11 wskazówek dotyczących przechowywania danych w firmach, które pomogą zoptymalizować przestrzeń i wydajność

Niezależnie od tego, jaką działalność prowadzisz, posiadanie wydajnego systemu przechowywania ma kluczowe znaczenie dla powodzenia Twojego przedsięwzięcia. Jest to szczególnie ważne, ponieważ rozważenie większego lokalu dla Twojej firmy może Cię kosztować więcej. To kolejny powód, aby znaleźć odpowiednie rozwiązania do przechowywania danych dla swojej firmy.

Powiązany post: Jak zmaksymalizować przestrzeń do przechowywania własnego

Aby pomóc Ci zoptymalizować pamięć masową w firmie, opracowaliśmy kilka pomysłów na lepsze zarządzanie przestrzenią firmową oraz kilka wskazówek dotyczących przechowywania dla firm poniżej:

1. Posprzątaj teren swojej firmy

Zacznij od uporządkowania przestrzeni biznesowej, niezależnie od tego, czy jest to biuro, czy firma fizyczna, taka jak restauracja czy butik. Dlaczego? Usunięcie niepotrzebnych rzeczy może pomóc w lepszym wykorzystaniu przestrzeni magazynowej na terenie obiektu. Poza tym może to być świetny sposób na zaangażowanie całej firmy. W ten sposób każdy pracownik może usunąć coś, czego nie używa. Możesz zaplanować coroczne wydarzenie polegające na sprzątaniu, aby lepiej wykorzystać swoją przestrzeń.

2. Zainstaluj półki sięgające do ściany

Możesz zoptymalizować przestrzeń dla swojej firmy, wykorzystując całą ścianę. Możesz wybrać standardowe systemy półek, ale odkryjesz, że nie wykorzystują one w pełni przestrzeni na ścianie. Zamiast tego zdecyduj się na wysokie półki lub regały paletowe – jeśli masz dużą ilość towarów – które pomogą Ci w najbardziej efektywnym wykorzystaniu przestrzeni od podłogi do sufitu. Weź także pod uwagę tablice pegboardowe i organizery nad głową.

3. Wybierz regulowane półki

Jeśli pracujesz z dużą ilością towarów fizycznych, Twoje zapasy najprawdopodobniej będą się zmieniać w zależności od sezonowości, popytu i nie tylko. Posiadanie systemu regulowanych półek może zapewnić elastyczność potrzebną do dostosowania się do różnych potrzeb w zakresie przechowywania, dzięki czemu przestrzeń biznesowa będzie mogła być najlepiej wykorzystana niezależnie od przechowywanych towarów.

Przeczytaj także: Działając globalnie: jak rozwijać swój biznes internetowy na arenie międzynarodowej

4. Wykorzystaj antresolę

Jeśli Twoja przestrzeń biznesowa ma wysoki sufit, pamiętaj o zastosowaniu antresoli, aby zwiększyć przestrzeń do przechowywania dzięki dostępnej przestrzeni pionowej. Można go wykorzystać do przechowywania masowego lub jako przestrzeń do stworzenia systemu regałów. Jest to świetny sposób na optymalizację przechowywania danych w siedzibie firmy, ponieważ pozwala wykorzystać pionową przestrzeń, która zwykle pozostaje niewykorzystana. Jeśli w Twojej firmie nie ma antresoli, zawsze możesz ją zainstalować, jeśli pozwala na to miejsce.

5. Wybierz klasyczne szafki na dokumenty

Szafy na dokumenty mogą być doskonałym rozwiązaniem do przechowywania, zwłaszcza gdy Twoja firma wymaga dużej ilości wydruków. Jak zwykle, papierkowa robota ma tendencję do piętrzenia się w biurze na każdej powierzchni. Stworzenie systemu kartoteki przy użyciu szafek na dokumenty może pomóc w uporządkowaniu bałaganu i ułatwić znalezienie potrzebnych dokumentów w przyszłości.

