6 niezbędnych kroków do przekształcenia Twojej firmy w wirtualną praktykę prawniczą

Pandemia COVID-19 na zawsze zmieniła sposób, w jaki potencjalni klienci poszukują usług prawnych i korzystają z nich. Badanie z 2021 r. wykazało, że 79% respondentów wolałoby kancelarię prawną oferującą zdalne porady prawne – wzrost o 56 punktów w ciągu zaledwie trzech lat.

Ta drastyczna huśtawka ma sens. Zbudowanie wirtualnej kancelarii niesie za sobą szereg korzyści, w tym:

• Dotarcie do szerszego grona odbiorców, który nie jest już związany fizyczną lokalizacją, w której działa Twoja praktyka prawnicza.
• Zmniejszenie kosztów ogólnych poprzez zmniejszenie kosztów związanych z wynajmem lub dzierżawą powierzchni biurowej.
• Zwiększenie elastyczności w celu stworzenia bardziej naturalnych godzin pracy dla pracowników, co prowadzi do lepszej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym i produktywności.
• Budowanie lepszego doświadczenia klienta poprzez krótsze, bardziej elastyczne konsultacje.

Wszystkie te korzyści są tylko hipotetyczne. Wchodzą w grę tylko wtedy, gdy pomyślnie przejdziesz do wirtualnej lub zdalnej praktyki prawniczej.

Na szczęście dotarcie tam nie jest skomplikowane. Wystarczy wykonać kilka ważnych kroków, aby przygotować biuro i personel do przeprowadzki. Przyjrzyjmy się tym sześciu podstawowym krokom bardziej szczegółowo.

1. Wdrażaj niezawodne, efektywne systemy komunikacji wirtualnej

Przy każdej nowej konstrukcji fundament powinien być na pierwszym miejscu. W przypadku zdalnej kancelarii oznacza to posiadanie niezawodnych systemów do komunikacji wirtualnej, zarówno w ramach swojej praktyki, jak i z potencjalnymi i obecnymi klientami.

Powinieneś mieć łatwy w obsłudze system telefoniczny, do którego Twoi klienci mogą łatwo dzwonić. Każda początkowa nawigacja telefoniczna powinna być szybka i przyjazna dla użytkownika, przekierowując rozmówców we właściwe miejsce w ciągu zaledwie kilku sekund.

Oczywiście równie ważne są inne narzędzia komunikacyjne:

• Platformy do wideokonferencji są niezbędne do spotkań wewnętrznych i rozmów z klientami. Platformy takie jak Zoom, Google Hangout i Microsoft Teams mają wady i zalety praktyk prawnych. Powinieneś rozważyć zakup wersji premium tych platform, zamiast korzystać z podstawowych, bezpłatnych wersji.
• Poczta e-mail pozostaje ważnym narzędziem do początkowej komunikacji z klientami oraz do udokumentowanej komunikacji, zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej.
• Opcje czatu na żywo stają się coraz bardziej popularne wśród wirtualnych kancelarii prawnych, zwłaszcza w przypadku wstępnych zapytań, które nie wymagają jeszcze poufności ani komunikacji jeden na jeden.

Kluczem spośród wszystkich tych opcji jest znalezienie odpowiedniej infrastruktury komunikacji wirtualnej. Posiadanie jasnego wyobrażenia o tym, jakich opcji komunikacyjnych będzie używać Twoja kancelaria i kiedy, może znacznie ułatwić przejście do zdalnej kancelarii prawnej.

2. Zapewnij płynne przejście dokumentów cyfrowych

Żadna praktyka prawnicza nie może działać bez dokumentów. Na szczęście istnieje obecnie wiele możliwości wirtualnego przetwarzania tych dokumentów. Innymi słowy, kiedy pracujesz zdalnie, nie musisz już instruować klientów, aby drukowali, podpisywali, skanowali i wysyłali e-mailem dokumenty.

Zamiast tego poszukaj cyfrowych alternatyw oprogramowania. Oprogramowanie do obsługi podpisów elektronicznych, takie jak DocuSign, to świetny początek, a podpisy przesyłane za pośrednictwem oprogramowania są tak samo ważne, jak składane osobiście. Upewnij się, że wybrane oprogramowanie jest zarówno łatwe w użyciu, jak i posiada niezbędne zabezpieczenia, aby Twoje dokumenty były bezpieczne i chronione.

W zależności od wielkości biura i liczby spraw, sensowne może być również przyjrzenie się bardziej wszechstronnym platformom do zarządzania dokumentami cyfrowymi. Właściwe narzędzia zastąpią Twoją fizyczną szafkę na dokumenty, a jednocześnie pozwolą Ci tworzyć listy formularzowe i inne standardowe elementy, aby usprawnić pliki i przenosić wszystkie dokumenty online.

3. Wybierz platformę oprogramowania do zarządzania praktyką

Być może słyszałeś o programie do zarządzania praktyką. Te kompleksowe platformy przenoszą całą Twoją codzienną pracę administracyjną do chmury. Skraca to czas poświęcany na zadania administracyjne i zapewnia, że ​​zadania te można wykonać z dowolnego miejsca.

