Od projektu do umowy: jak napisać potężną propozycję biznesową
Opublikowany: 2023-05-24
Genialna propozycja biznesowa może być Twoim złotym biletem do pozyskania nowych, ekscytujących klientów i możliwości. Jednak stworzenie takiego, które naprawdę zwali z nóg potencjalnych klientów, może być onieśmielające.
Co to jest propozycja biznesowa?
Propozycja biznesowa jest jak uścisk dłoni w formie dokumentu. To tutaj, jako firma, przedstawiasz swój wielki plan rozwiązania problemu lub świadczenia usługi dla potencjalnego klienta lub partnera. Wyjaśniasz, co możesz zrobić, dlaczego przyniesie to im korzyści i jak planujesz to zrobić. To Twoja szansa, aby pokazać im, że potrafisz dobrze wykonać swoją pracę.
Silna propozycja biznesowa to nie tylko broszura z Twoją ofertą; to strategiczne narzędzie do podkreślenia Twoich wyjątkowych mocnych stron. Przekonuje klientów, że stawianie na Ciebie jest nie tylko warte ryzyka, ale także inwestycją, która ma przynieść wysokie dywidendy.
Co więcej, dobrze przygotowana propozycja biznesowa nie jest jednorazowym narzędziem. Może być szablonem, fundamentem, na którym można ustandaryzować i usprawnić przyszłe negocjacje biznesowe.
Jak więc stworzyć ten magiczny dokument, który działa jak magnes na klienta? Jakie składniki łączą się, aby propozycja biznesowa była nie do odparcia?
Jesteśmy tutaj, aby wyposażyć Cię w narzędzia, wskazówki i techniki, które pomogą Ci stworzyć ofertę biznesową, która nie tylko przemawia w Twoim języku, ale wyśpiewuje Twoje pochwały w harmonijnym tonie, który rezonuje z Twoimi potencjalnymi klientami.
Gotowy do napisania propozycji biznesowej, która przyciągnie uwagę?
Najlepszy przewodnik po propozycjach biznesowych
Rodzaje propozycji biznesowych
Kluczowe spostrzeżenia potrzebne do stworzenia skutecznej propozycji biznesowej
Jak napisać ofertę biznesową
Dopracowanie Twojej propozycji
Rodzaje propozycji biznesowych
Zrozumienie różnych rodzajów propozycji biznesowych ma kluczowe znaczenie, ponieważ pomaga dostosować podejście do oczekiwań klienta. Przyjrzyjmy się bliżej dziesięciu typom propozycji biznesowych i dowiedzmy się, jak i kiedy można je wykorzystać.
Nieformalnie zamówiona propozycja
Te propozycje pojawiają się, gdy klient od niechcenia wspomina o swoim problemie, a ty odpowiadasz rozwiązaniem. Załóżmy, że okoliczna piekarnia skarży się na przestarzałe logo. Pracownia graficzna może złożyć propozycję przeprojektowania logo.
Propozycja formalnie zamówiona
To wtedy klient formalnie prosi o propozycję. Na przykład lokalna siłownia może wysłać zapytanie ofertowe (RFP) dotyczące nowego projektu strony internetowej. Jeśli jesteś programistą internetowym, w odpowiedzi przesłałbyś formalnie zamówioną propozycję.
Nieoczekiwana propozycja
Wysyłasz te propozycje bez konkretnej prośby, zwykle do potencjalnych klientów, którzy mogą nie wiedzieć, że potrzebują twoich usług. Załóżmy, że prowadzisz startup zarządzający mediami społecznościowymi; możesz wysłać niezamówioną propozycję do nowego butiku, który nie jest obecny w Internecie, opisując, w jaki sposób możesz zwiększyć jego ślad cyfrowy.
Propozycja odnowienia
Są one często wykorzystywane do przekonania klienta do odnowienia umowy. Na przykład dostawca usług sprzątania może wysłać propozycję odnowienia do kawiarni, podsumowując swoją pracę w ciągu ostatniego roku i proponując kontynuację usługi.
