4 Aspekty zgodności, które Twoja firma powinna wdrożyć

Niezależnie od branży, wszystkie firmy muszą przestrzegać przepisów. Niezależnie od tego, czy te prawa i praktyki są ogólne, czy specyficzne dla branży, programy zgodności pomagają firmom zachować zgodność.

Programy zgodności są podobne do wskazówek, które kierowcy i rowerzyści napotykają na drogach. Poręcze i pasy ruchu utrzymują ludzi w ruchu w określonych granicach i zapewniają poczucie kierunku. Znaki i światła ostrzegawcze pomagają ostrzegać o niesprzyjających warunkach i zapobiegać wypadkom.

Powiązany wpis: 11 sposobów na poprawę zgodności może pomóc w rozwoju Twojej firmy

Programy zgodności tworzą symboliczne poręcze, pasy ruchu, znaki i światła stopu dla pracowników. Jednak programy te umożliwiają również firmom przeglądanie i śledzenie wszystkiego, co wiąże się z przestrzeganiem przepisów. Może to obejmować procedury, które mają zastosowanie do określonych ról zawodowych, funkcji działu lub kultur organizacyjnych.

Podczas gdy niektóre aspekty programu zgodności są określone przez prawo, inne są po prostu rozsądnymi praktykami biznesowymi. Oto cztery do rozważenia wdrożenia.

1. Audyty i praktyki monitorowania

Audyty mogą pomóc określić, w jakim stopniu procedury biznesowe są zgodne z przepisami i standardami branżowymi. Na przykład organizacje opieki zdrowotnej muszą przestrzegać przepisów HIPAA. Firmy spoza branży medycznej mogą być zobowiązane do przestrzegania odrębnych przepisów dotyczących prywatności konsumentów i przepisów dotyczących dokumentów finansowych. Audyty zewnętrzne i wewnętrzne pokazują liderom obszary, w których firma dobrze sobie radzi i jakie usprawnienia muszą wprowadzić.

Załóżmy, że Twoja firma jest dostawcą usług w chmurze, który przechowuje dane dla wielu klientów. Chcesz wiedzieć, czy Twoje praktyki dotyczące danych i kontrole wewnętrzne są wystarczająco bezpieczne, aby chronić informacje o klientach.

Wytyczne branżowe zawarte w przewodniku audytu SOC 2 mogą pomóc w ustaleniu, czy Twoja firma spełnia wymogi. Przewodniki audytu określają również, czego można się spodziewać po audycie i jak postępować zgodnie z zaleceniami branżowymi.

Rzeczywisty audyt jest oczywiście dokładniejszym sposobem określenia, na jakim etapie są procedury biznesowe. Pomiędzy audytami monitorowanie określa, czy praktyki i procedury nie oddalają się zbytnio od właściwego toru. Monitorowanie zwykle obejmuje środki kontroli jakości, takie jak obserwacje pracowników.

W sektorze edukacji obserwacje zajęć pozwalają określić, czy nauczyciele spełniają wymagania programowe. Te obserwacje są okazją do określenia, gdzie poszczególni pracownicy mogą potrzebować dodatkowego coachingu, aby zapewnić zgodność organizacji z przepisami. Członkowie personelu współpracują z administratorami w celu korygowania braków i wzmacniania istniejących mocnych stron.

Przeczytaj także: 10 kroków do znalezienia dochodowych niszowych pomysłów biznesowych

2. Szkolenie pracowników

Pracownicy nie mogą wdrażać tego, czego nie rozumieją lub nie znają. Niezbędne jest szkolenie personelu, jak pomóc firmie zachować zgodność z przepisami. Ale tak samo jak przekazywanie im ogólnych informacji o tym, dlaczego program zgodności i jego procedury są konieczne. Podczas gdy weterani branżowi mogą mieć większą wiedzę niż nowi pracownicy, zmieniające się przepisy mogą oznaczać zmiany w rozumowaniu lub celu.

Pracownicy, którzy nie rozumieją lub nie znają celu stojącego za programem zgodności, mogą być mniej zmotywowani do jego realizacji. Z badań McKinsey & Company wynika, że ​​70% pracowników określa swoje poczucie celu poprzez pracę.

