Kompletny przewodnik dotyczący wyboru systemu śledzenia kandydatów

Zatrudnianie i utrzymanie właściwych ludzi jest najważniejszym czynnikiem skutecznej realizacji celów strategicznych firmy.

Wybór odpowiedniego systemu śledzenia kandydatów , zwanego również ATS, ma kluczowe znaczenie dla zatrudniania najbardziej utalentowanych pracowników i bezpośrednio wpływa na Twoją zdolność do realizacji celów strategicznych.

Jim Collins ujął to w słynny sposób:

„…Miałbym jeden priorytet ponad wszystkie inne: pozyskać jak najwięcej najlepszych ludzi… Największą przeszkodą w powodzeniu mojej organizacji jest zdolność do pozyskania i utrzymania wystarczającej liczby właściwych ludzi”.

Powodem jest to, że wzrost produktywności wynikający z zatrudniania pracowników o wysokich wynikach jest ogromny. Zdaniem McKinsey’a Osoby osiągające najlepsze wyniki są do 8 razy bardziej produktywne niż osoby osiągające przeciętne wyniki.

Ten przewodnik pomoże Ci zrozumieć różne korzyści, jakie zapewniają systemy śledzenia kandydatów. Wyjaśnione zostaną wspólne podstawowe funkcje systemów i zostaną zidentyfikowane najważniejsze korzyści, jakie odblokowuje każda funkcja, dzięki czemu będziesz mógł wybrać rozwiązanie najlepiej odpowiadające Twoim potrzebom.

Jakie są zalety systemu śledzenia kandydatów?

Korzyści z systemu śledzenia kandydatów można ogólnie podzielić na trzy kategorie poniżej.

Spośród nich większa dokładność rekrutacji z łatwością staje się kluczową korzyścią, ponieważ wpływa na zdolność rekrutowania osób o wysokich wynikach, a niesamowite 82% firm nie wierzy, że obecnie rekrutuje wysoce utalentowane osoby.

Większa dokładność rekrutacji

Bardziej zaawansowane technologicznie systemy śledzenia kandydatów oferują funkcje oceny talentów, które pomagają przewidzieć przyszłe wyniki kandydata. To znacznie poprawia dokładność rekrutacji, umożliwiając lepszą identyfikację i selekcję najlepszych pracowników.

Zwiększona szybkość rekrutacji

Systemy śledzenia kandydatów automatyzują szereg procesów rekrutacyjnych, dzięki czemu można skrócić czas rekrutacji, zapewniając szybsze obsadzanie wolnych stanowisk i szybsze informowanie kandydatów o decyzji o zatrudnieniu.

Niższe koszty zatrudnienia

Automatyzacja procesów pomaga również obniżyć całkowity koszt rekrutacji.

Co więcej, wiele systemów śledzenia kandydatów oferuje również możliwość sprawdzania lub filtrowania kandydatów. Funkcje te często wykluczają ponad 50% kandydatów na podstawie doświadczenia zawodowego i/lub edukacyjnego. Znacząco skraca to czas czytania CV, a co za tym idzie, obniża koszty rekrutacji.

Jakie są różne typy systemów śledzenia kandydatów?

Wiele systemów śledzenia kandydatów oferuje długą listę funkcji, które mogą być trudne do zrozumienia lub porównania u różnych dostawców systemów. Może to utrudnić wybór oprogramowania bez czasochłonnych demonstracji wielu systemów.

Jak zatem z całą pewnością wybrać najlepszy system dla swojej firmy?

Skoncentruj się na dokładności zatrudniania

Dostawcy ci mają własne, specjalnie zaprojektowane rozwiązanie do oceny talentów, będące naturalną częścią systemu śledzenia kandydatów.

Należy pamiętać, że systemy te oferują wiele funkcji automatyzacji procesów, ale często nie tak wiele, jak dwie poniższe kategorie.

