Sztuczna inteligencja w zarządzaniu kontraktami

Prowadzenie odnoszącej sukcesy firmy lub firmy wiąże się z zawieraniem umów ze stronami trzecimi, takimi jak klienci, sprzedawcy, dostawcy lub inni interesariusze.

W zarządzaniu kontraktami konieczne jest zaspokojenie rosnących potrzeb firmy – budowanie zaufania, zapobieganie przyszłym konfliktom, szczegółowe oczekiwania, ochrona przed zobowiązaniami i zapewnianie rentowności.

Jednakże proces zarządzania umowami może być zniechęcający, pracochłonny i czasochłonny ze względu na wiele umów, którymi firma musi zarządzać i których śledzenie musi przestrzegać.

Przeciętna firma tworzy i zarządza danymi dotyczącymi setek, a nawet tysięcy aktywnych umów.

W rezultacie procesy zawierania umów nieuchronnie stają się nieefektywne. Badania World Commerce and Contracting pokazują, że nieefektywne opracowywanie i zarządzanie kontraktami kosztuje przeciętną firmę około 9% jej przychodów.

AI zmienia sposób przetwarzania danych w różnych branżach, włączając w to także dziedzinę prawa; optymalizuje proces zawierania umów i wpływa na treść umów. W tym artykule poznasz wpływ AI na zarządzanie kontraktami oraz korzyści i ryzyko związane z wykorzystaniem AI w zarządzaniu kontraktami.

Czym jest sztuczna inteligencja w zarządzaniu kontraktami?

Sztuczna inteligencja do zarządzania umowami wykorzystuje sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe do zarządzania umowami. Jest to system automatyzacji, który pozwala zarządzać i śledzić wszystkie umowy Twojej firmy.

Oprogramowanie do zarządzania umowami oparte na sztucznej inteligencji zapewnia większą satysfakcję niż oprogramowanie do zarządzania cyklem życia umów (CLM) pierwszej generacji, ponieważ CLM opiera się na automatyzacji opartej na regułach, co wciąż wymaga znacznej ilości pracy ręcznej.

Oprogramowanie do zarządzania umowami oparte na sztucznej inteligencji (ACMS) działa na zasadzie uczenia się i rozumienia języka używanego w umowach prawnych.

Wykonuje funkcje kontraktujące, korzystając z przetwarzania języka naturalnego (NLP), przeszkolony w rozpoznawaniu i oznaczaniu wzorców i zachowań, takich jak powtarzające się istotne terminy i klauzule prawne.

ACMS wykorzystuje tę wiedzę do umów przy wykonywaniu różnych zadań — wykrywaniu prawdopodobnych problemów prawnych, automatycznym podkreślaniu poprawek, a nawet sugerowaniu zmian, aby umowa była łatwiejsza do zrozumienia — co zastępuje ręczne zarządzanie umową przez cały cykl życia umowy.

Na przykład żmudna czynność polegająca na ręcznym oznaczaniu postanowień dotyczących zabezpieczenia, wyróżnianiu klauzul dotyczących rozwiązania umowy lub warunków płatności, nazw i dat może być łatwo wykonana za pomocą ACMS, co pozwala skoncentrować się na bardziej skomplikowanych kwestiach podczas negocjacji umów.

Przypadki użycia zarządzania kontraktami w oparciu o sztuczną inteligencję

Dzięki zarządzaniu umowami opartemu na sztucznej inteligencji możemy w unikalny sposób rozwiązywać problemy związane z zarządzaniem umowami. AI Contract Management upraszcza proces zawierania umów i uwalnia czas na bardziej złożone zadania związane z zarządzaniem umowami.

Oto kilka sposobów wykorzystania sztucznej inteligencji do usprawnienia zarządzania umowami:

1. Automatyczne tworzenie umów : Kontrakt AI może być używany do automatycznego sporządzania projektów umów. Zwykle użytkownik przekazuje AI podpowiedzi w formie wstępnie sporządzonych warunków umowy i klauzul, które odpowiadają jego konkretnym potrzebom.
   
