Co to jest list biznesowy? Jak komunikować się profesjonalnie

Komunikacja biznesowa to nie to samo, co zwykła komunikacja.

Przeciętny dzień w środowisku korporacyjnym obejmuje komunikację przez telefon, rozmowy wideo lub listy biznesowe. Komunikacja w pracy jest formalna i profesjonalna - a przynajmniej taka powinna być. Nawet w zrelaksowanej kulturze należy tworzyć i rejestrować pisemną korespondencję za pomocą oprogramowania do tworzenia dokumentów .

Listy biznesowe są często prywatne i poufne, a ich charakter różni się w zależności od interesariusza, do którego je wysyłasz. Temat powinien być jasny i ukierunkowany na cel, zachęcający do natychmiastowej uwagi.

Za każde zaproszenie na mówcę, referencje, płatność dostawcy lub kontynuację klienta możesz napisać list biznesowy.

Aby przygotować idealny list biznesowy, należy zwrócić szczególną uwagę na odbiorcę. Pisząc do inwestora, Twój język powinien być przekonujący i jasny. Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do świeżo zarejestrowanego klienta, podaj harmonogram wdrożenia produktu. Upewnij się również, że podczas wysyłania listu używasz oficjalnego papieru firmowego organizacji.

Niektóre przykłady listów biznesowych, które omówimy, to e-maile od rekruterów, listy z podziękowaniami, listy rekomendacyjne, listy z podziękowaniami i listy wprowadzające klientów.

Bez względu na przypadek użycia, list biznesowy powinien brzmieć ostro, zmotywowany do działania i profesjonalny. Doskonal swoje umiejętności pisania i bądź przygotowany na to, co cię czeka.

Łatwy do zrozumienia format listu biznesowego

Najpierw porozmawiajmy o tym, jak powinieneś sformatować list biznesowy. Specyfika każdego listu będzie wyglądać inaczej, ale jeśli musisz wysłać ogólny list biznesowy, musisz przejść przez reprezentację strukturalną.

1. Nagłówek: Jak każdy list, powinieneś mieć nagłówek z adresem i datą.

2. Zwrot grzecznościowy : Następnie należy napisać zwrot grzecznościowy. Wspomnij nazwę. e-mail, oznaczenie i adres nadawcy i odbiorcy listu. Standardowy format to imię i nazwisko odbiorcy, po którym następuje jego tytuł, firma i adres.

2. Następnie pojawia się temat . Podsumuj sporną kwestię listu biznesowego w jednym wierszu, zanim przejdziesz do następnej sekcji.

Potem przychodzi treść listu. Musisz odwołać się do odbiorcy po imieniu. Jeśli nie znasz ich nazwisk, możesz zaadresować list do „Do kogo to może dotyczyć”.

Kiedy skończysz pisać swój (bardzo ważny) list biznesowy, podpiszesz go uprzejmym podpisem.

Złóżmy to wszystko razem, aby stworzyć wstępny szablon listu biznesowego, którego można użyć do oceny sukcesu projektu i poprawy.

Najlepsze praktyki dotyczące listów biznesowych

Gdy wpadniesz w rytm pisania listów, pamiętaj, że list biznesowy nie jest zaproszeniem na przyjęcie urodzinowe. Lub coroczna kolacja przy grillu z członkami zespołu. Musisz pominąć uprzejmości i przejść od razu do rzeczy.

Jednym ze sposobów upewnienia się, że Twoja wiadomość zostanie odebrana zgodnie z przeznaczeniem, jest przestrzeganie poniższych najlepszych praktyk, niezależnie od unikalnego celu listu.

• Korekta: pamiętaj, aby przejrzeć swój list dwa lub trzy razy, sprawdzając błędy gramatyczne i ortograficzne. Dzięki temu będziesz wyglądać na bardziej przenikliwego w komunikacji.
• Edycje równorzędne : jeśli masz przyjaciela, kolegę lub mentora, o którym wiesz, że byłby chętny do edytowania dokumentu za Ciebie, nie bój się pytać. Spojrzenie świeżym umysłem na list wyłapie błędy, które przeoczył twój mózg.
• Format pliku: Upewnij się, że list jest zgodny z żądanym formatem pliku. Na przykład wysyłaj listy motywacyjne jako pliki PDF, ale wysyłaj listy sprzedażowe zgodnie z preferencjami Twojej firmy.
• Sprawdź pisownię imion i nazwisk: wiem, że już wspomniałem o korekcie, ale sprawdzenie, czy imiona i nazwiska zostały wpisane poprawnie, powinno być krokiem. Dotyczy to w szczególności listów motywacyjnych i listów intencyjnych. Prawidłowe podanie imienia osoby lub organizacji jest wyrazem szacunku.
• Długość listu: kontroluj długość słowa w liście biznesowym. Pomiń kwiecisty żargon lub wstęp i jeśli to możliwe, wypisz treść w wypunktowaniach. Podziel swoje obawy, jeden po drugim, jasnym tonem. Nie myl odbiorcy z osobą wysyłającą masowe wiadomości e-mail.
• Właściwy ton: Unikaj sarkazmu podczas pisania listu. Upewnij się, że na żadnym etapie odbiorca nie czuje się tak, jakby był zmuszany lub kazał wykonać określone zadanie. Bądź intuicyjny, empatyczny i życzliwy, ponieważ są to kamienie węgielne dobrego profesjonalisty.

