30 pytań, które należy zadać następnemu dostawcy usług e-mail

Nadawcy potrzebują dostawców usług e-mail (ESP), tak jak awokado potrzebują tostów.

W końcu ESP pomagają nadawcom tworzyć lepsze projekty, zarządzać listami subskrybentów, zachować zgodność z prawem i skuteczniej mierzyć wyniki.

Ale to normalne, że Twoje potrzeby zmieniają się w czasie wraz z rozwojem programu pocztowego.

Jeśli napotykasz przeszkody u swojego obecnego dostawcy usług poczty e-mail (ESP) z powodu rosnącej liczby wysyłanych wiadomości, wzrostu strumieni poczty, braku funkcjonalności lub słabego wsparcia technicznego, być może nadszedł czas, aby zerwać z ESP i poszukać gdzie indziej.

Przytłoczony myślą o robieniu zakupów? Nie jesteś sam.

Z setkami ESP na rynku, z których wszystkie oferują unikalne usługi i funkcjonalność, może to szybko stać się zniechęcającym zadaniem.

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej z potencjalnymi opcjami ważne jest, aby upewnić się, że oferowane funkcje i funkcje będą odpowiadać Twoim bieżącym potrzebom i zapewnią wsparcie w rozwoju programu w miarę upływu czasu.

Na szczęście nie potrzebujesz szóstego zmysłu, aby wybrać odpowiedni ESP. Postępuj zgodnie z tą listą kontrolną pytań podczas rozmów z potencjalnymi partnerami ESP, aby znaleźć odpowiednie dopasowanie.

Zarządzanie listami

Nawet najmądrzejsi nadawcy są tak dobrzy, jak jakość ich list.

Dostawcy usług internetowych oferują szereg funkcji skoncentrowanych na pomaganiu nadawcom w utrzymaniu czystej i zaangażowanej listy. Oto kilka pytań, które należy zadać w związku z tym tematem:

• Czy pozwalasz na personalizację?
• Jak wspierasz centra preferencji klientów?
• Czy możesz honorować prośby subskrybentów, aby zmniejszyć częstotliwość wysyłek?
• Czy zezwalasz nadawcom na dostosowanie opcji rezygnacji?
• Czy zezwalasz nadawcom na zarządzanie i dostosowywanie ich strony zgody?
• Czy moglibyśmy zaimplementować reguły blokowania, które są unikalne dla każdego dostawcy skrzynek pocztowych? A może reguły dotyczą wszystkich dostawców skrzynek pocztowych?
• Czy możemy zmniejszyć częstotliwość wysyłania dla naszych wygasłych subskrybentów?
• Czy możemy mieć elastyczność umożliwiającą jedno lub dwukrotne wyrażenie zgody?
• Czy mamy kontrolę nad tym, jak radzimy sobie z miękkimi i twardymi odbiciami? Czy możemy zdecydować się na wysłanie poczty na adresy, które naszym zdaniem zostały fałszywie odrzucone?

Możliwości raportowania

Możliwości raportowania przez ESP mogą się znacznie różnić na różnych płaszczyznach. Aby Twój zespół nie był przytłoczony informacjami (lub nie miał wystarczającej ilości informacji), ważne jest, aby zdecydować, których punktów danych absolutnie potrzebujesz Ty i Twój zespół, a które po prostu „miło mieć”.

Zadawanie poniższych pytań pomoże ci zorientować się, czego można oczekiwać od funkcji raportowania ESP:

• Jak wyglądałby mój pulpit nawigacyjny podczas sprawdzania skuteczności kampanii?
• Jak wyświetlasz otwarcia? Czy wykluczasz otwarcia programu Apple's Mail Privacy Protection (MPP), czy te informacje obejmują wszystkie otwarcia rzeczywiste i pikselowe?
• Czy zapewniacie raportowanie danych w czasie rzeczywistym?
• Jak postrzegamy nasze miękkie i twarde odbicia? Czy mamy dostęp do kodów odbicia i powodów?
• Czy oferujecie śledzenie kliknięć i konwersji w witrynie?
• Czy podzielisz się liczbą wysłanych, dostarczonych i niedostarczonych e-maili?
• Czy masz możliwość zgłaszania forwardów?
• W jaki sposób będziemy mogli uzyskać dostęp do danych związanych z naszymi wypisami i reklamacjami?
• Jakie pętle zwrotne tworzysz dla swoich adresów IP?
• Czy są jakieś wymagania do integracji z konkretnym systemem CRM?
• Jak radzisz sobie z informacjami umożliwiającymi identyfikację osoby (PII) i obawami dotyczącymi prywatności danych?

Wysyłanie i planowanie wiadomości e-mail

Przejrzyj swoje bieżące procesy wysyłania i zaznacz obszary, które muszą pozostać spójne podczas migracji dostawcy usług poczty e-mail. Na przykład, jeśli w dużym stopniu polegasz na testach A/B lub planowaniu wdrożeń, upewnij się, że te funkcje są łatwo dostępne i łatwe w użyciu.

Pytania, które należy tutaj zadać, obejmują:

• Czy możesz przeprowadzić nas przez doświadczenie organizowania podróży?
• Czy pozwalasz na ograniczanie e-maili przez kilka godzin lub dni?
• Czy zgadzasz się z wymienionymi tutaj ustawieniami połączenia i przepustowości ?
• Czy możemy zaplanować wysyłkę na przyszłe daty/godziny?
• Czy popierasz korzystanie z treści dynamicznych?
• Czy zezwalasz na testy rozdzielone A/B? Jeśli tak, czy mógłbyś przeprowadzić nas przez proces konfiguracji?
• Czy obsługujesz wyzwalane e-maile oparte na różnych metodach aktywności (lub braku aktywności)?

