5 prostych kroków do wysyłania zgodnych z RODO zimnych wiadomości e-mail B2B

1. Odpowiednie i istotne perspektywy

Pozyskiwanie i pozyskiwanie leadów w zasadzie obejmuje dane osobowe podczas prowadzenia kampanii typu cold e-mail b2b. Z drugiej strony RODO nie powstrzymuje ludzi przed poszukiwaniem lub zbieraniem potencjalnych klientów, wymaga jedynie większej dokładności i staranności od poszukiwaczy. Zgodnie z RODO gromadzone dane osobowe muszą być adekwatne i adekwatne do celu ich przetwarzania.

Dlatego musisz wziąć pod uwagę dwa czynniki:

• adekwatność Twoich danych (tj. ile danych naprawdę potrzebujesz do tego, co chcesz osiągnąć?)
• oraz istotność Twoich danych (tj. czy dane, które zbierasz, są prawidłowe dla Twoich potrzeb?)

Aby zapewnić adekwatność, gromadź tylko te dane, które są absolutnie niezbędne dla Ciebie jako podmiotu przetwarzającego dane. Mówiąc prościej, nie zbieraj informacji, jeśli nie planujesz ich używać.

Aby zapewnić trafność, jeśli kierujesz reklamy do właściwej osoby, żaden potencjalny klient nie powinien nigdy kwestionować, dlaczego wysłałeś do nich e-maila.

Jeśli Twój potencjalny klient jest zaskoczony wiadomością od Ciebie, czy pozyskane przez Ciebie tropy są istotne? Upewnij się, że bardzo precyzyjnie wybierasz idealnych potencjalnych klientów i dostosuj do nich swoje kampanie.

2. Wyjaśnij swoje uzasadnione zainteresowanie

Jeśli Twój potencjalny klient nadal negatywnie reaguje na Twój najlepszy zimny e-mail, nadszedł czas, abyś wyjaśnił mu powód swojego e-maila. Często marketerzy b2b i członkowie zespołu sprzedaży nie są zaznajomieni z uzasadnionym interesem.

The „Uzasadniony interes” obejmuje szeroki zakres interesów, czy to firmy, stron trzecich, handlowych, czy też z szerszych powodów społecznych. Zgodnie z oficjalnymi źródłami RODO, prawnie uzasadniony interes to najbardziej elastyczna z prawnych podstaw RODO do przetwarzania danych osobowych.

Teoretycznie organizacja może wykorzystywać dane osobowe, których oczekiwałaby osoba, której dane dotyczą. Ten aspekt obejmuje i nie ogranicza się do:

• Wykorzystanie danych klienta lub pracownika
• Marketing
• Zapobieganie oszustwom
• Przelewy wewnątrzgrupowe
• bezpieczeństwo IT

Ale zanim odwołasz się do uzasadnionego interesu i zaczniesz spamować ludzi zimnymi e-mailami b2b, upewnij się, że ma to zastosowanie. To, co powinieneś zrobić i nigdy nie unikać przed kampanią typu cold e-mail outreach, to:

• Sprawdź profil LinkedIn i/lub witrynę firmy, aby sprawdzić, czy przyniosą one korzyści z Twojego produktu lub Twojej usługi
• Zapytaj o polecenia ze swojej profesjonalnej sieci
• Sprawdź, czy są jakieś ostatnie inwestycje/finanse, jeśli Twoja oferta wspiera wzrost

Ważne jest, aby w pierwszej kolejności przeprowadzić podstawowe badania na temat potencjalnych klientów i podać prosty kontekst w swoich e-mailach, a nie uderzać ich nudną wiadomością.

Aby uwzględnić uzasadniony interes w zimnych wiadomościach e-mail i zachować zgodność z RODO, ważne jest, aby uwzględnić trzy kluczowe informacje:

• Oświadczenie informujące odbiorcę, w jaki sposób przetwarzałeś jego dane.
• Krótkie wyjaśnienie, dlaczego je przetwarzasz.
• Instrukcje, które odbiorca Twojej wiadomości e-mail może wykonać, aby zmienić przetwarzane przez Ciebie dane lub zażądać usunięcia Twoich danych z listy.

3. Spraw, aby wypisanie się/rezygnacja z subskrypcji było szybkie i łatwe

Jeśli jesteś zaangażowany w wysyłanie zimnych kampanii e-mailowych, musisz poinformować potencjalnych klientów, jak skorzystać z ich prawa do usunięcia. Innymi słowy, musisz doradzić ludziom prosty sposób rezygnacji.

