10 najlepszych automatycznych sekretarek w 2023 r

Podczas pracy poza normalnymi godzinami pracy Twoje biuro może odbierać dużą liczbę telefonów od klientów i potencjalnych klientów. Nawet jeśli masz na dyżurze recepcjonistę, może to być niewystarczające, jeśli wolumen rozmów przekroczy określony limit. Jednak nie każda firma potrzebuje recepcjonistki. Automatyczna sekretarka może skutecznie przekierowywać połączenia do odpowiedniego operatora i może być dostosowana do konkretnych potrzeb i wymagań Twojej firmy.

W świecie biznesu druga szansa jest rzadkością. Brak połączenia może kosztować potencjalnego potencjalnego klienta, klienta lub znaczącą okazję biznesową. Ale mając do dyspozycji automatyczne sekretarki, możesz mieć pewność, że nie przegapisz żadnej okazji.

Wszystkie portale usług automatycznych sekretarek są przyjazne dla użytkownika, więc nie potrzebujesz eksperta technicznego, aby je skonfigurować. Aby wybrać najlepiej odpowiadającą usługę dla swojej firmy, weź pod uwagę swoje bieżące potrzeby biznesowe i dostosuj je do swojej wizji. Pomoże Ci to podjąć właściwą i najskuteczniejszą decyzję.

Co to jest automatyczna sekretarka?
Czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze automatycznej sekretarki
Top 10 najlepszych automatycznych systemów zgłoszeniowych

1. Nextiva
2. Odpowiedz najpierw
3. PAT na żywo
4. Naród głosowy
5. Konik polny
6. Ooma
7. Telefon.com
8. Vonage
9. 8x8
10. Wezwanie lotnicze

Co to jest automatyczna sekretarka?

Niektóre firmy korzystają z operatorów działających na żywo do obsługi połączeń telefonicznych i odbierania wiadomości od klientów, ale korzystają również z automatycznych sekretarek do odbierania połączeń, gdy operatorzy są zajęci innymi zadaniami. Automatyczne sekretarki są również przydatne dla osób, które odbierają ważne połączenia, ale nie mogą same odebrać każdego połączenia.

Mówiąc najprościej, automatyczna sekretarka to rodzaj wirtualnej recepcjonistki, która obsługuje prośby i zapytania klientów bez konieczności czekania. Należy zauważyć, że automatyczna sekretarka różni się od automatycznej usługi telefonicznej, ponieważ przede wszystkim zarządza połączeniami przychodzącymi, a nie wychodzącymi. Ponadto automatyczna sekretarka zwykle obejmuje opcję samoobsługi, która wykorzystuje zaawansowaną technologię sztucznej inteligencji do odpowiadania na pytania klientów.

Automatyczna sekretarka działa na ogół na trzy różne sposoby

• Odbieraj połączenia w Twoim imieniu, korzystając z istniejącego numeru telefonu
• Odtwórz nagrane powitanie, które jest dostosowane do wymagań Twojej firmy
• Przeprowadź klientów przez serię menu i zapytaj ich o zamiary oraz zbierz wszystkie istotne informacje

Automatyczna sekretarka zbiera informacje od dzwoniącego i kieruje je do odpowiedniego działu. Może również wykorzystywać odbijanie połączeń, aby obsłużyć dużą liczbę połączeń.

Czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze automatycznej sekretarki

Dzięki dostarczonym informacjom na temat 10 najlepszych automatycznych sekretarek na rok 2023 istnieją również inne kwestie, o których należy pamiętać przy wyborze automatycznej sekretarki. Biorąc pod uwagę te czynniki, możesz podjąć bardziej świadomą i wydajną decyzję.

Obsługa połączeń wielopoziomowych

Automatyczne automatyczne sekretarki kierują połączenie klienta bezpośrednio do określonych operatorów, prowadząc klienta przez proste menu. Jednak w przypadku obsługi połączeń wielopoziomowych ta usługa idzie na wyższy poziom, tworząc niestandardowe ścieżki, które pozwalają wielu dzwoniącym.
Na przykład jedna ścieżka może być zarezerwowana wyłącznie dla księgowości, a inna dla wsparcia technicznego.