Propozycja kontynuacji
Propozycje kontynuacji wchodzą w grę, gdy trwające projekty wymagają dodatkowego finansowania lub zezwolenia. Startup programistyczny pracujący nad długoterminowym projektem dla klienta może skorzystać z tego typu propozycji, aby poprosić o rozszerzone wsparcie.
Projekt badawczy
Są one często wykorzystywane w dziedzinach akademickich lub naukowych oraz w biznesie w celu zaproponowania projektu badawczego. Startup zajmujący się badaniem rynku mógłby wysłać tego typu propozycję do sieci restauracji, sugerując badania nad zmianą nawyków żywieniowych w ich okolicy.
Propozycja dotacji
Służą one do zabezpieczenia finansowania, często od organów rządowych lub fundacji. Na przykład nowa organizacja non-profit zajmująca się poprawą wskaźników alfabetyzacji mogłaby skorzystać z propozycji dotacji w celu zabezpieczenia funduszy na program czytania w społeczności.
Propozycja sprzedaży
Jest to klasyczny typ propozycji, w którym proponujesz produkt lub usługę potencjalnemu nabywcy. Na przykład mała firma ogrodnicza może wysłać ofertę sprzedaży do firmy zarządzającej nieruchomościami w celu utrzymania terenów zielonych.
Propozycja biznesplanu
Ta kompleksowa propozycja przedstawia nowy pomysł na biznes lub znaczącą zmianę w bieżącej działalności biznesowej. Na przykład przedsiębiorca, który chce uruchomić usługę opieki nad zwierzętami, może skorzystać z propozycji biznesplanu, aby przyciągnąć inwestorów lub zabezpieczyć kredyt bankowy.
Propozycja budżetu
Propozycje te określają sposób wykorzystania określonego budżetu. Na przykład mała agencja reklamowa może sporządzić propozycję budżetu dla projektu klienta, wyszczególniając, w jaki sposób fundusze zostaną wydane na różne kanały reklamowe.
Właśnie wysłaliśmy Ci informacje e-mailem.
Kluczowe spostrzeżenia potrzebne do stworzenia skutecznej propozycji biznesowej
Zebranie konkretnych informacji o kliencie lub potencjalnym kliencie ma kluczowe znaczenie dla stworzenia przekonującej propozycji biznesowej. Ta wiedza pozwoli Ci opracować ofertę, która oddaje potrzeby potencjalnego klienta i przedstawia przekonujące argumenty przemawiające za Twoimi usługami. Oto zestawienie informacji, które powinieneś zdobyć:
- Zrozum swojego klienta. Rozpocznij od zrozumienia potrzeb i pragnień potencjalnego klienta. Zapoznaj się z ich problemem i zobacz, jak Twoje rozwiązanie może stać się ich bohaterem. Spraw, aby Twoja propozycja odzwierciedlała te potrzeby, a zostaniesz zwycięzcą. Zainicjuj rozmowę przez telefon lub osobiście, aby uzyskać wgląd w ich działalność i konkretne potrzeby. Ta interakcja to także Twoja szansa na zaprezentowanie swojej firmy i nawiązanie pozytywnego kontaktu. Na przykład, jeśli jesteś firmą zajmującą się rozwiązaniami IT, Twój potencjalny klient może borykać się z problemami związanymi z bezpieczeństwem sieci. Zrozumienie tego pozwoli Ci pokazać, w jaki sposób wiedza specjalistyczna Twojej firmy może ulepszyć jej infrastrukturę bezpieczeństwa i zapewnić im spokój ducha.
- Zdefiniuj cel. Określenie celu jest istotnym krokiem w kształtowaniu propozycji. Zaangażuj potencjalnego klienta w dyskusję na temat jego głównych celów. To wspólne zrozumienie pokieruje twoją propozycją i zapewni, że ty i twój klient jesteście po tej samej stronie. Na przykład, jeśli jesteś agencją marketingu społecznościowego. Twoim potencjalnym klientem może być nowa restauracja, która chce zwiększyć swoją widoczność w Internecie. W takim przypadku dostosujesz swoją propozycję, aby zilustrować, w jaki sposób Twoje usługi mogą zwiększyć ich obecność w mediach społecznościowych i przyciągnąć więcej klientów.