Funkcje platformy będą się różnić w zależności od wybranego dostawcy, ale możesz oczekiwać tych samych podstawowych funkcji dla większości dostępnych opcji:

• Zarządzanie sprawami, aby przechowywać wszystkie informacje i dokumentację związaną z konkretną sprawą w łatwym do znalezienia miejscu.
• Zarządzanie dokumentami lub integracja z istniejącym oprogramowaniem do zarządzania dokumentami.
• Procesy rozliczeniowe, które można zautomatyzować i ułatwić Twoim klientom płatności.
• Zarządzanie kontaktami, aby śledzić wszystkich obecnych i potencjalnych klientów oraz ich interakcje z Twoją firmą.
• Zarządzanie kalendarzem ułatwiające zarządzanie spotkaniami, terminami i terminami rozpraw.
• Karty czasu pracy i śledzenie wydatków , które pomogą Ci zoptymalizować sposób spędzania czasu i obciążania klientów.

W najlepszym razie oprogramowanie do zarządzania praktyką pomaga wszystkim w biurze wykonywać swoje zadania wydajniej — z dowolnego miejsca na świecie. To nie tylko optymalizuje Twój czas; zapewnia również, że można poświęcić więcej czasu na faktyczne pomaganie klientom i rozwiązywanie ich problemów prawnych.

4. Zrewiduj swoje zasady, aby odzwierciedlić realia pracy zdalnej

W środowisku wirtualnym Twoi pracownicy – ​​od personelu administracyjnego po partnerów – prawdopodobnie będą pracować inaczej. Polityka Twojego biura powinna dostosować się do nowego charakteru Twojego biura, który może obejmować wiele rzeczy:

• Zorganizuj elastyczne godziny, aby zapewnić pokrycie potrzeb klientów.
• Zasady i wytyczne dotyczące wirtualnych spotkań, od włączania kamer po wyciszanie mikrofonów i korzystanie z wirtualnego tła, które reprezentuje Twoją firmę prawniczą.
• Zasady i wytyczne dotyczące tego, jakie spotkania można nagrywać i gdzie te nagrania powinny być przechowywane w celu zapewnienia maksymalnej poufności i bezpieczeństwa.
• Procedury bezpieczeństwa dokumentów i online, aby upewnić się, że Twoje dane pozostają poufne i chronione przed cyberatakami lub nieumyślnym ujawnieniem.

Zasady dotyczące biura powinny uwzględniać niuanse, z jakimi spotykasz się w nowym środowisku. Nie bój się też ich dostosowywać z biegiem czasu. Kiedy napotykasz nowe sytuacje i wyzwania, powinieneś dodać do swojego podręcznika pracownika, aby pomóc w ustaleniu oczekiwań w firmie.

5. Stwórz nowoczesną stronę internetową i prawniczą strategię marketingową

Po utworzeniu struktury zaplecza nadszedł czas, aby dokładnie zastanowić się, jak chcesz zaprezentować się potencjalnym klientom. Ten proces zaczyna się i kończy na Twojej stronie internetowej.

W przypadku każdego wirtualnego biznesu strona internetowa pełni funkcję drzwi wejściowych i lobby. Jest to kluczowe zarówno dla pierwszego wrażenia, jak i dogłębnych informacji, których potrzebują Twoi odbiorcy, aby zdecydować, czy powinni z Tobą współpracować. Musi być profesjonalny, przyjazny dla użytkownika oraz łatwy do kontrolowania i aktualizowania po Twojej stronie.

Świetna strona internetowa to także jej optymalizacja, aby Twoja kancelaria była łatwo odnajdywana w wyszukiwarkach internetowych. Ten proces optymalizacji pod kątem wyszukiwarek (SEO) jest szczególnie ważny dla wirtualnych kancelarii prawnych.

SEO firmy prawniczej jest dopracowane i wymaga optymalizacji treści i doświadczenia użytkownika. Jednak jego potencjalny zwrot z inwestycji (ROI) jest znaczny, co ma sens, biorąc pod uwagę, że 96% osób szuka porady prawnej w wyszukiwarce.

Oprócz SEO, Twoja kancelaria może również skorzystać z wielu innych taktyk, aby zrealizować strategię marketingu prawnego:

• Silna obecność w mediach społecznościowych , w tym kanały takie jak Facebook, Instagram, LinkedIn i Twitter. Każda z tych sieci oferuje płatne i organiczne opcje zwiększające świadomość i zaangażowanie wśród potencjalnych klientów.
• Legalna strategia content marketingowa, która stawia wartość ponad promocją. Tworząc odpowiednie treści dla swoich odbiorców, możesz poprawić swoje SEO, jednocześnie budując wiarygodność i wypełniając lejek klienta.
• Mobilne podejście do treści i marketingu, które uwzględnia oczekiwania i preferencje Twoich odbiorców, którzy coraz częściej używają smartfonów i tabletów do przeglądania Internetu i znajdowania potrzebnych im informacji.

