11 najlepszych narzędzi do współpracy dla małych firm w 2023 r

Współpraca ma kluczowe znaczenie dla małych firm, aby osiągnąć swoje cele i odnieść sukces. W związku z tym posiadanie najlepszych narzędzi do współpracy w 2023 r. staje się coraz ważniejsze. Jednak przy ogromnej liczbie opcji dostępnych obecnie na rynku znalezienie produktu najbardziej odpowiedniego dla potrzeb Twojej firmy może być przytłaczające.

Nie bój się! Doskonale rozumiemy ten problem i poświęciliśmy niezliczone godziny na badanie 11 najlepszych narzędzi do współpracy zaprojektowanych specjalnie, aby pomóc małym firmom odnieść sukces w dzisiejszym cyfrowym krajobrazie.

W tym poście na blogu omówimy te potężne rozwiązania, abyś był lepiej poinformowany przy podejmowaniu decyzji o tym, która platforma najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak wybór jednej z tych platform może usprawnić współpracę między zespołami i zmaksymalizować produktywność!

Czym są narzędzia do współpracy?

Narzędzia do współpracy to oprogramowanie zaprojektowane, aby pomóc zespołom w skuteczniejszej komunikacji, koordynowaniu i wykonywaniu zadań. Te platformy cyfrowe umożliwiają użytkownikom zdalną współpracę w ramach różnych funkcji w czasie rzeczywistym w ramach organizacji biznesowej lub firmy.

Typowe funkcje oprogramowania do współpracy obejmują udostępnianie plików, usługi przesyłania wiadomości, wideokonferencje, systemy zarządzania zadaniami i narzędzia do edycji dokumentów. Zapewniają wspólne przestrzenie, a także natychmiastową komunikację, dzięki czemu członkowie zespołu mogą wydajnie współpracować nad projektami, nawet jeśli znajdują się w różnych lokalizacjach na całym świecie, łącząc wspólną wiedzę zespołów w centralne rdzenie danych do przeglądu i dyskusji.

Wykorzystując moc tych rozwiązań do współpracy, właściciele małych firm mogą czerpać ogromne korzyści, takie jak zwiększona produktywność i wydajność, co przekłada się na większe zyski w dłuższej perspektywie!

Powiązane: 10 najlepszych programów do śledzenia czasu dla freelancerów w 2023 r.

1. Trello: do wizualnego zarządzania projektami

Trello to popularne narzędzie do zarządzania projektami, znane z przyjaznego dla użytkownika interfejsu i zaawansowanych funkcji tablicy Kanban. To wizualne podejście do zarządzania zadaniami sprawia, że ​​jest ono idealne dla zespołów każdej wielkości, w tym małych firm, ponieważ zapewnia doskonały przegląd projektów w sposób przejrzysty i łatwy.

Umożliwia także współpracę nad projektami z dowolnego miejsca, nawet na urządzeniach mobilnych, co upraszcza zdalną pracę zespołową. Format listy rzeczy do zrobienia Trello umożliwia usprawnienie przepływów pracy poprzez automatyzację żmudnych zadań, takich jak śledzenie budżetu lub śledzenie wyników.

Jego bezpłatny plan jest odpowiedni dla małych zespołów, które chcą zanurzyć się w świecie zarządzania projektami, zanim zaangażują więcej zasobów w większe narzędzia, takie jak Asana lub Monday.com.

2. Slack: do komunikacji w czasie rzeczywistym

Slack to najlepsze narzędzie do współpracy zespołowej dla małych firm, zapewniające narzędzia do komunikacji online i udostępniania plików. Pomaga zdalnym zespołom pozostawać w kontakcie i współpracować w czasie rzeczywistym, co zwiększa produktywność.

