4 zalecenia i zakazy automatyzacji procesów biznesowych\u00a0

Szukasz sposobów na zaoszczędzenie czasu i zwiększenie efektywności procesów biznesowych? Jeśli tak, czy zastanawiałeś się już nad automatyzacją określonych zadań? Automatyzacja procesów biznesowych może być świetnym narzędziem.

Automatyzacja procesów biznesowych (BPA) to wykorzystanie technologii do automatyzacji zadań i procesów organizacyjnych. Można go wykorzystać do usprawnienia obsługi klienta i stworzenia bardziej wydajnych procesów workflow. Pozwala komputerom przejąć pewne aspekty zadania lub procesu, aby można je było wykonać szybko i dokładnie bez polegania na pracy fizycznej. Automatyzując przyziemne zadania, BPA uwalnia zasoby, które można przydzielić w innym miejscu w firmie.

Automatyzacja to jedno z najpotężniejszych narzędzi dostępnych obecnie dla firm. Może pomóc usprawnić operacje, obniżyć koszty i poprawić obsługę klienta. Mimo to właściciele firm powinni rozumieć, co należy, a czego nie należy robić w przypadku automatyzacji procesów biznesowych, aby w pełni z niej skorzystać.

Jednym z kluczowych elementów udanej automatyzacji procesów biznesowych jest oprogramowanie do zarządzania decyzjami . Umożliwia firmom szybkie i trafne podejmowanie decyzji w oparciu o spostrzeżenia oparte na danych, które mogą być nieocenione, pomagając firmom zachować konkurencyjność na ciągle zmieniającym się rynku. Wdrażając BPA, należy przestrzegać pewnych nakazów i zakazów, aby zapewnić skuteczne i skuteczne stosowanie.

Dos

• Automatyzuj długie, powtarzalne zadania

Automatyzacja długich i powtarzalnych zadań jest jedną z głównych korzyści automatyzacji procesów biznesowych. Kiedy firma wykorzystuje technologię do obsługi tego typu funkcji, może zaoszczędzić czas i pieniądze oraz zmniejszyć prawdopodobieństwo błędów.

Automatyzacja powtarzalnych zadań może również uwolnić pracowników od skoncentrowania się na bardziej złożonych i strategicznych zadaniach, co prowadzi do zwiększenia produktywności i zadowolenia z pracy. Niektóre funkcje, które można zautomatyzować, obejmują wprowadzanie danych, zarządzanie dokumentami i planowanie. Pamiętaj, że nie wszystkie zadania nadają się do automatyzacji. Musisz więc ocenić każdy proces, aby określić, czy automatyzacja przyniesie Ci korzyści.

• Połącz automatyzację z nadzorem człowieka

Bez wątpienia automatyzacja poradzi sobie z powtarzalnymi i czasochłonnymi zadaniami. Jednak niektóre funkcje wymagają ludzkiej wiedzy i osądu. Firmy mogą łączyć automatyzację z nadzorem człowieka, aby mieć pewność, że kluczowe procesy są obsługiwane dokładnie i wydajnie.

Co więcej, łączenie może zwiększyć produktywność i satysfakcję członków zespołu, eliminując monotonne zadania i pozwalając im skupić się na bardziej złożonej pracy. Musisz ocenić każdy proces, aby określić, czy wymaga nadzoru człowieka i jak najlepiej go wdrożyć, aby osiągnąć najlepsze wyniki.

• Nadaj priorytet procesom automatyzacji w oparciu o wpływ i wykonalność

Firmy powinny nadać priorytet procesom automatyzacji w oparciu o ich wpływ i wykonalność. Oznacza to identyfikację strategii, które są krytyczne dla firmy, pochłaniają znaczną ilość czasu i zasobów oraz można je łatwo zautomatyzować. Takie podejście może pomóc w pomyślnym wdrożeniu automatyzacji i umożliwieniu firmie pełnego wykorzystania korzyści z automatyzacji w miarę upływu czasu.

Koncentrując się na procesach, które mają duży wpływ na biznes, są technicznie wykonalne i zapewniają dobry zwrot z inwestycji, firmy mogą zapewnić strategiczne i opłacalne wdrażanie automatyzacji.

• Stopniowo eliminuj procesy ręczne

Automatyzacja wszystkich procesów jednocześnie może być przytłaczająca i trudna do zarządzania. W rezultacie chcesz stopniowo eliminować ręczne procesy. W ten sposób firmy mogą zapewnić pomyślne wdrożenie automatyzacji i zapewnić pracownikom czas na dostosowanie się do zmian.

