10 potężnych hacków zwiększających produktywność

Skorzystaj z tych trików zwiększających produktywność, aby poprawić wydajność pracy i życia.

Czy uważasz, że nie osiągasz tyle, na ile liczyłeś; że nie wykorzystujesz swojego pełnego potencjału?

Często właściciele małych firm kończą na wielozadaniowości, skupiając się na niewłaściwych rzeczach i nie wykorzystując w pełni swojego potencjału biznesowego.

Pomimo ambicji, by robić więcej, nigdy nie wydają się robić rzeczy właściwych i budować swojego biznesu tak, jak by chcieli. Gubią się w niezliczonych zadaniach, które sprawiają, że są zajęci, ale nie są produktywni .

Te hacki zwiększające produktywność mogą pomóc Ci zwiększyć efektywność Twojej firmy. Wypróbuj te dziesięć hacków zwiększających produktywność i zobacz, jak wiele możesz poprawić.

Aby uzyskać większą produktywność, sprawdź również post na temat najlepszych narzędzi zwiększających produktywność.

10 POTĘŻNYCH TRYBÓW DOTYCZĄCYCH PRODUKTYWNOŚCI

#1. OKREŚL SWOJE KLUCZOWE ZADANIA

– jeśli znasz krzywą Pareto, poznasz zasadę 80-20. Często stosowana w sprzedaży i marketingu zasada Pareto mówi, że 80% Twoich zysków będzie pochodziło od 20% Twoich klientów.

Dla produktywności można zastosować tę samą regułę. 20% czasu spędzonego na właściwych zadaniach przyniesie 80% twoich wyników. Zadania te mają różne nazwy: zadania najważniejsze lub działania o najwyższej dźwigni .

Brian Tracy, autor Eat That Frog, wskazuje, że powinieneś znaleźć trzy podstawowe zadania, które wnoszą największą wartość do Twojej firmy lub organizacji. Zidentyfikuj te zadania i wykonuj je dobrze, aby poprawić swoją wydajność (wykonaj je lepiej i szybciej).

Pamiętaj, że wielozadaniowość nie działa, a większość ludzi wykonujących wielozadaniowość jest znacznie mniej wydajna. Niektóre badania wskazują, że spadek produktywności podczas pracy wielozadaniowej wynosi nawet 40%.

#2. ZREDUKUJ CZAS NA E-MAIL

– nawyki e-mailowe dla większości ludzi są złe.

W szczególności, jeśli używasz telefonu komórkowego i masz go ustawionego, aby wibrował lub miał dźwięk ostrzegawczy. Korzystanie z nich często zmusza Cię do zwracania uwagi na pocztę elektroniczną kosztem koncentracji na głównym zadaniu.

Kontrolowanie, kiedy i jakie wiadomości e-mail przeglądasz, ma kluczowe znaczenie dla większej produktywności. Drugim kluczowym punktem jest szybkie przejście do sedna za pomocą e-maili.

Pisz e-maile, które szybko docierają do sedna i mają nie więcej niż pięć zdań. Skrócenie e-maili pozwoli zaoszczędzić czas osobom, które muszą je przeczytać.

Te narzędzia, które mogą Ci pomóc w Twoich nawykach związanych z pocztą e-mail, to:

1. AwayFind – będzie monitorować Twoje konto e-mail pod kątem ważnych wiadomości i powiadamiać Cię za pomocą SMS-ów, wiadomości DM na Twitterze…
2. Unroll Me – przeskanuje Twoje konto e-mail i wyświetli przegląd istniejących subskrypcji list mailingowych. Szybko wypisz się z list mailingowych za pomocą jednego kliknięcia.

#3. TWÓRZ NOWE NAWYKI

Chociaż jesteśmy istotami nawyków, przełamywanie starych nawyków i przyjmowanie nowych może być trudne. Pierwszym miejscem, od którego należy zacząć, jest rozpoznanie, jakie nawyki powodują, że jesteś nieproduktywny w ciągu dnia.

Istnieje kilka świetnych narzędzi, które pomogą Ci zrozumieć, jak obecnie spędzasz czas.

1. Rescue time – działa w tle na komputerze lub urządzeniu mobilnym i śledzi minuty spędzone w różnych witrynach lub aplikacjach.
2. Terminowo – pozwala rejestrować, jak spędzasz czas. Chociaż nastawiony na pracę, możesz również śledzić czas osobisty.

Twórz nowe nawyki i lepiej się zorganizuj, aby poprawić swoją produktywność. Prawdopodobnie dwa najważniejsze nawyki to bardziej skoncentrowane podejście do pracy i wykonywanie większej liczby zadań.

Narzędzia takie jak Nozebe oparte na metodzie produktywności Get Things Done mogą pomóc Ci się skoncentrować.