   Następnie sztuczna inteligencja automatyzuje tworzenie umów bez ciągłego angażowania użytkownika. Zautomatyzowane tworzenie umów umożliwia firmom tworzenie wiarygodnych dokumentów i efektywniejszy przepływ pracy. Usprawnia zarządzanie umowami, usprawniając komunikację i współpracę, jednocześnie umożliwiając wszystkim stronom stały kontakt z najnowszymi informacjami i zmianami w umowie.
   
   
2. Zautomatyzowana analiza umów : sztuczną inteligencję można wykorzystać do analizowania umów pod kątem zgodności i ryzyka. Potrafi wykryć rozbieżności i niespójności pomiędzy dokumentami, porównać obowiązki i odpowiedzialność zaangażowanych stron, podsumować kluczowe ustalenia i podkreślić wzorce, które mogą umknąć ludzkiej ocenie.
   
   Dzięki temu proces analizy staje się dużo łatwiejszy, szybszy, wydajniejszy i wolny od błędów. Jedną ze znaczących zalet zarządzania kontraktami AI jest to, że zapewnia obiektywność, która wyjaśnia użytkownikom punkty, na których powinni się skupić podczas negocjowania umowy.
   
   
3. Zautomatyzowane zarządzanie umowami : zamiast angażować się w rutynowe zarządzanie umowami, sztuczną inteligencję można wykorzystać do automatycznego zarządzania umowami od etapu przed podpisaniem – tworzenie, negocjacje/współpraca, przegląd/zatwierdzanie i wykonanie – do etapu po podpisaniu – administracja/wykonanie , odnowienie/wypowiedzenie oraz raportowanie/śledzenie. Oszczędza czas i zapewnia efektywną i sprawną obsługę dokumentów kontraktowych.
   
   
4. Automatyczne odnawianie umowy : sztuczna inteligencja może automatycznie odnowić wygasłą umowę. Zapewnia to, że początkowe warunki umowy pozostaną wykonalne przez cały nowy cykl życia umowy. Działa zgodnie z systemem automatyzacji, który jest zgodny z ustalonym czasem odnowienia.
   
   Jeżeli żadna ze stron nie zrezygnuje przed datą automatycznego przedłużenia, będą one nadal związane warunkami umowy. Automatyczne odnawianie umów zmniejsza problemy związane z zarządzaniem umowami i zapewnia płynne przedłużanie umów.

Korzyści ze sztucznej inteligencji w zarządzaniu kontraktami

Korzyści ze sztucznej inteligencji w zarządzaniu kontraktami są ogromne. Zautomatyzowane oprogramowanie do zarządzania umowami może skrócić czas i zasoby potrzebne do przeglądania i aktualizowania umów.

Sztuczna inteligencja może również pomóc w identyfikacji ryzyka i możliwości związanych z umową oraz w rekomendowaniu działań mających na celu poprawę realizacji umowy. Ponadto sztuczna inteligencja może pomóc w zarządzaniu komunikacją i cyklami życia umów.

Oto zalety zarządzania kontraktami AI:

Lepsze spostrzeżenia i analizy na potrzeby podejmowania decyzji

Aby zachować konkurencyjność w dzisiejszym świecie biznesu, organizacje muszą podejmować szybkie i trafne decyzje. Jednak podejmowanie świadomych decyzji nie zawsze jest łatwe, zwłaszcza gdy dane są złożone i trudne do zrozumienia.

Zarządzanie kontraktami obejmuje analizę i przeglądanie ton punktów danych oraz podejmowanie decyzji. Ocena i analiza umów opartych na sztucznej inteligencji ułatwiają czytanie i utrzymywanie umów oraz zapewniają wnikliwe dane, które ułatwiają podejmowanie świadomych decyzji.

Oprogramowanie do zarządzania kontraktami oparte na sztucznej inteligencji może pomóc w uporządkowaniu i zrozumieniu danych kontraktowych oraz wyników historycznych, dzięki czemu decydenci mogą dostrzec wzorce i trendy, które mogły nie być oczywiste. Dzięki lepszym spostrzeżeniom i zoptymalizowanej analizie organizacje mogą podejmować bardziej świadome decyzje, zwiększać swoją wartość i poprawiać wyniki biznesowe.

