DTM: 회사에서 문서 관리를 최적화하는 이유는 무엇입니까?

디지털 트랜스포메이션 은 단순한 슬로건이나 깃발이 될 수 없습니다.

진정한 혁명이 되려면 디지털 혁신이 성숙해야 하며 모든 비즈니스 프로세스와 회사의 모든 내부 및 외부 워크플로를 포함해야 합니다. 360도 패러다임의 변화 속에서 디지털 트랜스포메이션의 진정한 힘은 바로 여기에 있습니다.

DTM( 디지털 거래 관리 ) 시스템은 이러한 유형의 변화에 ​​전략적으로 그리고 결정적으로 일부입니다.

이 게시물에서 우리는 이 주제에 대해 광범위하게 초점을 맞추고자 합니다 . 정의 부터 시작하겠습니다 . 그런 다음 디지털 거래 관리 시스템 의 장점 과 기회 를 분석합니다 . 마지막으로 모든 것의 기초가 되는 중요한 출발점인 문서 비물질화( dematerialization )에 초점을 맞출 것 입니다.

디지털 거래 관리 – 무엇입니까?

요점으로 바로 들어가겠습니다. 디지털 거래 관리 는 문서 기반 거래를 디지털 방식으로 관리하도록 구축된 광범위한 클라우드 서비스 범주입니다.

구체적으로 말하면 전자 거래, 문서 전송, 인증, 안전하고 비물질화된 보관 (이 게시물의 끝에서 비물질화에 대해 다시 설명하겠습니다), 디지털 서명 , 인증 , "부인 방지"의 법적 측면 , 공동 - 회사와 고객 사이의 브라우징… 너무 기술적으로 접근하지 않고, 이것들은 가장 중요한 측면 중 일부일 뿐입니다.

이 개요에서 이미 우리가 매우 광범위한 분야에 대해 이야기 하고 있다는 것과 DTM 시스템 구현의 이점이 많고 다양하며 상호 연결되어 있음을 알 수 있습니다. 우리에게 가장 중요해 보이는 5가지를 분리하기 전에 최근 연구에서 나온 확실한 통계가 있습니다.

2021년 글로벌 디지털 거래 관리 시장의 가치는 80억 4000만 달러로, 2022년부터 2030년까지 연평균 성장률(CAGR) 25.5% (출처: grandviewresearch.com)로 성장할 것으로 예상됩니다.

간단히 말해서, 우리는 광범위한 성장 을 보여주고 여전히 급등 곡선의 시작 부분에 있는 것처럼 보이는 수치에 대해 이야기하고 있습니다. 그런 의미에서 잡을 수 있는 기회는 많다.

이제 약속한 대로 DTM 시스템을 통해 기업이 얻을 수 있는 5가지 주요 이점을 살펴보겠습니다.

1. 시간과 돈의 절약

디지털 거래 관리 시스템을 사용하는 첫 번째 이점은 가장 직관적이고 간단하며 직접적인 이점입니다.

문서 및 거래의 흐름을 디지털화하면 인쇄, 통신, 보관 및 인증 비용 (또한 이러한 작업에 고용된 내부 및 외부 관련 인력)을 제거할 수 있기 때문에 재정적 절감 으로 이어집니다.

저축은 돈으로만 되는 것이 아닙니다. 사실, 프로세스를 디지털화하고 자동화함으로써 시간 도 절약할 수 있습니다. 그리고 우리는 두 측면이 밀접하게 관련되어 있다는 것을 알고 있습니다.

구체적인 예: 문서 서명과 관련된 프로세스 의 경우 디지털 거래 관리 시스템을 사용하여 예상되는 평균 시간은 37분으로 기존 시스템 (출처: penneo.com)에서 동일한 절차를 종료하는 데 평균 5일이 소요됩니다.

이 차이는 많은 설명이 필요하지 않습니다! 또한 고객 입장에서 시간을 절약할 수 있습니다 ! 이 측면은 고객 경험 에 상당한 영향을 미칩니다(이 부분에 대해서는 나중에 포스트에서 다시 다루겠습니다).

2. 안전성 향상

DTM 시스템은 시간과 비용을 절약하는 동시에 효율성을 제공합니다.

이러한 방식으로 프로세스가 더 안전해진다는 점을 강조하는 것이 훨씬 더 중요합니다. 물리적 문서 저장과 관련된 위험, 전송 중 손실 또는 손상, 위조 및 데이터 누출 또는 일반적 손실 위험은 모두 감소 . 사실, 모든 것이 항상 완벽하게 추적 , 복구 및 검증 이 가능하며 침입 위험이나 정보 관리가 서투른 경우가 최소화됩니다.

그리고 DTM 시스템이 견고한 구조를 기반으로 하는 경우 보안 수준과 개인 정보 보호 수준도 과거와 비교할 수 없는 수준으로 보장됩니다.

반복할 가치가 있습니다. 보안과 함께 개인 정보 보호도 강화 되고 시행 중인 규정에 대한 지속적인 업데이트가 이루어집니다.

3. 유연성 및 확장성

이미 보았듯이 디지털 트랜잭션 관리 시스템은 클라우드 컴퓨팅 구조를 기반으로 합니다. 이 모든 것은 보안의 현저한 증가로 이어지며 무엇보다도 유연성과 확장성에서 파생되는 엄청난 이점으로 이어집니다.

