5 kroków do zbudowania platformy komunikacji biznesowej

Dobra komunikacja wewnętrzna to kluczowy element sukcesu każdej firmy. W rzeczywistości badanie wykazało, że pracownicy w nowoczesnym miejscu pracy spędzają około 80% czasu na wspólnych działaniach. W tym nowoczesnym świecie biznesu narzędzia komunikacji cyfrowej są kluczem do maksymalizacji tych interakcji.

Powiązany post: Jak technologia zmieniła komunikację biznesową

Niestety większość firm cierpi z powodu rozdrobnionych, odłączonych platform wewnętrznych. Mały startup z 5-10 pracownikami może dobrze współpracować ze zwykłymi komunikatorami, takimi jak e-mail lub aplikacje społecznościowe. Jednak gdy zatrudniasz nowych pracowników i ustanawiasz bardziej rozgałęzioną strukturę, będziesz potrzebować wyspecjalizowanej platformy komunikacji wewnętrznej — takiej, która bezproblemowo wkomponuje się w istniejące procesy i jest zbudowana na zamówienie zgodnie z wymaganiami Twoich pracowników.

Ponadto potrzebujesz rozwiązania, na przykład rozwiązania do wybierania numerów, które możesz włączyć do swojej platformy komunikacyjnej i które pozwoli Ci bezproblemowo łączyć się z klientami i klientami. Jeśli jesteś zainteresowany, spójrz na 1800 numerów na sprzedaż przez Call Cowboy.

W tym obszernym przewodniku opowiemy o zaletach niestandardowego narzędzia do komunikacji biznesowej oraz o tym, jak należy je zbudować od podstaw.

Korzyści z wewnętrznej platformy komunikacji biznesowej

Budowanie narzędzia komunikacji może pomóc Twojej firmie na wiele sposobów. Oto niektóre z zalet niestandardowego oprogramowania do wewnętrznej komunikacji biznesowej:

1. Zwiększenie produktywności

Głównym powodem, dla którego firma powinna rozwijać platformę komunikacji korporacyjnej, jest pomoc w zwiększeniu produktywności pracowników. Gdy komunikacja jest szybsza i łatwiejsza, Twoi pracownicy mogą skupić się i poświęcić więcej czasu na inne ważne prace. Dzięki niestandardowemu oprogramowaniu Twoi pracownicy mogą mieć dostęp do najnowszych aktualizacji i istotnych informacji, do których można łatwo uzyskać dostęp na dowolnym urządzeniu w dowolnym miejscu i czasie.

Jeśli chcesz, możesz również dołączyć do swojej platformy narzędzia do współpracy, takie jak skrzynki e-mail lub współdzielone obszary robocze, co zapewnia zupełnie nowe możliwości dla Twojego personelu. Jeśli dysponujesz odpowiednim budżetem, automatyzacja to kolejny sposób na zwiększenie produktywności, automatyzację i uproszczenie rutynowych zadań, aby zwolnić czas pracowników.

2. Lepsze doświadczenie pracowników zdalnych

Nowoczesne miejsce pracy wymaga całkowitej transformacji cyfrowej, zwłaszcza teraz, w obliczu rosnącego trendu pracy zdalnej, dzięki epidemii COVID-19. Jednak gdy pandemia zaczyna słabnąć, a firmy ponownie otwierają swoje drzwi, większość organizacji korzysta teraz z konfiguracji hybrydowej — połączenia tradycyjnego biura i pracy zdalnej.

W obu przypadkach płynna komunikacja wewnętrzna ma kluczowe znaczenie dla firm, zwłaszcza w przypadku hybrydowego miejsca pracy. Dostosowane narzędzie komunikacyjne może pomóc w zwiększeniu produktywności, a także usprawnieniu istniejących procesów.

3. Bardziej usprawnione procesy

Komunikacja korporacyjna zwykle obejmuje kilka kanałów do różnych celów. Może to tworzyć silosy komunikacyjne i powodować rozłączenie pracowników. Budując niestandardową platformę komunikacji wewnętrznej, możesz stworzyć ujednoliconą komunikację, jednocześnie usprawniając procesy, eliminując potrzebę przełączania się między różnymi platformami i aplikacjami.

Dzięki temu Twoi pracownicy mogą spędzać mniej czasu na szukaniu wymaganych danych i informacji. Zamiast tego mogą uzyskać wszystkie aktualne niezbędne treści w jednym miejscu.

