Jak automatyzacja przepływu pracy może pomóc Twojej firmie?

Automatyzacja przepływu pracy reprezentuje podejście, w którym przepływ informacji, zadań i dokumentów pomiędzy czynnościami związanymi z pracą jest wykonywany niezależnie, zgodnie z predefiniowanymi regułami biznesowymi.

W związku z tym jest to niezwykle prosty proces, który okazał się dość skutecznym rozwiązaniem dla firm z różnych branż, zwłaszcza pod względem redukcji kosztów i zwiększonej produktywności .

Jeśli zastanawiasz się nad automatyzacją procesów biznesowych, oto kilka sposobów, w jakie automatyzacja przepływu pracy może przynieść Twojej firmie korzyści na dłuższą metę.

9 korzyści z automatyzacji przepływu pracy

1. Zmniejszenie zbędnych kosztów

Ciągle rosnące koszty pracy to nie jedyny problem, który trapi firmy. Utracone zyski mogą również wiązać się z dość wysokimi kosztami, powodując nawet utratę przez firmy około 30% rocznych przychodów z powodu nieefektywnej działalności.

Jednak przejście z procesów ręcznych na zautomatyzowane może zmniejszyć liczbę błędów, zwiększyć wydajność i zwiększyć produktywność, zapewniając, że nie trzeba marnować czasu ani pieniędzy na rozwiązywanie łatwych do uniknięcia problemów.

Tę redukcję kosztów operacyjnych można łatwo zauważyć wśród firm, które już zautomatyzowały swoje procesy, wykazując wzrost ogólnych zysków o 8% i spadek całkowitych kosztów o 10% .

2. Identyfikacja zwolnień

Reklamy Oprócz niepotrzebnych kosztów istnieje wiele innych zbędnych czynników, które mają tendencję do powtarzania się każdego dnia w prawie każdej firmie. Może to być wszystko, od przyziemnych ręcznych zadań, które zakłócają przepływ pracy, po role i stanowiska, które nie są już potrzebne lub mają jakąkolwiek rzeczywistą wartość dla firmy.

Kiedy lepiej zrozumiesz swoje działania, możesz określić, co jest rzeczywiście konieczne, a co nie jest łatwiejsze.

Nie trzeba dodawać, że identyfikacja i usuwanie nadmiarowości niesie ze sobą niezliczone korzyści, takie jak zwiększenie wydajności i produktywności, skupienie się na tym, co naprawdę ważne, oraz umożliwienie zwiększenia ogólnej wydajności.

3. Oszczędność cennego czasu

Oszczędność czasu to kolejna ogromna zaleta automatyzacji przepływu pracy dla firm. Nie jest tajemnicą, że pracownicy biurowi każdego dnia niepotrzebnie spędzają godziny na żmudnych zadaniach administracyjnych, takich jak przetwarzanie dokumentów, zatwierdzanie dokumentów i wyszukiwanie potrzebnych informacji.

Dzięki włączeniu rozwiązań automatyzacji do procesów biznesowych te powtarzające się zadania można wykonać znacznie szybciej, dokładniej i wydajniej. Innymi słowy, automatyzacja przepływu pracy zapewnia pracownikom możliwość wykorzystania cennego czasu na skupienie się na ważniejszych zadaniach i poprawę ogólnych wyników pracy.

4. Procedury standaryzacyjne

Procesy ręczne, które angażują wielu pracowników, bywają dość chaotyczne, ponieważ każdy ma swoje własne metody pracy, nawyki i zadania do wykonania.

Reklamy Aby cały proces był sprawny i skuteczny, musi być odpowiednio zaprojektowany w początkowej fazie, i właśnie tam automatyzacja może być bardzo pomocna.

Zautomatyzowane procesy są wykonywane jako spójne przepływy pracy , w których etapy następują po sobie systematycznie, aż do osiągnięcia za każdym razem standardowego wyniku. W tym procesie nie są pomijane żadne istotne etapy i żadna dokumentacja nie jest tracona, dlatego ten aspekt może być najbardziej korzystny na przykład dla przemysłu wytwórczego i opieki zdrowotnej.

5. Usprawnianie procesów biznesowych

Kiedy najlepsze możliwe rezultaty można osiągnąć przy minimalnym wysiłku, wtedy procesy są naprawdę wydajne. Chociaż jest to ważne dla efektywności każdej branży, jest to szczególnie ważne w sektorze budowlanym, gdzie nieefektywność może często oznaczać poważne zagrożenia, a nie tylko utracone zyski.