Ułatwianie porównań między standardami i analizowanie klauzul historycznych

W miarę wzrostu popularności sztucznej inteligencji w zarządzaniu umowami oczekuje się, że umowy będą wysoce ustandaryzowane, zrutynizowane i oparte na szablonach, a modyfikacje będą wprowadzane tylko tam, gdzie jest to konieczne, aby spełnić konkretne wymagania użytkownika.

Jedną z korzyści zarządzania kontraktami AI jest analiza i standaryzacja skomplikowanych klauzul historycznych. Oprogramowanie do zarządzania umowami oparte na sztucznej inteligencji wykorzystuje algorytmy do skanowania dużych baz danych w poszukiwaniu umów precedensowych i podobnych. W rezultacie umowy są obecnie znacznie dokładniej ujednolicone.

Na przykład porównanie różnych standardów języka angielskiego jest ułatwione dzięki wspólnej klauzuli historycznej. Klauzula ta określa pochodzenie standardu i jego związek z innymi standardami. Określa także datę wydania normy. Analitycy mogą łatwiej identyfikować i porównywać klauzule różnych standardów, korzystając ze wspólnej klauzuli historycznej.

Rozszerzanie możliwości zautomatyzowanych

W przeciwieństwie do oprogramowania do zarządzania umowami pierwszej generacji, sztuczna inteligencja ma rozszerzone możliwości zautomatyzowania. Sztuczna inteligencja automatycznie identyfikuje subtelne wzorce i struktury w dokumencie za pomocą algorytmów dopasowywania wzorców.

Jego możliwości automatyzacji pozwalają na tworzenie nowych umów przy użyciu szablonów ze starszych, tworzenie prognoz na podstawie informacji z tych umów lub tworzenie alertów o potencjalnych możliwościach odnowienia świadczeń lub ponownego zawarcia umowy.

Ograniczenie powtarzalnych zadań

Zarządzanie kontraktami obejmuje powtarzalne zadania. W umowie jest zbyt wiele rzeczy do sprawdzenia – najważniejsze daty, terminy płatności i warunki. Sporządzanie umów, przechodzenie przez liczne rundy modyfikacji lub przeglądanie poprzednich umów w celu uzyskania akceptowalnych warunków może być wyczerpujące.

Zarządzanie umowami oparte na sztucznej inteligencji może obsługiwać zadania związane z wyszukiwaniem, analizowaniem i przeglądaniem informacji. Dzięki temu proces zawierania umowy jest bardziej wolny od błędów.

Obsługa dużych zestawów danych kontraktowych

Oprogramowanie do zarządzania umowami oparte na sztucznej inteligencji oferuje nieskończony potencjał. W przeciwieństwie do ręcznego przeglądania umów, co zajmuje więcej czasu, zarządzanie umowami oparte na sztucznej inteligencji może obsłużyć setki i tysiące zestawów danych umów w krótszym czasie.

Śledzi szczegóły milionów umów. Informacje zebrane na temat każdej umowy są następnie wykorzystywane przy badaniu nowych umów. Dodatkowo wyszukuje trendy w każdej umowie, wykorzystując te założenia do opracowania, przeglądu i dopracowania nowych.

Przekształcanie wglądu w kontrakty w inteligencję

Zarządzanie kontraktami oparte na sztucznej inteligencji może zrewolucjonizować sposób działania przedsiębiorstw. Może przekształcić spostrzeżenia dotyczące umów w informacje, które można wykorzystać do ograniczenia ryzyka, zwiększenia wydajności i usprawnienia procesu decyzyjnego. Zapewnia także, że cel każdej relacji biznesowej jest dokładnie odzwierciedlony w umowie i w pełni zrealizowany w rzeczywistości.

Przekształca wiedzę dotyczącą umów w szereg informacji, takich jak liczba odnawialnych i nieodnawialnych umów na określone usługi, obszary lub wielkość transakcji; czas trwania negocjacji umowy lub którzy sprzedawcy uzyskują najwięcej zamówień; który przegląda umowy, rozpowszechnia je lub zatwierdza ich warunki za pomocą podpisu elektronicznego.