Zacznij od prostych procesów, które będą miały największy wpływ i które można łatwo zautomatyzować. Po zautomatyzowaniu tych procesów firmy mogą przejść do bardziej złożonych operacji. Takie podejście pozwala firmom wcześnie dostrzec korzyści płynące z automatyzacji. Ponadto może pomóc w budowaniu wsparcia dla projektu automatyzacji.

Zabrania się

• Nie oczekuj wyników wolnych od błędów

Oczekiwanie bezbłędnych wyników automatyzacji procesów biznesowych jest nierealne. Zautomatyzowane systemy, jak każdy inny system, mogą popełniać błędy. Z tego powodu powinieneś mieć plan ich rozwiązania. Zautomatyzowane systemy mogą popełniać błędy z powodu błędów oprogramowania, nieprawidłowego wprowadzania danych lub nieoczekiwanych zmian w procesie.

Firmy powinny mieć systemy monitorowania i testowania zautomatyzowanego procesu w celu identyfikowania i rozwiązywania błędów w miarę ich występowania. Może to obejmować dokonanie przez człowieka przeglądu losowej próbki automatycznej procedury w celu zapewnienia jej dokładności lub wykorzystanie analizy danych do zidentyfikowania wzorców błędów.

• Nie polegaj zbytnio na automatyzacji

Firmy nie powinny nadmiernie polegać na automatyzacji. Chociaż automatyzacja może zapewnić znaczne korzyści, należy pamiętać, że określone zadania wymagają wiedzy i osądu ludzi. Nadmierne poleganie na automatyzacji sprawia, że ​​firmy mogą stać się nieelastyczne i niezdolne do reagowania na nieoczekiwane zmiany.

Firmy powinny wdrożyć hybrydowe podejście do automatyzacji z nadzorem człowieka, aby uniknąć nadmiernego polegania na automatyzacji. Takie podejście może pomóc zapewnić, że kluczowe procesy są obsługiwane dokładnie i wydajnie, jednocześnie umożliwiając pracownikom wykorzystanie ich umiejętności i osądu.

• Nie stawiaj nierealistycznych oczekiwań co do zwrotu z inwestycji

Mimo że automatyzacja zapewnia znaczne korzyści, nadal ważne jest, aby mieć realistyczne oczekiwania co do potencjalnego zwrotu z inwestycji. Musisz wiedzieć, że zwrot z inwestycji w automatyzację może nie być natychmiastowy, a zmaterializowanie się oszczędności może zająć trochę czasu.

Firmy powinny również wziąć pod uwagę wszystkie koszty związane z automatyzacją, w tym koszty technologii, wdrożenia i utrzymania. Koszty te należy uwzględnić w obliczeniach ROI.

Mając realistyczne oczekiwania co do ROI automatyzacji, firmy mogą mieć pewność, że podejmują świadome decyzje dotyczące projektu automatyzacji i mogą mierzyć sukces projektu w czasie.

• Nie dyskontuj innych rozwiązań

O ile automatyzacja biznesowa może być potężnym narzędziem zwiększania wydajności i zmniejszania liczby błędów, o tyle ważne jest, aby rozważyć inne rozwiązania przed zautomatyzowaniem procesu. Podczas gdy automatyzacja może obsługiwać powtarzalne i czasochłonne zadania, inne rozwiązania mogą być bardziej opłacalne lub wydajne. Na przykład proces powodujący opóźnienia można rozwiązać poprzez przeprojektowanie lub optymalizację procesu, a nie automatyzację. Lub proces, który pochłania dużo zasobów, można zlecić zewnętrznemu dostawcy.

Oceń bieżący proces i rozważ wszystkie potencjalne rozwiązania przed automatyzacją. Rozważając wszystkie możliwe rozwiązania, firmy mogą upewnić się, że wybierają najlepszą opcję, aby spełnić cele i cele procesu.

Wniosek

Automatyzacja procesów biznesowych może zapewnić firmom znaczące korzyści, takie jak zwiększona wydajność i mniejsza liczba błędów. Jednak kluczowe znaczenie ma podejście do BPA ze strategicznym planem, aby zapewnić sukces. Przestrzegając tych nakazów i zakazów, firmy mogą zapewnić pomyślne wdrożenie automatyzacji i pełne wykorzystanie korzyści z automatyzacji.