Monitorowanie konta i połączeń

Wybierając usługę automatycznej sekretarki, należy wziąć pod uwagę funkcję analizy połączeń. Wiele firm używa pulpitu nawigacyjnego do śledzenia interakcji z klientami, a ta funkcja jest aktywowana za każdym razem, gdy klient dzwoni. Dlatego ważne jest, aby dashboard był przyjazny dla użytkownika i aktualny oraz pozwalał na łatwe zarządzanie użytkownikami, uprawnieniami i różnymi aspektami rozmów telefonicznych.

Funkcja odbierania połączeń na żywo

Chociaż automatyczne sekretarki mogą być pomocne, korzystna może być również obecność żywej osoby do odbierania połączeń. Niektórzy klienci wolą rozmawiać z rzeczywistą osobą niż poprosić maszynę o odpowiedź na ich zapytanie. Posiadanie żywej osoby na linii może zapewnić klientom większą satysfakcję, ponieważ mają bezpośredni dostęp do kogoś, kto może im pomóc w ich zapytaniach lub wątpliwościach.

Funkcja odbierania połączeń na żywo jest cennym dodatkiem do planu telefonicznego. Dlatego ważne jest, aby sprawdzić, czy automatyczna sekretarka, którą rozważasz, ma tę opcję.

Elastyczne godziny

Wiele firm działa 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu i wymaga usług sekretarki, które mogą działać nieprzerwanie. Z drugiej strony niektóre firmy wymagają automatycznych sekretarek tylko w normalnych godzinach pracy. Dlatego ważne jest, aby wybrać firmę, która oferuje elastyczne wzorce działania, dostosowane do godzin pracy i wymagań.

Oprócz czynników wymienionych wcześniej, oto kilka dodatkowych funkcji, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze usługi automatycznej sekretarki:

• Czat internetowy/mobilny
• Ankiety po wezwaniu
• Połączenia konferencyjne
• Transkrypcja poczty głosowej
• Nagranie rozmowy
• Integracja CRM
• IVR

Top 10 najlepszych automatycznych systemów zgłoszeniowych

Wybór automatycznej sekretarki to istotna zmiana dla firm każdej wielkości. Przy podejmowaniu tej decyzji ważne jest, aby zastanowić się, w jaki sposób system usprawni i usprawni działania Twojej firmy.

Aby dokonać najlepszego wyboru, musisz mieć najbardziej odpowiedni automatyczny system zgłoszeniowy. Przy wielu dostępnych opcjach podjęcie decyzji może być trudne. Dlatego opracowaliśmy listę 10 najlepszych automatycznych sekretarek na ten rok.

Nextiva

Nextiva to kompleksowy system telefoniczny VOIP przeznaczony dla firm, ale może również skutecznie działać jako automatyczna sekretarka. Jest wyposażony w kilka funkcji, które umożliwiają tworzenie spersonalizowanych powitań i ustawianie reguł odpowiadania na podstawie godzin pracy.

Dzięki tym funkcjom możesz kierować połączenia na podstawie takich czynników, jak numer kierunkowy, strefa czasowa i inne czynniki, które decydują o procesie obsługi połączeń. Nextiva działa jako wirtualny recepcjonista, eliminując potrzebę odbierania połączeń przez recepcjonistę fizycznego przed, w trakcie lub po godzinach pracy.

Przyjazny dla użytkownika portal administracyjny Nextiva sprawia, że ​​jest on idealny dla małych firm i można uzyskać do niego dostęp z komputera lub firmowej aplikacji mobilnej, co pozwala zarządzać całym portalem administracyjnym. Dodatkowo Nextiva oferuje skalowalne funkcje w miarę rozwoju Twojej firmy, w tym zaawansowane funkcje kontaktu z klientem, VoIP, usługi czatu wideo, wirtualną pocztę głosową i wiele innych. Dostępne są również plany obejmujące wielopoziomową automatyczną sekretarkę do bardziej złożonego kierowania połączeń.

OdpowiedźNajpierw

Answer First zapewnia firmom profesjonalną cyfrową obecność 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, zapewniając dostęp do funkcji, takich jak przyjmowanie wiadomości i odpowiadanie na nie, planowanie spotkań oraz pomoc przy zakupie i składaniu zamówień. Firma posiada certyfikowany i oddany zespół obsługi klienta, składający się z profesjonalistów, którzy od 1998 roku łączą ludzi z odpowiedziami.

Oto niektóre z usług, które są dostępne po zarejestrowaniu się w Answer First: dyspozytornia 24/7, zarządzanie systemami i bezpieczeństwem, transfer na żywo, przyjmowanie wiadomości, planowanie i rezerwacje, wirtualna recepcjonistka i usługi poczty głosowej.

