Najlepsze rozwiązania biznesowe, dzięki którym prowadzenie firmy stanie się proste w 2021 roku

Zarządzanie firmą w dzisiejszym dynamicznym świecie korporacyjnym wymaga doskonałych umiejętności komunikacyjnych, pasji, zaangażowania, pozytywnego nastawienia, pewności siebie, kreatywności i wszystkich tych tradycyjnych cech. Niezbędna jest również znajomość nowoczesnych rozwiązań i systemów cyfrowych, które upraszczają administrację biznesową.

Niezależnie od wielkości Twojej firmy, prowadzenie jej bez pomocy oprogramowania stawia Cię w niekorzystnej sytuacji konkurencyjnej. W tym artykule omówiono niektóre podstawowe rozwiązania programowe, w które każdy właściciel firmy musi zainwestować, aby usprawnić swoje obowiązki. Czytaj dalej, aby określić, czego nie masz i jak może ci się to przydać.

1. Biznesowy system telefoniczny

Przed internetem żadna technologia komunikacyjna nie była ważniejsza dla firm niż telefon. Potem przyszedł internet i wszyscy się przestawili. Inteligentni właściciele firm nie przeprowadzili całkowitej zmiany, ponieważ nadal były obszary, w których telefon działał lepiej niż Internet. To, co zrobili, zamiast tego zmodernizowali do najnowszych systemów telefonicznych, aby zapewnić bezproblemową i efektywną komunikację. Jeśli masz analogowy system telefoniczny i chcesz przejść na tańszy głos w technologii protokołu internetowego (VoIP), rozważ konsultację z ekspertami w celu uzyskania wskazówek dotyczących instalacji, kosztów i innych aspektów specyficznych dla Twojej firmy.

„Wraz z rozwojem firmy VoIP jest często bardziej opłacalnym wyborem, ponieważ dodawanie nowych użytkowników nie wiąże się z dodatkowymi opłatami konfiguracyjnymi. Patrząc z perspektywy, firma z 30 użytkownikami może zaoszczędzić do 1200 USD miesięcznie dzięki nowemu systemowi VoIP”. – jak ładnie rozwinął Blake Bobit, założyciel Solution Scout, w jednym ze swoich ostatnich artykułów.

Polecane dla Ciebie: narzędzia biznesowe, za które możesz przepłacić.

2. Oprogramowanie do zarządzania projektami

Zarządzanie projektami obejmuje cały wysiłek wkładany w zapewnienie płynnego i efektywnego przepływu pracy zespołu. Zainstalowanie rozwiązania do zarządzania projektami nie tylko upraszcza nadzór, ale także poprawia pracę zespołową i produktywność w Twojej firmie.

Na rynku są dziesiątki porządnych systemów do zarządzania projektami. Upewnij się, że to, co wybierzesz, jest dostosowane do Twoich unikalnych potrzeb i dotyczy jak największej liczby aspektów zarządzania projektami. Powinien być również łatwy w obsłudze i posiadać prosty, ujednolicony interfejs, ułatwiający jednoczesny nadzór nad kilkoma firmowymi projektami. Witryny z recenzjami mogą oszczędzić Ci kłopotów związanych z wyszukiwaniem, ale ważne jest, aby opierać swoją decyzję na swoich potrzebach, a nie potrzebach innych.

3. Zarządzanie relacjami z klientami

Zarządzanie relacjami z klientami rządzi rynkiem oprogramowania od dłuższego czasu i nietrudno zrozumieć, dlaczego. Dzisiejsze narzędzia CRM nie tylko oferują możliwości zarządzania kontaktami. Ich zakres funkcji obejmuje marketing, sprzedaż, księgowość, transakcje w punktach sprzedaży i inne aspekty operacyjne.

Z perspektywy rozwoju biznesu rozwiązanie CRM pomaga identyfikować potencjalnych klientów, śledzić ich drogę w dół lejka sprzedaży i poprawiać ich doświadczenia w kolejnych interakcjach. Niektóre z najpopularniejszych narzędzi są tak wyrafinowane, że możesz ich użyć niemal samodzielnie, aby przekształcić swoją firmę. Upewnij się, że wybrane oprogramowanie oferuje maksymalną elastyczność i nie będzie wymagać dodatkowych rozwiązań do wykonywania podstawowych funkcji.

4. Bramka płatności

Sprzedawcy używają bramek płatniczych do przetwarzania kart debetowych i kredytowych oraz akceptowania płatności elektronicznych. Bramka płatności, którą wybierzesz, określa kilka czynników, w tym opłatę transakcyjną, akceptowane waluty, metody płatności oraz czas potrzebny do odzwierciedlenia pieniędzy na koncie.