Twórczy i testujący

Niektórzy nadawcy polegają na usługach ESP, aby zapewnić określone narzędzia do testowania treści kreatywnych i e-maili przed wdrożeniem na żywo. Jeśli tak jest w przypadku Twojego programu, upewnij się, że ESP oferuje konkurencyjny zestaw kreatywnych narzędzi, które pomogą Twoim e-mailom zabłysnąć.

Pytania, które należy tutaj zadać, obejmują:

• Czy zezwalasz na wysyłanie testowych wiadomości e-mail do małej grupy testowej przed wdrożeniem na żywo?
• Czy możemy tworzyć i edytować kreacje e-mail bezpośrednio w interfejsie użytkownika?
• Czy oferujecie bezpłatne, konfigurowalne szablony wiadomości e-mail?

Twój zespół i wsparcie

Szybka, wydajna usługa oddziela świetnych dostawców usług internetowych od opcji, które są po prostu w porządku. Podczas weryfikacji dostawcy usług internetowych poświęć trochę czasu na zadawanie pytań o to, jak wygląda ich obsługa klienta i jak obsługują zgłoszenia serwisowe.

Niezależnie od tego, czy jest to model samoobsługowy, czy pełny, każdy dostawca usług poczty e-mail powinien być w stanie podać Ci szczegółowe informacje, aby zapewnić, że otrzymasz potrzebne wsparcie.

Pytania, które należy tutaj zadać, obejmują:

• Czy pomożesz w ociepleniu IP? Jak?
• Czy będę miał dedykowanego przedstawiciela ds. pytań, czy będę przesyłać pytania za pośrednictwem biletu?
• Jaki jest czas realizacji zgłoszenia do pomocy technicznej?
• Czy będziemy mieli dedykowany zespół dostarczalności?
• Ilu użytkowników będzie miało dostęp do interfejsu ESP?

Infrastruktura poczty e-mail

Infrastruktura może mieć ogromny wpływ na dostarczalność nadawcy. Dlatego ważne jest, aby wiedzieć, czy konieczne będzie wprowadzenie jakichkolwiek zmian w obecnej infrastrukturze programu.

Odpowiedzi udzielone przez ESP powinny pomóc Ci czuć się komfortowo podczas wszelkich zmian, jakie być może będziesz musiał wykonać, jeśli pójdziesz do przodu.

Pytania, które należy tutaj zadać, obejmują:

• Czy oferujecie zarówno dedykowane, jak i współdzielone adresy IP? Czy są jakieś ograniczenia?
• Czy wspierasz DMARC, DKIM i SPF?
• Czy zarządzasz pętlami informacji zwrotnych dotyczących skarg? Jeśli tak, które?
• Czy wdrażasz alerty, jeśli wystąpi problem z określoną pętlą zwrotną skargi lub uwierzytelnianiem?

Udało Ci się trafić na idealne ESP — co teraz?

Możesz oficjalnie skreślić „znajdź nowy ESP” ze swojej listy rzeczy do zrobienia. Ale to tylko połowa sukcesu. Następnym krokiem jest zarządzanie udaną migracją IP.

Obejmuje to ustanowienie planu rozgrzewki dla Twojego programu, który chroni Twoją domenę i reputację adresu IP. Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, aby zapewnić pomyślną migrację:

1. Zacznij od małego! Utwórz plan rozgrzewki, który zaczyna się od małej dziennej liczby wysyłanych wiadomości i rośnie powoli. Będziesz chciał uniknąć migracji całego wolumenu wysyłania w krótkim czasie. Może to wyglądać na spam dla dostawców skrzynek pocztowych.
2. Skoncentruj się na zaangażowaniu. Twoi najbardziej zaangażowani subskrybenci to idealny segment do wykorzystania podczas podgrzewania nowych adresów IP. Im większe zaangażowanie możesz osiągnąć dzięki nowym adresom IP, tym bardziej pewni dostawcy skrzynek pocztowych będą dostarczać wiadomości e-mail do skrzynki odbiorczej.
3. Bądź elastyczny. Jeśli zaczniesz dostrzegać umieszczanie spamu na nowych adresach IP, zwolnij swój plan ocieplenia dla danego dostawcy skrzynek pocztowych i sprawdź, czy ma on zasób postmastera, który pomoże rozwiązać problemy z umieszczaniem spamu.

Wniosek

Pamiętaj: Twój wybór dostawcy usług poczty e-mail może albo ukierunkować program na dalszy sukces i rozwój — albo stać się ogromną przeszkodą na drodze.

Skorzystaj z tych pytań, aby upewnić się, że skończysz z odpowiednim ESP i rozpocząć nowy związek w pozytywnym tonie.

Znalezienie nowego ESP i zarządzanie udaną migracją to czasochłonny proces, ale będzie satysfakcjonujący, jeśli zostanie wykonany prawidłowo.

Ostatnia wskazówka? Ważne jest, aby dostarczać wiadomości e-mail w dobrym stanie, aby móc w pełni wykorzystać wszystkie możliwości nowego ESP.

Aby opanować tajniki dostarczania wiadomości e-mail, zapoznaj się z naszym „ 5-minutowym przewodnikiem po wiadomościach e-mail dostarczaj a bilit y”.