Polityka biznesowa: co to jest? Jak to stworzyć?

Co to jest polityka biznesowa?

Zanim zagłębimy się w proces tworzenia polityki biznesowej, ważne jest, aby zrozumieć, z czym dokładnie się ona wiąże. Polityka biznesowa to formalne oświadczenie określające zasady, regulacje i procesy, które kierują zachowaniem i podejmowaniem decyzji przez pracowników w organizacji. Ustanawia ramy spójności, zapewniając, że wszyscy są na tej samej stronie, jeśli chodzi o kluczowe aspekty działalności.

Polityki biznesowe są niezbędne dla organizacji każdej wielkości i każdej branży. Stanowią zbiór wytycznych, które pomagają utrzymać porządek, promują etyczne zachowania i zapewniają zgodność z wymogami prawa. Polityki te obejmują szeroki zakres obszarów, w tym między innymi:

• zasoby ludzkie,
• finanse,
• operacje,
• marketing,
• technologia informacyjna.

Mówiąc dokładniej, polityka biznesowa może obejmować użycie określonego narzędzia lub procesu. Na przykład polityka biznesowa może określać, czy jako sprzedawca powinieneś pozyskiwać klientów ręcznie, czy za pomocą automatyzacji.

Ręczne czy automatyczne pozyskiwanie klientów?

Napisaliśmy niesamowity post o różnicach między ręcznymi i automatycznymi strategiami pozyskiwania klientów jako sprzedawca. W tym poście dowiesz się wszystkiego, co musisz o tym wiedzieć.

Poznaj naszą rekomendację dotyczącą strategii sprzedaży!

W obszarze zasobów ludzkich polityka biznesowa może obejmować wytyczne dotyczące procesów rekrutacji i selekcji, ocen wyników sprzedaży, wynagrodzeń i świadczeń oraz kodeksu postępowania pracowników. Zasady te mają na celu stworzenie sprawiedliwego i włączającego środowiska pracy, w którym pracownicy są traktowani z szacunkiem i mają zapewnione równe szanse wzrostu i rozwoju.

Na koniec należy pamiętać, że polityki biznesowe służą organizacjom jako plan działania, zapewniający ramy dla podejmowania decyzji i zachowań. Obejmują różne aspekty działalności firmy, zapewniając spójność, zgodność i etyczne postępowanie.

Jakie są różne rodzaje polityk biznesowych?

Teraz, gdy już dobrze rozumiemy, czym jest polityka biznesowa, przyjrzyjmy się różnym istniejącym jej typom.

#1. Zasady organizacyjne lub korporacyjne

Zasady te nadają ton całej organizacji i określają jej wartości, misję i wizję. Zapewniają szerokie ramy, w ramach których tworzone i wdrażane są wszystkie pozostałe polityki.

Polityka organizacyjna lub korporacyjna odgrywa kluczową rolę w kształtowaniu kultury firmy. Określają oczekiwania i zachowania, których oczekuje się od pracowników. Polityki te często obejmują takie obszary, jak etyczne postępowanie, różnorodność i włączenie oraz społeczna odpowiedzialność biznesu.

#2. Zasady operacyjne

Polityka operacyjna koncentruje się na konkretnych procesach i procedurach zachodzących w firmie. Zawierają wytyczne dotyczące sposobu wykonywania różnych zadań, aby zapewnić efektywność i spójność.

Zasady operacyjne są niezbędne do usprawnienia codziennych operacji i zapewnienia, że ​​pracownicy dobrze rozumieją swoje role i obowiązki. Zasady te mogą obejmować takie obszary, jak zarządzanie zapasami, kontrola jakości, obsługa klienta i technologia informacyjna.

#3. Polityki strategiczne

Polityki strategiczne dotyczą długoterminowego planowania i podejmowania decyzji. Nakreślają ogólną strategię, cele i zadania firmy oraz stanowią wskazówki dla kierownictwa sprzedaży w zakresie podejmowania strategicznych wyborów.

Polityki strategiczne mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia zgodności organizacji ze swoją długoterminową wizją i celami. Polityki te mogą obejmować takie obszary, jak pozycjonowanie rynku, rozwój produktów, fuzje i przejęcia oraz ekspansja międzynarodowa.

#4. Polityki awaryjne

Polityki awaryjne mają na celu radzenie sobie z nieoczekiwanymi zdarzeniami lub sytuacjami. Zawierają wytyczne dotyczące skutecznego radzenia sobie z kryzysami, zakłóceniami i sytuacjami awaryjnymi.

Polityki awaryjne są niezbędne, aby organizacja mogła szybko i skutecznie reagować na nieprzewidziane okoliczności. Polityki te mogą obejmować takie obszary, jak planowanie ciągłości działania, odzyskiwanie po awarii i zarządzanie kryzysowe.

