5 sposobów, w jakie niezabezpieczone usługi udostępniania plików mogą utrudniać działalność

Przetwarzanie w chmurze umożliwiło światu udostępnianie plików każdemu, kto mieszka w dowolnym miejscu na świecie w ciągu kilku sekund. Jednak zwiększa to również ryzyko naruszenia danych, które może spowodować poważne problemy dla organizacji, w tym utratę przychodów, spory sądowe, naruszenia/kary zgodności i erozję marki.

Niezabezpieczone systemy udostępniania plików mogą narazić firmy na nieautoryzowany dostęp ze strony syndykatów przestępczości zorganizowanej, zbójeckich państw narodowych, konkurentów i innych złych aktorów. Kitetoons autorstwa Kiteworks beztrosko przygląda się temu, co może się stać, gdy organizacje niepewnie udostępniają pliki.

Dlatego najlepiej unikać udostępniania plików w sposób niepewny.

Oto pięć sposobów, w jakie brak bezpiecznych usług udostępniania plików może utrudnić działalność Twojej firmy:

• Utrata krytycznych, poufnych informacji

Organizacja biznesowa musi posiadać ważne dane finansowe, plany produktów i plany strategiczne dotyczące przyszłego rozwoju i wzrostu.

Informacje te mają kluczowe znaczenie dla wydajności i sukcesu firmy. Jeśli te informacje wyciekną lub zostaną przechwycone podczas udostępniania wewnętrznego lub zewnętrznego, konsekwencje mogą być katastrofalne.

Wyobraź sobie konkurenta uzyskującego dostęp do mapy drogowej Twojego produktu lub planów ekspansji rynkowej. Mogą wykorzystać te informacje na swoją korzyść, kopiując Twoje pomysły, wchodząc przed Tobą na nowy rynek lub podpisując umowy na wyłączność z Twoimi potencjalnymi partnerami. Zanim dowiesz się o naruszeniu, może być już za późno.

Dlatego ważne jest, aby z wyprzedzeniem podjąć niezbędne kroki, aby zapobiec takiej katastrofie związanej ze szpiegostwem korporacyjnym. Jak?

Zawsze powinieneś zwracać uwagę na to, gdzie przechowywane są Twoje poufne informacje, kto ma do nich dostęp, kiedy ma do nich dostęp i komu je udostępnia. Ścisłe monitorowanie tego działania może pomóc uniknąć — lub przynajmniej zidentyfikować — naruszenia. Bezpieczna usługa udostępniania plików, która szyfruje wiadomości i załączniki, pomaga uniemożliwić hakerom przechwycenie i uzyskanie dostępu do najważniejszych informacji Twojej firmy.

• Podatność na złośliwe oprogramowanie

Oparta na danych prywatna sieć treści Kiteworks opublikowała prognozę na rok 2023 , z której wynika, że ​​organizacje będą przeznaczać więcej zasobów na wzmacnianie zabezpieczeń, a złośliwe oprogramowanie jest jednym z najważniejszych powodów.

Typowa organizacja otrzymuje codziennie setki, jeśli nie setki tysięcy przychodzących wiadomości e-mail. Wiele z nich to legalna komunikacja od klientów, partnerów i usługodawców; jednak o wiele więcej jest niezamówionych. Niestety, te e-maile mogą zawierać wirusy i złośliwe oprogramowanie, które mogą powodować szereg drobnych lub poważnych zakłóceń w Twojej firmie.

Jeśli niczego niepodejrzewający pracownik kliknie podejrzany link lub załącznik, może to wywołać łańcuch zdarzeń, który ostatecznie może doprowadzić do naruszenia bezpieczeństwa danych. Po raz kolejny naruszenie danych może mieć krótko- i długoterminowe konsekwencje, w tym utratę działalności, spory sądowe, naruszenia zgodności i grzywny oraz erozję marki.

• Utrata danych osobowych

Dane osobowe (PII) mogą przybierać różne formy, takie jak imiona i nazwiska, adresy e-mail i numery ubezpieczenia społecznego, ale także dane behawioralne, geolokalizacja i dane biometryczne. Wszelkie dane, które odnoszą się do Ciebie osobiście, mogą zostać uznane za dane osobowe.

Kiedy organizacja zatrudnia pracownika, gromadzi wiele danych osobowych tego pracownika. W rzeczywistości organizacja będzie generować dodatkowe dane osobowe, takie jak informacje o ubezpieczeniu, wynagrodzenie, premie, numery identyfikacyjne pracowników i inne. Dane te są nie tylko przechowywane w systemie informacji o zasobach ludzkich organizacji (HRIS), ale także udostępniane partnerom zewnętrznym, takim jak podmioty przetwarzające listy płac, ubezpieczyciele i konsultanci biznesowi.

Te bardzo wrażliwe informacje są bardzo poszukiwane przez złodziei tożsamości. Kiedy hakerzy przechwytują te informacje, gdy są one udostępniane między organizacją a jej partnerami, zazwyczaj są one sprzedawane w ciemnej sieci, gdzie złodzieje tożsamości mogą je kupić, aby wywołać spustoszenie finansowe, co kosztuje ofiary od dziesiątek do setek tysięcy dolarów w postaci nieuczciwych wydatków. Odwrócenie tych opłat i oczyszczenie nazwiska (i kredytu) może zająć miesiące, a nawet lata. Po raz kolejny bezpieczna usługa udostępniania plików, która szyfruje wiadomości i załączniki zawierające dane osobowe, pomoże zapewnić, że te poufne informacje nigdy nie wpadną w niepowołane ręce i nie trafią do ciemnej sieci.