Jak sztuczna inteligencja zmienia zarządzanie kontraktami

Umowy oparte na sztucznej inteligencji są znacznie wydajniejsze niż ręczne zarządzanie umowami. Sztuczna inteligencja nie zastępuje prawników; sprawia, że ​​ich zadania – zarządzanie cyklem życia umowy – są łatwiejsze i bardziej efektywne.

Oto kilka sposobów, w jakie sztuczna inteligencja zmienia zarządzanie umowami:

Ekstrakcja danych

Ekstrakcja danych polega na uzyskiwaniu określonych danych z większego zbioru danych; można to zrobić ręcznie, identyfikując i wyodrębniając pożądane elementy danych, ale proces ten jest czasochłonny i pracochłonny.

Sztuczna inteligencja upraszcza ekstrakcję danych, identyfikując i wyodrębniając pożądane dane, w tym najważniejsze daty, klauzule, żargon prawniczy i warunki, z plików PDF, Word i obrazów. Wyodrębnione dane można następnie wykorzystać do analiz, raportowania lub do innych celów, takich jak wysyłanie wiadomości e-mail z przypomnieniem do interesariuszy, gdy potrzebne są podpisy, oznaczanie mylących sformułowań do kontroli prawnej lub wysyłanie ostrzeżeń w przypadku zbliżania się ostatecznych terminów.

Inteligentna automatyzacja przepływu pracy

Inteligentna automatyzacja przepływu pracy automatyzuje procesy kontraktowania, aby uczynić je bardziej efektywnymi. Sztuczną inteligencję można wykorzystać do automatyzacji przepływów pracy, takich jak zatwierdzanie, odnawianie, analiza i przegląd.

Inteligentna automatyzacja przepływu pracy pomaga zaoszczędzić czas i pieniądze oraz zwiększa produktywność.

Analiza klauzul i metadanych

Sztuczna inteligencja jest biegła w badaniu struktury tekstu i zawartych w nim informacji. Oprogramowanie do zarządzania umowami oparte na sztucznej inteligencji może szybko i niezawodnie odczytywać umowy w celu wyodrębniania postanowień, organizowania metadanych i wykrywania potencjalnych problemów lub obszarów budzących wątpliwości; pomaga to przedsiębiorstwom w ograniczaniu ryzyka, rozwiązywaniu sporów i zapewnianiu zgodności z przepisami.

Organizacja dokumentów zbiorczych

Sztuczna inteligencja nie tylko analizuje dane i wyodrębnia klauzule; tworzy także system ich organizowania. Szybko i skutecznie kategoryzuje ogromne ilości umów, usprawniając wyszukiwanie i ułatwiając odnalezienie poszczególnych umów lub danych. Oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów lub niedopatrzeń.

Przegląd inteligentnych kontraktów

Przegląd umowy może być żmudnym procesem. Przegląd umowy zajmuje średnio około 92 minut. Byłby to trudny proces dla firmy zarządzającej setkami kontraktów. Wyobraź sobie, że mnożysz 92 przez tę liczbę.

AI może automatycznie przeglądać umowy, sugerując potencjalne problemy lub obszary, na których należy się skupić; zapewnia to przedsiębiorstwom umowy, które są dokładne, kompleksowe i zgodne ze specyfikacjami prawnymi. Sztuczna inteligencja może także wydawać zalecenia dotyczące sposobu targowania się w oparciu o wcześniej ustalone zasady.

Analiza ryzyka kontraktu

Oprogramowanie do zarządzania umowami oparte na sztucznej inteligencji może pomóc w ocenie i identyfikacji ryzyka związanego z umową, takiego jak naruszenie umowy lub nieprzestrzeganie przepisów. Odbywa się to poprzez oznaczanie błędów lub niekompletnych informacji, podkreślanie niekorzystnych warunków, rekomendowanie zmian w klauzulach, których brakuje lub są niejasne, ostrzeganie określonych zespołów w przypadku zmiany warunków umowy, a nawet porównywanie klauzul ze standardowymi umowami w celu określenia poziomu ryzyka.