Inne nawyki do przyjęcia to metoda pracy Pomodoro. „Technika Pomodoro” to technika zarządzania czasem, w której pracujesz nad jednym działaniem przez 25 minut, a następnie robisz pięciominutową przerwę.

Drugim jest mniejsze zwlekanie. Sporządź listę rzeczy do zrobienia, które odkładasz na później i odrzuć te, które nie są zadaniami o dużej dźwigni.

Reszta koncentruje się na ich osiągnięciu i sprawdzaniu, jak skutecznie je osiągasz.

Kolejną dobrą wskazówką jest współpraca z kimś innym jako kumplem produktywności. Jeśli pójdziesz na siłownię, będziesz wiedział, że pójście z kimś pomaga.

Podobnie zaangażowanie w pomaganie innym w zwiększeniu produktywności może być zabawne i pomóc Ci osiągnąć więcej.

Spotykaj się raz w tygodniu i przeglądaj swoje postępy, dziel się narzędziami, błędami i tym, co działało dobrze.

#4. OPRACUJ WZORY PRACY

Podczas gdy indywidualne nawyki mogą pomóc w poprawie, posiadanie rutyny może radykalnie zmienić Twój tydzień pracy.

Niektórzy z ludzi biznesu, którzy odnoszą największe sukcesy, opracowują procedury, które dla nich działają, i stosują je.

Najlepsi ludzie biznesu lubią być bardzo produktywni wcześnie rano, a inni często mają ustalone pory dnia, kiedy przypisują określone zadania, np. zajmują się e-mailami.

Podczas gdy niedziela jest dniem rodzinnym, często kończy się w naturalny sposób, gdy rodzina śpi. Ponieważ do poniedziałku zostało jeszcze tylko kilka godzin, może to być świetny czas na wykonanie ważnej pracy.

Może to sprawić, że Twój początek w poniedziałek będzie bardziej skoncentrowany, ponieważ będziesz przygotowany na nadchodzący dzień i tydzień.

#5. ENERGETYZUJ SWOJE ŻYCIE

Ćwiczę 6 dni w tygodniu i odpoczywam w niedziele. Powodem jest to, że wiem, że pomaga to oczyścić umysł i ostatecznie czuję się bardziej żywy i mam wyższy poziom energii.

Badania wykazały, że osoby regularnie ćwiczące znacznie lepiej radzą sobie ze stresem. Nie tylko to, ale regularne ćwiczenia sprawiają, że Twój mózg jest aktywny i może lepiej pracować.

Spróbuj ustawić określony czas na ćwiczenia. Jeśli Twój harmonogram nie pozwala Ci być w tym samym miejscu, zbuduj rutynę ćwiczeń, która może Ci pomóc, np. chodź w szybkim tempie zamiast łapać metro.

Idź pobiegać wcześniej, jeśli regularnie przebywasz w hotelu. Jeśli zaplanujesz ćwiczenia na koniec dnia, nawet tylko na pół godziny, pomoże ci to być zdrowszym, a także pomoże ci lepiej spać.

Drugim elementem układanki jest zdrowa dieta.

Rodzaje spożywanych pokarmów wpływają na pracę mózgu. Jeśli nie jesteś pewien, jak dobrze się odżywiasz, prowadź dzienniczek jedzenia przez tydzień (łącznie z tymi późnymi przekąskami) i przejrzyj go, aby zobaczyć, co możesz poprawić.

#6. NIC NIE ROBIĆ

Pierwszą rzeczą do zrobienia jest zaplanowanie wolnego czasu.

Zbyt łatwo jest iść do przodu i wypełnić tydzień pracą. Niektóre firmy przyjmują dzień bez spotkań, aby pomóc swoim pracownikom w wykonywaniu krytycznych zadań bez rozpraszania uwagi.

Chodzi o to, aby znaleźć dzień, który najlepiej pasuje do Twojej firmy i się go trzymać.

Bycie kreatywnym wymaga czasu. Ciągła praca może wydawać się właściwą drogą, zwłaszcza jeśli masz mnóstwo terminów.

Jednak praca ponad 40 godzin tygodniowo może przynieść efekt przeciwny do zamierzonego.

Jeśli myślisz o swoim mózgu jak o mięśniu, ciągła praca doprowadzi do zmęczenia i porażki.

Mózg potrzebuje przestojów nie tylko po to, by utrzymać wysoki poziom produktywności, ale także dlatego, że często dzieje się tak, gdy umysł jest bardziej kreatywny.

7. ZRÓB WIĘCEJ W KRÓTSZYM CZASIE

„Praca rozszerza się, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie” – jest to znane jako Prawo Parkinsona.

Może wydawać się to dziwne, ale im więcej czasu poświęcisz na zrobienie czegoś, tym bardziej prawdopodobne jest, że wypełnisz ten czas, aby wykonać zadanie.