예를 들어, 매우 역동적이고 유동적인 이 생산적인 생태계 에서, 빠른(때로는 예측할 수 없는) 성공의 물결에 따라 성장하는 신생 기업의 경우는 드물지 않습니다. 그러나 운영 인프라를 최대한 빨리 확장할 ​​수 있도록 확장할 수 없는 경우 이러한 성공은 곧 질식될 수 있습니다. 간단히 말해서 위험은 성장을 늦추는 병목 현상을 만드는 것입니다.

클라우드 컴퓨팅 시스템의 탄력성은 이러한 문제를 극복하기 위한 완벽한 솔루션입니다.

실제로 주문형 서비스 및 컴퓨팅 용량을 관리하여 매우 짧은 시간에 디지털 트랜잭션 관리 인프라를 확장할 수 있습니다. 동시에 필요한 경우 이 "인프라"가 최대의 유연성과 격변 및 축소에 대한 추가 비용 없이 보다 격리된 상태로 돌아갈 수 있습니다.

4. CRM 및 CCM과의 통합

포스트 시작 부분에서 이미 이 점을 강조했습니다. 디지털 혁신은 회사 측과 고객 측 모두에서 모든 수준에서 이점을 제공하는 전체 통합에서 모든 프로세스와 워크플로를 포함할 때 정말 성숙합니다.

그리고 여기에서 결정적인 지점에 도달했습니다. 디지털 거래 관리 시스템 을 고객 관계 관리 및 고객 커뮤니케이션 관리 시스템과 통합하는 가능성입니다.

너무 기술적이지 않고 질문부터 시작하겠습니다. 이러한 유형의 통합의 핵심은 무엇입니까? 대답은 매우 간단합니다. 바로 데이터 입니다.

이 디지털 선순환 구조에서 모든 거래와 고객 관계는 계속 추적되고 추적 가능합니다. 이러한 고도로 세분화된 정보를 통해 무엇보다도 민감한 지점, 장애 및 개선할 수 있는 모든 것을 신속하고 자동으로 식별하여 프로세스를 최적화 할 수 있습니다. 물론 그게 다가 아닙니다.

사실, 데이터 분석 을 통해 고객의 청중, 고객의 특성, 선호도, 습관 및 가능한 요구 사항에 대한 지식을 전례 없이 개선할 수 있습니다.

더 이상 하나의 무분별한 표적이 아니라 여러 가지 다양한 마이크로 표적이 복합적으로 작용 하여 최대한 주의를 기울여 분석한 다음 맞춤형 조치와 프로세스 로 접근해야 합니다.

도착 지점은? 사람들 . 또는 다른 말로 하면 다섯 번째이자 마지막 요점에서 중점적으로 다룰 고객 경험을 개선하는 것입니다.

5. 고객 경험 개선

디지털 시대에 시장 과제는 고객 경험을 중심으로 이루어집니다. 기술 분야의 거물들이 이 방향으로 어떻게 움직이고 있는지 생각해 보십시오. Amazon, Apple, Microsoft 또는 Google과 같은 회사(가장 유명하고 저명한 이름만 들자면)는 고객을 모든 것의 중심에 둡니다. 그리고 전체 디지털 경험은 개별 고객을 중심으로 이루어집니다.

무엇보다도 유동적이고 직관적이며 빨라야 하는 디지털 고객 여정 의 문제입니다.

그리고 여기 - 이 분야에서도 - DTM 시스템은 매우 중요하거나 필수 불가결한 것으로 판명되었습니다 .

우리 중 누구도 시간을 낭비하는 종이 기반 프로세스를 처리하고 싶어하지 않습니다. 서명한 다음 반환되기 위해 우편함에서 기다려야 하는 계약, 종이 기반의 법적 계약, 간단한 거래를 체결하기 위해 고갈되는 관료적 절차 등 이 모든 것이 점점 더 과거의 일이 되었습니다.

그러나 회사와 고객 간의 관계 및 거래의 미래는 모두 스마트폰에서 몇 번의 클릭 또는 몇 번의 탭으로 이루어집니다.

다음은 이에 대한 매우 중요한 통계입니다.

DocuSign이 의뢰한 Forrester 연구에서 응답자의 32% 가 계약서, 계약서 및 거래 마감을 포기한 이유는 서류 및 수동 절차가 권장 되지 않았기 때문이라고 밝혔습니다 (출처: docusign.co.uk).

모든 것의 업스트림: 문서 비물질화

우리는 디지털 트랜잭션 관리 와 그 응용의 광범위한 분야를 정의했으며 5가지 핵심 사항에서 DTM 시스템 구현의 이점을 수집했습니다.

마지막이자 주요 질문이 남아 있습니다. 이 모든 것의 상류에 있는 출발점은 무엇입니까? 이 경우 답은 매우 간단 합니다. 문서 비물질화 . 분명히 합시다. 디지털화와 비물질화는 다른 개념입니다. 여기에서는 법적 및 운영 수준과 관련된 차이점에 대해 이야기하고 있습니다.

사실, 비물질화 는 단순한 디지털화를 넘어선 개념입니다. 이를 통해 디지털 문서가 완전한 법적 및 입증 가치를 갖기 때문에 종이 문서를 완전히 제거할 수 있습니다 .

물론 이 분야에서는 즉흥적으로 할 수 없습니다. 그리고 이 분야에 전문화된 회사에 의존하는 것이 필수적입니다 . 특히 Doxee 에서 제공하는 비물질화 서비스는 법적 의무 이행 및 규정에 대한 지속적인 업데이트 보장에 국한되지 않습니다. - 주도적 관점.

이것이 바로 원가 절감, 디지털 프로세스 최적화, 고객과 더 가깝고 효율적인 새로운 관계를 맺는 방법입니다.