Wdrożenie oprogramowania do zarządzania zarządem (BMS) ma kluczowe znaczenie dla każdej strategii biznesowej.

Z tego artykułu dowiesz się, jak stworzyć przekonujące uzasadnienie biznesowe dla oprogramowania do zarządzania zarządem. Celem jest, abyś odszedł poinformowany i wiedział, że cały przepływ pracy w Twojej firmie zostanie wzmocniony dzięki oprogramowaniu do zarządzania zarządem po Twojej stronie.

Zanim wybierzesz odpowiedniego dostawcę, musisz mieć pewność, że przedstawisz zainteresowanym stronom uzasadnienie biznesowe, wyjaśniając, dlaczego oprogramowanie do zarządzania zarządem jest niezbędne.

Wiedza o tym, od czego zacząć z technologią zarządzania tablicą, może być przytłaczająca, ale masz sporo szczęścia. Ponieważ oprogramowanie ma tak wiele zalet i dotyka niemal każdego aspektu organizacji, można je z łatwością dopasować do każdego portfela projektów IT.

Zakup oprogramowania do zarządzania płytą główną

Bez względu na główny cel, oprogramowanie do zarządzania płytą z łatwością dopasowuje się do każdej strategii zaopatrzenia w IT, więc łatwo jest stworzyć przekonujące uzasadnienie biznesowe.

Zarys sprawy wygląda podobnie do biznesplanu:

1. Podsumowanie wykonawcze i cele rozpoczynają się od tego, co próbujesz osiągnąć i dlaczego.
2. Korzyści i ograniczenia to prosta jakościowa analiza tego, jak i dlaczego oprogramowanie do tablic okaże się przekonujące.
3. Analiza finansowa bada implikacje ilościowe — twarde dolary i centy Twojej inwestycji.
4. Ocena ryzyka dotyczy możliwych pułapek i niedociągnięć.
5. Identyfikacja opcji ostatecznie zapewnia Twoim interesariuszom analizę posągowych i alternatywnych rozwiązań.

BMS jest rozwiązaniem transakcyjnym i zapewnia administratorom i dyrektorom elastyczność pracy z dowolnego miejsca. Usprawnia zarządzanie, centralizuje komunikację i zwiększa bezpieczeństwo. Projekt transakcyjny, taki jak oprogramowanie tablicy, wymaga poprawy wydajności i produktywności przy jednoczesnym zmniejszeniu ryzyka.

Dodatkowo jest infrastrukturalny, zmniejsza koszty pracy i zmniejsza ilość odpadów. Oprogramowanie Board zwiększa produktywność, minimalizując czas poświęcany na codzienne zadania i eliminując marnotrawstwo papieru. Kto może dyskutować ze wzrostem produktywności, zaoszczędzonymi pieniędzmi i niższym śladem węglowym?

Co więcej, jest to informacyjne dzięki terminowej dystrybucji informacji z mniejszą liczbą błędów, projekty te zamykają asymetrie informacyjne. Rzeczywiście, dokładność i wiarygodność informacji są najważniejsze dla dyrektorów. Powinno być łatwo udowodnić, że ten projekt wypełnia lukę informacyjną i poprawia zdolność dyrektorów do kierowania strategicznym rozwojem organizacji.

Wreszcie jest strategiczny.

Przyczyniając się do przewagi konkurencyjnej Twojej organizacji, łatwo jest udowodnić, że oprogramowanie zarządu wyposaża Twoich dyrektorów w lepsze rozważenie długoterminowej strategii. Jako zarządcy strategii Twojej organizacji, pomaga im pozostać zaangażowanymi w Twoją organizację, współpracować i wnosić wkład dzięki lepszym informacjom na wyciągnięcie ręki.

Korzyści i ograniczenia oprogramowania do zarządzania tablicą

W tej sekcji omówimy zalety i ograniczenia oprogramowania do zarządzania tablicą.

Korzyści z narzędzi do zarządzania zarządem

Przy sporządzaniu jasnego uzasadnienia biznesowego nie wszystkie korzyści są sobie równe. Oto, na co należy zwrócić szczególną uwagę podczas rozpatrywania sprawy.

Oprogramowanie zarządcze zapewnia, że ​​dyrektorzy są lepiej poinformowani, aby podejmować mądre decyzje. Usprawnione narzędzia do zarządzania, które poprawiają niezawodność informacji. Kiedy materiały są dystrybuowane z dużym wyprzedzeniem, a dyrektorzy są zaangażowani w przeglądanie materiałów na własnych warunkach, spotkania stają się wspólnym wysiłkiem – miejscem podejmowania ważnych decyzji i myślenia o długoterminowej kondycji organizacji.

Jest to dowód dla interesariuszy, że poważnie traktujesz zarządzanie obowiązkami w zakresie ochrony środowiska, spraw społecznych i ładu korporacyjnego (ESG). Dzięki ulepszeniom informacyjnym dyrektorzy mogą żywo debatować nad strategią i podejmować decyzje ukierunkowane na długoterminową perspektywę.

