10 sposobów na poprawę komunikacji wewnętrznej w Twojej organizacji

Komunikacja to coś, z czym wiele firm i organizacji regularnie się boryka. Bez względu na to, jak duża lub mała jest Twoja firma, możesz doświadczać problemów zarówno w komunikacji wewnętrznej, jak i zewnętrznej.

Ale jak skutecznie rozwiązać te problemy, zwłaszcza jeśli chodzi o sprawy wewnątrz firmy?

Oto dziesięć sposobów na poprawę komunikacji wewnętrznej w Twojej organizacji.

1. Wyjaśnij swoją misję i wizję

Próbując usprawnić komunikację wewnętrzną, najlepiej zacząć od podstaw. Każda organizacja musi znać swoją misję i wizję (oraz wartości), więc jeśli nadal nie wyjaśniłeś ich swojemu zespołowi, najwyższy czas to zrobić.

Twoja misja to to, co Twoja firma chce robić pod względem celów i zadań, podczas gdy Twoja wizja dotyczy aspiracji, które masz. Istotne będą również wartości Twojej firmy, które pomogą Ci określić najważniejsze zasady, według których Twoja organizacja będzie funkcjonować.

2. Wykorzystaj cyfrowe narzędzia komunikacyjne

Dziś komunikacja cyfrowa zastąpiła wiele form tradycyjnej komunikacji. Co więcej, niektóre zespoły działają zdalnie, co sprawia, że ​​komunikacja cyfrowa jest koniecznością, a nie opcją. Wykorzystanie cyfrowych narzędzi komunikacyjnych może znacznie poprawić komunikację wewnętrzną.

Na przykład, jeśli masz duże biuro, możesz pozwolić pracownikom na korzystanie z czatów zamiast chodzenia po całym budynku, aby dotrzeć do osoby, której szukają. A jeśli masz zdalny zespół, będziesz musiał intensywnie korzystać z czatów głosowych i wideo, a także wysyłać SMS-y przez cały dzień.

3. Użyj narzędzi do zarządzania zadaniami i projektami

Oprócz korzystania z cyfrowych narzędzi komunikacyjnych, powinieneś także zacząć korzystać z narzędzi do zarządzania zadaniami i projektami. Mogą one pomóc Tobie i Twojemu zespołowi lepiej zorganizować wszystkie działania, zadania i wydarzenia zaplanowane na dzień, tydzień, miesiąc, a nawet rok.

Włączając aplikacje śledzenia GPS pracowników do swoich narzędzi do zarządzania zadaniami i projektami, możesz nie tylko usprawnić organizację działań, zadań i wydarzeń, ale także uzyskać cenny wgląd w produktywność pracowników i alokację czasu. Te aplikacje zapewniają widoczność w czasie rzeczywistym i dane, które można wykorzystać do optymalizacji alokacji zasobów, śledzenia postępów projektu i zapewnienia terminowej realizacji zadań.

Na przykład narzędzie takie jak Asana może być używane przez Twój zespół do przydzielania zadań, planowania ich, dodawania tagów i szczegółów, zmiany terminów i tak dalej. Prosty kalendarz może być już przydatny, ale Asana przenosi zarządzanie zadaniami i projektami na zupełnie nowy poziom, mając jednocześnie przyjazny dla użytkownika interfejs, który szybko zrozumieją nawet początkujący.

4. Zacznij prowadzić wewnętrzny blog

Często pomijanym aspektem komunikacji wewnętrznej jest dzielenie się wiedzą. Firmy dysponują tak dużą ilością zbiorowej wiedzy i informacji, że nie udaje im się ich skutecznie wykorzystać, ponieważ pomijają ten aspekt komunikacji. Aby rozwiązać ten problem, możesz rozpocząć prowadzenie wewnętrznego bloga.

Wewnętrzny blog może pomóc Twojemu zespołowi być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami z firmy, dzielić się cennymi informacjami, budować kulturę firmy itp. Jeśli nie masz czasu na pisanie treści na bloga, możesz zatrudnić doświadczonych pisarzy z usługi pisania, takiej jak jako Best Essays Education, który stworzy dla Ciebie całą zawartość bloga.

5. Aktywnie pytaj o opinie i informacje zwrotne

Celem komunikacji jest ciągły dialog, ale jak rozmawiać, gdy pracownicy boją się wyrażać swoje opinie? Właśnie dlatego musisz aktywnie pytać członków swojego zespołu o opinie i perspektywy.