Nie możemy wskazać żadnego ważnego rodzaju listu biznesowego. Jeden list biznesowy nie może mieć takiej samej treści jak inny. Dlatego podążanie za wstępnym szkicem i edytowanie go za każdym razem może być błędem w sztuce.

Rodzaje listów biznesowych

Listy biznesowe są podzielone zgodnie z ich przeznaczeniem. Nie każdy element komunikacji ma na celu wysłanie tego samego komunikatu. Niektóre listy kończą twój czas w firmie; inni sprawią, że zostaniesz zauważony przez nowego menedżera ds. rekrutacji. Niektóre są podsumowaniem Twojej kadencji jako pracownika; inne to ankiety, które pozwalają ocenić stopień zadowolenia z obecnego miejsca pracy.

Poniżej znajduje się lista różnych formatów listów biznesowych wraz z przykładami listów biznesowych, które pomogą Ci lepiej zrozumieć znaczenie.

Aby utrzymać profesjonalne relacje w miejscu pracy, zapoznaj się z następującymi rodzajami listów i kiedy ich używać.

1. Wysyłanie wiadomości e-mail do rekrutera

Wkraczając na bagna korporacyjnego świata, szukaj sposobów zabezpieczenia się. Każdy poszukujący pracy wypełnia aplikacje i dane osobowe oraz przesyła CV. To nie przyciąga wprawnego oka. Jak możesz powstrzymać się przed wpadnięciem w ten dołek redundancji? Wysyłając e-mail do rekrutera.

Obecnie jesteśmy świadkami najbardziej konkurencyjnej fazy stulecia. Na każde wolne stanowisko kandydaci ustawiają się w kolejce w setkach, a nawet tysiącach. Opis stanowiska dla roli na poziomie podstawowym zawiera nierealistyczne oczekiwania, takie jak „najwyższy poziom MBA”, „pięć lat doświadczenia” i tak dalej. Skromni kandydaci nie mają dokąd pójść, jeśli nie znają historii naukowców. Dobrze napisany e-mail do potencjalnego rekrutera może wyciągnąć Cię z tej rutyny i sprawić, że Twoja aplikacja zabłyśnie.

2. List motywacyjny

List motywacyjny to list, który wysyłasz do firmy, gdy chcesz wziąć pod uwagę ofertę pracy. Obejmuje dodatkowe aspekty podróży zawodowej, którą przebyłeś do tej pory, oprócz tego, co jest wymienione w twoim CV. Możesz podejść osobiście i dotknąć kilku dziwactw, aby przyciągnąć rekruterów swoim umysłem. Listy motywacyjne są zwykle składane wraz z podaniem o pracę i CV.

Listy motywacyjne mają na celu zatrudnienie Cię takim, jakim jesteś. Są to informacje, których zwykle nie byliby w stanie zebrać z innych profesjonalnych materiałów.

Aby uzyskać więcej informacji na temat pisania listów motywacyjnych, przeczytaj wszystko, co musisz wiedzieć o listach motywacyjnych.

Powinieneś napisać list motywacyjny za każdym razem, gdy próbujesz zostać zatrudniony do pracy w świecie korporacji. Wiele podań o pracę powie, że list motywacyjny jest opcjonalny. Mimo to zachęcam do napisania.

3. List z podziękowaniami

List z podziękowaniami jest wyrazem uznania dla odbiorcy za pomoc lub poświęcony czas. Możesz napisać list z podziękowaniami do potencjalnego ankietera, menedżera lub współpracownika, który pomógł ci przejść przez wyzwania i wyjść z siebie pewnym siebie. Zazwyczaj profesjonalne listy z podziękowaniami są pisane do kierowników ds. Rekrutacji lub ankieterów od kandydata, z którym przeprowadzono rozmowę kwalifikacyjną i rozpatrzono kandydaturę.

