Jak wybrać system telefoniczny dla firm: kompleksowy przewodnik

Chociaż technologia zapewniła nam różne narzędzia komunikacji dla firm, nie wyeliminowała konieczności używania telefonów w środowisku korporacyjnym. Najpopularniejszym kanałem obsługi klienta w dalszym ciągu pozostają rozmowy telefoniczne. Jednak ze względu na postęp technologiczny firmy mają obecnie do wyboru wiele opcji systemów telefonii służbowej.

Biorąc pod uwagę szeroką gamę systemów telefonicznych dostępnych do wyboru, określenie odpowiedniego dla Twojej firmy może wydawać się trudne. Celem tego tekstu jest przedstawienie jasnych szczegółów na temat dostępnych systemów, ich odrębnych cech i czynników do rozważenia przy podejmowaniu decyzji. Więc zacznijmy.

Dlaczego warto ulepszać komunikację biznesową?

Jeśli zajmujesz się systemami telefonicznymi dla firm, prawdopodobnie prowadzisz firmę i obecnie komunikujesz się z klientami w jakiejś formie. Być może Ty i Twoi współpracownicy korzystacie z osobistych telefonów komórkowych w pracy. Być może masz ustawione specjalne numery kontaktowe dla swojej firmy, w tym firmowy telefon stacjonarny; pozostają jednak wątpliwości co do istnienia skuteczniejszych sposobów obsługi połączeń służbowych.

Niezależnie od podstaw Twojego badania, wybranie odpowiedniego systemu dostosowanego do Twoich wymagań biznesowych okaże się satysfakcjonujące. Technologie systemów telefonicznych nie są obecnie tak kosztowne jak wcześniej, są bardziej niezawodne i wyposażone w więcej wyrafinowanych funkcji, lepszych od tych z dawnych czasów. W zależności od tego, w jaki sposób komunikujesz się obecnie z klientami i jaki system telefoniczny wybierzesz, oto niektóre korzyści, jakie możesz uzyskać po modernizacji systemu telefonicznego dla firm:

• Scentralizowana komunikacja: W zależności od indywidualnych telefonów komórkowych lub odłączonych linii stacjonarnych, może to skutkować nieporozumieniami podczas obsługi połączeń służbowych; dedykowany firmowy system telefoniczny umożliwia kierowanie wszystkich połączeń przychodzących z jednego głównego punktu.
• Ulepszona obsługa połączeń: można zapewnić płynniejszą obsługę, a połączenia będą zawsze odbierane za pomocą takich funkcji, jak kolejkowanie połączeń, przekazywanie połączeń i automatyczna sekretarka w biznesowych systemach telefonicznych.
• Skalowalność i rozwój: Bezproblemowy rozwój Twojej firmy jest możliwy dzięki systemowi telefonicznemu, który umożliwia dodawanie dodatkowych linii i numerów wewnętrznych w razie potrzeby.
• Statystyki połączeń: interakcje z klientami mogą z czasem znacznie się poprawić, korzystając z biznesowego systemu telefonicznego wyposażonego w narzędzia takie jak śledzenie połączeń i analizy, które umożliwiają lepsze zrozumienie połączeń.
• Integracje: masz możliwość łączenia danych zebranych z firmowych systemów telefonicznych z innymi narzędziami używanymi w Twojej firmie – takimi jak CRM lub oprogramowanie pomocy technicznej – dzięki czemu Twoi agenci mają kompleksowy wgląd w kontakty z klientami.
• Praca zdalna i hybrydowa: zaawansowane systemy telefonii biznesowej obejmujące takie elementy, jak aplikacje mobilne, wirtualne oddziały i funkcje oprogramowania programowego, ułatwiają obsługę hybrydowych i zdalnych środowisk pracy.

Powiązane: Przyszłość komunikacji VoIP: jak sztuczna inteligencja rewolucjonizuje sposób, w jaki się łączymy.

Rodzaje biznesowych systemów telefonicznych

W zależności od tego, jak je sklasyfikowasz, określa to liczbę istniejących systemów telefonicznych. W tym miejscu skupimy się na podziale ich na tradycyjne telefony stacjonarne, systemy VoIP i wirtualne systemy telefoniczne.

Tradycyjne telefony stacjonarne

Lokalni lub regionalni operatorzy telekomunikacyjni zazwyczaj oferują tak zwane tradycyjne systemy telefonii stacjonarnej. Są one również uznawane za publiczne komutowane sieci telefoniczne (PSTN). Usługa jest świadczona dla Twojej firmy za pośrednictwem miedzianych linii telefonicznych.

Prywatna centrala abonencka (PBX) zlokalizowana w Twojej siedzibie jest niezbędna do zarządzania dedykowaną usługą telefonii stacjonarnej w Twojej firmie. Centrala PBX to sprzęt zapewniający takie funkcje, jak numery wewnętrzne, przekazywanie połączeń i listy książek telefonicznych do systemu telekomunikacyjnego. Wiele istniejących usług telefonii stacjonarnej to usługi hybrydowe wykorzystujące technologię VoIP lub wirtualne systemy telefoniczne.