- Omów budżet. Pieniądze nie powinny być tematem tabu. Znajomość budżetu klienta może pomóc w zarządzaniu oczekiwaniami, określeniu rentowności projektu i zapewnieniu sprawiedliwego wynagrodzenia. Porozmawiaj o tym, czy odpowiada im model stałej ceny, czy też istnieje możliwość elastyczności w oparciu o wymagania projektu. Załóżmy, że jesteś studiem projektowania produktów, a Twoim potencjalnym klientem jest startup wprowadzający na rynek nowy produkt. Znajomość ich budżetu pomoże ci określić zakres twojego projektu — czy tylko projektujesz opakowanie produktu, czy podejmujesz się pełnego rozwoju tożsamości marki.
- Chwyć branżę lub rynek. Zrozumienie krajobrazu branży lub rynku klienta pozwala skuteczniej dostosować ofertę. Trzymając rękę na pulsie trendów w branży, będziesz lepiej przygotowany do przekazania wartości swojego rozwiązania potencjalnemu klientowi. Załóżmy, że jesteś firmą zajmującą się doradztwem biznesowym i proponujesz start-upowi zajmującemu się energią odnawialną. Wykazanie się świadomością trendów, takich jak rosnące zainteresowanie energią słoneczną, pomoże klientowi postrzegać Cię jako partnera zorientowanego w branży, który może pokierować rozwojem ich biznesu.
- Oceń system wsparcia. Jeśli Twoja usługa wymaga określonej infrastruktury lub systemów wsparcia po stronie klienta, zapewnienie ich jest kluczowe. Może to obejmować elementy operacyjne, takie jak zespół sprzedaży lub profesjonalne kanały komunikacji, a nawet silną obecność w mediach społecznościowych na potrzeby cyfrowych kampanii marketingowych. Na przykład, jeśli jesteś agencją SEO proponującą projekt optymalizacji strony internetowej dla lokalnej piekarni, która chce rozszerzyć swoje zamówienia online, musisz ocenić istniejącą infrastrukturę witryny klienta. Czy są one wyposażone w działający system zamówień online, czy też należy go włączyć do Twojej oferty? Odpowiedzi na te pytania pomogą Ci opracować bardziej skuteczną, realistyczną propozycję.
Jak napisać ofertę biznesową
Pisząc propozycję biznesową, wyobraź sobie, że rozmawiasz z potencjalnym klientem lub partnerem. Chcesz, aby Twoja propozycja była jak najbardziej jasna, zwięzła i przekonująca. Oto jak to zrobić:
Zacznij od dopracowanej strony tytułowej
Twoja strona tytułowa ustawia scenę i tworzy to niezwykle ważne pierwsze wrażenie. Profesjonalna, dobrze wykonana strona tytułowa toruje drogę do tego, co nastąpi później. Podaj podstawowe informacje, takie jak imię i nazwisko, nazwa firmy, data i imię i nazwisko klienta.
Na przykład, jeśli prowadzisz butikową agencję zajmującą się tworzeniem stron internetowych, możesz zdecydować się na minimalistyczny projekt odzwierciedlający skupienie się na eleganckich, nowoczesnych witrynach internetowych. Upewnij się, że jest uporządkowany, z wyraźną i czytelną czcionką oraz wysokiej jakości obrazami, jeśli takie istnieją.
Dołącz spis treści
Łatwość nawigacji ma kluczowe znaczenie dla oferty, która szanuje czas potencjalnego klienta. Spis treści pozwala Twojemu klientowi szybko zlokalizować interesujące go obszary, okazując szacunek dla jego czasu i dbałość o szczegóły.
Wyobraź sobie, że jesteś konsultantem ds. zrównoważonego rozwoju. Twój spis treści może zgrabnie podzielić twoją propozycję na sekcje, takie jak „Audyt zrównoważonego rozwoju”, „Proponowane zielone inicjatywy” i „Oczekiwany wpływ”, z których każda jest dostępna po kliknięciu lub odwróceniu strony.