#5. Zasady proceduralne

Zasady proceduralne przedstawiają szczegółowe procesy realizacji określonych zadań lub działań w organizacji. Zapewniają spójność i przejrzystość w wykonywaniu poszczególnych operacji.

Polityki proceduralne są kluczowe dla utrzymania standaryzacji i efektywności w codziennych działaniach organizacji. Polityki te mogą obejmować takie obszary, jak zaopatrzenie, zarządzanie projektami, procesy finansowe i wdrażanie pracowników.

#6. Polityki funkcjonalne lub wydziałowe

Polityki funkcjonalne lub wydziałowe określają szczegółowe wytyczne i zasady, które mają zastosowanie do poszczególnych działów lub obszarów funkcjonalnych w organizacji. Odpowiadają na unikalne wyzwania i wymagania każdego działu.

Zasady funkcjonalne lub wydziałowe są niezbędne do zapewnienia, że ​​każdy dział działa zgodnie z ogólnymi celami i zadaniami organizacji. Polityki te mogą obejmować takie obszary, jak marketing, finanse, operacje, zasoby ludzkie i technologie informacyjne.

#7. Polityka kadrowa

Polityka kadrowa obejmuje szereg zagadnień związanych z pracownikami, takich jak rekrutacja, wynagrodzenia, szkolenia, zarządzanie wynikami i świadczenia pracownicze. Zapewniają sprawiedliwe i spójne traktowanie pracowników.

Polityka kadrowa ma kluczowe znaczenie dla stworzenia pozytywnego i produktywnego środowiska pracy oraz zapewnienia, że ​​pracownicy będą traktowani sprawiedliwie i równo. Polityki te mogą obejmować takie obszary, jak równe szanse na zatrudnienie, przeciwdziałanie dyskryminacji, rozwój pracowników i równowaga między życiem zawodowym a prywatnym.

Jak wdrożyć politykę biznesową

Teraz, gdy zbadaliśmy różne typy polityk biznesowych, przyjrzyjmy się procesowi ich skutecznego tworzenia i wdrażania:

Krok 1: Zidentyfikuj potrzebę

Pierwszym krokiem we wdrażaniu polityki biznesowej jest identyfikacja konkretnej potrzeby lub problemu, którym ma się ona zająć. Może to być kwestia związana z operacjami, obsługą klienta, zgodnością lub jakimkolwiek innym obszarem wymagającym przejrzystości i spójności.

Załóżmy na przykład, że firma odnotowuje wysoki wskaźnik rotacji pracowników. Po przeprowadzeniu analizy kierownictwo stwierdza, że ​​przyczyną tego problemu jest brak jasnej polityki rozwoju kariery. Dlatego jeszcze przed budowaniem zespołu sprzedażowego staje się oczywista konieczność wdrożenia polityki biznesowej skupiającej się na rozwoju kariery pracowników.

Krok 2: Określ cel i zakres Polityki

Po zidentyfikowaniu potrzeby istotne jest określenie celu i zakresu polityki. Wiąże się to z jasnym sformułowaniem celów i ograniczeń polityki, aby zapewnić, że skutecznie odpowiada ona na zidentyfikowaną potrzebę.

W przypadku polityki rozwoju kariery celem byłoby zapewnienie pracownikom ustrukturyzowanych ram ich rozwoju zawodowego w firmie. Zakres obejmowałby omówienie różnych dostępnych możliwości, takich jak programy mentorskie, warsztaty szkoleniowe i kryteria awansu.

Krok 3: Badania i konsultacje

Przed opracowaniem polityki istotne jest przeprowadzenie dokładnych badań i konsultacji z właściwymi stronami zainteresowanymi. Obejmuje to gromadzenie informacji na temat najlepszych praktyk, wymogów prawnych i standardów branżowych. Konsultacje z pracownikami, menedżerami i ekspertami merytorycznymi mogą dostarczyć cennych spostrzeżeń i zapewnić poparcie kluczowych interesariuszy.

W kontekście polityki rozwoju kariery faza badawcza obejmowałaby zbadanie skutecznych programów rozwoju kariery wdrożonych przez inne firmy z tej samej branży. Obejmowałoby to również konsultacje z pracownikami na różnych poziomach, aby zrozumieć ich aspiracje i oczekiwania zawodowe.

Krok 4: Opracuj Politykę

Na podstawie badań i konsultacji przyszedł czas na opracowanie polityki. Jasno zdefiniuj wytyczne, procedury i obowiązki określone w polityce. Używaj jasnego i zwięzłego języka, aby zapewnić pełne zrozumienie i uniknąć dwuznaczności.

