Przewodnik po wyborze idealnego oprogramowania do zarządzania projektami

Próba zarządzania projektem bez zarządzania projektem przypomina grę w piłkę nożną bez planu gry.

— Katarzyna Tate

Znaczenie efektywnego zarządzania projektami staje się krytyczne podczas pracy nad projektem w czasie rzeczywistym. Dla właściciela małej firmy lub lidera zespołu zawsze wyzwaniem jest dopilnowanie, aby projekty były realizowane na czas i zapewniały wysoką jakość wyników. Jednak w ostatnich latach korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami sprawiło, że zadanie to stało się mniej trudne dla małych firm. Przy różnych opcjach dostępnych na rynku globalnym wybór najlepszego oprogramowania dla Twojej firmy może być przytłaczający. Aby pomóc w podjęciu tej decyzji, rozważ następujące wskazówki przy wyborze oprogramowania do zarządzania projektami dla swojej firmy:

1. Określ swoje potrzeby:

Tak jak definiujesz swoje potrzeby przed dokonaniem zakupu, tak samo ważne jest zdefiniowanie swoich potrzeb przed wyborem oprogramowania do zarządzania projektami. Dzięki wielu dostępnym opcjom najlepsze oprogramowanie dla Twojej firmy będzie zależeć od wymagań biznesowych Twojego zespołu. Aby pomóc w procesie wyboru, przy wyborze oprogramowania do zarządzania projektami należy wziąć pod uwagę następujące potrzeby:

• Liczba użytkowników: Weź pod uwagę liczbę użytkowników, którzy będą korzystać z oprogramowania w Twojej firmie.
• Skuteczna komunikacja: oprogramowanie powinno posiadać funkcje ułatwiające efektywną komunikację między członkami zespołu, takie jak powiadomienia, aby uniknąć nakładania się działań.
• Opcje integracji: poszukaj w oprogramowaniu opcji integracji z różnymi narzędziami używanymi przez Twój zespół.
• Funkcjonalność: Oceń funkcjonalność oferowaną przez oprogramowanie i zastanów się, czy będzie ona przydatna w Twoim konkretnym projekcie.
• Łatwość użytkowania: zastanów się, czy oprogramowanie jest łatwe w nawigacji i obsłudze dla członków zespołu.
• Pojemność pamięci: sprawdź pojemność pamięci oprogramowania.
• Bezpieczeństwo: oceń funkcje zabezpieczeń oferowane przez oprogramowanie w celu ochrony danych Twojej firmy.
• Ciągła ewolucja: należy rozważyć oprogramowanie, które może ewoluować i dostosowywać się do zmieniających się potrzeb Twojej firmy w miarę jej rozwoju, uwzględniając rosnącą liczbę użytkowników i projektów.

Oprócz powszechnie branych pod uwagę parametrów opisanych powyżej, Twoja firma może mieć unikalne potrzeby, które są specyficzne dla projektów, nad którymi pracujesz. Ważne jest, aby przy wyborze oprogramowania do zarządzania projektami rozważyć i nadać priorytet tym konkretnym potrzebom w połączeniu z potrzebami bardziej ogólnymi.

2. Zbadaj oprogramowanie:

Wraz z szybkim rozwojem technologii liczba aplikacji i oprogramowania do różnych zadań rośnie z dnia na dzień. Jednak nie każde oprogramowanie dostępne na rynku może być odpowiednie dla Twoich potrzeb biznesowych. Dlatego ważne jest, aby przeprowadzić dokładne badanie dostępnego oprogramowania do zarządzania projektami przed wybraniem tego, które spełnia potrzeby Twojego projektu. Aby pomóc w badaniach, możesz:

• Utwórz listę najlepszych programów do zarządzania projektami i zbadaj funkcje każdego z nich.
• Przeczytaj recenzje klientów, aby uzyskać wgląd w ich doświadczenia związane z korzystaniem z oprogramowania.
• Szukaj rekomendacji na portalach branżowych.
• Uzyskaj informacje zwrotne od współpracowników i osób z Twojej branży.
• Sprawdź liczbę użytkowników, na jaką pozwala każde oprogramowanie.
• Oceń poziom dostępu i kontroli zapewnianego przez każde oprogramowanie w celu aktualizacji statusów projektów, dat oraz harmonogramu/terminów dostaw.
• Porównaj liczbę przydatnych funkcji oferowanych przez każde oprogramowanie.

Postępując zgodnie z tymi krokami, możesz podjąć świadomą decyzję o wyborze oprogramowania, które najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy.

3 . Testowanie oprogramowania:

Po wybraniu oprogramowania kolejnym krokiem jest przeprowadzenie jego dokładnego testu. Wielu dostawców oprogramowania oferuje wersję próbną swojego produktu, na której można ocenić jego możliwości. Przed przystąpieniem do testu ważne jest skompletowanie niewielkiego zespołu składającego się z członków o różnych stylach pracy i doświadczeniu w pracy nad różnymi typami projektów. Każdy członek zespołu powinien indywidualnie przetestować wszystkie funkcje oprogramowania. Ponadto rzeczywiste projekty można przydzielać jako przypadki testowe w celu oceny działania oprogramowania w rzeczywistych scenariuszach.

4 . Informacje zwrotne od zespołu:

Po zakończeniu testowania oprogramowania przez zespół ważne jest zebranie szczegółowych informacji zwrotnych od każdego członka zespołu. Podczas sesji opinii możesz zadawać pytania, aby zrozumieć, w jaki sposób oprogramowanie przyniesie korzyści Twojej firmie, na przykład:

• Ogólny przepływ pracy oprogramowania do zarządzania projektami
• Jak łatwo jest zaktualizować dane w oprogramowaniu i ile czasu to zajmuje
• Responsywność narzędzia integracyjnego w stosunku do oprogramowania
• Funkcjonalność powiadomień w oprogramowaniu
• Specyficzne cechy, które zdaniem członków zespołu byłyby korzystne dla projektu.

Omówienie tych pytań z członkami zespołu może pomóc w podjęciu decyzji o zakupie lub rozważeniu alternatywnego oprogramowania. Po sfinalizowaniu oprogramowania można przystąpić do tworzenia budżetu, biorąc pod uwagę liczbę użytkowników, okres i odpowiadający mu koszt oprogramowania.

5. Implementacja oprogramowania:

Po sfinalizowaniu i zakupie oprogramowania do zarządzania projektami należy skoncentrować się na wdrożeniu. Podczas wdrażania oprogramowania należy wziąć pod uwagę:

• Oś czasu: kiedy zaangażować wszystkich, jak obsłużyć projekt i czy rozłożyć go, czy ukończyć za jednym pociągnięciem.
• Szkolenie: Jakie metody szkoleniowe zostaną dostosowane dla różnych osób, kto będzie prowadził szkolenie i jak szkolenie zostanie przeprowadzone?
• Integracja: kiedy konfigurować integracje, kto będzie zaangażowany w konfigurację i jakie narzędzia należy zintegrować.

Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami może znacznie uprościć zadanie zarządzania projektami. Niektóre korzyści płynące z używania oprogramowania do zarządzania projektami obejmują:

• Łatwość planowania projektu
• Efektywne zarządzanie i bilansowanie zasobów
• Ułatwienie komunikacji pomiędzy członkami zespołu.

Chociaż istnieją różne metody wyboru najlepszego oprogramowania do zarządzania projektami, opisane tutaj kroki zapewniają solidną podstawę do określenia oprogramowania, które może przynieść największe korzyści Twojej firmie.