieczeństwo Twoim pracownikom. Analityka podróży służbowych zapewnia zatem praktyczne kroki, które mogą sprawić, że podróżujący służbowo będą szczęśliwsi, a wyniki przełożą się na rozwój Twojej firmy.

Podróżuj mądrze. Planuj opłacalne wyjazdy firmowe z pomocą dostawców usług zarządzania podróżami służbowymi.