Niezawodność i sprawdzanie czasu to zalety korzystania z systemów stacjonarnych. Istnieje jednak wiele wad wynikających z faktu, że wiele korporacji telekomunikacyjnych odchodzi od tradycyjnych telefonów stacjonarnych; wkrótce te urządzenia staną się przestarzałe. Duże korporacje są zazwyczaj jedynymi, które są w stanie w przystępnej cenie utrzymać tradycyjne systemy telefonii stacjonarnej ze względu na budżet przeznaczony na sprzęt i konserwację. Jednak nawet tam systemy te są często określane jako przestarzałe i stopniowo wymieniane.

Systemy VoIP

Zamiast używać staromodnych miedzianych przewodów telefonicznych do połączeń stacjonarnych, systemy telefoniczne VoIP zależą od firmowego łącza internetowego. Zapewniają również te same funkcje, które były dostępne tylko w drogich stacjonarnych systemach PBX, takie jak:

• Automatyczni asystenci.
• Kolejki połączeń.
• Integracja komputerowa.

Twoja firma może sobie pozwolić na wszystkie te funkcje dzięki tańszym systemom VoIP. Ich jedynym ograniczeniem jest to, że w celu uzyskania maksymalnej wydajności całkowicie wymagają niezawodnego i szybkiego połączenia internetowego. Systemy telefoniczne VoIP są również dostępne w dwóch typach.

VoIP lokalny

Jeśli Twoja firma korzysta z lokalnego systemu VoIP, cały sprzęt i wyposażenie telefonu znajduje się w firmowym centrum danych. Pozwala to Twojej firmie na całkowitą kontrolę nad konfiguracją telekomunikacyjną, choć wiąże się to ze zwiększoną opłatą wstępną i wymaga oddanych pracowników do dbania o sprzęt. Ten styl instalacji VoIP jest odpowiedni dla firm, które potrzebują całkowitego bezpieczeństwa swoich danych, aby wywiązać się z obowiązków związanych z przestrzeganiem przepisów, i które mają na miejscu załogę opiekującą się systemem.

VoIP oparty na chmurze

W przypadku korzystania z technologii VoIP w chmurze całym sprzętem fizycznym i bieżącymi usługami konserwacyjnymi zajmuje się dostawca systemu telefonicznego. System telefoniczny to wszystko, na czym Twoja firma musi się skoncentrować. Dzięki wykorzystaniu VoIP w chmurze nawet skromne firmy mogą uzyskać dostęp do wszystkich możliwości standardowej stacjonarnej centrali PBX wraz z dodatkowymi funkcjami VoIP, bez kłopotów związanych z konserwacją i kosztami. Firmy po prostu łączą się ze swoim systemem telefonicznym VoIP za pomocą Internetu.

Wirtualne systemy telefoniczne

Małe firmy i osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą często stwierdzają, że optymalnym rozwiązaniem dla ich potrzeb w zakresie telefonów służbowych jest wirtualny system telefoniczny, który jest również łatwo dostępny. Dzięki wirtualnemu systemowi telefonicznemu połączenia z Twoim firmowym numerem telefonu są kierowane do oprogramowania w chmurze, które ma wszystkie funkcje innych systemów, które omówiliśmy, takie jak:

• Rozszerzenia.
• Przekazywanie połączeń.
• Zadzwoń do analityki.
• Śledzenie połączeń.

Następnie możemy przekierować wszystkie połączenia przychodzące na telefony komórkowe, stacjonarne lub ewentualnie na Twoją pocztę głosową, zgodnie z preferowanymi przez Ciebie ustawieniami. W przeciwieństwie do innych systemów, wirtualne systemy telefoniczne łączą połączenia przy użyciu istniejących sieci telefonicznych, a ich możliwości adaptacyjne zapewniają pracownikom zdalnym taki sam dostęp do funkcji, jak w przypadku konwencjonalnych systemów.

Zobacz także: Telefonia cyfrowa a systemy telefoniczne VoIP – zalety i wady.

Czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze systemu telefonicznego dla firm

Przeglądając wszystkie funkcje, jakie mogą zapewniać różne systemy telefoniczne, ważne jest, aby wziąć pod uwagę kilka czynników poza nimi, w tym:

Budżet

Zanim wyciągniesz wnioski, rozważ wszystkie wydatki związane z zakupem systemu telefonicznego. Perspektywa posiadania własnej konfiguracji VoIP może być dla Ciebie atrakcyjna ze względu na kontrolę operacyjną, jaką zapewnia Twojej firmie, ale pamiętaj o znacznych kosztach początkowych oraz stałych wydatkach, które mogą przekraczać kwotę, jaką wydawałbyś co miesiąc.

Skalowalność

Skalowanie w górę nie jest prostym zadaniem w przypadku systemów stacjonarnych. Jeśli przyszły rozwój jest częścią Twoich planów, sprawdź dokładnie, czy dodanie nowych numerów kontaktowych i numerów wewnętrznych do systemu telefonicznego Twojej organizacji nie sprawiłoby żadnych trudności. Poszukaj także funkcjonalności, które mogą nie być obecnie używane, ale mogą okazać się konieczne później, aby mieć pewność, że wybrane rozwiązanie sprosta Twoim przyszłym wymaganiom biznesowym.