Dzięki kanałom ułatwiającym rozmowę, wbudowanym narzędziom wyszukiwania do szybkiego wyszukiwania informacji na podstawie słów kluczowych lub fraz, integracji z aplikacjami innych firm, takimi jak GitHub i Asana, przesyłaniu plików, wirtualnym obszarom roboczym, a także możliwościom połączeń głosowych i czatów wideo podczas spotkań – Slack ma wszystkie funkcje niezbędne do optymalizacji przepływu pracy.

W przeciwieństwie do innych rozwiązań, takich jak Microsoft Teams, które są bardziej przeznaczone dla większych organizacji z dziesiątkami osób pracujących nad projektami jednocześnie ─ Slack oferuje bardziej płynną opcję dla mniejszych firm, które mają mało personelu, ale nadal potrzebują wydajnych platform współpracy, aby wszystko działało płynnie.

Na przykład istnieje Fleep Connect, który umożliwia połączenie wielu kont w jedną ujednoliconą przestrzeń, redukując zbędne rozmowy i gwarantując, że wszyscy są na bieżąco z zadaniami, bez względu na lokalizację lub zawód.

Dodatkowo wiadomości błyskawiczne mogą pomóc w wyeliminowaniu wąskich gardeł powstałych, gdy wiadomości wymagają dodatkowych wyjaśnień, co skutkuje krótszymi okresami podejmowania decyzji, oszczędzając zarówno czas, jak i pieniądze, przy jednoczesnym zwiększeniu ogólnej wydajności — jest to szczególnie ważne w dzisiejszym dynamicznym środowisku pracy, w którym liczy się każda sekunda!

3. Asana: do automatyzacji przepływu pracy

Asana to najwyżej oceniana platforma współpracy dla zespołów z różnych branż, w szczególności firm. Oferuje wszechstronne funkcje automatyzacji, które pomagają usprawnić i uprościć procesy przepływu pracy.

Intuicyjny interfejs użytkownika Asany pozwala użytkownikom przeglądać zadania, przypisywać obowiązki i śledzić postępy bez kłopotów. Dzięki automatycznym powiadomieniom, dzięki którym wszyscy są na tej samej stronie i terminach zadań, zapewnia to, że wszyscy pozostają skoncentrowani i produktywni.

Asana zapewnia również potężne narzędzia do zarządzania projektami z zaawansowanymi filtrami wyszukiwania, dzięki czemu zapracowani profesjonaliści mogą szybko znaleźć projekty, których potrzebują. Wszystkie istotne pliki są starannie przechowywane na jednej platformie, co eliminuje ryzyko pomyłki lub utraty dokumentów z powodu źle umieszczonych folderów.

Funkcja integracji dodatkowo ułatwia dostęp podczas integrowania danych zewnętrznych z przestrzenią roboczą — na bieżąco informuje o wszystkich niezbędnych szczegółach potrzebnych z innych źródeł, a jednocześnie jest centralnie zlokalizowana w formacie wyświetlania tablicy projektowej — zapewniając, że wszystkie wysiłki mają należne miejsce wśród zadań zespołu proces przepływu pracy!

Dzięki funkcji Asana Task Builder dostępnej w planach premium, wyspecjalizowane formularze mogą być używane do rejestrowania pomysłów, wymagań i próśb, które wymagają współpracy wielu zaangażowanych działów/zespołów jednocześnie — takich jak opinie klientów lub spostrzeżenia niektórych osób dotyczące zapisów dotyczących inicjatyw w zakresie badań i rozwoju produktów .

Oszczędza to czas, unikając gubienia wiadomości e-mail w skrzynkach odbiorczych, umożliwiając szybsze odpowiedzi, zapobiegając w ten sposób błędom i wydłużając czas realizacji, jednocześnie redukując pracę ręczną dzięki technikom automatyzacji, przeznaczając więcej produktywnych godzin na lepszą promocję wydajności!

