6 najlepszych narzędzi komunikacji biznesowej, których będziesz potrzebować w 2023 roku

Efektywna i dopasowana komunikacja jest podstawą sukcesu w biznesie. To jest tak samo prawdziwe w 2023 roku, jak zawsze. Jednak w ciągu ostatnich kilku lat pojawiło się również wiele różnych narzędzi, które obiecują poprawę wydajności komunikacji w firmach. Obecnie różnorodność jest tak wielka, że ​​łatwo może stać się przytłaczająca. Więc od czego zacząć? Które narzędzia są faktycznie niezbędne do płynnej komunikacji biznesowej? Oto pełne zestawienie najlepszych narzędzi komunikacji biznesowej, których będziesz potrzebować w 2023 roku.

Wirtualne usługi telefoniczne dla firm

Po pierwsze, potrzebujesz solidnej usługi telefonicznej dla firm. Czekać. Co? Czy telefony nie są trochę przestarzałe? Na pierwszy rzut oka tak. Ale nowoczesne usługi telefoniczne dla firm mają niewiele wspólnego ze starymi telefonami stacjonarnymi, zbierającymi kurz na zapleczach sklepów. Zamiast tego nowoczesne usługi telefoniczne dla firm są oparte na chmurze. Są dostępne z dowolnego miejsca i oferują znacznie większą różnorodność kanałów komunikacji niż ich analogowe odpowiedniki.

Oprócz połączeń głosowych wiele nowoczesnych firmowych usług telefonicznych oferuje również połączenia wideo, wiadomości, czat na żywo i pocztę e-mail. Niektóre są również wyposażone w przydatne narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, takie jak poczta głosowa i transkrypcja połączeń, kierowanie połączeń głosowych i automatyczne podsumowania połączeń.

Asynchroniczne wideokonferencje

Następnie powinieneś rozważyć zakup asynchronicznego narzędzia do wideokonferencji. Zwłaszcza jeśli prowadzisz działalność międzynarodową i masz członków zespołu lub klientów w różnych strefach czasowych. Wszyscy znamy narzędzia do wideokonferencji na żywo, takie jak Zoom, Google Meet, Jitsi, Skype i tym podobne, a często mamy ich dość. Ale asynchroniczne wideokonferencje mają zasadniczą zaletę — nie trzeba znajdować czasu, który będzie pasował wszystkim.

Narzędzia asynchroniczne, takie jak Loom, pozwalają nagrać klip jak podczas wideokonferencji. Możesz pojawić się przed kamerą, udostępnić swój ekran, a nawet pisać na tablicy i wyjaśnić wszystko, co chcesz. Następnie możesz udostępnić ten film za pomocą prostego linku. Odbiorcy mogą następnie oglądać go w dogodny dla siebie sposób, zmieniać prędkość, przeglądać automatyczną transkrypcję w celu znalezienia najważniejszych informacji, zostawiać komentarze do różnych części wideo lub odpowiadać własnym klipem.

Ostatecznie asynchroniczne wideokonferencje to krok naprzód zarówno w stosunku do wymiany wiadomości e-mail, jak i tradycyjnej wideokonferencji. Pozwala zaoszczędzić czas i ograniczyć liczbę spotkań, ale także umożliwia przekazanie znacznie większej ilości informacji niż zwykła wiadomość pisemna.

Platformy zarządzania projektami

Kolejnym kluczowym narzędziem komunikacji są platformy do zarządzania projektami. Bez względu na wielkość Twojej firmy, prawdopodobnie masz milion projektów realizowanych jednocześnie. Śledzenie ich wszystkich – nie wspominając o poszczególnych zadaniach, terminach i wkładach różnych członków zespołu – może być trudne. Platformy do zarządzania projektami upraszczają ten proces. Istnieją różne rodzaje narzędzi do zarządzania projektami i współpracy zespołowej. Wybierz taki, który odpowiada złożoności zadań, liczbie członków zespołu i różnorodności projektów, którymi musisz się zająć.

Niektóre narzędzia, takie jak Trello, są dość proste. Trello imituje prostą tablicę Kanban. Możesz dodawać różne łącza, tworzyć zadania jako karty i koordynować działania z członkami zespołu. Inne są złożone i potężne, jak Asana. Pozwala to przypisywać role, zadania i terminy członkom zespołu, a także uwzględniać osie czasu i zależności oraz wyświetlać projekty jako wykresy Gantta, tablice Kanban i różne inne widoki. Ogólnie rzecz biorąc, dobrze wybrana platforma do zarządzania projektami pomoże Twojemu zespołowi śledzić postępy, ostateczne cele i nadchodzące zadania.