Pomoc techniczna

Poziom wsparcia technicznego powinien być kluczowym elementem przy podejmowaniu decyzji o wyborze rozwiązania. Jeśli zdecydujesz się na wewnętrzną technologię VoIP, istotne jest posiadanie systemu wsparcia w przypadku wyzwań związanych ze sprzętem i oprogramowaniem, którym Twój zespół nie jest w stanie sprostać. Jeśli zdecydujesz się na platformę VoIP w chmurze lub telefon wirtualny, ważne jest, aby ich wsparcie techniczne szybko reagowało na problemy.

Integracje

Wiele nowoczesnych systemów telefonicznych umożliwia integrację z innymi narzędziami programowymi używanymi w Twojej firmie, takimi jak CRM. Wszyscy dostawcy systemów telefonicznych mogą oferować różnorodne zintegrowane zestawy lub zapewniać dostęp do interfejsu API, aby Twój zespół techniczny mógł opracować własne. Kiedy kluczowym celem modernizacji systemu telefonicznego jest uproszczenie przepływu zadań, kluczowe znaczenie ma potwierdzenie, że rozwiązanie dobrze współpracuje z narzędziami, z których aktywnie korzystasz.

Jak wybrać dostawcę systemu telefonicznego dla firm?

Kiedy już zrozumiesz różne elementy charakterystyczne dla firmowego systemu telefonicznego wraz z pojęciem o jego typach w połączeniu z umiejętnościami ich stosowania zgodnie z wymaganiami przedsiębiorstwa; w związku z tym istnieje wyraźne zapotrzebowanie na inwestowanie czasu i energii w ten proces. Musimy już teraz zacząć szukać dostawcy systemu telefonicznego. Oto wskazówki, które mogą w tym pomóc:

• Dostawcy usług badawczych: Przeprowadź ankietę na temat witryn porównujących oprogramowanie online dostawców systemów telefonicznych, którzy zapewniają wszystkie potrzebne funkcje, a jednocześnie mogą pochwalić się godną pochwały reputacją i mieszczą się w Twoim budżecie.
• Poproś o wersje próbne: wielu dostawców udostępnia bezpłatne wersje próbne lub demo, które pozwolą Ci osobiście wchodzić w interakcję z ich systemami. Pomoże to Tobie i Twojemu zespołowi w ocenie, czy narzędzie spełnia wszystkie Twoje potrzeby.
• Porównaj ceny i umowy: różni dostawcy mogą mieć różne koszty ramowe. Oceń koszt każdego pakietu, który rozważasz, u każdego dostawcy. Aby zapewnić precyzyjną ocenę, sprawdź, czy w porównywanych planach uwzględniono wszystkie istotne funkcje, których potrzebuje Twoja firma.
• Przeczytaj recenzje i poproś o rekomendacje: Najlepsze rekomendacje mogą pochodzić od osób, które znasz w swojej branży. Mogą mieć podobne potrzeby w zakresie profesjonalnego systemu telefonicznego i być może będą w stanie doradzić rozwiązanie, które będzie dla Ciebie odpowiednie.
• Negocjuj z dostawcą: Po wybraniu dostawcy systemu telefonii biznesowej, który odpowiada Twoim potrzebom, targuj się o ostateczną umowę, aby zapewnić najlepszą ofertę. Gotowe plany mogą nie odpowiadać Twoim potrzebom i mogą kosztować więcej ze względu na dodatkowe i niepotrzebne funkcje. Często dostosowanie planu do swoich wymagań może zapewnić lepszą ofertę.

Powiązane: Luki w zabezpieczeniach VoIP i zagrożenia bezpieczeństwa: wszystko, co musisz wiedzieć.

Końcowe przemyślenia

W pewnym momencie w każdej firmie, niezależnie od tego, czy jest mała, czy duża, pojawia się potrzeba posiadania biznesowego systemu telefonicznego. Poprawi komfort pracy Twoich pracowników i klientów, uprości zarządzanie połączeniami i zwiększy produktywność. Biorąc jednak pod uwagę szeroką gamę dostępnych alternatywnych opcji, ważne jest, aby nie lekceważyć tej decyzji.

Przed wybraniem systemu telefonicznego konieczne jest rozważenie konkretnych potrzeb Twojej firmy. Niezależnie od tego, czy pozostaniesz wierny systemowi stacjonarnemu, wybierzesz konfigurację VoIP, czy zdecydujesz się na wirtualny system telefoniczny, wszystkie te formy mają zalety i wady, które mogą pomóc Twojej firmie. Do wyboru jest wielu dostawców usług. Jeśli jednak określisz rodzaj porozumienia niezbędny dla Twojej firmy; sprawdzenie cenników obejmujących funkcje, a także opinii użytkowników może przyspieszyć podjęcie decyzji o zakupie wydajnej konfiguracji telefonicznej, która zwiększy produktywność, prowadząc do lepszych osiągnięć organizacyjnych.