Answer First to zaawansowana usługa automatycznej sekretarki, która oferuje wyjątkową obsługę wszystkim klientom. Oferuje szeroką gamę integracji innych firm i konfigurowalne plany cenowe dostosowane do konkretnych potrzeb i wymagań. Dzięki Answer First możesz mieć pewność, że nigdy nie przegapisz potencjalnego potencjalnego klienta, klienta lub okazji biznesowej i zawsze możesz wywrzeć pozytywne wrażenie na swoich klientach. Dostępność usługi 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, transfer na żywo i funkcja odbierania wiadomości, harmonogramy i rezerwacje, wirtualna recepcjonistka i usługa poczty głosowej zapewniają, że zawsze jesteś osiągalny i możesz zapewnić profesjonalną i wydajną obsługę klienta.

PAT na żywo

Jako właściciel firmy nieustannie poszukujesz rozwiązań, które spełnią wszystkie Twoje potrzeby biznesowe, w tym opiekę całodobową. Cyfrowe recepcjonistki PATlive zapewniają profesjonalną obsługę klienta przez całą dobę, co może znacznie poprawić Twoje relacje z klientami i wzmocnić Twoje relacje z obecnymi klientami. Z ich pomocą możesz mieć pewność, że Twoi klienci mają pozytywne doświadczenia z Twoją firmą przez cały czas, nawet gdy jesteś niedostępny.

Ponadto usługa cyfrowego recepcjonisty gwarantuje, że nigdy nie przegapisz potencjalnego potencjalnego klienta ani okazji biznesowej, co może pomóc w rozwoju Twojej firmy. PATlive oferuje 14-dniową bezpłatną wersję próbną, która pozwala uzyskać pełne zrozumienie produktu przed podjęciem decyzji. Ponadto funkcja usługi dwujęzycznej umożliwia skuteczną komunikację z osobami mówiącymi w innym języku niż Twój.

Dzięki cyfrowym agentom PATlive możesz łatwo rezerwować, zarządzać i śledzić swoje spotkania za pomocą internetowej usługi kalendarza oprogramowania. Ta funkcja umożliwia planowanie, zmianę harmonogramu i anulowanie spotkań, a także przeglądanie nadchodzących spotkań w formacie kalendarza. Ta funkcja może pomóc w bardziej efektywnym i produktywnym zarządzaniu czasem.

Naród głosowy

Voice Nation oferuje najwyższej jakości usługi automatycznej sekretarki, które są dostępne 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu dla Twojej wygody. Rejestrując się w Voice Nation zyskujesz dostęp do dwujęzycznej wirtualnej recepcjonistki, która w Twoim imieniu będzie odbierać telefony i odpowiadać na SMS-y. Ta funkcja zapewnia, że ​​nigdy nie przegapisz ważnego połączenia lub wiadomości i możesz zapewnić profesjonalną i wydajną obsługę klientów.

Dodatkowo, rejestrując się w Voice Nation, zyskujesz również dostęp do dodatkowych usług, takich jak przetwarzanie zamówień, dostarczanie wiadomości, szczegółowe raporty i dedykowanego menedżera konta, który jest zawarty w każdym abonamencie. Dzięki tej automatycznej sekretarce już nigdy nie będziesz musiał odsyłać swoich klientów do poczty głosowej, ponieważ możesz osobiście obsłużyć każdego klienta o każdej porze dnia. Może to pomóc w poprawie obsługi klienta i wzmocnieniu relacji z klientami.

Dzięki Voice Nation możesz dostosować scenariusz rozmowy do rodzaju prowadzonej działalności i klientów. Usługa oferuje również aplikację mobilną, która jest kompatybilna zarówno z urządzeniami z systemem iOS, jak i Android, zapewniając elastyczność i wygodę.

Konik polny

Każda firma ma unikalną propozycję sprzedaży (USP), która odróżnia ją od konkurencji, i ważne jest, aby skutecznie komunikować tę USP klientom. Oprogramowanie Grasshopper zawiera funkcję automatycznego asystenta, która umożliwia korzystanie z wcześniej nagranych skryptów z bazy danych oprogramowania.

