5 najlepszych praktyk tworzenia skutecznego podręcznika pracownika

Każda firma będzie miała dziś swoje polityki, zasady i procedury regulujące pracę i praktyki swoich pracowników. W niektórych przypadkach wystarczy po prostu powiedzieć swojemu zespołowi, czego potrzebujesz, aby to zrobił. Jednak to nie zawsze działa.

Ustne udostępnianie zasad firmy może prowadzić do zamieszania i niespójnego stosowania. Jeśli Twój zespół nie jest poinformowany o swoich prawach, obowiązkach, a także o Twoich oczekiwaniach, nie możesz oczekiwać, że będzie ich przestrzegał, prawda?

Potrzebujesz podręcznika pracownika , aby wszystko było dostępne i jasne dla Twojego zespołu. Z tego artykułu dowiesz się, dlaczego jest to ważne – i jak możesz stworzyć świetne.

Dlaczego posiadanie podręcznika pracownika jest ważne

Dobry podręcznik pracownika będzie zawierał wszystko, czego pracownik potrzebuje do efektywnej pracy w firmie. Może to obejmować wszystko, od zasad i przepisów, przez prawa dotyczące ich pracy, po ustanowione dla nich normy społeczne.

Sektor przedsiębiorstw wymienia główne powody, dla których firmy potrzebują podręczników dla pracowników, w oparciu o to, co obejmują:

• Zdefiniuj misję, kulturę i wartości firmy. To pokaże pracownikom, w jaki sposób mogą przyczynić się do realizacji celów biznesowych i zachować przejrzystość misji.
• Zdefiniuj oczekiwania i politykę firmy. Każdy, kto pracuje w Twojej firmie, powinien być na bieżąco z Twoimi oczekiwaniami wobec nich. Obejmuje to każdy szczegół, od tego, kiedy i gdzie będą pracować, po rodzaje obowiązujących zasad.
• Wyjaśnij swoje zasoby i wsparcie. Pracownicy powinni wiedzieć, jakie zasoby są dostępne i gdzie mogą uzyskać wsparcie.
• Wymień korzyści firmy. To motywuje zespół i promuje równość w miejscu pracy.
• Minimalizuj konflikty i ryzyko. Wreszcie, podręcznik będzie służył jako ochrona prawna przed ryzykiem, takim jak procesy sądowe i roszczenia.

Podręcznik najlepszych praktyk dla Twojego pracownika

Teraz, gdy już wiesz, dlaczego jest to ważne, przejdźmy do praktycznej części — najlepszych praktyk, które pomogą Ci stworzyć świetny podręcznik dla pracowników.

1. Umieść wszystkie ważne elementy w swoim podręczniku

Tworzenie podręcznika pracownika to praca w toku, ale jego pierwsza wersja będzie dla Ciebie największym wyzwaniem. Jest wiele do uwzględnienia, więc to naturalne, że nie wiesz, od czego zacząć.

Kiedy zaczynasz tworzyć swój podręcznik, pomyśl o tym jak o pisaniu podręcznika. Chodzi o to, aby uwzględnić każdy ważny aspekt pracy w Twojej firmie, odpowiedzieć na typowe pytania , które mogą mieć pracownicy, i zachować przejrzystość planów Twojej firmy .

US Small Business Administration ma bardzo pomocny przewodnik z rzeczami, które powinien zawierać podręcznik pracownika. Możesz skorzystać z tej listy, aby rozpocząć swoją:

• Harmonogramy pracy
• Wynagrodzenie i benefity pracownicze
• Ogólne informacje o zatrudnieniu
• Umów o zakazie ujawniania
• Polityka antydyskryminacyjna i polityka urlopowa
• Sekcja komputery/technologia
• Bezpieczeństwo i ochrona w firmie
• Normy i oczekiwania w zakresie postępowania

Oczywiście jest to tylko ogólna lista zawierająca niektóre z najczęściej dodawanych rzeczy do tych podręczników. Nie musisz na tym poprzestawać. To, co umieścisz w swoim podręczniku, będzie zależeć od Twojej firmy, Twoich oczekiwań i zadań, jakie masz przed zespołem.

Cokolwiek uważasz za ważne lub stanowi wartość dla zespołu, możesz to uwzględnić w swoim podręczniku pracownika.

Możesz nie zrobić tego dobrze za pierwszym razem, ale pamiętaj – zawsze możesz poprawić i ulepszyć swój podręcznik pracownika. To jest praca w toku i chociaż pierwszy szkic jest najtrudniejszy, późniejsza edycja jest znacznie łatwiejsza.

2. Korzystaj z wewnętrznego bloga, aby dzielić się wiedzą

Świetnym pomysłem byłoby posiadanie wewnętrznego bloga firmowego, na którym będziesz publikować podręcznik pracownika. Dzięki temu pracownicy będą mieli dostęp do wytycznych w dowolnym momencie iz dowolnego miejsca. Umożliwi to również dostosowanie podręcznika w razie potrzeby oraz udostępnianie wiadomości i aktualizacji w jednym miejscu.

Wewnętrzny blog, do którego dostęp ma tylko Twój zespół, to świetny sposób na promowanie komunikacji i dzielenia się wiedzą w miejscu pracy . To najbardziej naturalne, odpowiednie miejsce na Twój podręcznik.

Możesz utworzyć stronę podręcznika na swoim blogu i połączyć ją z przydatnymi zasobami, wiadomościami, plikami, które Twój zespół może pobrać, narzędziami, do których ma dostęp w celu rozwiązania problemu itp. Udostępnienie podręcznika w formie cyfrowej to najlepszy sposób, aby zapewnić wszystkim dostęp do informacji – zawsze, gdy ich potrzebują.

