7 największych zalet korzystania z oprogramowania do księgowości online

Czy kalkulujesz czas, który inwestujesz w prowadzenie działu księgowości w swojej firmie? Rachunkowość małych firm może ostatecznie stać się skomplikowanym i czasochłonnym procesem. Wraz z rozwojem firm standardy rachunkowości również stały się trudne i męczące. Podobnie jak inni operatorzy biznesowi, musisz mieć arkusz kalkulacyjny, aby śledzić swoje transakcje finansowe i księgowe. Warto zacząć od tego, ale wraz z rozwojem firmy staje się to wyzwaniem, ponieważ ręczna księgowość może być niedokładna i czasochłonna.

Zrozumienie oprogramowania księgowego

Oprogramowanie księgowe pomaga zautomatyzować etapy cyklu rozliczeniowego, podczas gdy możesz poświęcić swój czas na ważniejsze rzeczy. Oprogramowanie jest w stanie kategoryzować końcowe transakcje i rejestrować je. Pozwala także płacić rachunki, udostępniać faktury klientów, obsługiwać standardowe raporty za pośrednictwem platformy i zarządzać listami płac.

Istnieją różne programy księgowe w zależności od rodzaju prowadzonej działalności. Duże firmy lub przedsiębiorstwa korzystają z oprogramowania dostosowanego do potrzeb lub oprogramowania ERP (planowania zasobów przedsiębiorstwa), podczas gdy inne mogą korzystać z nowoczesnych usług finansowych lub integratorów systemów informatycznych. Zapewniają płynny przebieg procedury księgowej. W świecie cyfryzacji tworzenie oprogramowania stało się kluczową częścią współczesnego biznesu. Firmy te niezmiennie poszukują nowych sposobów pozyskiwania niestandardowych rozwiązań programistycznych.

Polecane dla Ciebie: Jak firmy zajmujące się oprogramowaniem i IT radzą sobie z pandemią COVID-19?

Najważniejsze zalety korzystania z oprogramowania do księgowości online

Oprogramowanie księgowe w chmurze lub dostosowane oprogramowanie księgowe to narzędzie online pomagające księgowym, księgowym lub menedżerom biznesowym w automatyzacji transakcji księgowych lub zarządzaniu nimi w dowolnej firmie. Oprogramowanie księgowe pomaga w automatyzacji zadań w ramach procedury księgowej. Biorąc pod uwagę startupy, cena pakietów oprogramowania księgowego i proces wymagany do ich skonfigurowania mogą być przerażające.

W przypadku wprowadzania danych lub wpisów do dziennika proces ten można zautomatyzować za pomocą oprogramowania. Za każdym razem, gdy dokonujesz płatności z konta bankowego swojej firmy, można ją łatwo zautomatyzować za pomocą oprogramowania. Postępując zgodnie z nimi, musisz wiedzieć, że istnieją pewne zalety związane z oprogramowaniem księgowym. Wśród nich najważniejsze wymieniono poniżej.

1. Łatwa współpraca

Dzięki rachunkowości w chmurze Twoja współpraca staje się łatwiejsza. Czy pamiętasz, kiedy musiałeś częściej wprowadzać zmiany w arkuszu kalkulacyjnym, jak trudne było ręczne księgowanie? Następnie musiałeś zapisać to na zewnętrznym dysku USB, a następnie przekazać swoim współpracownikom. Taka czasochłonna, gorączkowa i przestarzała metoda śledzenia transakcji finansowych. Cóż, te czasy już minęły.

Dzięki oprogramowaniu do księgowości w chmurze dostęp do księgowości w czasie rzeczywistym i przetwarzanie danych finansowych stał się łatwiejszy i wygodniejszy dla wszystkich. To wymaga tylko, aby Twoi pracownicy logowali się do swoich komputerów i wykonywali swoje obowiązki od czasu do czasu. Oszczędza to zarówno czas, jak i wysiłek oraz umożliwia wielu użytkownikom operowanie na podobnych danych księgowych. Ponadto oprogramowanie do księgowości online umożliwia działanie na różnych poziomach u różnych użytkowników. Możesz w ten sposób dostosować uprawnienia, ustawiając standard rachunkowości lub funkcje księgowe, które użytkownik musi wykonać.