Skoncentruj się na automatyzacji procesów

Jest to większość wszystkich systemów śledzenia kandydatów. Systemy te mają wiele funkcji skupiających się na zwiększeniu szybkości zatrudniania i niższych kosztach zatrudnienia. Jednak zazwyczaj nie ma żadnych funkcji lub istnieje ich niewiele, które pomagają zwiększyć dokładność rekrutacji.

Integracja automatyzacji procesów i oceny talentów

Dostawcy ci również dobrze radzą sobie z automatyzacją procesów, ale poświęcili czas na budowanie integracji z zewnętrznymi dostawcami oceny talentów.

Jeśli dostawca oceny talentów jest dostawcą zapewniającym jakość, może to pomóc w poprawie trafności zatrudniania. Jednakże, biorąc pod uwagę, że jest to integracja z firmą zewnętrzną, może to mieć wpływ na doświadczenie użytkownika i zwykle ocena talentów będzie stosowana wyłącznie w przypadku kandydatów znajdujących się na krótkiej liście na koniec procesu rekrutacji.

Dopasowanie systemów śledzenia kandydatów do Twojej firmy

Twój wybór systemu śledzenia kandydatów powinien opierać się na tym, co jest najważniejsze, aby Twoja firma mogła osiągnąć swoje cele strategiczne.

Chociaż cele strategiczne będą się różnić w zależności od firmy, istnieją pewne podobieństwa w zakresie tego, na czym większość firm musi się skupić, ze względu na wielkość firmy.

Start-upy

Start-upy na ogół powiększają swoją bazę kadrową stosunkowo szybciej niż większe firmy. Wszyscy członkowie personelu (w tym nowo zatrudnieni) muszą wykazywać się wysoką wydajnością i wykazywać dużą motywację, ponieważ zespół jest mały i elastyczny, a zasoby są ograniczone.

Ponadto mogą mieć dział HR lub nie. Dlatego korzyści z automatyzacji procesów są stosunkowo niewielkie, a zwiększenie dokładności zatrudniania jest zdecydowanie najbardziej wpływową korzyścią strategiczną.

Małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP)

Małe i średnie przedsiębiorstwa również szybko powiększają swoją bazę kadrową, choć nie tak szybko, jak start-upy. Firmy te zwykle mają część swojego zespołu HR zajmującą się rekrutacją.

Dokładność zatrudniania jest zwykle nadal najbardziej wpływową korzyścią w osiąganiu celów strategicznych, ale oszczędności wynikające z automatyzacji również zaczynają nabierać znaczenia.

Przedsiębiorstwa

Duże firmy zwykle rozwijają się w znacznie wolniejszym tempie niż mniejsze firmy. Co więcej, ze względu na duży rozmiar organizacji, ich zespoły rekrutacyjne również są zwykle duże, a oszczędności wynikające z automatyzacji procesów mogą być znaczące.

Dlatego właśnie te firmy mogą najwięcej zyskać na automatyzacji procesów i oszczędnościach. Jednak zwiększenie dokładności zatrudniania jest nadal niezwykle ważne dla tych firm.  

Funkcje systemu śledzenia kandydatów na każdym etapie cyklu rekrutacji

Wiele funkcji oferowanych przez systemy śledzenia kandydatów można sklasyfikować w zależności od tego, której części cyklu rekrutacji dotyczą. Poniżej opisaliśmy, jakie korzyści zapewnia każda kategoria funkcji.

Narzędzia pozyskiwania

Systemy śledzenia kandydatów oferują szereg różnych funkcji pozyskiwania. Jednak wspólnym mianownikiem wszystkich funkcji jest to, że pomagają szybciej przyciągnąć i pozyskać więcej kandydatów.

Innymi słowy, zwiększa liczbę kandydatów i pozwala szybciej obsadzić wolne stanowiska. Skraca to cykl rekrutacji i tym samym obniża całkowity koszt rekrutacji.

Nie musi to koniecznie prowadzić do lepszych decyzji o zatrudnieniu, jeśli nie zostanie połączone z odpowiednimi narzędziami umożliwiającymi identyfikację i selekcję najlepszych pracowników spośród wybranych kandydatów.

