Co to są wydatki biznesowe? Jak napędzać inteligentne oszczędności podatkowe

Nie możesz prowadzić biznesu, nie wiedząc, co przynosi ci pieniądze, a co je wyczerpuje.

Każda firma ma wydatki, niezależnie od tego, czy prowadzisz działalność w domu, czy w biurze firmy. Śledzenie tych wydatków jest niezwykle ważne dla właściciela firmy, dużej lub małej. Wydatki te mogą być wydatkami kapitałowymi lub operacyjnymi, które pojawiają się jako odliczenia w rachunku zysków i strat.

Możesz obliczyć podlegający opodatkowaniu dochód netto swojej firmy, odejmując te odliczenia od całkowitego dochodu. Firmy zazwyczaj śledzą wydatki biznesowe i zarządzają nimi za pomocą oprogramowania księgowego.

Publikacja Internal Revenue Service (IRS) 535 daje jasne wyobrażenie o kosztach biznesowych podlegających odliczeniu i niepodlegających odliczeniu. Stwierdza, że ​​wydatek biznesowy musi być zarówno niezbędny, jak i zwykły, aby mógł zostać odliczony od podatku. Wydatki te mogą być w całości lub w części odliczone.

Zwykłe wydatki to typowe wydatki związane z działalnością gospodarczą, takie jak opłaty za instalację linii telefonicznej. Niezbędne wydatki to te, które pomagają Ci efektywnie handlować. Wydatki nie muszą być niezbędne, aby można je było uznać za konieczne. Typowe przykłady to czynsz, lista płac i zapasy.

Ważne jest, aby umieć rozróżnić wydatki służbowe i osobiste. Czy lunch ze współpracownikiem jest naprawdę pomocny dla Twojej firmy? Co powiesz na tę lampę lawową na biurku? Niestety żadna z tych rzeczy nie podlega odliczeniu kosztów prowadzenia działalności.

Wydatki biznesowe a wydatki osobiste

Wydatki służbowe to wydatki , które wydajesz w celach służbowych lub podczas prowadzenia działalności gospodarczej. Typowe wydatki biznesowe pojawiają się, gdy kupujesz sprzęt w celu usprawnienia produkcji lub wynajmujesz powierzchnię biurową. Możesz odliczyć te wydatki od dochodu, aby obniżyć zobowiązania podatkowe. Upewnij się, że dokumenty dotyczące tych wydatków wyraźnie wskazują kwotę wydatku, nazwę sprzedawcy i datę.

Wydatki osobiste to te, które nie są niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej. Dlatego mądrze jest korzystać z firmowych kont bankowych na wydatki związane z biznesem. W ten sposób możesz oddzielić wydatki osobiste do celów podatkowych.

Raportowanie rachunku zysków i strat

Rachunek zysków i strat to główne zestawienie finansowe, którego firmy używają do rejestrowania wydatków i określania dochodu podlegającego opodatkowaniu. Rachunki dochodów dają widok 360° wydatków, kosztów bezpośrednich, kosztów pośrednich i przychodów.

Koszty bezpośrednie

Koszty bezpośrednie to wydatki, które ponosisz bezpośrednio podczas produkcji towarów lub usług. Ten koszt sprzedanych towarów (COGS), znany również jako koszt sprzedanych towarów wyprodukowanych lub zakupionych, ma duży udział w bezpośrednich wydatkach firmy.

KWS równa się różnicy między stanem zapasów na początku i na końcu roku podatkowego. Ta różnica jest również znana jako wartość zapasów. Możesz odjąć KWS lub wartość zapasów od całkowitego przychodu, aby znaleźć zysk brutto za dany rok.

Koszty pośrednie

Koszty pośrednie to wydatki operacyjne, które Twoja firma ponosi w związku z administracją i codziennymi czynnościami konserwacyjnymi. Typowe przykłady obejmują wydatki ogólne, wynagrodzenia kadry kierowniczej, koszty marketingu i amortyzację.

Te koszty operacyjne mogą być stałe, zmienne lub półzmienne, ponieważ nie zmieniają się wraz z produkcją lub sprzedażą. Odjęcie kosztów pośrednich od zysku brutto daje zysk przed odsetkami i podatkami (EBIT).