Analiza ryzyka oparta na sztucznej inteligencji pomaga ograniczać ryzyko, zmniejszać ryzyko wystąpienia problemów prawnych i chronić interesy biznesowe.

Ograniczenie wolumenu kontraktu

Zwiększony wolumen kontraktów wynika z rozwijającej się spółki. Liczba kontraktów, którymi firma regularnie zarządza, zwiększa się wraz z jej rozwojem.

Sztuczna inteligencja ogranicza wielkość kontraktów, automatyzując powtarzające się działania, identyfikując potencjalne obszary problematyczne, zarządzając przesyłaniem dużych ilości danych i przechowując wszystkie istotne dokumenty w jednym miejscu. Wykorzystanie sztucznej inteligencji w zarządzaniu umowami może poprawić produktywność, zmniejszyć presję na kierowników kontraktów i zagwarantować efektywną realizację kontraktów.

Zarządzanie ryzykiem i zgodność

Bez wątpienia sztuczna inteligencja oferuje łatwość i wydajność. Firmy muszą jednak zdawać sobie sprawę z ryzyka nadmiernego polegania na sztucznej inteligencji.

Poniżej przedstawiono niektóre ryzyka związane z zarządzaniem kontraktami AI:

1. Ryzyko błędu : sztuczna inteligencja jest tak dobra, jak ci, którzy jej używają, ponieważ opiera się na instrukcjach, danych wejściowych i wstępnie zaprogramowanych danych. Może generować błędne wyniki, jeśli nie zostało przeszkolone na podstawie wysokiej jakości, bezstronnych i dokładnych danych, co może pominąć obawy związane z ryzykiem i możliwości uzyskania przychodów. Czasami systemy sztucznej inteligencji generują wyniki, które obejmują nieistniejące zasady lub prawa.
   
2. Ryzyko stronniczości : próbka danych może być stronnicza, jeśli jest mała, jednorodna lub reprezentuje stereotypy. Stronniczość zmniejsza wiarygodność dokumentów Twojej firmy i naraża Twoją reputację na ryzyko. Zbiór danych, na którym trenowano generatywną sztuczną inteligencję, odgrywa kluczową rolę w jej działaniu. Narzędzie generatywnej sztucznej inteligencji zawsze będzie miało stronniczość w gromadzeniu danych.
   
3. Ryzyko naruszeń danych : Naruszenia danych będą nadal rosły, ponieważ w większości przypadków narzędzia generatywnej sztucznej inteligencji przetwarzają i zatrzymują dane wejściowe użytkowników, tak jak robią to inne usługi w zakresie danych, oferując jednocześnie niewielkie lub żadne gwarancje bezpieczeństwa w sekcji warunków użytkowania. Należy zachować ostrożność przy wyborze modeli sztucznej inteligencji do użycia i uważnie przeczytać warunki korzystania z przepisów dotyczących bezpieczeństwa danych narzędzia generatywnej sztucznej inteligencji.
   
4. Ryzyko niezamierzonego ujawnienia: Aby zminimalizować ryzyko przypadkowego narażenia, należy unikać wprowadzania wrażliwych danych handlowych lub informacji poufnych, osobistych lub wrażliwych. Jeżeli nie można wykluczyć konkretnych danych, firma powinna zadbać o ich deidentyfikację.

Streszczenie: Sztuczna inteligencja w zarządzaniu kontraktami

Sekretem skutecznego wdrożenia i wykorzystania sztucznej inteligencji w zarządzaniu kontraktami jest zrozumienie, co można, a czego nie można osiągnąć. Skraca czas poświęcany na ocenę i sporządzanie umów, zwiększając w ten sposób wartość dodaną dla przedsiębiorstw zajmujących się dużymi kontraktami i bardziej rutynowymi transakcjami.

Pamiętaj, że ludzie zawierają umowy z innymi ludźmi. W rezultacie nawet jeśli sztuczna inteligencja będzie w stanie usprawnić niektóre procedury, zawsze będzie wymagać pewnego nadzoru ze strony człowieka. Wyposażony w odpowiednie oprogramowanie do zarządzania kontraktami, niewątpliwie siłą, z którą należy się liczyć, jest człowiek.