Z drugiej strony, niektórzy ludzie „rozwijają się” w terminach, więc pozostawiają krytyczne zadania, dopóki nie zbliżą się do terminu, aby je wykonać.

Niestety ten sposób pracy często nie pozostawia czasu na refleksję i doskonalenie. Co gorsza, może to oznaczać, że ostateczny termin jednej osoby zmusza innych do zmiany harmonogramu, aby dostosować się do tych „ćpunów od ostatecznych terminów”.

Zajmowanie się zadaniami wcześnie i w kontekście Twojej pracy jest kluczowym elementem ustalania priorytetów obciążeń.

Wydaje się, że jedną z rzeczy, w których nie jesteśmy dobrzy, jest szacowanie czasu.

Zgodnie z prawem Hofstadtersa prawdopodobnie nie docenimy czasu potrzebnego na wykonanie niektórych zadań. Sztuczka do lepszego planowania polega na rozważeniu czasu dostępnego przed samym zadaniem.

Zaplanuj zadania i wykonuj je w czasie, który jest realistyczny, ale zmusza Cię do wydajności.

#8. SPĘDZAJ MNIEJ CZASU NA EKRANIE

– korzystanie ze smartfona, tabletu lub komputera przed pójściem spać może spowodować, że nie będziemy spać w nocy.

Powodem jest niebieskie światło emitowane przez te ekrany.

Wskazówka: pobierz strumień, którego używasz techniką Promodora, niż poświęcenie tego czasu na zrobienie sobie przerwy i uzyskanie naturalnego światła pomoże Ci zachować produktywność.

Dużo większym tematem jest dostosowanie środowiska pracy do poprawy produktywności.

Drugą stroną przebywania przed ekranami jest to, że prawdopodobnie jesteś bardziej rozkojarzony. Pisanie w dzienniku może być bardzo kreatywnym doświadczeniem, a większość ludzi nadal może pisać szybciej niż pisać.

#9. POSŁUCHAĆ MUZYKI

Przypadkowy hałas i rozmowa w biurze mogą rozpraszać uwagę. Jednak badania wykazały, że muzyka otoczenia lub ludzie słuchający muzyki mogą prowadzić do zwiększenia poziomu produktywności.

Badania przeprowadzone przez profesora Stanforda Clifforda z Uniwersytetu Standford pokazują, że muzyki słucha jej własna część mózgu, więc możemy słuchać muzyki, gdy robimy inne rzeczy.

Oczywiście niektóre zadania nie działają dobrze z muzyką, a badania pokazują, że uczenie się i zapamiętywanie mogą ucierpieć z powodu odtwarzanej muzyki. Jednak badania pokazują, że w przypadku powtarzalnych zadań może pomóc.

#10. ŹRÓDŁO ZEWNĘTRZNE

Wielu właścicieli małych firm stara się robić za dużo samemu. Praca z ograniczonym budżetem to jedno, ale próba ciągłego zdobywania nowych umiejętności i robienia rzeczy samodzielnie może być destrukcyjna.

Granie do swoich mocnych stron i skupianie się na zadaniach o dużej wartości ma kluczowe znaczenie.

Jedną z największych zalet internetu jest możliwość współpracy z innymi ludźmi na całym świecie. Doprowadziło to do powstania firm, które pozyskują umiejętności crowdsourcingowe i pomagają małym firmom uzyskać dostęp do tanich zasobów.

Wirtualni asystenci są obecnie standardowym zasobem używanym przez wiele wysoce produktywnych osób.

Outsourcing niskowartościowych, czasochłonnych zadań może zapewnić naprawdę duży wzrost produktywności. Nie musisz też płacić za „całego” wirtualnego asystenta, chociaż korzyści z posiadania jednej osoby są oczywiste.

Możesz zapłacić za określoną liczbę godzin każdego miesiąca, a koszt będzie po prostu oparty na wymaganym zestawie umiejętności.

Jedną rzeczą, o której należy pamiętać w przypadku wirtualnych asystentów, jest to, że musisz być zorganizowany, aby wydobyć z nich to, co najlepsze. Podobnie jak w starym powiedzeniu „śmieci w śmieciach wyrzucaj śmieci”, ukierunkowane odprawy i dobre instrukcje są ważne dla uzyskania pożądanych rezultatów.

Aby uzyskać więcej narzędzi produktywności, zobacz najlepsze narzędzia produktywności.

Te hacki zwiększające produktywność to tylko niektóre ze sposobów na poprawę efektywności w swoim tygodniu pracy i życiu osobistym. Wszyscy jesteśmy różni, więc to, na co się ostatecznie zdecydujesz jako przepis, będzie zależeć od rodzaju wykonywanej pracy. Jednak badania powinny dać ci wskazówkę, jak poprawić swoją wydajność.