Przygotuj przekonujące streszczenie wykonawcze
Twoje podsumowanie wykonawcze to Twoja prezentacja windy. Wydestylowuje twoją propozycję do jej sedna: dlaczego jesteś idealnym wyborem dla klienta. Określ, w jaki sposób Twoja firma może zaspokoić swoje potrzeby w sposób zwięzły, ale przekonujący.
Załóżmy, że prowadzisz rzemieślniczą piekarnię i chcesz dostarczać wypieki do lokalnej kawiarni. Tutaj możesz podkreślić swoje przywiązanie do ekologicznych, lokalnych składników, co odróżnia Cię od masowo produkowanych alternatyw.
Zagłęb się w specyfikę projektu
Tutaj przedstawiasz problem swojego klienta i proponujesz rozwiązania. Dostosuj każde rozwiązanie do zidentyfikowanego problemu, pokazując, że rozumiesz ich potrzeby i potrafisz je zaspokoić.
Oto sekcje dotyczące konkretnego projektu, które należy uwzględnić w propozycji biznesowej:
Oświadczenie o problemie. Zacznij od przedstawienia problemu, znanego również jako opis problemu. Pokazuje, że w pełni rozumiesz, z czym klient ma do czynienia.
Przykład 1: Jeśli jesteś start-upem zajmującym się projektowaniem graficznym i przedstawiasz restauracji propozycję rebrandingu, Twój opis problemu może brzmieć mniej więcej tak: „Twój obecny branding nie oddaje wyjątkowej i tętniącej życiem atmosfery Twojej restauracji, co powoduje, że potencjalni klienci przeoczą Twój biznes."
Przykład 2: W przypadku firmy opracowującej aplikacje mobilne, która składa sklepowi ofertę dotyczącą aplikacji zakupowej, stwierdzenie problemu może brzmieć następująco: „Twój sklep detaliczny nie jest obecny na urządzeniach mobilnych, co utrudnia dotarcie do coraz bardziej cyfrowej bazy klientów”.
Proponowane rozwiązanie. W tym miejscu prezentujesz planowane podejście do rozwiązania problemu. Pamiętaj, że nie chodzi tylko o to, co możesz zrobić, ale jakie korzyści im to przyniesie.
Przykład 1: Start-up zajmujący się tworzeniem stron internetowych może zaproponować firmie zajmującej się handlem elektronicznym: „Planujemy przeprojektować Twoją witrynę internetową, aby była bardziej przyjazna dla użytkownika i zoptymalizowana pod kątem urządzeń mobilnych. Poprawi to komfort zakupów Twoich klientów i prawdopodobnie zwiększy sprzedaż”.
Przykład 2: Firma zajmująca się dystrybucją żywności może zaproponować lokalnemu gospodarstwu ekologicznemu: „Chcemy wprowadzić twoje produkty do głównych sklepów spożywczych. To wystawi Twoją markę na większy rynek, zwiększając sprzedaż”.
Koszty i harmonogram. Szczegółowo oś czasu i koszt rozwiązania. W tej sekcji najważniejsza jest przejrzystość. Przedstaw związane z tym koszty, czego klient może oczekiwać (rezultaty) oraz harmonogram projektu.
Przykład 1: Jeśli jesteś start-upem zajmującym się planowaniem wydarzeń i przesyłasz firmie propozycję zorganizowania corocznej imprezy firmowej, możesz powiedzieć: „Proponujemy sześciomiesięczny harmonogram, począwszy od wyboru miejsca, a skończywszy na realizacji wydarzenia, za całkowity koszt w wysokości 15 000 dolarów”.
Przykład 2: Firma opracowująca oprogramowanie na zamówienie, proponująca agencji nieruchomości nowy system CRM, może napisać: „Projekt zajmie około czterech miesięcy, od zebrania wymagań do wdrożenia systemu, za 50 000 USD”.
Kwalifikacje i doświadczenie. Zaprezentuj umiejętności swojego zespołu i dowiedz się, dlaczego jesteś właściwym wyborem na to stanowisko.