Jednym ze sposobów zautomatyzowania tego procesu jest umieszczenie linku do anulowania subskrypcji w stopce kopii wiadomości e-mail. Ewentualnie możesz dodać tekst na dole wiadomości e-mail, informując potencjalnego klienta, że ​​jeśli nie jest zainteresowany i nie życzy sobie więcej od Ciebie wiadomości, może odpowiedzieć „nie, dziękuję”, a jego dane zostaną usunięte z Twojej listy .

Najważniejszym aspektem rezygnacji jest to, że jest ona przejrzysta, łatwa do naśladowania, a wszelkie prośby są fizycznie realizowane.

Oznacza to, że gdy ktoś prosi Cię o usunięcie jego danych, usuwasz je!

Dlatego ważne jest, aby utworzyć listę „nie kontaktować się” z firmami i osobami, które zrezygnowały, aby mieć pewność, że nie skontaktujemy się z nimi ponownie.

4. Regularnie czyść i utrzymuj swoją bazę danych

Jako rozszerzenie do usuwania potencjalnych klientów, którzy zrezygnowali lub zrezygnowali z subskrypcji, RODO stanowi, że nie wolno przechowywać informacji przez miesiące i miesiące ani przechowywać niepoprawnych informacji. Dlatego musisz regularnie czyścić swój CRM z nieaktywnych leadów. Musisz również sprawdzić, czy Twoje dane kontaktowe są aktualne.

5. Przygotuj odpowiedzi na skargi i pytania dotyczące RODO

Na koniec spodziewaj się niekorzystnych odpowiedzi lub reakcji ze strony potencjalnych klientów. Prywatność to ogromny temat i niektórzy ludzie nie będą zadowoleni z otrzymywania Twoich (zimnych) e-maili, nawet jeśli są one zgodne z RODO. Dlatego oczekuj kilku pytań, takich jak:

„Jakie masz prawa do wysyłania do mnie e-maili?”

Nawet jeśli wysłałeś swój e-mail na firmowy adres e-mail, adresując firmę swojego leada, nadal będzie on zawierał czyjeś imię, dzięki czemu będzie osobisty. Dlatego Twój uzasadniony interes musi zostać wyeksponowany. Jeśli Twój produkt/usługa nie odnosi się konkretnie do Twojego potencjalnego klienta, wyjaśnij powody, dla których uważasz, że jest odpowiednią osobą, z którą możesz się skontaktować.

Może to być ich profil na LinkedIn, ich strona internetowa lub niedawno udostępniony artykuł związany z ich nawykami czytania online.

Typową odpowiedzią może być:

„Zbieraliśmy i przetwarzaliśmy Twoje dane na podstawie uzasadnionego interesu. Biorąc pod uwagę, jak korzystny był nasz (produkt/usługa) (profil firmy/profil potencjalnego klienta) w przeszłości, uważam, że nasza oferta będzie dla Ciebie korzystna.”

„Skąd masz moje informacje?”

Kolejne oczekiwane pytanie. Wyjaśnij, gdzie znalazłeś ich dane, dlaczego uważasz, że jest odpowiednią osobą do kontaktu i dlaczego sądzisz, że będzie zainteresowana Twoją ofertą. Wiele danych to informacje publicznie lub publicznie dostępne, tj. strony internetowe, katalogi internetowe itp.

Zazwyczaj możesz odpowiedzieć:

„Znalazłem Twój profil na LinkedIn, ponieważ pasujesz do naszego typowego profilu klienta. Następnie odgadłem twój adres e-mail przy użyciu publicznie dostępnych informacji i przepuściłem go przez narzędzie do weryfikacji online”.

„Jakie informacje o mnie posiadasz?”

RODO egzekwuje prawo ludzi do bycia poinformowanym i prawo dostępu (wniosek o dostęp podmiotu), co oznacza, że ​​jeśli zostaniesz o to poproszony, musisz podać zebrane informacje i sposób ich przetwarzania.

Przykładowa odpowiedź może brzmieć:

„Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy i stanowisko to jedyne dane, które posiadamy. Zgodnie z Twoimi prawami usuniemy to z naszej bazy danych, jeśli nie jesteś zainteresowany naszymi usługami lub chcesz, abyśmy to zrobili. Twoje dane nie są przechowywane w żadnych innych bazach danych ani odsprzedawane.”

Teraz, gdy wiesz już o podstawach przed wysłaniem zimnych e-maili b2b i o tym, jak pozostać w bezpiecznej strefie, nadszedł czas, aby zrobić listę kontrolną najważniejszych rzeczy, które musisz uwzględnić w swojej kopii wiadomości e-mail w kontekście RODO:

1. Wiersze tematu

Pierwszą rzeczą, jaką ludzie widzą w swojej skrzynce odbiorczej, jest wiele pogrubionych wierszy zdań. Jak możesz zostać zauważony między tymi wszystkimi wierszami tematów wiadomości e-mail? Oczywiście przygotowujesz chwytliwe tematy! Udowodniono, że krótsze wiersze tematu z intrygującymi emotikonami zwiększają liczbę otwarć i odpowiedzi. Upewnij się, że zainteresujesz się zainteresowaniem już na początku swojego zimnego zasięgu.