Reklamy Z tego powodu usprawnione oprogramowanie do zarządzania flotą sprzętu budowlanego jest niezwykle popularne w tym sektorze i może być korzystne również dla Twojej firmy.

Dzięki bezproblemowej integracji IoT i cyfrowo rozwiniętym operacjom, to rozwiązanie programowe zapewnia opłacalność, większe bezpieczeństwo, mniejsze ryzyko oraz lepsze wyniki zespołu i klientów, czyli wszystkie niezbędne czynniki dla wydajnych operacji biznesowych.

6. Zwiększenie produktywności

Wraz z usprawnieniem procesów i zapewnieniem wydajności automatyzacja może również prowadzić do wyższej produktywności. Gdy uciążliwe i niewykonalne zadania są przypisane do rozwiązania cyfrowego, a nie ręcznego, można obsługiwać kilka różnych operacji jednocześnie, zwiększając w ten sposób ogólną produktywność firmy.

Co więcej, oprogramowanie do automatyzacji może również poprawić wrażenia pracowników, umożliwiając zespołom delegowanie monotonnych zadań i skupienie się na bardziej angażujących działaniach generujących przychody. Może to być bardzo pomocne zwłaszcza w świecie korporacji. Reklamy

7. Minimalizacja typowych błędów

Bez względu na to, jak kompetentni, wykwalifikowani i kompetentni mogą być Twoi pracownicy, zawsze mogą się zdarzyć błędy. W końcu popełnianie błędów jest częścią bycia człowiekiem.

Punkty nieefektywności, sporadyczne opóźnienia i ręczne wpadki to nieuniknione części procesu. I choć nigdy nie da się ich całkowicie uniknąć, prawdopodobieństwo wystąpienia błędów znacznie spadnie, gdy zautomatyzowane zostaną codzienne procesy, zwłaszcza te bardziej żmudne i powtarzalne.

Oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy może z łatwością zwiększyć wydajność pracy zespołów , minimalizując błędy, zwiększając efektywność i ogólną produktywność.

8. Zwiększenie odpowiedzialności

Mikrozarządzanie może powodować wiele problemów w miejscu pracy : menedżerowie nie lubią być do tego zmuszani, a pracownicy nienawidzą mikrozarządzania. W rzeczywistości uważa się, że mikrozarządzanie jest jednym z głównych powodów, dla których pracownicy odchodzą z pracy.

Podczas gdy mikrozarządzanie może być konieczne w niektórych przypadkach, we wszystkich innych przypadkach sprowadza się po prostu do lepszych procesów. Kiedy zautomatyzujesz swoje przepływy pracy i przejrzysz je rozplanujesz, wszyscy będą wiedzieć, które zadania mają zostać zakończone, jakie są ich terminy i przez kogo powinny zostać zakończone.

W ten sposób błędy i problemy są zredukowane, mikrozarządzanie prawie wyeliminowane, a satysfakcja z pracy natychmiast wzrasta.

9. Poprawa doświadczenia klienta

Porównując dostawców i próbując znaleźć najbardziej odpowiednie rozwiązanie, szybki i wygodny dostęp do potrzebnej usługi jest jednym z najważniejszych czynników, na które zwracają uwagę klienci.

Automatyzacja może pomóc Twojej firmie również w tym obszarze, zapewniając klientom szybsze, dokładniejsze i wyższej jakości usługi.

Niezależnie od tego, czy oznacza to odpowiadanie na pytania, rozwiązywanie skarg, czy nawet polecanie produktów i usług w oparciu o spersonalizowane wyniki, rozwiązania takie jak chatboty oparte na sztucznej inteligencji i oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami pomogą zapewnić zadowolenie i satysfakcję klientów, co z kolei buduje lojalność, zaufanie i w rezultacie przewagę konkurencyjną.

Od korzyści związanych z oszczędnością kosztów i czasu po zwiększoną wydajność i produktywność, automatyzacja przepływu pracy może wyraźnie pomóc firmom na wiele różnych sposobów. Wdrażając rozwiązanie do automatyzacji w swoich procesach biznesowych, możesz również osiągnąć nowe możliwości rozwoju i sukcesu.