4. Google Workspace: dla pakietu produktywności w chmurze

Google Workspace to podstawowe narzędzie dla małych firm, które chcą usprawnić współpracę i produktywność. Jest to pakiet produktów zaprojektowany specjalnie dla właścicieli firm pracujących ze zdalnymi zespołami na całym świecie, oferujący funkcje, takie jak Dokumenty, Arkusze i Prezentacje Google, które umożliwiają wszystkim użytkownikom edytowanie dokumentów w czasie rzeczywistym.

Google Workspace zapewnia ekonomiczne narzędzia zwiększające produktywność i zaawansowane możliwości współpracy – od udostępniania dokumentów zespołowych po przechowywanie w chmurze, dzięki czemu możesz łatwo uzyskiwać dostęp do swoich danych w dowolnym miejscu.

Ponadto posiada protokoły bezpieczeństwa zapewniające bezpieczeństwo Twoich informacji na każdym etapie. Dzięki łatwym interfejsom użytkownika i samouczkom zawierającym wiele informacji ta platforma jest idealna dla każdej firmy, która chce zachować wydajność przy jednoczesnym zarządzaniu wieloma projektami — mimo że kiedyś była droższym rozwiązaniem w porównaniu z innymi platformami, takimi jak Microsoft 365.

Google Workspace oferuje niedrogie i solidne funkcje, które ułatwiają współpracę z pracownikami wewnętrznymi lub partnerami zewnętrznymi bez względu na to, gdzie się oni znajdują na całym świecie.

Zobacz też: Top 6 najlepszych narzędzi SEO dla przedsiębiorstw, których możesz używać teraz w 2023 roku.

5. Votacall: dla biznesowego systemu telefonicznego VoIP

Votacall to idealne rozwiązanie biznesowego telefonu VoIP dla małych firm, oferujące elastyczność i opłacalność, których potrzebują. Ten innowacyjny system umożliwia wykonywanie połączeń z wielu urządzeń, co oznacza, że ​​członkowie zespołu mogą nawiązywać i odbierać połączenia za pośrednictwem swoich telefonów komórkowych, komputerów lub telefonów stacjonarnych bez konieczności inwestowania w wiele linii.

Dzięki nowo zdobytemu dostępowi do wysokiej jakości systemów audio, takich jak usługi VoIP, coraz więcej małych firm zaczyna polegać na rozwiązaniach telefonicznych opartych na chmurze i korzystać z takich funkcji, jak krystalicznie czysta jakość dźwięku i automatyczne przekierowywanie połączeń.

Platforma chmurowa Votacall to również świetna opcja dla agentów call center, którzy wymagają stałej komunikacji z klientami przez całą dobę – umożliwia im łatwe zarządzanie połączeniami przychodzącymi, zapewniając jednocześnie wszystkie odpowiednie narzędzia niezbędne do pomiaru danych wydajnościowych, takich jak czas obsługi czy poziom obsługi.

Co więcej, w centrum uwagi znajdują się zmieniające się technologie – współpraca z AI i sieciami 5G – pozwalając firmom wyprzedzać konkurencję, jeśli chodzi o nadążanie za trendami i oczekiwaniami klientów.

Korzystając z tej kompleksowej, ale przyjaznej dla użytkownika usługi Votacall, mniejsze firmy mogą szybko budować zaufanie wśród klientów, jednocześnie upewniając się, że każdy agent działa na najwyższym poziomie przez cały czas!

6. Zoom: do wideokonferencji i seminariów internetowych

Zoom to jedno z najlepszych narzędzi do współpracy dla małych firm. Nowoczesna i przyjazna dla użytkownika platforma pozwala zespołom szybko organizować wirtualne spotkania — niezależnie od lokalizacji. Dzięki temu wideokonferencje, seminaria internetowe, rozmowy telefoniczne, sesje czatu, wydarzenia i sale konferencyjne są łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej.

Narzędzie oferuje również funkcję tablicy dla potrzeb współpracy online. Zoom to idealna opcja dla każdej organizacji, która chce zaangażować publiczność zdalnie lub osobiście, ponieważ oferuje bezproblemowe rozwiązania komunikacyjne z funkcjami takimi jak czat, udostępnianie ekranu i nagrywanie kanałów audio i wideo – dzięki czemu połączenie jest bardziej immersyjne niż kiedykolwiek wcześniej.

