구매 주문이란 무엇입니까? – 하나를 처리하는 완전한 이해

구매 주문은 모든 비즈니스 활동에 필수적입니다. 그러나 "구매 주문이 무엇입니까"와 "기업이 구매 주문을 어떻게 효과적으로 처리할 수 있습니까?"는 많은 신규 사업 소유자 또는 사업을 시작하려는 사람들에게 여전히 까다로운 질문입니다. 괜찮아요. 이 기사는 구매 주문에 대한 모든 질문에 답할 것입니다.

구매 주문이란 무엇입니까?

구매 주문(PO)은 구매자가 작성하여 판매자에게 제출하는 법적 구속력이 있는 문서입니다.

PO는 모든 것이 송장 및 포장 명세서에 나열되므로 기업에서 수량, 비용, 지불 시간 등 구매를 추적하는 데 도움이 됩니다. 또한 품목 수와 배송 시간을 따르기 때문에 재고 수준을 모니터링하는 데 중요합니다. 이것은 그것들을 기록의 필수적인 부분으로 만들고 공급자 오류의 위험을 최소화합니다.

PO는 공급자에게도 유익합니다. 구매 주문 번호가 송장 및 포장 명세서와 일치하므로 제품을 준비하고 시기 적절하고 정확한 지불을 받을 시간이 있어야 합니다.

구매 주문은 어떻게 작동합니까?

1. 구매자가 구매 요청을 생성합니다.

먼저 경영진은 회사의 구매 부서에 주문을 해야 한다고 알립니다. 회사는 주문한 상품을 추적하기 위해 이 문서를 구매 부서로 보냈습니다.

2. 구매자가 주문을 생성합니다.

구매할 상품이 합의되면 오더가 생성됩니다. PO에는 주문 날짜, FOB 배송 정보, 할인 조건, 구매자 및 판매자 이름, 구매한 품목에 대한 설명, 품목 번호, 가격, 수량 및 PO 번호가 나열됩니다.

3. 판매자가 주문을 수락(또는 거부)합니다.

구매자가 주문을 공급자에게 보내고 공급자는 주문을 이행할 수 있는지 여부를 결정합니다. 주문이 수락되면 양 당사자에게 법적 구속력이 있는 계약이 됩니다.

4. 구매자가 구매를 기록합니다.

구매자는 합의된 가격(또는 주문에 명시된 합의된 날짜)을 지불합니다. 공급자는 구매 주문서를 송장과 함께 배송합니다. 그런 다음 구매자의 재무 부서는 이 송장을 구매 오더와 비교하여 두 문서가 일치하는지 확인합니다.

공급자는 명시된 날짜에 제품을 배송하고 구매자는 비용을 지불합니다. 양측은 그에 따라 PO를 이행해야 합니다.

구매 주문 유형

1. 표준 구매 주문서(1회용 구매 주문서) - 이 주문 계약은 구매자가 모든 품목을 수령할 때까지 유효합니다.

불규칙하거나 희귀하거나 일회성 컬렉션에 사용됩니다. 여기에는 가격, 수량, 지불 및 배송 시간을 자세히 설명하는 완전한 구매 사양이 포함되어 있습니다.

2. 계획된 구매 주문(선주문) - 위와 유사하지만 일반적으로 구매자가 미래 수요를 예측할 수 있는 배송 날짜를 포함하지 않는 장기 계약입니다.

필요한 모든 정보는 계획된 순서대로 제시되어야 합니다(예: 상품 및 서비스의 세부사항 및 비용). 특정 품목에 대한 배송 정보가 설정되면 배송 일정을 확인하기 위해 릴리스가 발행됩니다.

3. 일괄 구매 주문 – 대규모 회사는 일괄 주문을 사용하여 특정 부서 또는 프로젝트에 대해 주문된 모든 항목을 추적할 수 있습니다. 일괄 주문에는 가격이 포함되거나 포함되지 않을 수 있습니다.

이 구매 주문은 일반적으로 B. 기본 자재 및 소모품과 같은 특정 품목을 공급자로부터 반복적으로 구매하는 데 사용됩니다.

4. 계약 구매 주문

계약 구매 주문은 지속적인 비즈니스 관계의 기초로 구매자와 판매자 간의 계약 및 배송 조건을 생성하는 데 사용됩니다. 일반 구매의 경우 구매자는 상품 주문을 위해 약정 주문서를 참조할 수 있습니다.