Badanie pokazuje, że ponad 23% kupujących online porzuca koszyki z powodu złożoności kasy. Ta statystyka pokazuje, że wybór dostawcy rozwiązań płatniczych może zadecydować o internetowym aspekcie Twojej działalności. Zgodność z PCI, zapobieganie oszustwom i kompatybilność z innym oprogramowaniem biznesowym to jedne z najważniejszych czynników, o których należy pamiętać przy wyborze bramki płatniczej dla swojej firmy internetowej.

5. Oprogramowanie księgowe

Kilka dekad temu nie było cyfrowych technik księgowych, a nawet największe korporacje musiały polegać na osobach, które ręcznie zapisywały dane w papierowych księgach. Trudno sobie nawet wyobrazić, jak to działało z całym kompleksowym oprogramowaniem księgowym, którym obecnie dysponujemy.

Systemy rachunkowości biznesowej znacznie pomagają firmom obniżyć koszty pracy i zminimalizować ryzyko błędów. Ułatwia również łatwy i szybki dostęp do krytycznych danych biznesowych w celu uzyskania niezbędnych informacji i planowania. Wybierając oprogramowanie księgowe, weź pod uwagę swój budżet, wiedzę techniczną, zgodność z innym oprogramowaniem, skalowalność oraz możliwości online lub offline.

6. System budżetowania

Program Excel może zapewnić dobre wyniki w zakresie budżetowania osobistego, ale najprawdopodobniej nie będzie rozwiązaniem w zakresie budżetowania biznesowego. Zarządzanie finansami firmy może przyprawiać o ból głowy, a brak odpowiedniego budżetu — wyświetlanie wpływów i wydatków gotówkowych w jednym interfejsie — może prowadzić do kosztownych błędów, które mogą sparaliżować firmę. Przed podjęciem jakichkolwiek decyzji dotyczących oprogramowania do budżetowania upewnij się, że rozumiesz, czego chcesz, i oddziel rzeczy niezbędne od luksusów. Dokonaj bezpośredniego porównania różnych rozwiązań dostępnych na rynku i sprawdź, które z nich zostały stworzone z myślą o Twoich potrzebach. Weź pod uwagę również swój budżet i nie zapomnij o kwestiach bezpieczeństwa i planach ekspansji.

Może Cię zainteresować: 10 najważniejszych zalet korzystania z oprogramowania do zarządzania kolejkami w Twojej firmie.

7. Oprogramowanie płacowe

Przetwarzanie listy płac często wiąże się z wieloma procesami i formalnościami. Jest to jeden z najbardziej skomplikowanych i czasochłonnych procesów dla właścicieli małych firm, a potrzeba rozwiązania do zarządzania, które go usprawni, zawsze pojawia się wcześnie. Znalezienie przydatnego narzędzia do obsługi płac może odciążyć Twoje barki, wyeliminować problemy administracyjne i zapewnić, że Twoja firma będzie się skalować dzięki zadowolonym pracownikom.

Rynek jest zalany usługami płacowymi — z których każda jest dostosowana do innego zestawu potrzeb. Koszt nabycia każdego z nich jest również różny, przy czym wersje na komputery stacjonarne prawdopodobnie kosztują mniej w dłuższej perspektywie niż oprogramowanie online. Wybierz oprogramowanie, które nie tylko pasuje do Twojego budżetu, ale także zapewnia elastyczność w zakresie rodzajów płatności, okresów rozliczeniowych, odprowadzania podatków oraz czasu i obecności.

8. Oprogramowanie do zarządzania aktywami

Ręczne zarządzanie zasobami może na początku wydawać się łatwiejsze i bardziej opłacalne, ale na dłuższą metę najprawdopodobniej będzie Cię to kosztować fortunę. Jest to szczególnie ważne, jeśli zarządzasz wieloma zasobami lub regularnie dodajesz je do swojego ekwipunku. System zarządzania zasobami zapewnia, że ​​wszystko jest w idealnym stanie i pomaga zaplanować ich wykorzystanie, a tym samym zmaksymalizować ich wydajność i zwrot z inwestycji. Na przykład, jeśli prowadzisz firmę logistyczną, potrzebujesz narzędzia, które pomoże Ci monitorować położenie geograficzne każdego z Twoich pojazdów w czasie rzeczywistym oraz pomoże Ci w planowaniu i optymalizacji tras. Będziesz także musiał sprawdzić dostępność kierowcy i przypisać obowiązki w sposób, który zapewni firmie wartość za jego pieniądze, bez konieczności przepracowywania lub niedopracowania niektórych kierowców.