Deprecjacja

Amortyzacja to proces alokacji lub odejmowania kosztu fizycznego składnika aktywów firmy przez długi okres czasu zamiast jednego roku. Koszty amortyzacji dotyczą aktywów takich jak nieruchomości, meble, komputery itp.

Amortyzację można wykazać jako koszt pośredni, podlegający odliczeniu od podatku, w rachunku zysków i strat. Zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości (GAAP) firmy muszą stosować standardowe metody amortyzacji i specjalne harmonogramy amortyzacji.

Amortyzacja jest podobna do amortyzacji, ale dotyczy kosztu składnika wartości niematerialnych. Firmy mogą również wykazywać wydatki z tytułu odsetek lub odsetki zapłacone od pożyczek z dochodu podlegającego opodatkowaniu.

Koszty prowadzenia działalności gospodarczej podlegające odliczeniu od podatku

Wracając do definicji z IRS, wydatki biznesowe podlegają odliczeniu, jeśli są uważane za zwykłe (inne firmy, takie jak Twoja, również ponoszą ten wydatek) i konieczne (wydatek jest pomocny dla Twojej firmy).

Lokalizacja

Większość firm potrzebuje fizycznej lokalizacji, z której będzie działać – w lokalu stacjonarnym, powierzchni biurowej i tak dalej. Z tymi przestrzeniami wiążą się hipoteki, dzierżawy, czynsze i media, z których wszystkie są kosztami biznesowymi podlegającymi odliczeniu. Obejmuje to również wydatki na telefon i komputer.

Jeśli jesteś samozatrudnionym właścicielem małej firmy działającej w domu, możesz kwalifikować się do częściowego odliczenia podatku od nieruchomości, odsetek od kredytu hipotecznego i powierzchni biurowej w domu, która jest głównym miejscem prowadzenia działalności.

Publikacja IRS 587 zawiera bardzo surowe zasady dotyczące potrąceń z tytułu domowego biura.

Nie wiesz, co podlega odliczeniu? Rozważ użycie oprogramowania podatkowego dla małych firm w celu usprawnienia składania zeznań podatkowych.

Sprzęt

Aktywa, które kupujesz do użytku biznesowego (na przykład drukarki, meble biurowe, regały itp.) podlegają odliczeniu kosztów biznesowych.

Koszt tych aktywów jest trochę trudny, ponieważ tracą one na wartości w czasie. Pomyśl o wartości samochodu, gdy opuszcza parking; koszt aktywów długoterminowych robi coś podobnego, gdy wartość aktywów zmniejsza się w pewnym okresie czasu. Oprogramowanie do zarządzania aktywami przedsiębiorstwa (EAM) może pomóc większym firmom kontrolować, ile są warte ich aktywa. Rozważ obliczenie amortyzacji przed odliczeniem odpowiedniej kwoty.

Artykuły biurowe

Rzeczy takie jak zszywki, papier do drukarki, karteczki samoprzylepne, zakreślacze i inne materiały biurowe mogą wydawać się maleńkie. Ale kiedy uzupełniasz je co miesiąc, naprawdę mogą się sumować. Prowadzenie spisu tych drobiazgów może być niezwykle pomocne przy zgłaszaniu ich jako wydatków służbowych podlegających odliczeniu.

Oprogramowanie

Pomoc, jaką niektóre programy mogą zapewnić firmie, jest nieporównywalna z niczym innym, co czyni ją niezbędną dla freelancerów i firm, zarówno dużych, jak i małych. Całe to oprogramowanie będzie ważne do śledzenia, abyś mógł odliczyć niezbędne składniki od swoich podatków.

Pilnowanie umów, które Twoja firma ma z dostawcami, aż do indywidualnych miejsc dla pracowników, może pomóc Ci przede wszystkim zarządzać ilością pieniędzy, które wydajesz. Z G2 Track możesz zrobić to wszystko i więcej.

Istnieją pewne szczególne okoliczności, w których oprogramowanie nie podlega odliczeniu. Dla pewności sprawdź sekcję 179.

Reklama i marketing

Koszty reklamy drukowanej i cyfrowej, a także koszty wszelkich materiałów marketingowych i materiałów promocyjnych można odliczyć. Koszty drukowania lub digitalizacji mogą być wysokie, ale zastanów się, ile płacisz swojemu niezależnemu grafikowi za wymyślenie nowej koncepcji, a także ile płacisz za dostawę. Te koszty też można odliczyć.