Za każdym razem, gdy masz spotkanie, zachęcaj ludzi do zabierania głosu. Nawet poza spotkaniami musisz pokazać, że chcesz usłyszeć, co mają do powiedzenia członkowie Twojego zespołu. Każdy powinien mieć możliwość wyrażenia swoich zmartwień, frustracji, pomysłów itd., aby przeprowadzić odpowiednią dyskusję z zespołem.

6. Zaplanuj czas na rozmowę z członkami zespołu

Jeśli jesteś zapracowanym liderem, możesz sprawiać wrażenie osoby zamkniętej w sobie, która nie chce komunikować się ze swoimi pracownikami. Dlatego zawsze ważne jest, aby zaplanować czas na rozmowę z członkami zespołu i pokazać, że jesteś na nich otwarty.

Liderzy muszą dawać przykład swoim zespołom, więc musisz poważnie traktować komunikację wewnętrzną, aby Twoi pracownicy podążali za Tobą. Upewnij się, że konsekwentnie wysyłasz im właściwą wiadomość.

7. Zachęcaj do rozmów o chłodzeniu wodą

Rozmowa o chłodnicy wody odnosi się do rozmów, które mają miejsce między pracownikami biurowymi podczas przerwy, kiedy wszyscy gromadzą się w pobliżu chłodnicy wody. W fizycznych biurach zachęcanie do takich rozmów jest łatwe, ale staje się trudniejsze w zespołach zdalnych.

Jeśli wszyscy Twoi pracownicy znajdują się w różnych miejscach i komunikują się cyfrowo, ważne jest, aby mieć przerwy na odpoczynek w ciągu dnia pracy. Powinieneś także zachęcić ich do czatowania podczas tych przerw, wysyłając SMS-y lub rozmowy głosowe lub wideo.

8. Utwórz Anonimowe Pole Sugestii

Bez względu na to, jak przyjazna atmosfera panuje w Twojej firmie, niektórzy pracownicy mogą wahać się, czy wyrazić swoje zdanie i coś zasugerować. Mogą się ciebie bać, a nawet osądu, jaki mogą mieć wobec nich współpracownicy.

Aby rozwiązać ten problem, możesz utworzyć anonimowe pole sugestii, w którym każdy może podzielić się swoimi pomysłami. Rozważ również dopuszczenie anonimowych skarg. Może pomóc w zapobieganiu bezpośrednim konfliktom i rozwiązywaniu problemów w bardziej zrównoważony sposób.

9. Zniechęcaj do zachowań antyspołecznych

Chociaż powinieneś zachęcać do różnych pozytywnych zachowań, takich jak rozmowa o chłodzeniu wodą, powinieneś także zniechęcać do zachowań antyspołecznych. Nie chcesz, aby ktokolwiek z twojego zespołu został zamknięty przed wszystkimi innymi.

Jeśli zauważysz, że ktoś jest mniej towarzyski w stosunku do innych pracowników, koniecznie poznaj przyczynę tego stanu rzeczy i spróbuj zmienić jego zachowanie. Oczywiście nie należy się narzucać – każda sytuacja jest inna i będzie miała swoje własne niuanse.

10. Rozważ ponowną ocenę swojej organizacji

Na koniec rozważ całkowitą ponowną ocenę swojej organizacji. Sposób, w jaki Twoja firma jest zorganizowana, może być przyczyną słabej komunikacji wewnętrznej, a także innych problemów, z którymi borykasz się Ty i Twój zespół.

Jeśli jesteś w stanie stworzyć firmę, która jest zorganizowana w najbardziej efektywny sposób, zminimalizujesz wszelkiego rodzaju problemy, z którymi możesz teraz walczyć. Jest to radykalne rozwiązanie reorganizacji firmy, ale wciąż jest to opcja.

Końcowe przemyślenia

Ogólnie rzecz biorąc, zidentyfikowanie przyczyn problemów z komunikacją i rozwiązanie problemów zajmie trochę czasu. Ale ostatecznie na pewno się to opłaci, bo Twoja organizacja będzie działać sprawniej, a Twoja komunikacja będzie skuteczniejsza. Skorzystaj ze wskazówek zawartych w tym artykule, aby usprawnić komunikację wewnętrzną w swojej firmie.