2. Zachowaj prostotę swojej kopii e-mail

Twój szablon na temat cold outu to nie esej! Pomyśl o doświadczeniach klienta jako przewodniku podczas tworzenia szablonu zimnej wiadomości e-mail b2b. Krótsze e-maile utrzymują uwagę klienta na dłużej (a jak wszyscy wiemy, jest to bardzo krótkie, jeśli chodzi o czytanie zimnych e-maili).

Staraj się nie prezentować nowego produktu ani nie przedstawiać bezpłatnej wersji próbnej swojej usługi w pierwszym e-mailu. Zamiast tego przedstaw się naprawdę szybko, wyjaśnij im, dlaczego się z nimi kontaktujesz, i po prostu wstaw korzyść z wzajemnej komunikacji. Zapisz swoją ofertę sprzedaży do dalszych działań.

3. Nie używaj nadmiernych linków

Najlepsze praktyki zimnej poczty e-mail mówią, że w ogóle nie używaj linków! Ale w razie potrzeby trzymaj się bezpiecznych adresów URL, najlepiej skróć je do stron docelowych zawierających wszystkie niezbędne informacje o tym, co oferujesz. Udowodniono, że linki oznaczają wiadomości e-mail jako spam, więc unikaj ich w jak największym stopniu, jeśli chcesz, aby Twoje e-maile były oznaczane jako zapisane.

4. Sprawdź, czy czas jest właściwy

Wysyłając Ci wiadomości sprzedażowe, musisz mieć pewność, że robisz to we właściwym momencie. Potencjalni klienci B2B są mniej zirytowani e-mailami sprzedażowymi, gdy są w pozytywnym rozwoju w firmie, rekrutują lub dzielą się historiami sukcesu i studiami przypadków ze swoimi klientami lub gdy po prostu mają wolny czas.

Aby poznać najlepszy moment, być może będziesz musiał sprawdzić ich ostatnią aktywność na profilach w mediach społecznościowych lub skorzystać z platform, które dostarczają informacje finansowe i pokazują wyzwalacze sprzedaży dla firmy. Trafienie w najlepszy czas ma kluczowe znaczenie dla udanej kampanii cold mailowej.

Zawsze możesz zapytać odbiorcę, kiedy najlepiej się z nim skontaktować.

5. Kluczem jest hiperpersonalizacja

Wszyscy musimy przyznać: irytuje się każdy, kto otrzyma nieistotną wiadomość e-mail, która wygląda na wysłaną od bota, a nie od osoby. I dlaczego? Ponieważ wszyscy wiemy, że nie poświęcono żadnego wysiłku, aby stworzyć te e-maile, a jednak niektórzy ludzie nadal to robią. Ale nie rezygnuj jeszcze z automatyzacji poczty e-mail.

Nadal możesz wykonywać automatyzację poczty e-mail, która jest podobna do ludzkiej, prezentuje trafność i jest skierowana do właściwych osób. Hiperpersonalizacja zapewni Ci wyższy współczynnik klikalności i zapewni skuteczną kampanię typu cold outreach b2b, jeśli zrobisz to za pomocą odpowiednich narzędzi i właściwych danych B2B.

A może używasz niestandardowych obrazów, które wyświetlają logo firmy Twojego leada? A może Twój następny e-mail zawiera zdjęcie, na którym wirtualnie dzielisz kawę z potencjalnym klientem, na którym widnieje jego imię?

Możliwości hiperpersonalizacji są nieograniczone, wystarczy wykazać się kreatywnością i nie wysyłać typowych cold maili b2b, które ograniczą proces sprzedaży.

Wniosek

Prima facie, przestrzeganie RODO może wydawać się dużo pracy podczas wysyłania zimnych wiadomości e-mail, ale dzięki generatorom potencjalnych klientów, którzy dodają wyższy poziom adekwatności, trafności i dokładności, wszystko, co robisz, to dodanie kilku zmian do bieżącego procesu e-mailowego aby upewnić się, że jako nadawca jesteś w pełni zgodny.

Nie spiesz się podczas tworzenia kopii zimnej wiadomości e-mail b2b. Mniej słów może powiedzieć więcej.

Oto 10 gotowych szablonów zimnych wiadomości e-mail B2B, które są nie tylko zgodne z RODO, ale również wysoce ukierunkowane.