W przypadku polityki rozwoju kariery projekt miałby zawierać szczegółowe kryteria kwalifikacyjne, wytyczne dotyczące dostępu do programów szkoleniowych i mentorskich oraz jasny zarys obowiązków pracowników i menedżerów we wspieraniu rozwoju kariery.

Krok 5: Zatwierdź Politykę

Po opracowaniu polityki powinna ona przejść proces zatwierdzania. Obejmuje to uzyskanie informacji zwrotnej od odpowiednich interesariuszy, dokonanie ewentualnych poprawek i uzyskanie ostatecznej zgody odpowiednich władz lub kierownictwa.

W przypadku polityki rozwoju kariery projekt zostanie udostępniony działowi zasobów ludzkich, kierownictwu wyższego szczebla, a nawet grupie fokusowej pracowników w celu uzyskania opinii. Na podstawie otrzymanych informacji wprowadzane będą poprawki, a ostateczna wersja zostanie przedstawiona zespołowi wykonawczemu do zatwierdzenia.

Krok 6: Przekaż Politykę

Po zatwierdzeniu polityki należy ją skutecznie przekazać wszystkim pracownikom. Korzystaj z wielu kanałów komunikacji, takich jak spotkania, poczta elektroniczna i intranet, aby zapewnić powszechną świadomość i zrozumienie zasad. Zapewnij szkolenia i zasoby, aby wesprzeć pracowników w prawidłowym wdrażaniu polityki.

W przypadku polityki rozwoju kariery mogłoby odbyć się spotkanie ogólnofirmowe w celu przedstawienia polityki i wynikających z niej korzyści. Ponadto do wszystkich pracowników można wysłać wiadomość e-mail zawierającą szczegółowe informacje i linki do zasobów, takich jak moduły szkoleniowe online i przewodniki rozwoju kariery.

Krok 7: Wdrażaj Politykę

Po zakomunikowaniu zasad nadszedł czas na wdrożenie ich w życie. Upewnij się, że pracownicy posiadają narzędzia i zasoby niezbędne do przestrzegania zasad. Regularnie monitoruj przestrzeganie zasad i odpowiadaj na wszelkie wyzwania i pytania, które pojawiają się po drodze.

W przypadku polityki rozwoju kariery menedżerowie byliby odpowiedzialni za zapewnienie pracownikom dostępu do programów szkoleniowych i możliwości mentorskich określonych w tej polityce. W celu monitorowania wdrażania i rozwiązywania wszelkich problemów, które mogą się pojawić, przeprowadzane będą regularne kontrole i oceny postępów.

Krok 8: Monitoruj i przeglądaj

Wdrażanie polityki jest procesem ciągłym. Regularnie monitoruj jego skuteczność i oceniaj, czy osiąga zamierzone cele. Zbieraj opinie od pracowników i wprowadzaj niezbędne zmiany, aby polityka była istotna i aktualna.

W ramach polityki rozwoju kariery można przeprowadzać regularne ankiety i sesje zbierania informacji zwrotnych, aby zmierzyć satysfakcję pracowników i zidentyfikować obszary wymagające poprawy. Polityka będzie poddawana corocznemu przeglądowi, aby upewnić się, że jest zgodna ze zmieniającymi się potrzebami pracowników i organizacji.

Krok 9: Dokumentuj i aktualizuj

Wreszcie niezwykle istotne jest udokumentowanie polityki i zapewnienie jej łatwego dostępu dla wszystkich pracowników. Regularnie przeglądaj i aktualizuj politykę, aby odzwierciedlić wszelkie zmiany w środowisku biznesowym, wymaganiach prawnych lub potrzebach organizacyjnych.

W przypadku polityki rozwoju kariery byłaby ona udokumentowana w firmowym informatorze pracowniczym i udostępniona w intranecie w celu łatwego odniesienia. W razie potrzeby wprowadzane będą aktualizacje, takie jak wprowadzenie nowych programów szkoleniowych lub zmiana kryteriów awansu w oparciu o trendy branżowe.

Jakie typowe błędy w tworzeniu polityki biznesowej?

Tworząc politykę biznesową, należy unikać typowych pułapek, które mogą podważyć jej skuteczność. Oto kilka typowych błędów, na które należy zwrócić uwagę:

Brak jasności

Polityka, która jest niejasna lub źle zdefiniowana, może prowadzić do zamieszania i niespójnego wdrażania. Jasno określ cel, wytyczne i oczekiwane wyniki, aby zapewnić pełne zrozumienie wśród pracowników.

Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która wprowadza nową politykę dotyczącą zwrotu wydatków. Jeżeli polityka stwierdza po prostu, że pracownikom można uzyskać zwrot wydatków związanych z działalnością służbową, nie podając jasnych wytycznych dotyczących tego, co stanowi wydatek związany z działalnością gospodarczą, pracownicy mogą składać wnioski o zwrot wydatków osobistych niezwiązanych z ich pracą. Ten brak przejrzystości może powodować zamieszanie i potencjalnie prowadzić do niewłaściwego wykorzystania funduszy firmy.

Poświęcając czas na jasne zdefiniowanie, co uważa się za wydatek związany z działalnością gospodarczą, podając konkretne przykłady i opisując proces składania wniosków o zwrot kosztów, polityka staje się bardziej skuteczna i zapewnia, że ​​pracownicy rozumieją granice .

Ignorowanie opinii pracowników

Polityki bezpośrednio dotyczą pracowników, dlatego istotne jest włączenie ich w proces tworzenia polityki. Poproś pracowników o opinie i sugestie, aby mieć pewność, że ich punkt widzenia zostanie wzięty pod uwagę i zwiększyć ich poparcie.

Firma może na przykład zdecydować się na wdrożenie nowej polityki dotyczącej pracy zdalnej. Zamiast po prostu dyktować warunki polityki bez konsultacji z pracownikami, firma może przeprowadzać ankiety lub organizować grupy fokusowe w celu zebrania spostrzeżeń i opinii. Angażując pracowników w proces decyzyjny, firma może rozwiać wątpliwości, zidentyfikować potencjalne wyzwania i ostatecznie stworzyć politykę, która będzie łatwiejsza do przyjęcia i przestrzegania przez pracowników.

Co więcej, aktywnie poszukując informacji zwrotnych od pracowników, firmy mogą wspierać kulturę przejrzystości i otwartej komunikacji, co może prowadzić do zwiększenia zaangażowania i satysfakcji pracowników.

Zbyt skomplikowane zasady

Polityka wypełniona żargonem i złożonością może być przytłaczająca dla pracowników i utrudniać jej realizację. Staraj się, aby język polityki był jasny, zwięzły i łatwy do zrozumienia. Podziel złożone koncepcje na możliwe do wykonania kroki.

Weźmy pod uwagę firmę, która wprowadza nową politykę w zakresie bezpieczeństwa danych. Jeżeli polityka jest napisana przy użyciu terminów technicznych i złożonego języka, którego przeciętny pracownik może nie zrozumieć, spełnienie jej wymagań staje się dla niego wyzwaniem.

Zamiast tego firma może uprościć język, podać przykłady i podzielić politykę na instrukcje krok po kroku. Dzięki takiemu podejściu pracownicy mogą z łatwością zrozumieć oczekiwania wynikające z polityki i podjąć niezbędne działania w celu zapewnienia zgodności z protokołami bezpieczeństwa danych.

Co więcej, organizowanie sesji szkoleniowych lub warsztatów mających na celu wyjaśnienie polityki w prosty sposób może jeszcze bardziej zwiększyć zrozumienie pracowników i ułatwić sprawne wdrożenie.

Przykłady skutecznych polityk biznesowych

Jako ekspert ds. sprzedaży i rozwoju B2B w swojej karierze spotkałem się z wieloma przykładami skutecznych polityk biznesowych. Przychodzi mi na myśl jeden konkretny przykład, gdy firma, z którą współpracowałem, wdrożyła przejrzystą politykę cenową dla klienta z branży farmaceutycznej. Polityka ta zapewniła potencjalnym klientom jasną i bezpośrednią informację cenową, co pomogło zbudować zaufanie i usprawnić proces sprzedaży B2B. Polityka została skutecznie zakomunikowana zespołowi sprzedażowemu, który został wyposażony w niezbędne narzędzia, aby pewnie odpowiadać na pytania związane z cenami.

Innym przykładem jest polityka kadrowa realizowana przez firmę tworzącą oprogramowanie. Polityka skupiała się na promowaniu zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym i zapewniała pracownikom elastyczną organizację pracy. Polityka ta nie tylko przyciągnęła najlepsze talenty, ale także przyczyniła się do wyższej satysfakcji i produktywności pracowników.

Przykłady te podkreślają siłę dobrze zaprojektowanej polityki biznesowej w osiąganiu pozytywnych wyników i tworzeniu sprzyjającego środowiska pracy.

Podsumowując

Polityki biznesowe są niezbędnymi narzędziami do kierowania procesem decyzyjnym i zapewniania spójności w organizacjach. Rozumiejąc różne typy polityk i stosując systematyczne podejście do ich tworzenia i wdrażania, organizacje mogą osiągnąć większą przejrzystość, wydajność i satysfakcję pracowników.