6 wskazówek, jak pomyślnie przeprowadzić spotkanie biznesowe

W dzisiejszych czasach prowadzenie firmy to nic innego jak wyzwanie. Pracownicy muszą zajmować się operacjami, finansami, rekrutacją, kampaniami marketingowymi i nie tylko. Jednocześnie muszą alokować zasoby, aby zapewnić optymalny poziom wydajności.

Powiązany wpis: 9 sprawdzonych wskazówek dotyczących efektywnego zarządzania spotkaniami

Całe kierownictwo musi być na bieżąco z tym, co dzieje się w firmie. W tym celu musisz włączyć spotkania biznesowe do rutynowego harmonogramu. Spotkania te są nieuniknioną częścią życia zawodowego. Pozwala zespołowi omawiać pilne problemy, projekty i plany w czasie rzeczywistym, otwierając drzwi do praktycznych dyskusji. Zaproszenie różnych opinii do stołu może również pomóc w wygenerowaniu nowych pomysłów dla biznesu.

Jednak spotkania mogą być również wyzwaniem. Czasami ludzie przybywają na czas, ale spotkanie zaczyna się późno. Czasami program nie jest jasny, różni ludzie kłócą się o różne rzeczy, a gospodarz nie może sobie z tym poradzić. Takie spotkania wyrządzają biznesowi więcej szkody niż pożytku. Dlatego, aby poprowadzić efektywne spotkanie, musisz poznać kilka zasad. Aby Ci w tym pomóc, wymieniliśmy sześć wskazówek, jak pomyślnie przeprowadzić spotkanie biznesowe.

1. Ustaw odpowiednią atmosferę

Jako właściciel lub menedżer firmy musisz nadać spotkaniom odpowiedni ton. To od Ciebie zależy, czy spotkania będą miały charakter formalny, czy nieformalny. Podobnie zdecyduj, czy chcesz organizować spotkania w czasie rzeczywistym, czy wirtualne. Musisz utworzyć link do wirtualnych spotkań i udostępnić go wszystkim co najmniej dzień wcześniej.

Podobnie musisz zarezerwować sale konferencyjne lub sale spotkań z dużą ilością miejsca do prowadzenia spotkań osobistych. Tak czy inaczej, musisz stworzyć atmosferę wzajemnego szacunku, w której uczestnicy mogą bez wahania dzielić się swoimi pomysłami i opiniami.

Ponadto rozważ zmianę atmosfery, kiedy tylko wydaje się to możliwe. Większość spotkań ma charakter formalny i wydaje się żmudnym zajęciem dla pracowników. Aby temu przeciwdziałać, możesz wyjść na zewnątrz na spotkanie, aby rozluźnić atmosferę. W przeciwnym razie możesz co tydzień organizować nieformalne dyskusje, aby sesje wyglądały mniej formalnie i osiągnąć cel, jednocześnie pozwalając pracownikom się rozluźnić.

2. Ustaw plan spotkania

Ustalenie planu może wydawać się oczywiste, ale niestety tak nie jest. Różni ludzie poruszają różne tematy, odbiegając od celu spotkania. Bardzo ważne jest ustalenie programu spotkania. Możesz podsumować to na ulotce lub zapisać to na tablicy, aby wszyscy wiedzieli, dlaczego się zebrali. Może to być omówienie pomysłów na nowe produkty, zidentyfikowanie problemu, pokonanie przeszkody lub cokolwiek innego, co dzieje się w firmie.

Przeczytaj także: Jak sprawdzić, czy Twój samochód ma ważne ubezpieczenie i jest wolny od podatku?

Gdy cel spotkania jest jasny, utwórz listę tematów, które chcesz omówić. Przypisz określony czas trwania każdemu tematowi, aby uniknąć przedłużania spotkania. Wyślij harmonogram spotkania do każdego uczestnika z wyprzedzeniem, aby każdy mógł się przygotować. Pamiętaj, ustalenie porządku obrad zapewnia kompas dla rozmowy. Gwarantuje, że spotkanie wróci na właściwe tory, gdy dyskusja zboczy z kursu.