Ta wiodąca w branży technologia śledzenia metryk pomaga przeglądać każdą sesję konwersacji, podczas gdy spostrzeżenia można uzyskać z ankiet lub pytań i odpowiedzi podczas samego spotkania, a także indywidualne opinie, które pomagają kierować rozmowami z klientami.

Ponadto właśnie wydali nową funkcję „Klasa”, zaprojektowaną specjalnie do wspierania inicjatyw zdalnego uczenia się poprzez wielowątkowe dyskusje, które umożliwiają szkołom i uniwersytetom rozpoczynanie zajęć bez fizycznej obecności – zapewniając uczniom zaangażowanie przez cały proces edukacyjny. W małej firmie Twoi uczniowie mogą być Twoimi nowymi pracownikami. Korzystaj z funkcji klasowych, aby zdalnie szkolić nowych pracowników na wyższy poziom.

Wszystko to w połączeniu z darmowymi (i płatnymi) webinarami sprawia, że ​​wdrożenie Zoom w dowolne środowisko jest bezbolesne, niezależnie od wielkości budżetu i zakresu projektu!

7. Microsoft Teams: dla ujednoliconego centrum współpracy

Microsoft Teams to centrum współpracy do ujednoliconej pracy zespołowej i komunikacji. Pomaga małym firmom zachować porządek, skutecznie komunikować się i współpracować nad projektami bezpośrednio z aplikacji.

Dzięki funkcjom, takim jak dźwięk przestrzenny w spotkaniach Teams, użytkownicy mogą nadać przestrzenności głosom swoich rozmówców bez martwienia się o echo lub niewygodne sprzężenia zwrotne. Firma Microsoft oferuje również silne zasady bezpieczeństwa z dodatkową integracją z pakietem Enterprise Security Suite Microsoft 365 Defender.

Członkowie zespołu mogą łatwo łączyć się i współpracować nad kluczowymi projektami, korzystając z narzędzi, takich jak współtworzenie w czasie rzeczywistym, zaplanowane spotkania, rozmowy audio/wideo, czaty, systemy zarządzania dokumentami i integracje aplikacji, które ułatwiają wszystkim współpracę bez względu na to, gdzie się znajdują są położone.

Wspólna praca nigdy nie była łatwiejsza ani bardziej wydajna dzięki różnym funkcjom współpracy oferowanym w Microsoft Teams, które umożliwiają członkom organizacji tworzenie grup na podstawie tematów projektu lub określonych zadań, dzięki czemu wszystkie rozmowy związane z tymi działaniami pozostają w jednym miejscu, redukując bałagan w skrzynkach pocztowych na całym świecie.

Ponadto rozmowy grupowe można uruchamiać w dowolnym momencie, zapewniając wszystkim obecność podczas podejmowania ważnych decyzji, podczas gdy opcje wyszukiwania w różnych dokumentach pomagają szybko znajdować treści, a kolekcje umożliwiają zespołom szybki dostęp do plików używanych i udostępnianych w czasie, pomagając im zachować produktywność nawet w przypadku złożonych projektów .

Powiązane: 14 najlepszych niedrogich narzędzi do śledzenia pozycji dla małych firm.

8. Monday.com: do zarządzania przepływem pracy

Ponieważ małe firmy wciąż się rozwijają i stają się coraz bardziej złożone, znalezienie odpowiednich narzędzi do współpracy może być wyzwaniem. Monday.com to doskonały wybór do zarządzania przepływem pracy.

To oprogramowanie do współpracy oferuje szerokie możliwości dostosowywania, możliwości współpracy i zautomatyzowane funkcje, które pomagają zespołom nadążać za projektami — bez względu na to, jak duże lub małe są!