Przykład 1: Jeśli jesteś start-upem zajmującym się pielęgnacją zwierząt domowych i sprzedajesz schronisku dla psów, możesz napisać: „Nasz zespół składający się z certyfikowanych opiekunów zwierząt domowych ma ponad pięć lat doświadczenia w mobilnej pielęgnacji zwierząt domowych i obsługuje ponad 1000 zadowolonych klientów. ”
Przykład 2: Firma zajmująca się bezpieczeństwem cybernetycznym proponująca audyt bezpieczeństwa firmie fintech może powiedzieć: „Nasi certyfikowani eksperci ds. cyberbezpieczeństwa przeprowadzili ponad 100 audytów dla firm fintech, pomagając im zabezpieczyć ich zasoby cyfrowe i zachować zgodność z przepisami branżowymi”.
Wezwanie do działania. Zawsze kończ propozycję wyraźnym wezwaniem do działania, zachęcając klienta do wykonania kolejnego kroku. Trener fitness może zachęcić potencjalnego klienta do umówienia się na konsultację, a firma PR może zachęcić firmę do zapisania się na warsztat medialny.
Przykład 1: Jeśli jesteś startupem zajmującym się zarządzaniem mediami społecznościowymi i reklamujesz lokalną piekarnię, możesz zakończyć słowami: „Umówmy się na rozmowę w przyszłym tygodniu, aby przedyskutować, jak możemy osłodzić Twoją obecność w mediach społecznościowych”.
Przykład 2: Firma księgowa oferująca swoje usługi start-upowi może dojść do wniosku: „Gotowy na utrzymanie porządku i przejrzystości swoich finansów? Umówmy się na spotkanie, aby dopracować szczegóły.”
Pamiętaj, że propozycja biznesowa nie jest dokumentem uniwersalnym. Dostosuj go do konkretnych potrzeb klienta i unikalnego rozwiązania, które oferujesz. To klucz do zwycięskiej propozycji.
Zakończ z rozmachem. Podsumuj swoją propozycję, podsumowując kluczowe punkty i wzmacniając swoje kwalifikacje. Pamiętaj o podaniu swoich danych kontaktowych, co ułatwi potencjalnym klientom kontakt. Jako firma cateringowa proponująca partnerstwo z organizatorem imprez, Twój wniosek może potwierdzić Twoje zaangażowanie w wysokiej jakości jedzenie, niezapomnianą prezentację i niezawodną obsługę.
Zarys warunków. Obszerna sekcja warunków zapewnia ochronę zarówno Tobie, jak i Twojemu klientowi. Szczegółowe informacje, takie jak terminy projektów, harmonogramy płatności i inne istotne szczegóły.
Na przykład, jeśli jesteś firmą programistyczną, twoje warunki mogą określać kamienie milowe płatności związane z zakończeniem faz projektu. Zawsze upewnij się, że warunki są jasne i zwięzłe, minimalizując potencjalne nieporozumienia.
Nie zapomnij dołączyć wyznaczonego miejsca na podpisy.
Dopracowanie Twojej propozycji
Kiedy już przygotujesz główne części swojej propozycji, poświęć trochę czasu, aby nabrała blasku. Używaj jasnego, zwięzłego języka i podziel swoją propozycję na łatwe do strawienia sekcje. Staraj się być wciągający, przyjazny i profesjonalny.
Spraw, aby Twoja propozycja była atrakcyjna wizualnie
Pamiętaj, że obraz mówi więcej niż tysiąc słów. Użyj infografik, wykresów i innych elementów wizualnych, aby Twoja propozycja była zrozumiała i interesująca.
Zapewnienie opcji informacji zwrotnej
Zawsze zachęcaj potencjalnych klientów do wyrażenia opinii na temat Twojej propozycji. Pomaga to ulepszyć przyszłe propozycje i otwiera dialog z klientem, który może prowadzić do owocnych dyskusji.
Kontynuowanie
Po przesłaniu propozycji skontaktuj się z klientem lub potencjalnym klientem. Możesz wysłać uprzejmego e-maila z pytaniem, czy mają jakieś pytania lub potrzebują dodatkowych informacji.
Gotowe — kompletny przewodnik po tworzeniu wyróżniającej się propozycji biznesowej. Teraz wyjdź i zacznij imponować potencjalnym klientom!