2. Automatyzacja oszczędza czas

Podobnie jak instalacja każdego innego oprogramowania, konfiguracja oprogramowania księgowego również wymaga czasu i wysiłku. Ale znowu staje się to jednorazową inwestycją, ponieważ oszczędza czas w perspektywie długoterminowej. Pomyśl o obciążeniu pracą księgowego lub księgowego, czas i energia, które inwestują w ręczną księgowość, są naprawdę gorączkowe i uciążliwe. Niektóre prace stają się wręcz powtarzalne. Na przykład wystawianie faktur za sprzedaż, wysyłanie przypomnień o opóźnionych płatnościach i śledzenie transakcji to powtarzalna praca, którą należy wykonywać ręcznie.

Całą tę pracę można wyeliminować, wprowadzając oprogramowanie księgowe. Nie tylko eliminuje pracę ręczną, ale także oszczędza dużo czasu, ponieważ większość kroków związanych z cyklem rozliczeniowym można wykonać za pomocą oprogramowania.

„Początkujący mogą zacząć od tworzenia wpisów do dziennika, a następnie bezpośrednio zintegrować swoje konto bankowe z oprogramowaniem. Pomoże Ci to w terminowym rejestrowaniu każdej dokonanej lub otrzymanej płatności, ponieważ będzie ona automatycznie aktualizowana w dzienniku”. – jak sugerował Peter Lee w jednym ze swoich ostatnich komunikatów prasowych. Peter jest obecnym dyrektorem generalnym Info-Tech i ma ogromne doświadczenie w oprogramowaniu dla przedsiębiorstw.

Możesz także cieszyć się takimi rzeczami, jak automatyczne raportowanie finansowe, brak pobierania plików CSV lub konfigurowanie automatycznych płatności dla handlowców. Należy jednak pamiętać, że nie każde oprogramowanie zapewnia ten sam poziom automatyzacji. Przeprowadź odpowiednie badanie rynku, a następnie uzyskaj najlepsze oprogramowanie księgowe dla swojej firmy, które odpowiada Twoim preferencjom.

3. Powszechna dostępność danych

Jest to najbardziej oczywista zaleta korzystania z oprogramowania do księgowości online w porównaniu z tradycyjną lub ręczną metodą księgowania. Umożliwia dostęp do danych w dowolnym miejscu i czasie oraz z dowolnego medium, z którego chcesz korzystać. Twoje oprogramowanie do księgowości online może być używane z dowolnego urządzenia mobilnego, komputera PC, laptopa lub tabletu. Wszystko, czego potrzebujesz, to urządzenie podłączone do Internetu.

Biznes ma mnóstwo zalet, niezależnie od jego wielkości. Na przykład faktury można tworzyć i wysyłać bezpośrednio z urządzenia. Generowanie, przeglądanie lub pobieranie raportów i zestawień finansowych jest możliwe jednym kliknięciem. Twój księgowy odetchnie z ulgą, ponieważ nie musi przygotowywać protokołów trzy dni wcześniej od swojego biurka, może to zrobić natychmiast za pomocą systemów komputerowych, wystarczy zalogować się na platformie i przejść, aby znaleźć sekcję finansową i pobrać wyciąg, którego szukasz Do.

Może Cię zainteresować: 10 najważniejszych zalet korzystania z oprogramowania do zarządzania kolejkami w Twojej firmie.

4. Poprawiona dokładność w księgowaniu

Oprogramowanie księgowe pozwala pożegnać się z błędami, które zwykle popełniasz podczas ręcznego księgowania. Księgowość online zapewnia, że ​​wszystkie Twoje rejestry są odpowiednio zorganizowane i utrzymywane z dokładnością. Czy pamiętasz, jak marnowałeś czas obliczając swoje transakcje finansowe i nie rozumiejąc, dlaczego bilans się nie zgadza? W tym przypadku należycie zadbano o dokładność, a trudne chwile zostały wyeliminowane.

Oprogramowanie do księgowania w chmurze równoważy Twoje nowe wpisy do dziennika, a jeśli coś pójdzie nie tak, zwróci uwagę na potencjalny błąd i go naprawi. Najlepsze jest to, że otrzymujesz powiadomienia o wszystkich działaniach, które oprogramowanie księgowe wykonuje za Ciebie. Jest to żywy przykład tego, jak oprogramowanie księgowe pomaga zachować dokładność danych i odpowiednio aktualizować dokumentację finansową.