Przeczytaj także: 7 kroków do odzyskania szkód w pozwie o obrażenia ciała

4. Wspieraj otwartą i przejrzystą kulturę korporacyjną

Niestandardowa platforma do wewnętrznej komunikacji korporacyjnej pomaga w tworzeniu otwartej i przyjaznej kultury dzielenia się opiniami i pomysłami, a także poznawania współpracowników oraz zwiększania zaufania i koleżeństwa.

Odpowiednio opracowana platforma komunikacji biznesowej może być również miejscem do rozpowszechniania i promowania kultury korporacyjnej. Umożliwia publikowanie ogłoszeń, udostępnianie zdjęć firmowych, organizowanie warsztatów online i wirtualnych wydarzeń lub honorowanie pracowników — wszystko to może zwiększyć satysfakcję, motywację i integrację w miejscu pracy.

Jak stworzyć platformę komunikacji biznesowej

1. Wybierz doświadczoną firmę tworzącą oprogramowanie

O ile nie jesteś programistą z rygorystycznym doświadczeniem w tworzeniu oprogramowania, rozwijanie platformy komunikacyjnej oznacza, że ​​musisz zatrudnić lub zlecić firmie programistycznej zbudowanie platformy komunikacyjnej.

Jako osoba odpowiedzialna za tworzenie oprogramowania komunikacyjnego potrzebujesz kogoś z wystarczającą wiedzą. Zastanów się nad pytaniem o wcześniejsze projekty i czy mają doświadczenie w tworzeniu potrzebnego rozwiązania. Sprawdź ich historię i przeczytaj recenzje i referencje na temat ich usług.

Najlepsza firma zajmująca się tworzeniem oprogramowania powinna również dysponować odpowiednimi narzędziami i zasobami potrzebnymi do opracowania dostosowanej platformy komunikacyjnej dla Twojej firmy. Powinni korzystać z najnowszych i powstających technologii, aby tworzyć bezpieczne i skalowalne oprogramowanie.

Ponadto tworzenie oprogramowania może zająć miesiące. Oznacza to, że będziesz pracować z firmą deweloperską przez wiele miesięcy. Chcesz więc firmy, która ma płynną i przejrzystą komunikację i stale informuje Cię o kamieniach milowych projektu.

Przeczytaj także: Zrozumienie roli prawnika w sprawie o obrażenia ciała

2. Przeprowadź badania

Gdy znajdziesz odpowiedni rozwój, z którym możesz współpracować, możesz rozpocząć z nimi prowadzenie badań. Jak w przypadku każdego projektu, rozwój platformy komunikacji biznesowej należy rozpocząć od dokładnego planowania. Ty i Twój deweloper powinniście dokładnie zbadać sytuację rynkową i klimat. W zależności od cyklu życia oprogramowania, z którego korzysta Twoja firma programistyczna, proces będzie się różnił.

Ogólnie rzecz biorąc, badanie rynku oprogramowania do komunikacji korporacyjnej wymaga odpowiedzi na następujące kluczowe pytania:

Jakie są Twoje potrzeby biznesowe dotyczące platformy komunikacyjnej?

Niestandardowa platforma komunikacji biznesowej pozwala idealnie dostosować ją do potrzeb biznesowych. Więc teraz pytanie brzmi, jakie są te potrzeby?

Aby zrozumieć potrzeby biznesowe, zastanów się, kto, co i jak.

Kto będzie korzystał z oprogramowania? Czy dotyczy to konkretnych działów, czy rozwiązania ogólnofirmowego? Jak będą z niego korzystać Twoi pracownicy? Czy potrzebują prostej aplikacji do czatu grupowego, aby pozostać w kontakcie i udostępniać informacje o firmie? Czy potrzebujesz narzędzia do zarządzania projektami lub współpracy dla kilku określonych działów, aby uzyskać dostęp do pomysłów i informacji oraz dzielić się nimi? A może potrzebujesz czegoś wyjątkowego, takiego jak rozwiązanie komunikacyjne dla swoich menedżerów najwyższego szczebla i członków zarządu? A może chcesz tego wszystkiego?

Potrzebujesz rozwiązania internetowego, aplikacji mobilnej lub obu?

Po określeniu swoich potrzeb musisz zdecydować, czy wybrać rozwiązanie wyłącznie internetowe/mobilne, czy też zaplanować oba te rozwiązania, aby umożliwić komunikację biznesową.

Generalnie tradycyjne biuro składa się z komputerów stacjonarnych i laptopów. Dlatego większość rozwiązań komunikacji cyfrowej dla firm jest często opartych na sieci WWW. To powiedziawszy, wraz z rosnącą popularnością pracy zdalnej, aplikacje mobilne również znacznie wzrosły.