Częściowo podlegające odliczeniu koszty prowadzenia działalności gospodarczej

Powyższa lista jasno pokazuje, że wydatki biznesowe podlegające odliczeniu to właśnie: wydatki biznesowe. Są jednak chwile, kiedy granica między wydatkami biznesowymi a osobistymi staje się nieco rozmyta.

Na przykład prezenty, wydatki na rozrywkę i niektóre wydatki na podróże podlegają odliczeniu tylko częściowo, zgodnie z IRS. Możesz zagłębić się w szczegóły publikacji IRS 535 z profesjonalnym księgowym, aby upewnić się, że rejestrujesz wszystko tak dokładnie, jak to możliwe.

Koszty prowadzenia działalności gospodarczej nie podlegające odliczeniu

Wreszcie, istnieją pewne wydatki biznesowe, których IRS po prostu nie odliczy. Przede wszystkim IRS nie odliczy niczego, na co nie przedstawisz dowodu. Jeśli nie masz dokumentów, nie kłopocz się ich przesyłaniem. Ale nawet z zapisami, następujące nigdy nie będą podlegać odliczeniu:

• Składki klubowe
• Odzież do pracy
• Darowizny polityczne
• Grzywny i kary
• Koszty dojazdów
• Federalne lub stanowe podatki dochodowe i inne podatki

Wskazówki dotyczące zarządzania wydatkami biznesowymi

Wydatki biznesowe mogą być trudne do zarządzania, ale mogą również pomóc zminimalizować ogólne zobowiązania podatkowe. Wypróbuj te wskazówki, aby usprawnić zarządzanie wydatkami biznesowymi.

• Prowadź skrupulatną dokumentację odliczeń podatkowych i audytów IRS. IRS wymaga przechowywania paragonów, dokumentacji zatrudnienia i zeznań podatkowych przez okres do czterech lat. Jeśli odpisujesz nieściągalny dług, rozważ przechowywanie odpowiednich dokumentów przez siedem lat.
• Przechowuj rachunki za koszty podróży służbowych, które można odliczyć od podatku , w tym koszty transportu, zakwaterowania i posiłków służbowych.
• Oddziel wydatki osobiste i firmowe, ponieważ możesz odpisać wydatki biznesowe, aby zmniejszyć zobowiązanie podatkowe.
• Bądź na bieżąco z kosztami uzyskania przychodu. Chociaż nie wszystkie wydatki można odliczyć od podatku, większość z nich może kwalifikować się do odpisów podatkowych. Na przykład możesz nie być w stanie odpisać nakładów inwestycyjnych na duży sprzęt w ciągu roku. Ale możesz odpisać jego koszty operacyjne i wartość amortyzacji.
• Okresowo przeglądaj wydatki. Wdrażaj solidne zasady zarządzania wydatkami i podwójne księgowanie, aby śledzić wydatki i zapobiegać błędom księgowym.

Oprogramowanie księgowe do wydatków biznesowych

Rozwiązania w zakresie oprogramowania księgowego zapewniają dokładne prowadzenie dokumentacji poprzez automatyzację procesów zarządzania finansami. W zależności od wybranego oprogramowania będziesz także w stanie obsługiwać fakturowanie, raportowanie finansowe, przetwarzanie listy płac i uzgadnianie.

Zachowaj odpowiedzialność dzięki lepszej księgowości

W rzeczywistości definicja odliczeń biznesowych ma sens. Najtrudniejsze jest śledzenie przychodów i wydatków biznesowych oraz wiedza, co podlega odliczeniu, a co nie.

Jeśli masz czas, aby przeczytać o tym samodzielnie, nie krępuj się. Ale wiedz, że są też specjaliści podatkowi lub biegli rewidenci (CPA), którzy są bardziej niż szczęśliwi, mogąc pomóc Ci w księgowości biznesowej.

Sprawdź najlepsze platformy księgowe, które pomogą Ci pracować mądrzej i szybciej się rozwijać.

Ten artykuł został pierwotnie opublikowany w 2019 roku. Został zaktualizowany o nowe informacje.