Typowe funkcje pozyskiwania obejmują:

1. Integracja z tablicą ogłoszeń

Ta funkcja umożliwia opublikowanie oferty pracy na wielu portalach z ofertami pracy bezpośrednio za pośrednictwem systemu śledzenia kandydatów.

Oznacza to, że nie musisz ręcznie wprowadzać szczegółów oferty pracy na każdym portalu z ofertami pracy, a Twoja oferta pracy jest łatwo widoczna dla dużej liczby potencjalnych kandydatów. Zasadniczo jest to szybki sposób na zwiększenie puli kandydatów.

2. Strony kariery

Strony karier mogą być oferowane jako usługa, dzięki czemu firmy, które ich nie posiadają, mogą skorzystać z dwóch istotnych korzyści:

• Budowanie marki pracodawcy: strony poświęcone karierom są jednym z głównych narzędzi do promowania Twojej marki budowanie marki pracodawcy na wyższy poziom i wyglądanie bardziej profesjonalnie w oczach potencjalnych kandydatów o wysokich kwalifikacjach.
• Automatyczna integracja: Biorąc pod uwagę, że Twój system śledzenia kandydatów tworzy stronę kariery, wszystkie funkcje będą automatycznie dostępne do śledzenia i zarządzania kandydatami pochodzącymi ze strony kariery.

3. Ulepszona funkcjonalność wyszukiwania kandydatów

Funkcje te umożliwiają wyszukiwanie odpowiednich kandydatów bezpośrednio z systemu śledzenia kandydatów. Istnieją dwie główne korzyści:

• Przeszukaj wszystkich kandydatów publicznych: system śledzenia kandydatów umożliwi przeszukiwanie milionów profili kandydatów publicznych, łącząc dane z wielu bezpłatnych i publicznych baz danych kandydatów.
• Ulepszone wyszukiwanie i ranking: system może zaoferować lepszą funkcjonalność wyszukiwania i rankingu niż ta, która jest dostępna w oryginalnych bazach danych. Co więcej, niektóre programy integrują się ze sztuczną inteligencją, aby zapewnić łatwy w użyciu interfejs do oceniania i filtrowania kandydatów.    

Zautomatyzowane sprawdzanie i ranking CV

Większość systemów śledzenia kandydatów filtruje lub wyklucza kandydatów na podstawie wcześniej zdefiniowanych kryteriów selekcji. System zazwyczaj selekcjonuje ponad 50% kandydatów.

Odbywa się to poprzez połączenie funkcji sprawdzania z analizą CV lub inną funkcją, która pozwala zidentyfikować stanowisko i doświadczenie edukacyjne kandydata.

Korzyści to szybkość i niższe koszty rekrutacji, ponieważ rekruterzy muszą jedynie czytać CV kandydatów, którzy spełniają kryteria.

Rekruterzy powinni jednak zachować ostrożność przy wyborze kryteriów weryfikacji kandydatów. Na przykład kryteria selekcji oparte na wykształceniu często nie są skorelowane z wynikami kandydata. W przypadku niewłaściwego użycia kryteria mogą zamiast tego wprowadzić nieświadome uprzedzenia , które mogą zmniejszyć dostępną pulę talentów i prowadzić do kiepskich decyzji o zatrudnieniu.

Typowe funkcje przesiewowe obejmują:

1. Projekcja

Możliwość odrzucenia kandydatów, zanim staną się aktywną częścią rekrutacji, w oparciu o wcześniej zdefiniowane kryteria. Zwykle kryteria te opierałyby się na doświadczeniu zawodowym lub wykształceniu.

2. Automatyczne analizowanie CV

System identyfikuje i udostępnia najważniejsze części CV. Na przykład doświadczenie zawodowe wnioskodawcy i jaki jest najwyższy stopień wykształcenia. Ta funkcja jest zwykle połączona z funkcją screeningu.

Śledzenie i zarządzanie kandydatami

Funkcje te zasadniczo umożliwiają przechowywanie wszystkich danych kandydatów w jednym systemie i wykorzystywanie tych danych do zarządzania kandydatami w całym cyklu rekrutacji. Stanowi podstawę każdego systemu śledzenia kandydatów.