W większości przypadków nawet platforma internetowa powinna być obecnie przyjazna dla urządzeń mobilnych. Jednak najlepiej jest rozwinąć oba (pod warunkiem, że dysponujesz budżetem), co pozwoli na zaspokojenie hybrydowego miejsca pracy.

Jakie są Twoje kluczowe wskaźniki efektywności?

Wyznaczenie jasnych wskaźników KPI sukcesu pozwala lepiej zrozumieć najlepsze funkcje potrzebne do ich osiągnięcia. Dokładna lista wskaźników, które musisz ustawić, będzie zależeć od Twoich potrzeb biznesowych. Jednak ogólnie rzecz biorąc, kluczowe wskaźniki sukcesu skutecznej platformy komunikacji biznesowej mogą obejmować:

Przeczytaj także: Gwiazdy i ich nieoczekiwane historie z hazardem!

1. Wskaźnik zaangażowania

Odnosi się to do tego, w jaki sposób pracownicy będą wchodzić w interakcje z platformą i są zaangażowani w działania komunikacji korporacyjnej i społecznej. Na przykład może zawierać otwarte, odpowiedzi, kliknięcia i inne istotne dane.

2. Metryka behawioralna

Odnosi się to do tego, jak rozwiązanie wpływa na zachowania, postawy i opinie pracowników. Może to obejmować poziom satysfakcji i zaufania, średni wskaźnik odpowiedzi i inne.

3. Miernik produktywności

Odnosi się to do tego, jak platforma zwiększa produktywność i pracowników w firmie. Niektóre przykłady mogą obejmować, ile czasu można zaoszczędzić dzięki ulepszonej komunikacji wewnętrznej lub jak szybciej przebiega komunikacja i współpraca.

Zwróć uwagę, że na etapie badań pojawi się więcej pytań. Większość firm deweloperskich może pomóc w zarysowaniu wszystkiego, co trzeba wiedzieć o projekcie na pierwszym etapie rozwoju. Dlatego nie spiesz się, omawiając swoje opcje i potrzeby z wybraną firmą deweloperską.

3. Stwórz centralny hub

Każde skuteczne narzędzie komunikacji wewnętrznej wymaga centralnego węzła, służącego jako podstawa współpracy i potrzeb komunikacyjnych.

W takim przypadku rozważ użycie intranetu. Działa jako scentralizowane cyfrowe centrum pracy dla Twoich pracowników, integrując wszystkie istniejące systemy. Ułatwia to również personelowi administracyjnemu zarządzanie komunikacją i treścią, a pozostałym pracownikom ułatwia znajdowanie niezbędnych informacji i łączenie się ze sobą.

Zapewnia miejsce, w którym można rozpocząć współpracę i komunikację, a także umożliwia użytkownikom łączenie się na trzech różnych poziomach — osobistym, lokalnym i globalnym.

Ogólnie rzecz biorąc, tworzenie oprogramowania może pomóc w skonfigurowaniu intranetu firmy zgodnie z rozwojem platformy komunikacyjnej.

4. Rozważ funkcje, których potrzebujesz

Wspomnieliśmy wcześniej, że rozwój platformy komunikacyjnej pozwala idealnie dopasować się do potrzeb Twojej firmy. Dzięki temu można również dostosować jego funkcjonalność. To sprawia, że ​​lista potencjalnych funkcji jest znacznie większa.

Przeczytaj także: ROI w marketingu treści: które metody przynoszą korzyści?

Poniżej znajdują się niektóre z najczęstszych cech platformy komunikacji wewnętrznej. Zwróć uwagę, że im więcej posiadasz funkcji, tym wyższy będzie koszt tworzenia oprogramowania.

1. Wdrażanie

Ideą onboardingu jest pomoc w prowadzeniu użytkowników, pokazanie, jakie są główne funkcje i jak z nich korzystać. Budując platformę komunikacyjną, możesz wdrożyć proces onboardingu na różne sposoby, takie jak krótkie wideo wprowadzające lub kilka zrzutów ekranu platformy i jej kluczowych funkcji.

2. Profile

Komunikacja wewnętrzna opiera się na przejrzystości. Dlatego chcesz, aby Twoi pracownicy mogli się logować i identyfikować. Proces rejestracji nie powinien różnić się od innych aplikacji, w których użytkownicy mogą podać swój adres e-mail lub numer telefonu. Możesz też zezwolić administratorom na tworzenie profili pracowników. Ich profil musi zawierać niezbędne informacje, takie jak zdjęcie, imię i nazwisko, dział, stanowisko, dane kontaktowe oraz informacje niezwiązane z pracą, takie jak hobby, które mogą być przydatne w poprawie relacji z pracownikami.