• Niebezpieczna sieć innej firmy

Ryzyko związane z cyfrowym łańcuchem dostaw lub ryzyko stron trzecich jest głównym źródłem utraty informacji dla organizacji. Organizacje polegają na setkach, a nawet tysiącach partnerów, sprzedawców i dostawców. Organizacja może dysponować dużym budżetem na cyberbezpieczeństwo, wspieranym przez procesy i procedury bezpieczeństwa danych dla swoich pracowników; jednak partnerzy tej organizacji mogą mieć znacznie mniej zasobów cyberbezpieczeństwa. Ze względu na współzależność między organizacją a jej partnerami słabe „ogniwo” w cyfrowym łańcuchu dostaw może mieć wpływ na cały ekosystem.

Cyberataki doskonale zdają sobie sprawę z tej rozbieżności. Ci napastnicy w rzeczywistości często angażują się w „ skakanie po sieci”, rodzaj cyberataku, w którym atakujący bierze na cel wiele połączonych ze sobą systemów w celu uzyskania dostępu do systemu, który nie jest bezpośrednio dostępny z początkowego punktu wejścia atakującego. Zasadniczo osoby atakujące będą wykorzystywać różne taktyki, w tym phishing, w celu zidentyfikowania podatności jednej organizacji na uzyskanie dostępu do innych organizacji w całym łańcuchu dostaw.

Ten rodzaj ataku kładzie nacisk na konieczność stosowania rygorystycznych środków bezpieczeństwa w połączonych systemach w celu ochrony przed włamaniami. Bezpieczny system udostępniania plików, który nie wymaga otwierania portu dla każdego partnera, to świetny sposób na zarządzanie ryzykiem związanym z cyfrowym łańcuchem dostaw.

• Naruszenia zgodności

W ostatnich latach pojawiły się przepisy dotyczące ochrony danych, takie jak kalifornijska ustawa o ochronie prywatności konsumentów (CCPA) lub ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO), które wymagają od organizacji ochrony prywatności swoich klientów pod groźbą kosztownych grzywien i kar.

Jeśli organizacja stosuje niebezpieczne praktyki udostępniania plików, w tym korzysta z niezabezpieczonych rozwiązań do udostępniania plików, może to ostatecznie doprowadzić do naruszenia bezpieczeństwa danych i późniejszego naruszenia zgodności, szczególnie w przypadku organizacji działających w ściśle regulowanych branżach, takich jak służba zdrowia, administracja publiczna i usługi finansowe.

Niezabezpieczone praktyki udostępniania plików danych mogą obejmować wysyłanie niezaszyfrowanych wiadomości i plików, niewymagające uwierzytelnienia nadawców i odbiorców przed uzyskaniem dostępu do poufnych informacji lub korzystanie z rozwiązania do udostępniania lub przechowywania plików, które nie ma odpowiednich środków bezpieczeństwa. Na przykład, jeśli plik zostanie przesłany do usługi udostępniania plików bez szyfrowania, każdy, kto ma dostęp do usługi, może zobaczyć, jakie dane zostały przesłane. Naraża to poufne informacje — i organizację — na ryzyko. Ponadto, jeśli organizacja nie wymaga uwierzytelniania wieloskładnikowego, nieautoryzowany pracownik lub nieuprawniony podmiot może uzyskać dostęp do rozwiązania do udostępniania plików. Naraża to dane przechowywane w rozwiązaniu na ryzyko kradzieży i niewłaściwego wykorzystania, co stanowi naruszenie zasad ochrony prywatności danych.

Finansowe, prawne i biznesowe reperkusje naruszenia zasad ochrony prywatności danych mogą być poważne. Naruszenie może skutkować nałożeniem na firmę wysokiej grzywny przez organy regulacyjne, którym powierzono egzekwowanie przepisów RODO, CCPA, HIPAA, IRAP, PIPEDA i innych. Oprócz kar finansowych organizacja może również narazić się na utratę reputacji w wyniku naruszenia, co może wpłynąć na jej zdolność do utrzymania obecnych i pozyskania nowych klientów. Wreszcie, organizacja może zostać pociągnięta do odpowiedzialności za wszelkie szkody poniesione przez klientów w wyniku naruszenia danych, które może kosztować wiele milionów dolarów.

Organizacje stosujące praktyki, rozwiązania i procesy bezpiecznego udostępniania plików wielokrotnie wykazują zgodność z przepisami dotyczącymi prywatności danych. Organizacje mogą również wdrażać zasady i procesy dotyczące swoich rozwiązań do udostępniania plików, aby zapewnić zgodność z zasadami ochrony prywatności danych, w tym system klasyfikacji danych, edukację i szkolenia użytkowników oraz regularne audyty. Dzięki tym środkom organizacja może mieć pewność, że przestrzega przepisów dotyczących prywatności danych.

Kilka porad dotyczących rozstania

Organizacje muszą korzystać z bezpiecznych rozwiązań, zasad i procesów udostępniania plików, aby chronić swoje krytyczne informacje przed nieautoryzowanym dostępem. Tylko w ten sposób firma może uniknąć kosztownych naruszeń zgodności i sporów sądowych, a także zapewnić ochronę swoich pracowników, klientów, własności intelektualnej i długoterminowej rentowności.