Korzyści to nie tylko szybkość i niższe koszty rekrutacji. Funkcje te zasadniczo umożliwiają przeprowadzenie bardziej profesjonalnej rekrutacji.

Typowe funkcje śledzenia i zarządzania kandydatami obejmują:

1. Śledzenie danych i statusu

System śledzenia kandydatów powinien gromadzić i łatwo udostępniać dane kandydatów związane z rekrutacją. Co więcej, system śledzenia kandydatów powinien przydzielać każdemu kandydatowi status, który umożliwia śledzenie, na jakim etapie procesu rekrutacji znajduje się dany kandydat.

2. Zautomatyzowana komunikacja z kandydatami

Możesz zautomatyzować komunikację z kandydatami w oparciu o najlepsze praktyki. Obejmuje to automatyczne e-maile z odmową, e-maile z prośbą o rozmowę kwalifikacyjną i inną komunikację związaną z zatrudnieniem.

3. Portal wnioskodawców

Portal, na którym wnioskodawcy mogą się zalogować i zobaczyć status aplikacji w czasie rzeczywistym.

Co więcej, portale te mogą zapewnić kandydatom dodatkowe korzyści, takie jak wskazówki dotyczące rozmów kwalifikacyjnych, przewodniki po CV i podobne informacje. To jeszcze bardziej poprawia doświadczenie kandydata w procesie rekrutacji.

Ustrukturyzowane przewodniki po rozmowach kwalifikacyjnych i pomoc

Funkcje te pomagają przeprowadzić profesjonalną i ustrukturyzowaną rozmowę kwalifikacyjną, która umożliwia porównanie kandydatów na podobnych zasadach.

Dostępne funkcje obejmują przewodniki po rozmowach kwalifikacyjnych i raporty po oprogramowanie wideo, które automatyzuje proces rozmowy kwalifikacyjnej:

1. Przewodniki po rozmowach kwalifikacyjnych

Przewodniki zapewniające wspólną i profesjonalną strukturę rozmowy kwalifikacyjnej. Gwarantuje to, że wszyscy kandydaci zostaną przesłuchani w podobny sposób, co umożliwi uczciwe porównanie.

2. Protokoły przesłuchań

Są to zasadniczo przewodniki po rozmowach kwalifikacyjnych, które zostały zaktualizowane i zawierają dodatkowe informacje cenne przy ocenie kandydatów. Obejmuje to kluczowe dane z CV, dostosowane pytania do rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami oraz dane dotyczące oceny talentów.

3. Oprogramowanie do rozmów wideo

Dzięki tej funkcji rozmowa kwalifikacyjna może zostać przeprowadzona za pośrednictwem oprogramowania do rozmów wideo podłączonego do systemu śledzenia kandydatów. Oprogramowanie zazwyczaj pozwala rekruterowi na wstępne nagranie rozmowy kwalifikacyjnej, zawierającej wszystkie pytania zawarte w rozmowie kwalifikacyjnej. Następnie wszyscy kandydaci odpowiadają na nagrane wcześniej pytania w formacie wideo.

Ocena talentów na potrzeby selekcji

Testy oceny talentów pomogą uzyskać całościowy obraz zdolności kandydata do odniesienia sukcesu na danym stanowisku poprzez ocenę jego umiejętności miękkich i twardych. Pomaga to rekruterom w wyborze najlepszych pracowników, co jest kluczowym czynnikiem wpływającym na wydajność organizacji.

Może nawet pomóc w przejściu od tradycyjnego zatrudniania do zatrudniania opartego na umiejętnościach , co jest obecnie głównym przedmiotem zainteresowania wielu organizacji.

Aby określić ilościowo wpływ na wydajność, McKinsey porównał produktywność 1% pracowników osiągających najlepsze wyniki z 1% pracowników osiągających najniższe wyniki i stwierdził, że że jest ich 12 razy więcej produktywna w zadaniach o średniej złożoności.