3. Pasza

Tutaj będą publikowane wszystkie informacje — ogłoszenia, osiągnięcia, bieżące projekty, aktualności z życia firmy i inne. Powinieneś uwzględnić funkcję, która pozwala przypinać ważne ogłoszenia, aby wszyscy mogli je zobaczyć. Możesz również dołączyć system filtrowania, aby pracownicy mogli sortować posty według trafności.

4. Biblioteka

Jednym z kluczowych problemów komunikacyjnych dla pracowników jest znalezienie odpowiednich akt. Posiadanie biblioteki udostępnionych plików może pomóc pracownikom przechowywać wszystko w jednym miejscu i uzyskiwać do nich dostęp, kiedy tylko tego potrzebują.

5. Grupy

Ta funkcja jest niezbędna, aby pomóc określonym działom utworzyć dedykowaną grupę do udostępniania informacji specyficznych dla zespołu. Ogłoszenia i inne informacje mogą być publikowane, aby tylko członkowie grupy mogli je zobaczyć i uzyskać do nich dostęp.

6. Czat i rozmowa wideo

Funkcjonalność wiadomości błyskawicznych i połączeń wideo jest koniecznością dla każdej nowoczesnej platformy komunikacji biznesowej. Posiadanie funkcji bezpośredniego przesyłania wiadomości między użytkownikami ma kluczowe znaczenie. Funkcja połączeń wideo umożliwia także zdalnym zespołom organizowanie wirtualnych spotkań i konferencji.

7. Udostępnianie plików

Jest to niezbędne dla całej komunikacji biznesowej. W zależności od potrzeb biznesowych udostępnianie jednego typu pliku może wystarczyć, ale lepiej, jeśli Twoja platforma obsługuje wiele typów plików.

8. Powiadomienia

Powiadomienia są niezbędne, aby pracownicy nie przegapili żadnych ważnych wiadomości ani ogłoszeń, gdy aplikacja działa w tle.

9. Kontrola administracyjna

Kontrola administracyjna to ważna funkcja bezpieczeństwa. Umożliwia przypisanie administratora, który monitoruje komunikację wewnętrzną, dodaje lub usuwa pracowników, zmienia poziomy dostępu i nie tylko.

10. Integracje

Możliwość dodawania i integrowania aplikacji innych firm pozwala na bezproblemowe dopasowanie do istniejącego rozwiązania. Pomaga również zaoszczędzić na kosztach. Na przykład, zamiast opracowywać funkcję do wspólnej edycji dokumentów, możesz po prostu zintegrować istniejące usługi, z których już korzystasz, takie jak Dropbox lub Office 365.

Przeczytaj także: Dlaczego warto studiować biznes i zarządzanie

5. Ustaw budżet

Platforma komunikacji biznesowej nie jest tania. Jeśli wybierzesz niestandardową trasę, musisz odłożyć znaczną część swojego budżetu. Ogólnie rzecz biorąc, Twój programista może pomóc w zaplanowaniu platformy, aby dopasować ją do ustalonego budżetu.

To powiedziawszy, oto kilka czynników, które wpływają na rozwój komunikacji:

• Rodzaje potrzebnych ekspertów (kierownik projektu, programista Android/iOS, programiści stron internetowych itp.)
• Czas trwania rozwoju
• Funkcjonalność i funkcja
• Projekt (gotowy interfejs lub wykonany od podstaw)
• Platformy (aplikacja internetowa lub mobilna)

Na wynos

Komunikacja biznesowa wciąż ewoluuje wraz ze zmianami łączności społecznej. W dzisiejszych czasach dedykowana platforma komunikacji biznesowej jest bardziej krytyczna niż kiedykolwiek, aby zbudować przejrzyste i oparte na współpracy środowisko biznesowe.

Dlatego coraz popularniejsze staje się tworzenie oprogramowania do komunikacji biznesowej, aby zapewnić Twoim pracownikom platformę zaprojektowaną specjalnie dla ich potrzeb, a także doskonale dopasowującą się do istniejących przepływów pracy — coś, czego nie mogą zaoferować gotowe rozwiązania.

Dzięki dostosowanemu narzędziu do wewnętrznej komunikacji korporacyjnej Twoja firma może odnieść wiele korzyści, w szczególności zwiększoną ogólną produktywność. A firma z produktywnymi pracownikami to organizacja odnosząca sukcesy.