Pakiety do współpracy nad dokumentami

Jednym z najbardziej podstawowych warunków efektywnej współpracy zespołowej jest posiadanie centralnego sposobu udostępniania, edytowania i współtworzenia dokumentów. Chociaż brzmi to banalnie, wciąż jest jednym z najbardziej spornych punktów dla wielu firm. Niektóre osoby pracują na komputerach Mac z aplikacjami Pages, Keynote i Numbers. Inni korzystają z pakietu Microsoft Office – wersji offline lub opartej na chmurze. Są też LibreOffice i OpenOffice oraz oczywiście Google Workspace (wcześniej G Suite).

Udostępnianie i ewentualnie konwertowanie dokumentów między tymi platformami może pochłonąć znaczną ilość czasu. Zamiast tego zdecyduj się na jedno – najlepiej rozwiązanie chmurowe, takie jak Google Workspace lub Microsoft 365. Dzięki temu członkowie Twojego zespołu mogą udostępniać dokumenty, pracować nad nimi w tym samym czasie, zostawiać komentarze, edytować i śledzić wszystkie zmiany i modyfikacje.

Oprogramowanie do zarządzania mediami społecznościowymi

W 2023 roku media społecznościowe są nieuniknioną częścią komunikacji biznesowej. Klienci szczególnie oczekują od firm obecności na platformach takich jak Facebook, Instagram, Twitter i TikTok. To, które platformy mediów społecznościowych są kluczowe dla Twojej firmy, zależy od odbiorców i niszy. Dane pokazują, że pokolenie X preferuje Facebooka, milenialsi mają słabość do Instagrama, a pokolenie Z sprzedaje się na TikToku. Podobnie, jeśli Twoja firma mieści się w niszy kreatywnej, możesz bardziej skoncentrować się na Instagramie i dodać inne platformy z dużą ilością obrazów, takie jak Snapchat i Pinterest.

Bez względu na to, którą platformę mediów społecznościowych wybierzesz, jednym z głównych narzędzi komunikacji biznesowej w Twoim arsenale powinna być platforma zarządzania mediami społecznościowymi (SMM). Pozwalają one połączyć wszystkie konta w mediach społecznościowych z jednym centralnym pulpitem nawigacyjnym. Zamiast logować się do czterech różnych aplikacji, aby planować posty, odpowiadać na komentarze i sprawdzać statystyki, możesz zrobić wszystko w jednym miejscu. Pozwoli to nie tylko zaoszczędzić czas i nerwy. Może również zapewnić bezcenny wgląd w zachowanie odbiorców i informacje o tym, jakie treści są najskuteczniejsze na różnych platformach.

Platformy e-mail marketingu

Wreszcie, jednym z podstawowych narzędzi komunikacji biznesowej, z których musisz korzystać w 2023 r., jest platforma e-mail marketingu. E-mail pozostaje jednym z najskuteczniejszych kanałów komunikacji z klientem. Wysyłanie aktualizacji, promocji i spersonalizowanych wiadomości bezpośrednio do czyjejś skrzynki znacznie zwiększa Twoje szanse na przekształcenie ich w lojalnych klientów.

Platformy e-mail marketingu mogą pomóc w osiągnięciu tego celu. Ich szablony i kreatory typu „przeciągnij i upuść” nie tylko pozwalają nadać e-mailom dodatkowy wizualny rozmach. Pozwalają również śledzić, kto otwiera Twoje e-maile i kto klika w które linki, a także testować różne odmiany tej samej treści, aby wskazać najskuteczniejszą.

Narzędzia komunikacji biznesowej – wnioski

Wybór odpowiednich narzędzi komunikacyjnych dostosowanych do potrzeb biznesowych ma kluczowe znaczenie. Powyżej znajdziesz szerokie kategorie narzędzi, które warto rozważyć włączenie do swoich przepływów pracy. Ale wskazanie dostawcy, który pasuje do Twojego unikalnego budżetu i wymagań, zajmie trochę czasu i pracy. Ostatecznie jednak zainwestowanie tego wysiłku – i odpowiedniego budżetu – w znalezienie odpowiednich narzędzi komunikacyjnych jest tego warte. Pomaga wyprzedzać konkurencję, wyprzedzać konkurencję i zwiększać ogólne zadowolenie klientów oraz produktywność zespołu. Konkluzja? Komunikacja jest kluczowa. Znajdź odpowiednie narzędzia, aby go obrócić.