8 narzędzi, bez których nie mógłbym prowadzić swojej działalności jako freelancer

Prowadzenie jakiegokolwiek biznesu nie jest łatwe. Dotyczy to nawet jednoosobowych biznesów w stylu show, w tym mojego własnego.

Jestem niezależnym sprzedawcą treści, który często dokonuje rezerwacji z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Czas to dosłownie pieniądz, a im szybciej pracuję (mimo że wciąż osiągam wysokiej jakości rezultaty), tym więcej zarabiam.

W rezultacie znalazłem wiele różnych narzędzi SaaS, które pomagają mi zarządzać i usprawniać różne części mojej firmy. Niektóre stały się absolutnie kluczowe w mojej codziennej pracy, czy to w celu poprawy jakości mojej pracy, zmniejszenia obciążenia zadaniami administracyjnymi, czy ułatwienia współpracy z innymi klientami.

W tym poście zamierzam podzielić się 8 narzędziami, których potrzebuję do mojej niezależnej firmy pisarskiej i jak z nich korzystać.

1. Pakiet narzędzi Google

Google ma wyjątkowy zestaw narzędzi, których używam każdego dnia do tak wielu różnych celów. Narzędzia obejmują:

• Dokumenty Google, których używam do tworzenia, udostępniania i edytowania treści przesyłanych moim klientom
• Arkusze Google, których używam do własnego, niestandardowego systemu śledzenia danych klientów CRM
• Gmail, którego używam do komunikacji z klientem
• Google Analytics, która udostępnia bezcenne informacje na temat mojej własnej witryny i jej wydajności (a gdy otrzymam dostęp, do danych dotyczących witryny moich klientów i ich zawartości)

Narzędzia Google są bezpłatne, są tak niezawodne, jak to tylko możliwe, i są łatwe w użyciu. Zarówno Dokumenty Google, jak i Arkusze Google mają doskonałe funkcje współpracy, dzięki którym współpraca między zespołami jest dość łatwa.

Bonus: używam programu Wordable (który znajduje się na tej liście!), aby szybko przesyłać zawartość do witryn mojego klienta, a narzędzie może akceptować zawartość z Dokumentów Google.

2. Semrush

Dostępnych jest tak wiele znakomitych narzędzi SEO i badania słów kluczowych, ale Semrush jest tutaj moim ulubionym narzędziem.

Zacząłem korzystać z tego narzędzia głównie dlatego, że miałem wrażenie, że dane dotyczące gęstości słów kluczowych i poziomu konkurencji są przedstawione w jasny i łatwy do zrozumienia sposób. (Nie dotyczy to wszystkich narzędzi). Podobało mi się również, że mają dane o trendach słów kluczowych.

W końcu zacząłem też używać innych narzędzi. Śledziłem pozycje wpisów na blogu, które napisałem. Jeśli spadnie coś wysokiej rangi, wiem, że nadszedł czas, aby powiedzieć klientowi, że powinniśmy zaktualizować ten post, aby zachować bezpieczną pozycję.

Jestem również wielkim fanem ich Asystenta Pisania SEO, który jest łatwym narzędziem do optymalizacji SEO. Skopiuj i wklej treść do narzędzia, ustaw główne słowo kluczowe i uzyskaj sugestie dotyczące drugorzędnych słów kluczowych, tonu głosu, czytelności i nie tylko.

Istnieje wiele innych świetnych narzędzi, których możesz użyć do wszystkiego, od badań konkurencji po ocenę technicznych aspektów swojej witryny.

3. Następna

Jeśli jesteś podobny do mnie, spędzasz dużo czasu na rozmowach z klientami. Aby zrobić to dobrze, potrzebujesz świetnego biznesowego systemu telefonicznego, a Nextiva to zapewnia.

Jest to platforma VoIP oparta na chmurze, która jest najlepszym wyborem dla małych firm i freelancerów. Oznacza to, że działa przez Internet, dzięki czemu Nextiva jest bardziej elastyczna, przystępna cenowo i zapewnia znacznie lepszą jakość połączeń niż inne systemy telefoniczne.

Nextiva jest również świetna, ponieważ ułatwia profesjonalną współpracę z klientami. Możesz skonfigurować bezpłatny numer lub przenieść stary numer. Możesz też skonfigurować niestandardową wiadomość powitalną i przekierowanie połączeń, dzięki czemu każdy, kto dzwoni, będzie traktowany tak, jakby trafił do firmy z większym budżetem.