6. Zdobądź odpowiednie pojemniki na swój towar

Jeśli prowadzisz firmę sprzedającą lub obsługującą towary fizyczne, prawdopodobnie przyda Ci się wydajny system przechowywania. Może się to przydać w przypadku nierozpakowanych towarów – aby je śledzić, możesz zoptymalizować proces przechowywania, stosując pojemniki o odpowiedniej wielkości na swój towar. W razie potrzeby należy stosować pojemniki o różnej wielkości, dostosowanej do wielkości przechowywanych przedmiotów. Pomoże to ostatecznie zwiększyć pojemność magazynu.

7. Jeśli to możliwe, zdigitalizuj zapisy

Jeżeli Twój model biznesowy pozwala na trzymanie się wyłącznie dokumentów cyfrowych, dobrym pomysłem będzie konwersja dokumentacji papierowej na cyfrową. Pomaga zachować zawartość kopii papierowych bez konieczności fizycznego przechowywania i organizowania ich. Przechowywanie ich w formacie cyfrowym znacznie ułatwia ich odnalezienie. Ponadto w oczywisty sposób ograniczyłoby to zużycie papieru, co jest dobre dla środowiska.

8. Korzystaj z samodzielnego przechowywania nadmiaru przedmiotów

Chociaż maksymalne wykorzystanie przestrzeni do przechowywania w Twojej firmie z pewnością może pomóc w lepszym zarządzaniu przedmiotami związanymi z firmą, w niektórych przypadkach nadal potrzebujesz więcej miejsca, aby wszystko przechowywać. W tym przypadku pomocne może być przejście na magazynowanie własne. Jest to stosunkowo niedroga usługa, która wiąże się z dużo niższymi kosztami niż wynajem dodatkowej powierzchni komercyjnej. Zastanów się, jakiego rodzaju udogodnień potrzebujesz – takich jak klimatyzacja – i wielkość jednostki, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. Znajdź magazyn samoobsługowy blisko swojej firmy, który oferuje również potrzebne udogodnienia. Ceny różnią się w zależności od lokalizacji, udogodnień i nie tylko. Jednak w całym kraju standardowy moduł 10'x10' bez kontroli klimatu jest wynajmowany za 127 USD miesięcznie.

9. Uporządkuj i oznacz wszystko

Utrzymanie systemu organizacyjnego jest kluczem do kontrolowania towarów, dokumentacji i innych elementów, co pozwala na efektywny przepływ pracy. Oznacza to, że możesz podzielić obszary przechowywania, pudełka, półki i inne elementy na kategorie, dzięki czemu łatwiej je znaleźć. Co więcej, etykietowanie może również pomóc w ten sam sposób, skracając czas potrzebny na znalezienie przedmiotów, może zmniejszyć liczbę błędów związanych z pracą wynikających z niewłaściwego umieszczenia, a ostatecznie może pomóc w prowadzeniu bardziej udanego biznesu.

Przeczytaj także: Roszczenia AFFF dotyczące zanieczyszczeń: ocena i obliczanie szkód

10. Wybierz efektywny układ obszarów przechowywania

To pomysł, który może pomóc Ci lepiej wykorzystać przestrzeń, w której możesz pracować. Możesz organizować zapasy według rodzaju, przeznaczyć więcej miejsca na towary na żądanie i umieścić je blisko obszaru przetwarzania. W ten sposób możesz znacznie szybciej znaleźć potrzebne przedmioty i uniknąć utraty zapasów.

11. Przejdź do systemu zarządzania zapasami

Oprócz utrzymywania kontroli nad towarami poprzez efektywne ich fizyczne organizowanie, możesz przenieść swoją strategię optymalizacji przechowywania na wyższy poziom, wdrażając system zarządzania zapasami. Mogą śledzić Twoje zapasy i dostarczać dane o zasobach. Wiele z tych systemów może współpracować ze skanowaniem kodów kreskowych lub opartym na chmurze systemem zarządzania zapasami, co może ograniczyć liczbę błędów ręcznych i pomóc usprawnić procesy zamówień i dostaw.