Jak chronić i wykorzystywać swoje jedyne źródło prawdy

Pamiętasz, jak jako dziecko grałeś w Telefon (a/k/a Whisper Down the Lane)?

To moment, w którym szepczesz zdanie do ucha osobie, która szepcze je komuś innemu, i trwa ono aż do końca zdania. Następnie ostatnia osoba ogłasza, co usłyszała, aby zobaczyć, jak bardzo jest podobne do oryginału. Uwaga, spoiler: Prawie nigdy nie było tak samo. W niektórych przypadkach efekt końcowy byłby tak bardzo odmienny, że był całkowicie nie do rozpoznania na podstawie materiału źródłowego.

Często słyszy się, że system zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM) firmy jest nazywany „jednym źródłem prawdy” dla wszystkich jej aktywów. Powinien to być Twój pierwszy i jedyny przystanek, gdy potrzebujesz aktualnej, zatwierdzonej wersji zasobu. Ale co się stanie, gdy pobierzesz ten zasób, a następnie prześlesz go do jednego lub większej liczby oddzielnych systemów lub witryn? Jeśli ten zasób zostanie zaktualizowany, jak zaktualizować kopie we wszystkich pozostałych lokalizacjach?

Wtedy bardzo łatwo jest znaleźć się w sytuacji podobnej do tej, jaka ma miejsce w Telefonie.

Im dalej zasób i jego metadane zostaną przeniesione z DAM, tym większe jest prawdopodobieństwo, że będzie nieaktualny. Za każdym razem, gdy pobierasz aktywa z RAM i ręcznie przesyłasz je do innego systemu, wprowadzasz ryzyko. Metadane mogą zostać wprowadzone błędnie lub całkowicie zniknąć, nazwy plików mogą ulec zmianie. Bez nich utracisz wszelkie zapisy dotyczące tego, co zostało zrobione z tym zasobem, pod względem tego, kiedy, gdzie i przez kogo. Im trudniej jest to śledzić, tym mniejsza spójność w zarządzaniu marką.

Kop głębiej: metadane DAM: Dlaczego mniej znaczy więcej

Przesyłanie tego samego zasobu do wielu lokalizacji jest nie tylko ryzykowne, ale i nieefektywne. Każde przesyłanie jest zadaniem zbędnym. Lepiej jest spożytkować czas pracownika na pracę przynoszącą większą wartość. Pamiętaj, że przestrzeń dyskowa nie jest nieograniczona i nie jest bezpłatna. Większa liczba kopii może wiązać się z większymi wydatkami w zamian za większą pojemność pamięci.

Żaden DAM nie jest wyspą

Kluczowym sposobem na zminimalizowanie ryzyka, utrzymanie spójności treści, zwiększenie wydajności i zwiększenie ogólnego ROI Twojego DAM jest jego integracja z innymi narzędziami i systemami.

Czy posiadasz któreś z tych narzędzi, które wykorzystuje (lub powinno) wykorzystywać zasoby Twojego DAM?

• Platforma do zarządzania marką.
• System zarządzania treścią (CMS).
• System zarządzania relacjami z klientami (CRM).
• System zarządzania ryzykiem korporacyjnym (ERM).
• Automatyzacja marketingu.
• System zarządzania informacją o produkcie (PIM).
• Narzędzia do zarządzania mediami społecznościowymi.

Czy wiesz, jak dobrze są one zintegrowane z Twoim DAM? Jeśli tego nie robisz, powinieneś.

Nie ograniczaj integracji do systemów i narzędzi znajdujących się poniżej Twojego DAM. Tak, chcesz, aby DAM wypychał ostateczny, zatwierdzony zasób bezpośrednio do tylu miejsc, ilu jest potrzebny, ale co jest dalej? Jakie przepływy pracy istnieją wokół procesów tworzenia treści, współpracy i zatwierdzania? Weź także pod uwagę te systemy i narzędzia jako możliwych kandydatów do integracji:

• Oprogramowanie do projektowania i/lub narzędzia do tworzenia dokumentów
• Oprogramowanie do zarządzania projektami

A co z analityką? Posiadanie zintegrowanego, zautomatyzowanego sposobu śledzenia aktywów po opuszczeniu DAM może pokazać, jak radzi sobie Twój marketing w czasie rzeczywistym i umożliwić nadanie im wymiernej wartości. Twój DAM prawdopodobnie jest w stanie poinformować Cię, ile razy zasób został pobrany, ale ile razy był później używany? Ile oczu to widziało i gdzie? Im lepszy wgląd w to, kiedy, gdzie i w jaki sposób zasób jest wykorzystywany, tym skuteczniejszy możesz być zarówno w opracowywaniu strategii cyfrowej, jak i znajdowaniu korzyści poprzez ponowne wykorzystanie udanych treści.

Rysowanie mapy

Kiedy już zidentyfikujesz systemy i narzędzia, które chcesz zintegrować z DAM, od czego zaczniesz?

Sugeruję skupienie się na metadanych. Schemat metadanych w Twoim DAM jest zdefiniowany i uporządkowany, ale jak to wygląda w innych systemach, z którymi będziesz integrować? Wyrównywanie metadanych we wszystkich systemach to nie tylko najlepsza praktyka w zakresie zarządzania danymi i wspierania integralności metadanych, ale jest także niezbędna do płynnego połączenia między systemami. Jeśli metadane nie są spójne w różnych systemach, jest to równoznaczne z umieszczeniem w jednym pokoju grupy osób mówiących różnymi językami i oczekiwaniem, że natychmiast będą się bezproblemowo porozumiewać. Jasne, w końcu to rozwiążą, ale do tego czasu będzie to długa i wyboista droga.

Jeśli przygotowujesz się do integracji swojego DAM z innym systemem, warto zadać sobie następujące pytania dotyczące metadanych:

• Jeśli zasoby trafiają do DAM z nadrzędnego systemu lub narzędzia, jakie metadane będą wraz z nimi dostarczane? Czy w DAM dodano metadane, które można lub należy dodać w tym systemie nadrzędnym?
• Jakie dodatkowe metadane mogą wymagać dodania, gdy zasób dotrze do RAM?
• Jakie metadane muszą być powiązane z zasobem dla każdego systemu końcowego, z którym się integrujesz? Które pola należy zmapować z DAM do systemu niższego szczebla?

Po zdefiniowaniu, które pola metadanych będą mapowane w Twoich systemach, będziesz chciał wyrównać zarówno nazwy pól, jak i wszelkie kontrolowane słowniki dołączone do tych pól. Posiadanie jednego systemu, który używa określonego terminu powiązanego z Twoją marką i innego systemu, który używa akronimu tego terminu, jest przepisem na zamieszanie. Spraw, aby wszyscy mówili tym samym językiem.

Dając Ci przestrzeń do rozwoju

Integracja Twojego DAM-a to nie tylko przyjemność, to konieczność. DAM to Twoje jedyne źródło prawdy, centralna lokalizacja wszystkich ostatecznie zatwierdzonych zasobów, gotowych pomóc Ci w promowaniu przekazu Twojej marki na świecie. Integracje pomagają zarządzać i kontrolować ten przekaz, zapewniając spójność głosu Twojej marki. Poprawiają także wydajność i minimalizują ryzyko, automatyzując ręczne, zbędne zadania i promując ponowne wykorzystanie istniejących treści, dając członkom zespołu więcej czasu na wartościową, twórczą pracę.