9. Narzędzia do edycji zdjęć

Jest to często pomijane, ponieważ wielu marketerów i właścicieli małych firm nie rozumie znaczenia jakości obrazu dla skuteczności ich treści marketingowych. Jeśli regularnie publikujesz posty w mediach społecznościowych lub tworzysz posty na blogu za pomocą infografik i zdjęć, potrzebujesz sposobu na zapewnienie spójności jakości treści. Na przykład na stronach internetowych i blogu, gdzie rozmiar i jakość obrazu są krytycznymi czynnikami SEO, możesz mieć trudności z ręczną zmianą rozmiaru zdjęć za każdym razem, gdy je przesyłasz. Dobre narzędzie programowe zapewni szerokie możliwości edycyjne i być może pozwoli skalibrować ustawienia dla przyszłych potrzeb edycyjnych.

Na szczęście istnieje wiele takich narzędzi, które nie wymagają nawet profesjonalnych umiejętności projektowania ani edycji. Znajdź to, co pasuje do Twojego poziomu umiejętności i umieść to w swoim arsenale marketingowym na przyszłość.

10. Przetwarzanie tekstu

Przetwarzanie tekstu ma kluczowe znaczenie dla firm każdej wielkości. Obecnie większość procesów biurowych wymaga pisania na klawiaturze, a ze względu na znaczenie informacji w niektórych dokumentach firmy mają trudności ze znalezieniem rozwiązania dotyczącego dokładności i problemów ze współpracą w czasie rzeczywistym.

Podczas gdy domyślne edytory tekstu, takie jak Microsoft Word i TextEdit, mogą wykonywać podstawowe funkcje, możesz potrzebować wieloplatformowych aplikacji do edycji dokumentów, aby ułatwić współpracę między działami i pracownikami pracującymi zdalnie. Jednym z takich narzędzi są Dokumenty Google. Jest to bezpłatna usługa należąca do Google, która działa podobnie jak Microsoft Word, ale umożliwia różnym osobom jednoczesną pracę nad tym samym dokumentem bez konieczności włączania specjalnych funkcji. Automatycznie zapisuje również pracę, którą edytujesz, co oznacza, że ​​Twoje postępy nie zostaną utracone w przypadku przerwy w dostawie prądu, awarii systemu lub utraty połączenia z Internetem. Podstawowym minusem jest to, że wymaga połączenia z Internetem i może okazać się niedogodnością, jeśli będziesz musiał z niego korzystać poza biurem.

11. Oprogramowanie komunikacyjne

Chociaż większość aplikacji z tej listy ułatwia komunikację w taki czy inny sposób, są one stosunkowo ograniczone w tym aspekcie, przynajmniej w porównaniu z dedykowanymi narzędziami, takimi jak Zoom, Skype lub Slack. Zostały one zaprojektowane tak, aby umożliwić bezpośrednią komunikację pisemną, głosową i wideo między członkami zespołu. Możesz nawet organizować spotkania konferencyjne z setkami pracowników zlokalizowanych w różnych miejscach.

Najlepsze w głównych narzędziach komunikacyjnych jest to, że są one rozpoznawane przez prawie wszystkich i dlatego mogą być wykorzystywane jako rozwiązanie do komunikacji między biznesem a klientami. Oferują również lepsze powiadomienia o połączeniach i funkcje planowania konferencji, aby nikt nie przegapił wcześniej zaplanowanych sesji. Bez względu na wielkość siły roboczej lub liczbę działów, które bezpośrednio polegają na sobie nawzajem, upewnij się, że masz w swoim arsenale niezawodne narzędzie do komunikacji, jeśli chcesz promować pracę zespołową, usprawnić funkcje i jak najlepiej wykorzystać swoich pracowników.

Może ci się również spodobać: 8 inteligentnych narzędzi do rozwiązywania problemów związanych ze start-upem.

Przypis końcowy

Oto niektóre z najlepszych rozwiązań biznesowych, które warto rozważyć włączenie do codziennych procesów biznesowych. Jeśli szukasz konkretnych narzędzi, poświęć trochę czasu na zapoznanie się z potrzebami Twojej firmy i odwiedź witryny z recenzjami, aby zidentyfikować najwyżej oceniane rozwiązania w różnych kategoriach.