Programy zgodności i przepisy branżowe często idą w parze z ogólną misją lub celem organizacji. Formalne i nieformalne szkolenia dają pracownikom szansę na pomoc w kształtowaniu tej misji. Kursy, spotkania, rozmowy i szkolenia w miejscu pracy wypełniają luki między wysiłkami jednostki i organizacji. Pracownicy dowiadują się, w jaki sposób ich role i działania wpisują się w sukces firmy, w tym zgodność.

Członkowie personelu mają możliwość zadawania pytań, zgłaszania wątpliwości i zgłaszania sugestii dotyczących ulepszeń. Ich indywidualne cele lub role w firmie stają się jaśniejsze i mogą stanowić motywację do wykonywania obowiązków.

3. Wyznaczona osoba lub zespół punktowy

Każdy statek potrzebuje kapitana, aby mógł żeglować, i to samo dotyczy sukcesu programu zgodności. Twoja firma powinna mieć osobę lub zespół odpowiedzialny za nadzór nad projektowaniem i wdrażaniem programu.

Liczba członków zespołu będzie prawdopodobnie zależeć od wielkości i zasięgu firmy. Mała organizacja z jedną lokalizacją może potrzebować tylko jednej osoby. Większe firmy będą prawdopodobnie potrzebować grupy do obsługi zgodności w wielu obiektach.

Przeczytaj także: Najlepsze sposoby na skuteczne zarządzanie długami

Rolą lidera lub zespołu ds. zgodności jest upewnienie się, że program przebiega zgodnie z planem. Osoba lub zespół wskazujący pomaga zidentyfikować słabe obszary, w których prawdopodobieństwo wystąpienia niezgodności jest większe. Zespoły ds. zgodności mogą również wskazać, gdzie już występują problemy, i współpracować z pracownikami, aby je naprawić.

Załóżmy, że specjalista ds. zgodności odkrywa, że ​​oddzielne kopie zapasowe danych poza siedzibą firmy nie są wykonywane. Niektórzy pracownicy są świadomi, że takie kopie zapasowe powinny być wykonywane. Informują jednak osobę kontaktową, że brakuje narzędzi i kontroli wewnętrznych, aby pomyślnie wykonać kopie zapasowe danych. Osoba lub zespół punktu zgodności może współpracować z liderami, aby zapewnić członkom personelu niezbędne narzędzia. Zespół ds. zgodności mógłby również zaprojektować lepsze kontrole, w tym procedury weryfikacji.

4. Udokumentowane procedury i standardy

Nawet najbardziej fotograficzna pamięć potrzebuje czegoś, do czego może się odwoływać. Pisemna dokumentacja dostępna dla wszystkich pracowników jest tak samo niezbędna jak bezpośrednia komunikacja. Udokumentowane procedury zgodności dają pracownikom znaki i drogowskazy, których potrzebują, gdy się poruszają.

Udokumentowane standardy zawierają instrukcje, gdy żywa osoba jest niedostępna. Pracownicy nie będą musieli przerywać swojej pracy i stwarzać potencjalnych niedogodności dla klienta. Mogą uzyskiwać odpowiedzi na proste pytania i przestrzegać tych samych standardów, co ich rówieśnicy.

Przeczytaj także: Dlaczego praca zdalna stanie się nową normą

Pisemne dokumenty dają wszystkim te same zasady i zapewniają jednolite stosowanie tych standardów. Jednak dokumentacja powinna być łatwa do śledzenia. Bardzo ważne jest również okresowe przeglądanie pisemnych zasobów, aby potwierdzić, że są aktualne i odpowiednie. Kiedy to, co jest na piśmie, nie zgadza się z tym, co jest przekazywane na spotkaniach, tworzy zamieszanie, które może prowadzić do niezgodności. Dokumenty powinny również odnosić się do stanowisk pracy, aby pracownicy mogli szybko znaleźć to, czego potrzebują.

Pozostanie w zgodzie

Programy zgodności mają na celu pomóc firmom w przestrzeganiu przepisów i praktyk branżowych. Jednak aby firmy działały zgodnie z określonymi zasadami, programy zgodności muszą zawierać pewne elementy, aby były skuteczne. Niektóre z nich obejmują audyty, sesje szkoleniowe, zespoły nadzorcze i udokumentowane standardy. Włączenie tych aspektów do programu zgodności Twojej firmy zwiększy jej szanse na sukces.