Odbieranie połączeń jest łatwe na telefonie, komputerze, a nawet przy użyciu aplikacji Nextiva na moim smartfonie. Kiedy jestem w ruchu, aplikacja jest o wiele lepsza niż posiadanie jednego numeru do pracy, a drugiego do rozmów osobistych, i o wiele łatwiejsza niż noszenie ze sobą dwóch telefonów.

A dla tych, którzy zdobywają nowych klientów z cold-callingiem, jest to idealne rozwiązanie. Istnieją wbudowane funkcje, które ułatwiają dzwonienie do potencjalnych klientów, takie jak możliwość poprawienia identyfikatora dzwoniącego lub łatwego przeglądania historii połączeń. Jeśli chcesz lepszych rozmów telefonicznych i relacji z klientami, potrzebujesz Nextiva.

4. Gramatyka

Nikt nie jest idealny. Zdarzają się literówki, zwłaszcza przy natłoku pracy, którą wypracowuję. I chociaż przeglądam i poprawiam wszystkie moje treści, twoje oczy tak łatwo przegapią błędy, nawet jeśli jesteś ostrożny.

Grammarly wszedł na czat.

Żadne narzędzie gramatyczne nie jest doskonałe — w wielu przypadkach Grammarly może sugerować niezręczną strukturę zdań lub powiedzieć mi, że nazwa marki nie jest napisana poprawnie, ponieważ po prostu nie znają tego słowa. Ale duża liczba ich sugestii jest dobra i może mi to pomóc w wyłapaniu drobnych błędów, które w przeciwnym razie tak łatwo przeoczyć.

Używam rozszerzenia Grammarly, które skanuje moje treści w większości okien online, w tym podczas wprowadzania treści do WordPressa i podczas pisania w Dokumentach Google. Możesz zaakceptować lub odrzucić sugestie, a nawet jeśli nie zrobisz sugestii wprost, czasami może to oznaczać niezręczne zdanie, które chcesz poprawić ręcznie.

Mój najlepszy użytek z Grammarly przede wszystkim: pozwala mi ustawić różne dialekty, aby sprawdzić pisownię w zależności od tego, gdzie mój klient publikuje treść. Na przykład moi klienci w Australii używają „angielskiego angielskiego”, podczas gdy moi amerykańscy klienci używają „amerykańskiego angielskiego”. To długa droga w dostarczaniu wyników wyższej jakości, które uszczęśliwiają moich klientów.

Płacę za subskrypcję Grammarly zamiast korzystać z darmowego abonamentu, a jest to warte każdego grosza.

5. Kalendarz Apple

Nie mam wymyślnego oprogramowania do planowania, ponieważ jest to dla mnie za dużo kłopotów. Zamiast tego wolę używać podstawowego (i bezpłatnego) kalendarza Apple, aby nadążyć za moim harmonogramem.

Mój harmonogram jest oznaczony kolorami. Niebieski to praca, fioletowy to plany, a pomarańczowy to spotkania. Dzięki temu, że mam wszystko w jednym miejscu, mogę mieć pewność, że nie umawiam się dwukrotnie na wizytę u lekarza w tym samym czasie co telefon do klienta.

Jak tylko otrzymam zadanie, robię dwie rzeczy: podłączam go do mojego oprogramowania do fakturowania (któremu przyjrzymy się dalej) i wrzucam do kalendarza Apple. Ustawiam alerty na 30 minut przed spotkaniami, ale wyłączam alerty dla wszystkiego innego.

Jest tutaj świetny układ graficzny, który ułatwia mi sprawdzenie, co mam w swoim harmonogramie i uniknięcie przepełnienia. To ułatwia mi życie i zapewnia, że ​​nie obiecuję za dużo tego, co mogę faktycznie dostarczyć. A nawet jeśli jestem w podróży, synchronizuje się z moim Apple Watch, więc zawsze mogę sprawdzić, co się dzieje, kiedy muszę planować.

6. Świeże książki

Dość często pisałem o tym, jak bardzo kocham Freshbooks, który jest moim ulubionym oprogramowaniem do fakturowania, więc na pewno będzie to lista moich niezbędnych narzędzi.