Wszechstronna platforma Monday.com była używana przez użytkowników, od dużych przedsiębiorstw po startupy, poszukujących wydajnego sposobu zarządzania projektami w zespołach międzyfunkcyjnych. Narzędzie umożliwia łatwe dostosowywanie, dzięki czemu właściciele projektów mogą dostosować je do dowolnej wielkości i złożoności; zapewnia opcje automatyzacji aktualizacji postępów przy jednoczesnym efektywnym śledzeniu zadań, terminów i aktualizacji działań wraz z funkcjami zarządzania procesem rekrutacji, takimi jak system śledzenia kandydatów (ATS).

Daje użytkownikom możliwość łatwego udostępniania linków i plików do dokumentów, co sprawia, że ​​komunikacja w zespole jest płynniejsza niż kiedykolwiek wcześniej! Co więcej, funkcje zarządzania marketingowego Monday, w tym integracje, sprawiają, że dotarcie do potencjalnych klientów jest łatwiejsze niż kiedykolwiek, a także upraszczają procesy raportowania dzięki opcji niestandardowych raportów.

Dalsze relacje z klientami poprawiane są dzięki dedykowanemu systemowi zarządzania relacjami z klientami (CRM). Łatwa integracja aplikacji innych firm zapewnia więcej korzyści, dzięki czemu ten potężny pakiet jest niezbędny dla firm każdej wielkości.

9. Miro: do tablicy online i współpracy

Miro jest niezbędnym narzędziem dla małych firm. Jest to wizualna platforma współpracy, która ułatwia przekształcanie pomysłów w zadania i projekty dla zespołów współpracujących zdalnie.

Dzięki Miro członkowie zespołu mogą komunikować się w czasie rzeczywistym za pomocą zaawansowanych narzędzi wizualnych, takich jak tablice, karteczki samoprzylepne i wątki komentarzy biegnące wzdłuż krawędzi płótna. Platforma jest bardzo bezpieczna, więc wszystkie dane pozostają bezpieczne, jest dostępna na wielu urządzeniach, takich jak komputery PC i Mac, a także platformy mobilne iOS i Android, i działa na serwerach klasy korporacyjnej, więc Twoje informacje nie zostaną naruszone.

Miro przenosi pracę zespołową na wyższy poziom, przekształcając sposób, w jaki ludzie wspólnie pracują nad dużymi lub małymi zadaniami, jednocześnie wirtualnie komunikując swoje pomysły wizualnie, bez względu na to, gdzie się znajdują na całym świecie.

Nie tylko zapewnia wizualizacje, ale także umożliwia użytkownikom tworzenie list kontrolnych w karteczkach samoprzylepnych dołączonych do obrazów lub diagramów, co pomaga rozbić skomplikowane koncepcje na wykonalne kroki, upewniając się, że wszyscy rozumieją, co należy zrobić podczas określonych procesów – od sesji burzy mózgów po szkolenie z obsługi klienta aż po procedury wprowadzania produktu na rynek wraz z zarządzaniem portfelem na każdym etapie produkcji – oszczędzając czas i pieniądze firm! Wreszcie, firmy doceniają możliwość przeglądu Miro, zapewniającą osiągnięcie doskonałych wyników dzięki starannie zaplanowanej realizacji wszystkich powierzonych zadań, co daje im pewność maksymalizacji zasobów przy jednoczesnym osiągnięciu pożądanych rezultatów!

10. Dropbox: do udostępniania i przechowywania plików w chmurze

Dzięki Dropbox małe firmy mogą korzystać z opartych na chmurze rozwiązań do udostępniania i przechowywania plików, które umożliwiają bezpieczną zdalną współpracę. To narzędzie bezpiecznie przechowuje wszystkie udostępnione dokumenty w chmurze z dostępem dla upoważnionego personelu w dowolnym miejscu i czasie.