Wszelkiego błędu związanego z aktualnością danych można również uniknąć za pomocą oprogramowania księgowego. Jeśli pracujesz na arkuszu kalkulacyjnym, który został zmieniony dużo wcześniej, ale zaktualizowana wersja nigdy nie pojawiła się na twoim arkuszu, jaka byłaby to strata czasu i energii. Dzięki oprogramowaniu księgowemu ten problem zostaje wyeliminowany. Podsumowując, zapewnia, że ​​wszystkie Twoje dokumenty finansowe i transakcje są prowadzone dokładnie i odpowiednio zorganizowane.

5. Ulepszone zabezpieczenia

Platformy internetowe wiążą się z niepewnością i niechcianymi zagrożeniami cybernetycznymi, ale rozliczanie w chmurze jest jednym z takich programów, które zapewniają ochronę i bezpieczeństwo wszystkich danych. Twoje informacje są objęte i chronione za pomocą wysokiej klasy szyfrowania i algorytmów, które są prawie niemożliwe do złamania. Przechowywanie danych online za pomocą oprogramowania jest o wiele bezpieczniejsze niż przechowywanie ich na półkach biurowych.

Jedną z najlepszych rzeczy jest to, że dane są nie tylko bezpieczne, ale także regularnie synchronizowane, dzięki czemu nie przegapisz żadnych świeżych danych. Systemy księgowe oparte na komputerach stacjonarnych wymagały regularnych kopii zapasowych w przeciwieństwie do systemu księgowego w chmurze, który nigdy nie przechowuje danych na dysku twardym. Dyski twarde mogą być delikatne i łatwo ulegają zniszczeniu lub uszkodzeniu, co czyni je bezużytecznymi. Skutkuje to tworzeniem planów odzyskiwania po awarii, które są bardzo kosztowne i czasochłonne.

System księgowości online zdejmuje z Ciebie wszelkie obowiązki i wykonuje je z należytą starannością. Nie musisz tutaj tworzyć kopii zapasowej danych, system zrobi to za Ciebie.

6. Ekonomiczny i oszczędny

Pierwsze pytanie, które nasuwa się po przeczytaniu nagłówka, brzmi: w jaki sposób płatne oprogramowanie jest ekonomiczne i oszczędne? Masz na to odpowiedź. Oprogramowanie do księgowości online oszczędza czas i energię, jak wspomniano wcześniej. Średnio oszczędza 300 regularnych godzin dla Twojej firmy w ciągu roku. Mówiąc ściślej, strata czasu, w tym powtarzalna praca, ręczne tworzenie dokumentacji finansowej i raportów, naprawianie błędów księgowych i wiele innych.

Jeśli skutecznie obserwujesz koszty, oprogramowanie księgowe kosztuje od 10 do 50 USD miesięcznie, więc zwraca się, oszczędzając jeszcze więcej. Jeśli porównasz oprogramowanie do księgowości online do ERP, sam zobaczysz opłacalność. Jest to jeden z najlepszych sposobów na zaoszczędzenie funduszy firmy i wykorzystanie ich do lepszych celów.

7. Poprawa profesjonalizmu

Gdy Twoja firma zacznie się rozwijać, zaczniesz otrzymywać prośby o odpowiedzi finansowe z zewnątrz. Aby sprostać tym wymaganiom, potrzebujesz profesjonalizmu w swoim podejściu. Handlując z inwestorami nie możesz oferować im nieprofesjonalnego zestawienia finansowego. Oprogramowanie księgowe robi to za Ciebie, komputeryzuje Twoje dane finansowe i przygotowuje dla Ciebie dobrze sporządzone, odpowiednio sformatowane i profesjonalne zestawienie. Formaty te są ustandaryzowane i prezentowane w łatwym do pobrania formacie.

Może Cię również zainteresować: Najlepszy wybór oprogramowania dla właścicieli firm.

Wniosek

Podsumowując, aby wyeliminować problemy finansowe i księgowe, firmy włączają oprogramowanie księgowe, aby ich dane były dokładniejsze i przekształcały je w łatwiejsze podejście. W tym miejscu wkracza znaczenie oprogramowania księgowego. W miarę rozwoju firmy pojawia się potrzeba tworzenia większej liczby faktur, tworzenia sprawozdań finansowych i konstruowania nowych zapisów księgowych. Dlatego, aby improwizować i działać, współczesne firmy zaczynają używać oprogramowania księgowego jako środka do zarządzania księgowością. Istnieje wiele zalet związanych z oprogramowaniem księgowym, z których niektóre zostały omówione w artykule.