Listy z podziękowaniami to sposób na zasygnalizowanie wdzięczności Twojej potencjalnej nowej organizacji, a także pokazanie menedżerom, że nie boisz się przejąć inicjatywy.

Powinieneś napisać profesjonalny list z podziękowaniami z wielu powodów, ale w tym scenariuszu odnosimy się do listów jako ody do pracodawcy. W przypadku rozmówców powinni podziękować pracodawcy przed zorganizowaniem osobistej rozmowy wideo.

4. Rezygnacja

  List rezygnacyjny formalnie informuje twojego obecnego pracodawcę, że po krótkim czasie nie będziesz już u niego pracować. W bardziej ekstremalnych lub pilnych przypadkach rezygnacja informuje pracodawcę, że odejdziesz ze skutkiem natychmiastowym.

W większości scenariuszy pracownicy zwrócą ten list z dwu- lub trzytygodniowym wyprzedzeniem. Oznacza to, że poinformowałeś swojego pracodawcę, że odchodzisz, ale będziesz nadal pracować przez określony czas, aby pomóc w zmianie zatrudnienia na zastępstwo lub całkowitej utraty pracownika.  

Aby zażądać pełnego i ostatecznego rozliczenia (FnF) od byłego pracodawcy, skorzystaj z następującego projektu:

Powinieneś napisać list z rezygnacją, gdy jesteś gotowy rzucić pracę. Kwota wypowiedzenia będzie całkowicie zależała od Twojej sytuacji. Nie składaj jednak listu z rezygnacją, chyba że jesteś gotowy rzucić palenie w ciągu najbliższych dwóch lub trzech tygodni.

5. List referencyjny

List referencyjny jest napisany przez kontakt zawodowy lub osobisty, który gwarantuje umiejętności i doświadczenie kandydata w nadziei, że pomoże mu uzyskać nową ofertę pracy. Listy referencyjne są często pisane przez byłych menedżerów lub innych dyrektorów lub nauczycieli, profesorów i mentorów. Listy referencyjne będą czasami, ale niezbyt często, pisane przez przyjaciół lub sąsiadów.

Bez względu na to, kto je pisze, powinny to być pozytywne relacje z doświadczenia profesjonalisty w pracy z kandydatem lub nadzorowaniu go. Powinny przytoczyć konkretne anegdoty i opisać aspekty charakteru kandydata. List referencyjny jest również znany jako „list polecający”.

Powinieneś napisać list referencyjny, jeśli zostałeś poproszony o napisanie listu referencyjnego. Powinieneś powiedzieć „tak” tylko wtedy, gdy możesz szczerze i pozytywnie wypowiedzieć się na temat charakteru i doświadczenia zawodowego danej osoby. Jeśli ktoś, kogo nie znasz dobrze lub nie oceniasz dobrze, prosi cię o napisanie listu referencyjnego, najlepiej grzecznie odmówić.

6. List intencyjny

List intencyjny jest dokładnie tym, czym się wydaje: jest listem deklarującym twoje intencje. Listy intencyjne służą do zawarcia umowy między różnymi stronami. Można ich używać podczas przygotowywania propozycji, ubiegania się o pracę lub przyjmowania jej lub uzgadniania konkretnej umowy.

List intencyjny zawiera Twoje potwierdzenie wykonania określonego zadania. Możesz zostać przydzielony do nowego projektu, ale nie wiesz, jak zacząć. List intencyjny może pokazać twoją sympatię, pomóc w szukaniu wskazówek i poprawić sytuację.

Możesz użyć listu intencyjnego, aby przekazać przyszłe obawy, a także ogłosić lub upublicznić swoje preferencje. List intencyjny wiąże obie strony „dorozumianą” umową z pewnym wspólnym pomostem interesów.

8. List sprzedażowy

List sprzedażowy, być może lepiej rozumiany jako e-mail sprzedażowy, jest formą komunikacji, która ma na celu zaangażowanie i zainteresowanie czytelnika, aby dowiedzieć się więcej o produkcie lub usłudze.

Istnieje wiele różnych strategii dotyczących tego, jak należy napisać list sprzedażowy. Ostatecznie powinieneś realizować strategię, którą Twoja firma określa w swoim podręczniku. Wszystkie listy sprzedażowe powinny jednak zawierać wezwanie do działania, a także sposób skontaktowania się z Tobą w przypadku zainteresowania czytelnika.

Powinieneś napisać list sprzedażowy, gdy chcesz zwrócić na siebie uwagę profesjonalisty lub organizacji. Innymi słowy, gdy masz nadzieję zainteresować kogoś transakcją lub sprzedażą.