Obsługuje synchronizację plików w czasie rzeczywistym na wielu urządzeniach, dzięki czemu współpracownicy są zawsze na tej samej stronie, a wszelkie wprowadzone zmiany zostaną natychmiast odzwierciedlone, aby zapewnić, że wszyscy pracują z aktualnej wersji.

To potężne, ale proste narzędzie zapewnia również kontrolę nad tym, kto może przeglądać lub edytować określone pliki. Uprawnienia do udostępniania pozwalają administratorom konfigurować dokładne role, takie jak właściciel, redaktor, przeglądający itp., w efekcie ograniczając niektórym osobom podejmowanie określonych działań i zapewniając bezpieczeństwo danych przez cały czas.

Bez konieczności martwienia się złożonymi procesami konfiguracji lub wymaganiami dotyczącymi instalacji oprogramowania, Dropbox ułatwia szybkie i bezproblemowe rozpoczęcie współpracy online z partnerami, jednocześnie jeszcze bardziej usprawniając istniejące przepływy pracy i eliminując zbędne czynności, co znacznie zwiększa produktywność!

11. ClickUp: do kompleksowego zarządzania projektami

ClickUp to kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami, które pomaga małym firmom efektywnie planować, organizować i współpracować nad pracą. Dzięki konfigurowalnym widokom i funkcjom raportowania w czasie rzeczywistym, ClickUp pozwala zespołom szybko i dokładnie być na bieżąco z ich projektami.

Dodatkowo oferuje intuicyjny interfejs użytkownika ułatwiający nawigację w połączeniu z zaawansowanymi funkcjami, takimi jak automatyczne przypomnienia, zależności zadań, podprojekty i podzadania. Nie tylko to, ale także pomaga małym firmom bezpiecznie organizować dokumenty w chmurze, oferując zintegrowane rozwiązania do zarządzania zadaniami z pomyślnymi wskaźnikami realizacji dzięki funkcji automatyzacji przepływu pracy.

Ponadto zapewnia jedno miejsce na każdą rozmowę telefoniczną lub rozmowę na czacie ze wszystkimi członkami zespołu prowadzącymi projekty, łącząc ich za pośrednictwem biznesowego systemu telefonicznego VoIP lub wideokonferencji bez rozpraszania uwagi, tworząc w ten sposób ujednolicone centrum współpracy, zapewniające lepszy wgląd w projekty niż kiedykolwiek wcześniej.

Wreszcie zapewnienie użytkownikom wspaniałego doświadczenia podczas współpracy z różnych lokalizacji, ułatwiając współpracę za pomocą narzędzi Whiteboarding, które pomagają wizualnie rozbić złożone procesy; stąd usprawnienie komunikacji między członkami zespołu, co skutkuje wydajnymi wynikami, które można łatwo udostępniać w przestrzeni roboczej każdego, niezależnie od fizycznej bariery odległości, co prowadzi do wyższych poziomów produktywności, skutecznie zmniejszając obciążenie pracą w dowolnej dziedzinie!

Zobacz też: 20 ważnych programów dla Twojego nowego laptopa lub komputera PC z systemem Windows.

Wniosek

Dostępne obecnie narzędzia do współpracy są nieocenionym atutem małych firm. Wybór odpowiedniego narzędzia lub narzędzi z szerokiej gamy opcji może znacznie poprawić produktywność, komunikację i zarządzanie projektami.

Małe firmy muszą ocenić swoje specyficzne potrzeby, budżet i preferowany sposób pracy członków zespołu, zanim zdecydują, które narzędzie do współpracy najlepiej odpowiada ich wymaganiom. Przy tak wielu opcjach na rynku, dostosowanych specjalnie do różnych poziomów użytkowania oraz z przyjaznymi dla użytkownika funkcjami, takimi jak przesyłanie wiadomości w czasie rzeczywistym i możliwości udostępniania plików w chmurze, z pewnością istnieje narzędzie do współpracy, które sprawdzi się w firmie każdej wielkości.