구매 주문의 이점

1. 중복 주문 방지

회사가 사업을 확장할 때 구매 주문은 주문한 항목과 주문한 사람을 추적하는 데 도움이 될 수 있습니다. 구매자가 유사한 상품을 주문했더라도 인보이스 확인이 어려울 수 있습니다. 주문은 지불할 인보이스에 대한 수표로 사용됩니다.

2. 들어오는 주문을 추적합니다.

당연해 보일 수 있지만 잘 구성된 주문 시스템은 어떤 제품이 언제 들어오는지 쉽게 확인할 수 있도록 하여 재고 및 배송 관리를 단순화합니다.

3. 명확한 의사 소통을 보장합니다.

기본적으로 주문은 모든 구매 세부 정보를 전달합니다. 모든 부분을 명확히 하고, 설명하고, 문서화하여 잠재적인 미래의 충돌이나 혼란을 피할 수 있습니다.

4. 법률 문서 역할

주문 또는 향후 거래에서 합의된 가격에 대해 분쟁이 있는 경우 해당 주문은 집행 가능한 법적 문서 역할을 합니다. 가장 중요한 것은 양 당사자를 보호한다는 것입니다.

구매 주문의 단점

1. 더 많은 서류 작업

PO는 추가 서류 작업을 생성하므로 소규모 구매의 경우 성가시고 소규모 팀의 경우 시간이 많이 소요될 수 있습니다.

2. 쉽게 교체될 수 있음

공급업체와 공급업체 간의 법적 계약 역할을 하지는 않지만 신용 카드는 구매 기록을 돕기 위해 PO를 대체할 수 있습니다.

구매 주문서에는 무엇이 포함되어 있습니까?

1. 구매 주문 번호 – 당사자가 배송 및 송장에 대한 수요를 일치시킬 수 있습니다.
2. 구매자 세부 정보 – 업체 이름 및 연락처 세부 정보 포함
3. 배송 세부정보 – 배송지 주소, 배송 방법, 날짜, 배송 시간
4. 공급업체 세부정보 – 공급업체 정보(공급업체 비즈니스 담당자의 해당 연락처 세부정보 포함)
5. 관련 조건 – 지불 조건 및 기타 단어(예: 배송 준비)를 포함합니다.
6. 항목 목록 – 범주 번호, 수량, 가격 및 총계를 포함합니다.
7. 상품 및 서비스 설명 – 항목 목록에 컨텍스트 추가

전자 상거래 상점에서 구매 주문을 효과적으로 처리하는 방법은 무엇입니까?

1. 주문 추적

가게 주인은 매달 풍부한 주문 정보를 처리해야 합니다. 주문 번호의 대상 지정은 상태를 빠르게 추적하고 확인하는 데 도움이 됩니다.

기업가는 코드를 사용하여 특정 주문을 찾고 세부 정보를 빠르게 확인할 수 있습니다.

2. 대량 주문 허용

전자 상거래 상점에서는 고객이 대량으로 주문할 수 있습니다. 이것은 고객, 특히 B2B 상점이 한 주문에서 원하는 수의 제품을 구매하는 데 도움이 되어 온라인 상점에서 관리해야 하는 주문의 수를 줄입니다.

3. 바코드 및 사전 배송 알림 사용

들어오는 모든 배송에 대해 구매자는 각 제품에 대한 바코드 레이블이 포함된 배송 알림을 제공할 수 있습니다. 판매자는 바코드를 스캔하여 주문한 제품이 입고 지점에 도착했는지 즉시 식별할 수 있습니다.

바코드를 사용하면 상점 소유자가 각 항목을 식별하고 유효한 주문과 일치시킬 수 있으므로 재고 시스템을 효율적으로 제어하는 ​​데 도움이 됩니다.

4. 주문 번호를 기반으로 인보이스 번호 설정

매장에서 쇼핑을 마친 후 고객에게 주문 사본, 배송 정보 및 송장 사본을 자동으로 우편으로 보내는 것은 필수적입니다.

주문 및 송장을 쉽게 관리하려면 상점 소유자가 주문 번호를 기반으로 송장 번호와 같은 정보를 컴파일해야 합니다. 이를 통해 고객이 청구서를 지불할 때 시스템을 쉽게 관리할 수 있습니다.

결론

"구매 주문이 무엇입니까"라는 질문에 관한 모든 것이 설명되었습니다. 창업을 준비 중이시라면 이 글이 도움이 되었으면 합니다.

그리고 상점 소유자의 경우 오늘날 전자 상거래의 성장과 함께 온라인 주문의 증가가 불가피하다는 것을 기억하십시오. 이는 비즈니스 결과에 직접적인 영향을 미치므로 주문을 효과적으로 관리하는 데 사전 예방적이어야 합니다.