Możesz przypisać różne skrypty do różnych ścieżek klienta, aby bardziej profesjonalnie odbierać połączenia przychodzące. Za dodatkową opłatą oprogramowanie oferuje również profesjonalne studio głosowe. Oprogramowanie Grasshopper umożliwia przełączanie się między operatorami działającymi na żywo a cyfrowymi recepcjonistami w zależności od preferencji, dając ci elastyczność wyboru, kto obsługuje twoje połączenia. Grasshopper oferuje łatwy 4-etapowy proces dodawania numeru firmowego i integracji smartfona z wirtualnym systemem telefonicznym, dzięki czemu nigdy nie przegapisz połączenia i zaprezentujesz profesjonalny wizerunek swoim klientom.

Ooma

Ooma jest specjalnie zaprojektowana dla małych firm i zawiera funkcję automatycznej obsługi podczas zakładania konta. Ma funkcję zamiany tekstu na mowę, a dzwoniący są witani przez wirtualnego asystenta za każdym razem, gdy dzwonią. Możesz wybrać i przypisać spersonalizowane powitanie, które zostanie odczytane rozmówcy za pomocą generowanego komputerowo głosu. Dodatkowo na pulpicie oprogramowania znajduje się panel sterowania, który umożliwia nagrywanie plików audio, co jest przydatną opcją, jeśli rozważasz wirtualną recepcję.

Ooma jest wyposażona w liczne funkcje, takie jak HD Audio, niskie stawki za połączenia międzynarodowe, system wirtualnego faksu, integrację aplikacji mobilnych, bezpłatny numer bezpłatny i bezpłatne lokalne numery telefonów. Te funkcje mają na celu poprawę obsługi klienta, zwiększenie produktywności i poprawę ogólnej komunikacji biznesowej.

Ta automatyczna sekretarka oferuje również aplikację mobilną kompatybilną zarówno z systemem Android, jak i iOS, umożliwiając sprawdzanie poczty głosowej w telefonie w dowolnym miejscu i czasie. Jako właściciel małej firmy priorytetem jest opłacalność, a Ooma oferuje inteligentne plany dla każdego użytkownika. W miarę rozwoju Twojej firmy Ooma zapewni, że Twoje rachunki telefoniczne pozostaną niskie. Dzięki temu Twoja firma nie tylko rozwija się, ale masz również możliwość znacznych oszczędności na rachunku telefonicznym.

Telefon.com

Jeśli szukasz rozwiązania do zarządzania naliczanymi abonamentami, phone.com to automatyczna sekretarka zaprojektowana specjalnie dla firm o niższej lub zmiennej liczbie połączeń. Oprogramowanie oferuje zarówno mierzone, jak i niemierzone plany subskrypcji. Pozwala to dostosować i zintegrować plany w oparciu o konkretne potrzeby i wymagania. Ponadto phone.com zapewnia dostęp do różnych dodatkowych funkcji, takich jak recepcjonista na żywo, numeracja międzynarodowa i wybieranie numerów.

Globalne numery i funkcja połączeń międzynarodowych będą szczególnie korzystne dla firm prowadzących wiele kampanii marketingowych. Ponadto phone.com oferuje szeroki zakres funkcji, takich jak głos, wideo, tekst, zarządzanie połączeniami i inne funkcje współpracy powszechnie spotykane w korporacyjnych systemach telefonicznych.

Co więcej, ta automatyczna sekretarka jest bardzo wszechstronna i może płynnie przełączać się między komputerem a telefonem. Oferuje różne opcje, takie jak numery lokalne, bezpłatne i próżne.

Vonage

Niezależnie od rodzaju i wielkości Twojej firmy, ważne jest, aby mieć elastyczny i opłacalny biznesplan, który pomoże Twojej firmie rozwijać się bez ponoszenia wysokich rachunków telefonicznych. Idealny plan zapewniałby niezbędne narzędzia komunikacji przy zachowaniu niskich kosztów.

Może to obejmować takie funkcje, jak wirtualne numery telefonów, przekazywanie połączeń, poczta głosowa i automatyczna sekretarka, które mogą pomóc w poprawie obsługi klienta i zwiększeniu produktywności. Ponadto wiele rozwiązań do komunikacji biznesowej oferuje przystępne plany cenowe z różnymi funkcjami, dzięki czemu możesz wybrać ten, który najlepiej pasuje do Twoich potrzeb biznesowych i budżetu.

Vonage oferuje wiele elastycznych opcji, w tym ponad 50 funkcji telefonu z możliwością dodawania zaawansowanych funkcji za dodatkową opłatą. Podstawowy plan obejmuje 18 standardowych funkcji, takich jak nagrywanie rozmów, faks internetowy, mostek konferencyjny, numery wirtualne i inne.