Każdy z nich jest ważnym elementem większej prawnej układanki marketingowej. Ale wszystkie one mogą odgrywać rolę w budowaniu i ulepszaniu SEO, poprawianiu Twojej obecności w Internecie i ułatwianiu znajdowania Twojej witryny dla potencjalnych klientów i innych odbiorców.

6. Współpracuj z odpowiednim partnerem, aby zarządzać marketingiem wirtualnej kancelarii prawnej

Patrzenie na powyższe kroki może na początku być zniechęcające. Przeniesienie Twojej kancelarii do środowiska wirtualnego wymaga znacznego planowania i wysiłku. Dobra wiadomość: nie musisz być sam.

W rzeczywistości znalezienie odpowiednich partnerów jest kluczowym elementem równania. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku złożonego tematu, takiego jak SEO, który w przeciwnym razie może przytłoczyć większy proces i utrudnić Twój długoterminowy sukces.

Współpraca z renomowaną legalną firmą SEO może być wielkim atutem dla Twojej zmiany. Zadając właściwe pytania przed zatrudnieniem firmy zajmującej się pozycjonowaniem firmy prawniczej, możesz upewnić się, że wybrany przez Ciebie partner może Ci pomóc, zamiast po prostu składać puste obietnice.

Te pytania pomagają również wybrać partnera, który nie skupia się tylko na wąskim elemencie układanki, ale zarządza całymi działaniami marketingu prawnego. Jeśli jesteś gotowy na ten krok, porozmawiajmy! Nasze doświadczenie w branży prawniczej może być po prostu idealnym rozwiązaniem dla Twojej kancelarii prawnej, gdy przechodzisz do wirtualnej praktyki.

Zasady etyki, o których należy pamiętać przy przechodzeniu do zdalnej kancelarii prawnej

Teraz, gdy omówiliśmy kroki, jakie należy podjąć, aby przenieść Twoją firmę do środowiska wirtualnego, kluczowe znaczenie ma uwzględnienie etycznych obowiązków prawnika, które odnoszą się do zdalnej praktyki prawniczej.

Ze względu na powszechne przejście do pracy zdalnej podczas COVID-19, American Bar Association (ABA) wydało w grudniu 2020 r. wytyczne wyjaśniające, że adwokaci mogą praktykować prawo zdalnie, o ile praktykują prawo jurysdykcji, w której posiadają licencję. Ponadto, jeśli adwokaci wykonują prawo w innej jurysdykcji, z której posiadają licencję, muszą upewnić się, że odległa jurysdykcja upoważnia ich do tego. Co więcej, nie wolno im podawać do wiadomości publicznej, że są upoważnieni do wykonywania zawodu prawniczego w odległej jurysdykcji (np. poprzez założenie adresu prowadzenia działalności lub reklamowanie swoich usług w odległej jurysdykcji).

ABA wydała dodatkowe wytyczne w marcu 2021 r., aby rozwiązać problemy etyczne związane z działaniem wirtualnej praktyki. Oto kilka kluczowych kwestii, które należy wziąć pod uwagę podczas praktykowania prawa na odległość:

• Aby wypełnić etyczne obowiązki związane z kompetencją (Zasada 1.1), starannością (Zasada 1.3) i komunikacją (Zasada 1.4), prawnicy powinni mieć plan informowania klientów i zapewnienia postępu ich sprawy, co omówiliśmy wcześniej w kroki 1-3.
• Prawnicy, którzy praktykują wirtualnie, muszą podjąć rozsądne środki ostrożności w celu ochrony informacji poufnych (Reguła 1.6). Może to obejmować korzystanie z bezpiecznego dostępu do Internetu, używanie silnych haseł, wdrażanie zasad ochrony danych w przypadku włamania, szyfrowanie informacji i wyłączanie zdolności słuchania wszelkich urządzeń wykorzystywanych poza praktyką prawa.
• Przejście na praktykę wirtualną nie ma wpływu na obowiązek nadzoru pełnomocnika zarządzającego (Reguła 5.1), mimo że nadzorowanie pracowników zdalnych może być trudniejsze. W związku z tym, prawnicy zarządzający powinni wdrożyć zasady zapewniające, że wszyscy pracownicy firmy przestrzegają standardów zawodowych, zajmując się takimi kwestiami, jak stosowanie bezpiecznych metod komunikacji i ich przechowywania, rozwiązywanie konfliktów interesów, dotrzymywanie terminów i śledzenie środków klientów.

Niezwykle ważne jest, aby być na bieżąco z zasadami postępowania zawodowego obowiązującymi w Twoim stanie oraz wszelkimi objaśniającymi wytycznymi wydanymi przez stanową izbę adwokacką lub ABA, nawet jeśli praktykujesz prawo na odległość. Postępując zgodnie z krokami opisanymi powyżej i skrupulatnie przestrzegając prawnych zasad etycznych, jesteś na dobrej drodze do ustanowienia udanej wirtualnej praktyki prawniczej.