9. List reklamacyjny

List z reklamacją to list, który piszesz, gdy masz spór z organizacją lub osobą. Informuje o twoich obawach i stawia je w centrum uwagi. Jedna skarga może przemawiać w imieniu kilku innych członków zespołu. Powiedzmy, że otrzymałeś przerażającą obsługę klienta lub znalazłeś reklamę skierowaną do Ciebie w niewłaściwy sposób.

Napisałbyś list ze skargą, aby poinformować organizację o sytuacji i pozwolić im zdecydować o dalszych krokach.

Chociaż w tytule jest słowo „skarga”, nie wszystkie listy reklamacyjne muszą być dokumentami wściekłości, w których wyciągasz firmę za jakieś wykroczenie. Mogą to być prosty opis twojego niezadowolenia z kilkoma sugerowanymi oczekiwaniami dotyczącymi odwołania.

Jeśli jednak jesteś zły, zrób to.

Powinieneś napisać list reklamacyjny, gdy masz skargę. To prawda, że ​​obecnie mamy wiele innych metod składania skarg (szczęśliwi przedstawiciele obsługi klienta).

Częściej zdarza się, że ktoś dzwoni na infolinię obsługi klienta firmy lub nawet rozmawia przez Internet z przedstawicielem. List jest bardziej formalnym sposobem komunikowania się, ale przekazuje wiadomość, że traktujesz ten problem wystarczająco poważnie, aby napisać.

10. List korygujący

Listy korygujące to firma lub osoby fizyczne odpowiadające na list reklamacyjny. Pismo powinno jasno określać stanowisko firmy w sprawie.

Jeśli opowiadasz się po stronie klienta, powiedz to natychmiast. Jeśli nie opowiadasz się po stronie klienta, pamiętaj, aby jasno to zakomunikować, jednocześnie oferując wyjątkową obsługę klienta.

List korygujący należy napisać po otrzymaniu przez firmę listu reklamacyjnego od klienta. Ważne jest, aby odpowiadać na zapytania dotyczące pomocy technicznej, aby zachować twarz i utrzymać lojalność klientów.

11. List zamówienia

List zamówienia to dokument, w którym menedżerowie lub właściciele firm przekazują swoim producentom specyfikę tego, co kupią. Listy zamówień zawierają informacje, takie jak ilości, rozmiary, kolory, nazwy produktów i numery zamówień oraz przewidywana cena.

Listy zamówień są często formatowane jako formularz, a nie oficjalny list biznesowy. Dzieje się tak, ponieważ formularze i arkusze kalkulacyjne ułatwiają zrozumienie szerszego obrazu tego, czego chce dana osoba.

Powinieneś napisać list z zamówieniem, gdy jesteś gotowy do zakupu towarów hurtowych do sprzedaży detalicznej. Niektórzy menedżerowie i właściciele firm uwzględniają płatność za towary w zamówieniu, dlatego konieczne jest, aby nie wysyłać listu z zamówieniem, dopóki nie będziesz gotowy i nie będziesz mógł dokonać zakupu.

12. Listy potwierdzające

Listy potwierdzające są jak potwierdzenia zamówienia. Firmy wysyłają je, aby poinformować klienta lub relację, że otrzymały wcześniejsze telefony, e-maile, listy itp.

Potwierdzenia niczego nie gwarantują. Nie komunikują również, że firma podjęła kroki w celu poprawy sytuacji. Raczej mówią klientowi, że zostali wysłuchani.

Firmy powinny napisać list z potwierdzeniem, gdy uznają za konieczne, aby osoba lub organizacja wiedziała, że ​​otrzymała ich korespondencję. Jest to szczególnie konieczne, jeśli pierwotna wiadomość dotyczyła czegoś poważnego, na przykład urazu w sklepie.

List potwierdzający nie oznacza, że ​​podjąłeś jakiekolwiek działania. Jest to raczej biznesowy odpowiednik potwierdzenia przeczytania – dający pewność.

Co do litery

List biznesowy wyjaśnia zwięzłość sytuacji i sugeruje sposoby obejścia jej bez szkody. Pomyśl o tym jako o zamienniku profesjonalnych rozmów przy kawie. Musisz ostrożnie trzymać pióro, aby nie wylać nieprofesjonalizmu.

Mamy nadzieję, że daje to wyobrażenie o listach biznesowych. Uczyń z tego swój oficjalny sposób interakcji, tak aby druga strona miała bardzo mało do powiedzenia na temat sprzeciwu.

Im silniejsza kultura firmy, tym mniej negatywnych listów biznesowych. Wdrażaj najlepsze praktyki kulturowe firmy i bądź na czele satysfakcji pracowników.