전자 서명이란 무엇인가: 디지털화의 기회

전자 서명은 프로세스를 디지털화하고 이를 보다 효율적으로 만들기 위해 완전히 재고하여 기존 프로세스를 특징짓는 비경제성을 제거하는 완벽한 방법입니다.

법적 가치와 여러 상황에서 사용할 수 있는 가능성으로 인해 디지털화를 지원하는 강력한 도구가 됩니다.

전자 서명이란 무엇입니까?

전자서명은 문서나 계약서를 출력하지 않고, 자필 서명을 하지 않고도 서명할 수 있게 해주는 기술이다.

계약을 전자적으로 서명할 때 전자 서명 자체를 생성하는 전자 데이터 집합을 서명해야 하는 문서 또는 계약서를 구성하는 다른 전자 데이터 집합과 연결합니다.

예를 들어 버튼을 클릭하여 간단히 수행할 수 있습니다.

전자 서명을 위한 Doxee의 파트너인 Scrive 는 문서가 겪는 모든 다양한 이벤트를 설명하고 서명된 문서 자체에 첨부되는 일련의 정보인 Evidence Package 덕분에 이러한 핵심 요소의 증거를 보장합니다. 업계 표준을 설정한 Scrive Evidence Package는 서명된 모든 문서에 첨부됩니다. 저자가 서명을 위해 문서 준비를 완료하는 순간부터 최종 서명된 문서가 디지털로 봉인될 때까지 문서 서명 프로세스의 모든 이벤트를 포괄하는 상세하고 가장 중요한 고품질 증거 모음입니다.

전자 서명은 법적 구속력이 있습니까?

전자 서명은 문서 형식(종이 또는 디지털)에 관계없이 항상 존재하고 명확해야 하는 증거 패키지 내부의 세 가지 요소 덕분에 법적 구속력이 있으며 서명된 문서가 공유되는 순간부터 수명 주기를 정의합니다. 상대방과 서명할 때까지.

서명된 계약의 법적 가치를 보장하는 세 가지 요소는 다음과 같이 요약할 수 있습니다.

• 의도 의 증거, 즉 문서 및 그 내용에 동의하려는 서명자의 의도
• 서명자의 신원
• 문서 자체의 무결성 이 손상되지 않았는지 확인하십시오.

증거 패키지에서 수집된 증거는 예를 들어 다음을 보여주는 감사 로그 로 구성됩니다.

• 의도를 보여주기 위한 Scrive UI의 계약 스크린샷
• 전자 메일 주소, 전화 번호 또는 기타 eID 수단이 될 수 있는 서명자의 신원 증명
• 식별, 문서 열기 및 서명과 같은 이벤트의 정확한 날짜와 시간을 보여주는 시간 참조
• 마지막으로 디지털 서명(또는 디지털 봉인 )이 서명된 문서에 부착됩니다. 이렇게 하면 변조를 방지하고 무결성을 보장할 수 있습니다.

유럽 ​​연합 국가에서 전자 서명에 대해 이야기할 때 항상 먼저 eIDAS 규정을 고려해야 합니다. eIDAS 규정은 다양한 유형의 전자 서명과 기술 및 법적 관점에서 서로 다른 특성을 규제합니다. 그렇기 때문에 전자 서명 솔루션을 사용하고 구현하면 새로운 서비스를 만들고 일반 비즈니스 및 디지털 온보딩 프로세스에서 더 큰 효율성을 창출할 수 있는 강력한 기회를 제공합니다.

디지털 프로세스를 단순화하기 위해 전자 서명을 사용하는 이유는 무엇입니까?

전자 서명을 구현하면 개인용 컴퓨터나 스마트폰 등 모든 장치에서 언제 어디서나 계약서에 서명할 수 있으므로 서명 프로세스 속도가 빨라집니다. 특정 프로세스 및 계약 유형에 따라 요구 사항에 가장 적합한 전자 서명 솔루션을 선택할 수 있습니다. 이는 최종 목표인 디지털 프로세스 단순화를 가능하게 하는 전자 서명의 이점 에 대한 몇 가지 예일 뿐입니다 .

즉각적인 이점 중에는 관리 비용 절감, 프로세스 시간 단축, 서명자가 둘 이상인 경우에도 단 몇 단계만으로 완전한 법적 가치가 있는 서명을 얻을 수 있는 가능성이 있습니다.

BES(Basic Electronic Signatures) 및 AES(Advanced Electronic Signatures)는 온보딩 또는 서명 프로세스를 디지털화할 때 가장 좋은 옵션 인 경우가 많습니다. 이들은 효율성에 대한 필요성과 법적 구속력이 있는 문서에 대한 필요성을 결합합니다. BES 및 AES는 사용하기 쉽고 서명자에게 무료입니다. 또한 사용자는 새로운 개인 자격 증명, 암호 또는 스마트 카드나 USB 토큰과 같은 추가 장치를 관리할 필요가 없습니다. 문서에 액세스하고 서명하는 데 필요한 것은 이메일 주소, 휴대전화 및 식별 수단뿐입니다.

전자 서명으로 수행할 수 있는 작업

최근 몇 년 동안 모든 유형의 제품 구매에서 계약 체결, 서비스 및 보험 계약 제공에서 새 은행 계좌 생성에 이르기까지 거의 모든 구매 프로세스가 온라인 거래로 전환되었습니다.

현재 디지털 프로세스로 전환된 많은 거래는 한때 운영자가 있거나 운영자의 필수 지원이 있을 때만 가능했습니다.

이것이 바로 우리가 디지털 온보딩 에 대해 이야기할 때 의미하는 것입니다. 디지털 온보딩은 신규 고객이 제품 구매를 진행하거나 서비스를 활성화하는 데 필요한 모든 단계를 디지털화하는 프로세스로 구성됩니다.