3. Oferuj rozwiązania jako dodatek do zasad

Najważniejszym celem poradnika pracowniczego jest ułatwienie komunikacji wewnętrznej . To powiedziawszy, powinieneś upewnić się, że Twój podręcznik zawiera instrukcje dotyczące rozwiązywania problemów technicznych związanych z ich pracą, takich jak korzystanie ze sprzętu i oprogramowania korporacyjnego, procedury logowania, dostęp do wspólnych zasobów itp.

Wiele firm popełnia błąd, umieszczając zasady w swoich podręcznikach bez informowania pracowników, jak rozwiązywać problemy, gdy się pojawią.

Załóżmy, że Twoi pracownicy mają problemy z szybkością komputera po zainstalowaniu nowego systemu macOS. Wszystko, co muszą zrobić, to odnieść się do podręcznika, aby znaleźć wytyczne dotyczące przyspieszenia Ventura, które pomogą im rozwiązać ten problem i przyspieszyć urządzenie.

Takie narzędzia są niezbędne dla wszystkich firm, zwłaszcza tych, które działają zdalnie, ponieważ pomagają zaoszczędzić cenny czas wsparcia IT. Co więcej, utrzymuje efektywność zespołu, zwłaszcza w pierwszych tygodniach po zatrudnieniu w Twojej firmie.

4. Upewnij się, że wygląda dobrze

Podręczniki pracowników mogą zawierać ważne informacje, ale bądźmy szczerzy – to prawdziwy zabójca nastroju! Nie ma nic zabawnego w podręczniku wypełnionym zasadami i przepisami.

Twój zespół nie będzie podekscytowany przeczytaniem tego dokumentu, a jeszcze mniej będzie podekscytowany, gdy przejrzy go w celu znalezienia choćby jednej części informacji.

Nie chodzi więc tylko o to, co w nim umieścisz, ale także o to, jak to zaprezentujesz. Jeśli chcesz, aby to zadziałało, musisz uczynić je prostym , wciągającym i zrozumiałym dla czytelników.

Zacznijmy od czegoś prostego i jasnego. Jeśli wszyscy, którzy dla ciebie pracują, nie mają wykształcenia prawniczego, nie zrozumieją złożonej sekcji dotyczącej stanowych lub federalnych przepisów prawa pracy. Oznacza to, że nie możesz skopiować tego słowo w słowo i oczekiwać, że to rozgryzą. Zamiast tego poproś kogoś z zespołu prawnego, aby uczynił to jaśniejszym i bardziej atrakcyjnym.

Następny jest wygląd twojego podręcznika. Zwróć szczególną uwagę na formaty, których używasz, i jeśli możesz, wstaw trochę elementów wizualnych, aby utwór był bardziej wciągający. Obraz może powiedzieć tysiąc słów, zwłaszcza jeśli udostępniasz instrukcje dotyczące rozwiązania problemu, wykonania czegoś lub wykonania procedury krok po kroku.

Wygląd ma kluczowe znaczenie w takich dokumentach. Aby zawartość była łatwa do przeskanowania i aby Twoi pracownicy mogli od razu znaleźć potrzebne informacje, dodaj wiele nagłówków i podtytułów, używaj dużo białych znaków i dodawaj wypunktowania tam, gdzie to możliwe.

Rozważ to – pracownik ma problem lub wątpliwości co do tego, co może, a czego nie. Decydują się otworzyć podręcznik pracownika. Jeśli jest to dokument z niewielką ilością wolnego miejsca i złym formatem, spędzą wieczność na próbach znalezienia potrzebnych informacji. Jeśli masz nagłówki i wypunktowania, będzie to znacznie łatwiejsze.

5. Edytuj go regularnie

To nie jest zadanie jednorazowe. Wiele firm korzysta z tego samego podręcznika, nic nie zmieniając przez lata, jeśli nie dekady. To, co działało wcześniej, może nie działać teraz. Pracodawcy zmieniają swoje oczekiwania, a wraz z nimi pracownicy. Nie wspominając o tym, że zmieniają się prawa i zasady. Być może zapomniałeś dodać czegoś wcześniej lub postanowiłeś zrobić wyjątek.

Podręcznik pracownika to formalny dokument, do którego każdy ma dostęp i który musi respektować. W związku z tym musi zawsze zawierać odpowiednie, aktualne informacje. Zyskasz dzięki temu większy szacunek pracowników i unikniesz niekończących się problemów.

Aby być po bezpiecznej stronie, zaplanuj okresowe przeglądy swojego podręcznika. Rób notatki, gdy masz zmiany, które chcesz do nich dodać, i wróć do tych notatek podczas tych recenzji. Przeglądając podręcznik, nie spiesz się, aby przejrzeć przepisy, które mogły ulec zmianie od ostatniej aktualizacji. Przepisy ciągle się zmieniają, więc warto skonsultować się z zespołem prawnym, aby uniknąć popełniania błędów i kosztownych procesów sądowych.

Końcowe przemyślenia

Czy masz już książeczkę pracowniczą? Jeśli tak, czy zawiera wszystko z tej listy? Czy masz w nim odpowiednie informacje i aktualizujesz je?

Jeszcze raz przejrzyj te wskazówki i dowiedz się, czego brakuje w twoim podręczniku. Zadbaj o nią jak najszybciej i upewnij się, że jest dostępna dla Twojego zespołu zawsze, gdy jej potrzebuje.