Ponadto dostępna jest samoobsługowa aplikacja mobilna zgodna zarówno z systemem Android, jak i iOS, umożliwiająca wdrażanie aplikacji innych firm bez konieczności korzystania z profesjonalnych usług. Vonage oferuje szeroki zakres usług, takich jak contact center, angażowanie klientów, mobilność, praca zdalna i wiele innych.

8x8

8x8 to zautomatyzowana usługa obsługi telefonicznej, która działa w ponad 48 krajach i jest idealna dla firm z dużą liczbą międzynarodowych klientów. Dodatkowo oprogramowanie posiada ekonomiczny plan abonamentowy, który pozwala zaoszczędzić pieniądze na rozmowach międzynarodowych.

Oprogramowanie automatycznej sekretarki zapewnia elastyczność obsługi numeru telefonu w ponad 100 krajach, umożliwiając Twojej firmie wirtualny rozwój w obszarach, w których nie jesteś fizycznie obecny. Jednak funkcje współpracy oprogramowania są obecnie ograniczone do udostępniania plików i spotkań wideo.

Ponadto oprogramowanie wykorzystuje sztuczną inteligencję, aby pomóc Ci w monitorowaniu i zarządzaniu interakcjami głosowymi, pomagając liderom zespołów i menedżerom. Oprogramowanie ma również aplikację kompatybilną zarówno z systemem Android, jak i iOS, umożliwiającą dostęp do całej komunikacji biznesowej, takiej jak czat, wiadomości wideo, połączenia głosowe i nie tylko.

Wezwanie lotnicze

Aircall to oparte na chmurze oprogramowanie automatycznej sekretarki, które jest idealne dla firm e-commerce, umożliwiając im zdalne i wydajne działanie call center. Jest to zatwierdzone przez dział IT rozwiązanie oparte na chmurze, które jest idealne dla zespołów sprzedaży i marketingu.

To oprogramowanie jest również łatwe w konfiguracji i umożliwia komunikację z kimkolwiek, w dowolnym miejscu na świecie. Aircall jest również wyposażony w funkcje CRM, rozwiązania pomocy technicznej i inne niezbędne aplikacje, które dostarczają klientom wszystkich niezbędnych informacji, gdy dzwonią.

Aircall pozwala zarządzać i monitorować Twoją pracę, analizować połączenia i mierzyć wskaźniki połączeń, aby wprowadzać wymierne ulepszenia. Obejmuje również takie funkcje, jak oparte na chmurze menu IVR, opcje trasowania oparte na umiejętnościach i wiele innych.

Wniosek

Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności automatyczna sekretarka może przynieść wiele korzyści Twojej firmie i przyczynić się do jej rozwoju. Automatyczna sekretarka pozwala dostosować ją tak, aby dostarczała dzwoniącym wszystkich niezbędnych informacji. W ten sposób można znacznie obniżyć koszty operacyjne, czas i zasoby personelu. Wysoka jakość obsługi klienta w dużym stopniu zależy od systemu telefonicznego, a zadowolenie klienta zwiększa się, gdy zapewniona jest wyjątkowa obsługa klienta.

Często zadawane pytania

Jaki jest najlepszy system telefoniczny dla biznesu?

Oto najlepsze biznesowe systemy telefoniczne

• PAT na żywo
• Nextiva
• VoiceNation
• Konik polny
• 8x8
• Vonage
• Wezwanie lotnicze

Jak nazywa się automatyczny system odbierania telefonów?

Interaktywna odpowiedź głosowa (IVR) to zautomatyzowany system telefoniczny, który wchodzi w interakcje z dzwoniącymi, gromadzi informacje i kieruje połączenia do odpowiednich odbiorców.

Co to jest dialer IVR?

IVR Dialer to automatyczny dialer, który wybiera numery z danej bazy danych i odtwarza komunikaty IVR (Interactive Voice Response) po podłączeniu.

Jakie są ograniczenia automatycznych sekretarek?

Wady korzystania z automatycznego systemu odbierania telefonów

• Zautomatyzowane systemy telefoniczne mogą zrazić klientów.
• Zautomatyzowane systemy telefoniczne mogą dezorientować klientów.
• Zautomatyzowane systemy telefoniczne mogą działać nieprawidłowo
• Zautomatyzowane systemy telefoniczne mogą być nieefektywne