이 개념을 도입한 이유와 이것이 전자 서명과 어떤 관련이 있는지 궁금할 것입니다.

신규 고객이든 기존 고객이든 관계없이 고객과의 모든 관계는 디지털 관계로 전환될 수 있으므로 양쪽 모두에서 보다 효율적이고 만족할 수 있습니다. 하지만 어떻게?

디지털 온보딩 프로세스를 구현하려면 먼저 고객 관계의 각 단계를 살펴보고 최상의 디지털화 방법을 이해하여 항상 필요한 지원을 제공하고 " 인간 "의 부재를 보충해야 합니다. 구성 요소, 즉 작업자와의 접촉.

서명을 획득하는 순간을 효율적이고 마찰이 없으며 시간을 절약하는 프로세스로 바꾸는 도구로서 전자 서명이 성공적으로 통합될 수 있는 바로 그 때입니다. 이탈리아 시나리오를 예로 들면 연구 결과에 따르면 다음과 같습니다.

• COVID-19 팬데믹 이후 이탈리아인의 68%는 디지털 채널(IlSole24Ore)을 통해 회사에 연락할 수 있을 것으로 기대합니다.
• 계약의 전자 서명을 포함한 디지털 온보딩은 은행 부문의 상위 10대 투자 우선 순위 중 하나입니다(ABILab 보고서, 2022).

이제 몇 가지 예를 살펴보고 전자 서명을 사용하여 주요 디지털화 기회를 여는 방법을 살펴보겠습니다.

사용 사례: 유틸리티 부문

디지털을 선호하여 대면 카운터에서 대기 시간을 단축시킨 활동은 다중 유틸리티 공급품에 대한 신규 계약 구매와 모든 단계 및 관련 활동의 후속 관리입니다. 이 경우 "강력한" BES의 형태로 기본 전자 서명 솔루션을 효과적으로 사용할 수 있습니다. SES의 가치를 높이는 가장 쉬운 방법은 OTP 코드 (일회용 비밀번호)를 사용하여 SMS, 앱 또는 이메일을 통해 서명자에게 전송하는 것입니다. 서명자가 소유한 장치에 OTP 코드를 보내는 것은 서명자의 인증 형식이며 서명자가 해당 특정 문서에 서명할 의사가 있는지 추가로 확인할 수 있습니다.

필요한 문서는 이메일 또는 전용 웹 영역에 업로드하여 쉽게 서명할 수 있으며 점점 더 풍부하고 개인화된 디지털 고객 경험을 만드는 것이 가능해집니다.

계약 및 구독의 비물질화 외에도 회사와 고객 간의 다른 상호 작용이 더 이상 카운터나 전화를 통해 발생하지 않고 디지털 방식으로 발생하는 프로세스를 생성할 수도 있습니다. 올바른 워크플로와 필요한 터치포인트 및 클릭 유도문안을 통해 고객에게 몇 번의 클릭만으로 교환원과 약속을 잡거나 새 서비스를 활성화할 수 있는 옵션을 제공하여 교차 판매 및 상향 판매 기회를 창출할 수 있습니다. 모든 문서는 이메일 또는 전용 웹 영역을 통해 서명할 수 있으며 점점 더 풍부하고 개인화된 디지털 고객 경험을 생성할 수 있습니다.

HR 문서의 전자 서명

간단한 전자 서명을 사용하여 특정 HR 보고서 및 프로세스를 비물질화하고 간소화할 수도 있습니다. 예를 들어, 휴가, 휴직, 교육 요청, 비용 청구 등을 요청할 때 간단한 전자 서명을 사용할 수 있습니다. 이와 관련하여 응답 번호에 포함된 이탈리아 국세청의 최근 설명을 언급할 가치가 있습니다. 2021년 10월 20일자 740호, HR에서 매우 일반적인 유형의 문서인 비용 보고서 관리와 관련하여 . 이탈리아 기관의 응답에서는 디지털 비용 보고서에 자격을 갖춘 전자 서명이나 직원의 고급 서명이 필요하지 않으므로 기본 전자 서명을 사용하는 것이 완전히 타당하다고 밝혔습니다.

개인 정보 보호 고지를 위한 전자 서명

개인 정보 보호 정책은 서명자가 문서 자체를 제대로 보고 읽을 수 있는 기회를 가지면 간단한전자 서명 솔루션을 통해 서명할 수 있습니다.이는 전자 메일을 통해 구현되거나 서명자가 한 쌍의 자격 증명으로 액세스하는 특수 웹 영역에서 정보를 사용할 수 있습니다. 포인트 앤 클릭 솔루션(예: 문서에 서명할 의사가 있음을 명확하게 표현하는 버튼) 형태의 서명에 대한 클릭 유도문안을 공개의 끝에 배치하여 서명자가 적절하게 그것을 볼 수 있습니다.

견적 및 구매 주문 승인을 위한 전자 서명

견적 또는 구매 주문서의 수락은 기본 전자 서명을 첨부하여 수행할 수 있는 또 다른 활동으로, 이러한 유형의 거래를 디지털화하고 효율성을 가져옵니다. 이 경우에도 기본 전자 서명을 사용하면 자필 서명을 얻기 위해 다양한 문서를 교환, 인쇄 및 스캔해야 하는 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 디지털 접근 방식을 채택하면 이러한 단계가 제거되지는 않더라도 크게 줄어듭니다. 또한 기본 전자 서명의 법적 가치는 유럽 eIDAS 규정에 명확하게 정의되어 있지만 스캔한 수기 서명에 대해서는 동일하다고 말할 수 없습니다.

Scrive와 공동으로 작성한 기사.