Najwyższą trafność rekrutacji zostanie osiągnięta, gdy ocena talentów zostanie przeprowadzona wśród wszystkich kandydatów, a nie tylko kilku wybranych. Często będzie to wymagać, aby test oceny talentów był natywny dla systemu śledzenia kandydatów, a nie poprzez integrację z firmami zewnętrznymi.

1. Ocena talentów w zakresie umiejętności miękkich

Umiejętności miękkie można powiązać z pożądanymi cechami osobowości i zachowaniem, co oznacza, że ​​testy osobowości można wykorzystać do oceny dopasowania kandydata.

Wpływ na dokładność zatrudnienia będzie zależał od:

• Ramy testów: Ważne jest, aby wybrać rodzaj testu, który ma sprawdzone zastosowanie w procesie rekrutacji. Test osobowości Wielkiej Piątki (znany również jako test OCEAN) wyróżnia się pod tym względem, ponieważ został szeroko zbadany w kontekście rekrutacji i jest stosowany w przypadku zatrudniania kadry kierowniczej.
• Ogólne a specyficzne dla roli: Większość testów osobowości ma charakter ogólny, co oznacza, że ​​ten sam test jest używany do wszystkich ról. Chociaż testy te pomagają poprawić trafność rekrutacji, możliwe jest zastosowanie testów osobowości, w których treść testu i/lub punktacja są dostosowywane do konkretnej roli.

2. Ocena talentów wymagających twardych umiejętności

Umiejętności twarde to umiejętności wymagane w miejscu pracy, aby odnieść sukces na danym stanowisku. Jeśli zostanie zaoferowany i prawidłowo przeprowadzony odpowiedni test umiejętności technicznych, może znacznie poprawić dokładność rekrutacji.

Wpływ na trafność zatrudnienia zależy od następujących czynników:

• Treść testu: Czy tematy objęte testem umiejętności są bezpośrednio powiązane z rzeczywistymi wymaganiami na stanowisku, na które rekrutujesz? Im lepsze łącze, tym większa dokładność rekrutacji.
• Trafność testu: Test powinien zostać stworzony przez eksperta merytorycznego i zatwierdzony przez psychologa organizacji. Poważni dostawcy testów mogą udokumentować, że psycholog zatwierdził test.

Ostateczne zalecenia

Jak odkryliśmy, istotą rekrutacji nie jest tylko automatyzacja procesów, ale znacznie bardziej precyzja w pozyskiwaniu talentów.

Chociaż automatyzacja procesów odgrywa kluczową rolę w zmniejszaniu ręcznych obciążeń administracyjnych, nie może przyćmić podstawowej misji rekrutacji: znalezienia idealnego kandydata posiadającego odpowiednie połączenie umiejętności twardych i miękkich.

System śledzenia kandydatów nie tylko ułatwia proces rekrutacji, ale także znacznie poprawia jakość zatrudnianych pracowników. Wybór najlepszego systemu zależy przede wszystkim od jego zdolności do identyfikowania i uwzględniania unikalnych potrzeb każdej roli i kandydata.

Doskonałe systemy wykorzystują siłę włączania i holistycznej oceny talentów, a nie tylko przeglądania CV. Pomagają one dogłębnie zrozumieć umiejętności potrzebne na danym stanowisku i dopasować idealnie pasujących kandydatów.

Rozwój pracy zdalnej, ekonomii gig i zróżnicowanej siły roboczej oznacza, że ​​umiejętności miękkie – zdolność adaptacji, komunikacja, współpraca – są ważniejsze niż kiedykolwiek. Skuteczny system śledzenia kandydatów nadaje priorytet tym umiejętnościom, zapewniając organizacjom zatrudnienie dobrze przygotowanych osób, które nie tylko pasują do danej roli, ale także wzmacniają szerszą dynamikę zespołu.

Rozpoczynając poszukiwania idealnego oprogramowania, należy pamiętać, że sednem rekrutacji nie jest automatyzacja; to ludzki potencjał.

Pozyskiwanie talentów to szczególna umiejętność. Dowiedz się, jak zbudować skuteczną strategię pozyskiwania talentów.