Obniża koszty biznesowe

Zmierzenie redukcji kosztów podczas analizy finansowej jest proste. Łatwo to przeoczyć, ponieważ zawsze tak się robiło, ale koszty drukowania materiałów na tablice niezmiennie są wyższe niż w przypadku większości programów do tablic. Weź pod uwagę wszystko, co się z tym wiąże: papier, segregatory, drukarki, toner, wysyłkę i przedruki. Ludzie zazwyczaj stwierdzają, że tylko podstawowe materiały kosztują więcej.

Odkryliśmy, że oprogramowanie do tablic zazwyczaj skraca czas potrzebny do utworzenia zeszytów tablic o połowę. Weź pod uwagę czas zaoszczędzony na dokonywaniu zmian i uzupełnień w ostatniej chwili, a uzyskasz wyraźne ilościowe oszczędności pracy.

Zmniejsza zagrożenia bezpieczeństwa

Twoja ocena ryzyka przeanalizuje potencjalne pułapki, konsekwencje i strategie unikania tych zagrożeń. Jednak z odpowiednim dostawcą ryzyko to jest znacznie ograniczone.

• Cyberbezpieczeństwo: zastanów się, czy papier i poczta elektroniczna narażają Cię na ryzyko nieautoryzowanego ujawnienia poufnych informacji zarządu, które mogą natychmiast wpłynąć na sytuację finansową i markę Twojej organizacji oraz zwiększyć ryzyko cyberataków.
• Adopcja przez zarząd: Należy pamiętać, że istnieje ryzyko, że wybrane przez Ciebie oprogramowanie nie będzie dostosowane do grupy demograficznej Twojego dyrektora, co spowoduje brak adopcji, co doprowadzi do zmarnowanej inwestycji.
• Ciągłe innowacje i wsparcie: Konsolidacja BMS stwarza ryzyko wyboru dostawcy, który nie wspiera już aktywnie swojego produktu

Ograniczenia platform do zarządzania tablicami

Żadna technologia nie jest doskonała.

• Brak personalizacji: w rozwiązaniach do zarządzania tablicami brakuje obecnie platformy programistycznej umożliwiającej personalizację oprogramowania, co oznacza, że ​​większość oprogramowania na rynku ma ustandaryzowane funkcje.
• Mają niewiele integracji: narzędzia nie są łatwe do zintegrowania z innym oprogramowaniem do współpracy i produktywności ze względu na obawy dotyczące bezpieczeństwa.

Czego powinieneś szukać u dostawcy usług zarządzania tablicami

Podczas prezentacji interesariuszom zostaniesz poproszony o przedstawienie statusu quo i analizę dostawcy. Twoja analiza status quo powinna uwzględniać marnotrawstwo i ciężar papieru oraz zagrożenia związane z bezpieczeństwem poczty e-mail i może obejmować rachunek kosztów związanych z tworzeniem własnego wewnętrznego oprogramowania tablicy.

Oceń przewodniki dla kupujących dotyczące zarządzania zarządem, aby podejmować decyzje w oparciu o konkretne zapytania, aby sprawdzić, kto nadal pełni służbę, a nie nieczynną spółkę zależną. Jest to ważne, ponieważ gdy firma szuka jedynie planu wyjścia, chętnie zostanie kupiona i pozostawiona jako spółka zależna, co spowoduje przekierowanie zasobów z rozwoju, wsparcia i technologii.

Oceń wartości dostawcy

Jeśli kiedykolwiek byłeś w DMV, wiesz, jak to jest czuć się jak liczba, a nie osoba. Wybierając dostawcę, na którym możesz polegać w zakresie pracy wykonanej przez zarząd, wybór kogoś, kto podziela Twoje wartości, ma kluczowe znaczenie dla długoterminowego sukcesu.

Jeśli Twojemu zespołowi zależy na społeczności, poszukaj dostawcy z programami zwrotu zysków i czasu społeczności. Sporządź listę osób i kultury osób, z którymi pracujesz, i porównaj je z kulturą dostawcy.

Dostawca zarządzania zarządem, który postrzega Cię jako osobę, która stawia swoją społeczność na pierwszym miejscu i docenia swoich pracowników, jest dostawcą, który będzie się o Ciebie troszczył. A to ostatecznie prowadzi do trwałego partnerstwa zbudowanego na zaufaniu.

Usprawniona tablica, silniejszy biznes

Na szczęście dla każdego, kto rozważa projekt oprogramowania do zarządzania tablicą, sprawa jest łatwa do wykonania. Dzięki wyraźnym korzyściom, nielicznym ograniczeniom, wyraźnym korzyściom finansowym i ograniczonemu ryzyku interesariusze uznają tę sprawę za przekonującą. Tak przekonujące, że wkrótce zostaniesz poproszony o wybranie dostawcy.

Inwestycja w BMS to wielki krok w kierunku sukcesu biznesowego, ale nie musi się na tym kończyć. Zainwestuj w środki zapewniające ciągłość biznesową, aby pomóc kluczowym liderom organizacyjnym przygotować się na sytuacje awaryjne.