3. Obserwuj zegar

Pracownicy odchodzą od swoich rutynowych zadań, aby uczestniczyć w tych spotkaniach; dlatego nie lubią czekać. Dlatego ustal konkretną godzinę rozpoczęcia zebrania bez żadnych opóźnień. Zamiast czekać, aż ludzie dołączą, upewnij się, że wszyscy uczestnicy są pięć minut wcześniej, aby rozpocząć punktualnie. Podobnie, utrzymuj tempo spotkania zgodnie z planem i zakończ je na czas, zamiast je przeciągać.

Ponadto wybierz odpowiedni czas na spotkanie. Przeważnie poniedziałki i piątki są najbardziej ruchliwe, więc unikaj zbierania w te dni. Uważaj na odpowiedni czas na odbycie określonej sesji. Zawsze możesz skontaktować się ze swoim zespołem, aby znaleźć najlepszy czas na zaplanowanie spotkania.

4. Kieruj dyskusją

Często dyskusje na spotkaniach odbiegają od tematu. Jedna rzecz prowadzi do drugiej, co oznacza, że ​​uczestnicy mogą odbiegać od tematu. Skierowanie rozmowy na odpowiedni temat lub agendę podczas spotkań biznesowych to podstawa. Pozostaje jednak pytanie „jak?”

Po pierwsze, możesz wybrać kilka zdań ze swoich notatek jako temat do dyskusji lub zadać powiązane pytanie. Podobnie, jeśli temat wydaje się ekscytujący lub wartościowy, zaproponuj zaplanowanie osobnego spotkania, aby dokładniej omówić ten pomysł. W przeciwnym razie możesz stwierdzić, że rozmowa odbiega od tematu i chcesz skierować ją z powrotem na plan. W takich sytuacjach możesz się wahać, ale zawsze najlepiej jest zabrać głos, aby pomyślnie poprowadzić spotkanie.

5. Rób notatki i udostępniaj minuty

Bez względu na to, jak uważny jesteś na spotkaniu, robienie notatek i bycie na bieżąco ze wszystkimi daniami na wynos jest niezbędne. Mogą to być punkty do dyskusji, spostrzeżenia dotyczące nadchodzących projektów lub otwarte pytania. Posiadanie tych wskazówek na piśmie znacznie ułatwi zapamiętywanie. Na tej podstawie możesz planować zadania i realizować projekty.

Jako gospodarz spotkania możesz wyznaczyć kogoś do tego zadania i upewnić się, że zapisuje on każdą kluczową decyzję i dyskusję. Później roześlij te protokoły ze spotkań, aby każdy wiedział, co się wydarzyło na spotkaniu. Zapewni to, że wszyscy pracownicy są po tej samej stronie i nikt nie zinterpretuje błędnie tego, co zostało powiedziane na spotkaniu. Posiadanie szczegółowej dokumentacji poprawi również wiarygodność, eliminując prawdopodobieństwo błędów i niepowodzeń.

Przeczytaj także: Proste kroki, jak znaleźć konta na Instagramie, które natychmiast śledzą

6. Zakończ planem działania

Menedżerowie często zostawiają listę rzeczy do zakończenia przed zakończeniem spotkania, ale to nie jest właściwe podejście. Musisz opuścić ostatnie kilka minut spotkania, aby omówić kolejne kroki. Dyskusja powinna toczyć się wokół tego, kto za co odpowiada. Podobnie, daj wgląd w terminy, aby pracownicy wiedzieli, że mają cele do osiągnięcia.

Co najważniejsze, kończ spotkania pozytywnie, aby pracownicy czuli się zmotywowani. Może powiedz im o zbliżającej się transakcji lub ostatnim kliencie, którego pozyskałeś. Szczęśliwe i pozytywne wiadomości podnoszą morale i zachęcają do cięższej pracy na rzecz realizacji celów biznesowych.

Końcowe przemyślenia

Skuteczne przeprowadzenie spotkania to nic innego jak sztuka i nauka. Musisz upewnić się, że uczestnicy są aktywni i przedstawiają swoje opinie. Podobnie ustalenie planu jest kolejnym kluczowym zadaniem. Pomaga ludziom zrozumieć, czego mogą się spodziewać po spotkaniu. Podsumowując, Twoja sesja może zakończyć się sukcesem, jeśli osiągnie zamierzony cel. Dlatego kieruj dyskusją, przyjmuj różne punkty widzenia i zakończ ją planem działania.