Oto podstawy, dlaczego to uwielbiam:

• Jest niesamowicie przystępny cenowo w porównaniu z innymi alternatywami
• Ma niesamowite funkcje raportowania, dzięki czemu mogę wyświetlić całkowity roczny, kwartalny lub miesięczny dochód wraz z dochodami okresowymi od klientów oraz dane rachunku zysków i strat
• Mogę współpracować z moim księgowym, więc nie potrzebują mnie do wysyłania obszernych plików lub dokumentów; mogą uzyskać dostęp tylko do wyświetlania, aby pomóc mi w kwartalnych szacunkach i podatkach
• Mogę w pełni dostosować moje faktury i są dostępne elastyczne funkcje, takie jak możliwość powtarzania niektórych faktur, akceptowanie różnych rodzajów płatności i korzystanie z szablonów faktur

I pokrótce: dla każdego, kto płaci sobie pensję (co robię jako ktoś, kto decyduje się na opodatkowanie jako S-corp), Gusto jest znakomitym narzędziem pomagającym w podatkach od wynagrodzeń i pracowników. Sprawdź też to.

7. Słowny

Używam Wordable od lutego 2021 r. i na ten moment jestem oddanym klientem.

Większości moich klientów wysyłam link do utworzonego przeze mnie dokumentu Google, który następnie sami przesyłają. Jednak w niektórych przypadkach klienci chcą, abym przesłał treść.

Kiedyś się tego bałem. Uzyskanie treści dokładnie napisanej w Dokumentach Google, a następnie przesłanie jej do systemu CMS zajmuje dużo czasu, ale WordPress pochłaniał posty wystarczająco dużo razy, aby wiedzieć, że nigdy nie należy pisać bezpośrednio do CMS.

Wordable umożliwia przesyłanie treści z dokumentów Word lub Dokumentów Google na określone platformy CMS, w tym WordPress, HubSpot, Shopify, Medium i inne. Treść pozostaje poprawnie sformatowana, zawiera obrazy, a nawet może rejestrować informacje SEO, takie jak opisy meta lub tekst alternatywny.

Jedną z moich ulubionych funkcji są opcje „transformacji” podczas przesyłania treści. Możesz na przykład wybrać automatyczne otwieranie wszystkich linków w nowej karcie, zamiast konieczności ręcznego dostosowywania każdego z nich; możesz wstawić tekst alternatywny, opisy meta i nie tylko. Możesz także uzyskać podstawowe czyszczenie lub kompresję obrazu.

To znacznie usprawnia czasochłonną i żmudną część mojej pracy, co zawsze jest dobrą wiadomością.

8 WitajPodpisz

HelloSign to oprogramowanie do wirtualnego podpisywania dokumentów. Podpisy te są prawnie wiążące.

Narzędzie umożliwia przesyłanie dokumentów, tworzenie szablonów i podpisywanie ich lub wysyłanie do podpisania innej osobie (albo jedno i drugie!).

Chociaż istnieje wiele narzędzi do podpisywania dokumentów, wybrałem HelloSign ze względu na jego wszechstronność, przystępną cenę i wyjątkowo łatwy w użyciu interfejs. Są to cechy, które nie mają wszystkich konkurencyjnych narzędzi.

Moim celem w HelloSign jest posiadanie gotowego standardowego szablonu umowy. Z mojej strony już to podpisałem i mam pola tekstowe, w których klienci mogą wpisać własne informacje, takie jak nazwa firmy, nazwisko przedstawiciela i podpis. Dopóki nie są potrzebne żadne zmiany, mogę zamknąć umowę w ciągu kilku minut od zawarcia umowy między mną a nowym klientem.

Końcowe przemyślenia

Gdybyś powiedział mi, że bycie niezależnym pisarzem oznaczałoby, że potrzebuję dziesiątek różnych narzędzi, które pomogą mi w podstawowych zadaniach, aby pracować z klientami z wybranymi przez nich narzędziami, a nawet wyeliminować podstawowe funkcje biznesowe, takie jak zarabianie , prawdopodobnie pobiegłbym w drugą stronę.

Posiadanie niezależnej firmy zajmującej się pisaniem oznacza, że ​​musisz traktować ją poważnie i znaleźć narzędzia, które pomogą Ci w jej płynnym działaniu. Nie mogę wystarczająco polecić tych 8 narzędzi freelancerom, ale pamiętaj, że istnieje wiele opcji, a większość oferuje bezpłatne wersje próbne — znajdź to, co najlepiej odpowiada Tobie i Twoim konkretnym potrzebom. Czytaj więcej: praca na własny rachunek.

Szukasz nowych narzędzi, które pomogą usprawnić różne podstawowe zadania Twojej firmy? Zacznij od Wordable! Tutaj możesz otrzymać swoje pierwsze pięć eksportów za darmo .