DAM을 구현하고 있습니다! 어디서부터 시작해야 하나요?

게시 됨: 2022-06-22

축하합니다! 귀사의 첫 번째 디지털 자산 관리(DAM) 솔루션에 대한 승인과 예산이 있으며 시작할 준비가 되었습니다. 이제 어떻게 하시겠습니까? DAM 여정의 초창기의 흥분은 다음과 같은 질문에 직면했을 때 빠르게 불안으로 바뀔 수 있습니다. 어디서부터 시작해야 합니까?

내 자산은 어디에 있습니까?

적절한 DAM 시스템과 필요한 스토리지의 양을 결정하기 전에 자산의 수와 파일 크기와 관련하여 작업 중인 항목에 대한 완전한 그림이 필요합니다. 회사에서 DAM에 저장할 고해상도 비디오 자산을 대량으로 생산하는 경우 상당한 양의 저장 공간을 차지할 수 있습니다. 회사 자산을 발굴하고 수집하기에 너무 이른 때는 없습니다.

DAM을 최대한 활용하려면 모든 자산에 대한 단일 정보 소스여야 합니다. 돌을 놓지 마십시오. 이미지, 비디오, 문서 및 소스 파일을 포함한 모든 파일 유형에 대해 설명합니다. 모든 자산이 회사 공유 드라이브에 있다고 가정하지 마십시오. 공유 드라이브는 시작하기에 좋은 장소이지만 Sharepoint 사이트도 살펴보고 외부 저장 장치를 요청하고 사용자가 자신의 하드 드라이브에 물건을 저장하는 습관이 있는지 확인하십시오. 귀하의 회사는 에이전시와 협력합니까? 계약상 제공할 의무가 있는 모든 파일을 제공했는지 확인하십시오.

초기 지표

모든 자산 수집이 진행되면 수집한 내용을 살펴보고 몇 가지 광범위한 예비 요구 사항을 식별할 수 있는지 확인하십시오.

DAM이 수용해야 하는 파일 유형과 크기의 범위는 무엇입니까?
보고 있는 자산의 양, 깊이 및 기록을 고려할 때 모든 것이 첫날부터 DAM에 들어가야 합니까? 아니면 주요 날짜를 선택하고 그 날 이후로 생성된 모든 자산을 DAM에 업로드하면서 아카이브 자산을 다른 위치에 유지하는 것이 더 합리적입니까? 보관 자산을 별도의 위치에 유지 관리하는 경우 지정된 사용자가 빠르고 쉽게 액세스할 수 있어야 합니다. 일반적으로 현재 사용이 승인된 일부 레거시 자산은 출시를 위해 DAM에 로드한 범위를 벗어납니다. 이러한 자산은 사용자가 요청할 때 DAM에 업로드해야 합니다.
일반적으로 단일 자산에 대해 여러 변환을 생성합니까? 예를 들어 원본 버전 뿐만 아니라 썸네일, 소, 중, 대 버전도 있나요?
버전 관리를 고려해야 합니까? 자산의 새 버전을 DAM에 업로드할 때 보관 목적으로 모든 이전 버전을 유지하고 현재 버전과 연결해야 합니까? 버전 간 특정 변경 사항을 추적해야 합니까?
자산의 일부 또는 전체에 대한 특정 법적 또는 규제 요구 사항이 있습니까?

더블보기. 또는 트리플.

조만간 처리해야 할 또 다른 자산 관련 작업은 중복입니다. 자산이 여러 위치에 흩어져 있는 경우 동일한 자산의 복제본이 여러 위치에 있어야 합니다. 파일 이름이 모두 같으므로 쉽게 식별할 수도 있고 그렇지 않을 수도 있습니다. 파일 이름이 다른 중복 자산을 식별하려면 크리에이티브 팀이나 콘텐츠 전문가의 숙련된 눈이 필요한 경우가 많습니다.

자산을 수집하는 동안 중복을 식별하고 제거하기 시작하면 빠를수록 좋습니다. 이미 "가비지 인, 가비지 아웃" 원칙에 익숙할 것이므로 DAM에 업로드할 자산을 준비할 때 이를 기억해야 합니다. 물론, 거기에 모든 것을 버리고 나중에 청소할 수 있습니다. 하지만 그렇게 하시겠습니까? 그리고 그 동안 DAM에 처음 노출되는 일부 사용자를 포함한 최종 사용자에게 얼마나 많은 혼란을 일으키고 있습니까? 언젠가는 중복을 처리할 시간과 리소스를 찾아야 하므로 반짝이는 새 DAM에 자산을 대량 업로드할 준비가 되기 전에 우선적으로 처리해야 합니다. DAM에 업로드한 후 곧 삭제될 자산에 메타데이터를 추가하여 작업을 복제하지 않는 시간을 절약할 수 있습니다.

누가 이 DAM 열차를 운전하고 있습니까? 그리고 함께 갈 사람은 누구입니까?

DAM 사서를 데려오는 것을 진지하게 고려하십시오. 빠를수록 좋다. DAM 예산의 일부를 정규 사서에 지출하는 것을 주저할 수도 있습니다. 그렇습니다. 저는 이 점에 대해 약간 편향되어 있을 수 있지만 모든 푼의 가치가 있을 것입니다. 회사의 첫 번째 DAM인 경우 처음부터 프로젝트를 전담하는 사서를 갖는 것이 특히 중요합니다. 그리고 투자를 최대한 활용하려면 DAM 선택, 설정 및 유지 관리라는 3가지 DAM 경험을 가진 사람을 찾으십시오. 가능한 한 빨리 그들을 데려오십시오. 나중에 수정하는 데 리소스를 투자해야 하는 조기 결정을 방지할 수 있기 때문에 장기적으로 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.

세 회사가 DAM을 시작하도록 도왔던 사서로서 저는 무엇을 하지 말아야 하는지 잘 알고 있으며 나중에 후회할 결정을 내리지 않도록 안내할 수 있습니다. 당신이 머리를 숙이고 최적이 아닌 결정을 내렸다는 것을 깨달을 때까지 누군가를 데려오기를 기다리는 것은 사서가 작업을 하는 동안 "수정" 모드에 도달한 후 몇 년은 아니더라도 몇 달을 보낼 수 있음을 의미합니다. 손상 관리 및 사용자에게 최고의 첫인상을주지 못한 시스템을 신뢰할 수 있음을 확신시키기 위해 노력합니다.

DAM 사서가 열차 운전사라면 이해 관계자는 일등석 VIP 승객입니다. 그들을 식별하고 프로젝트에 대한 헌신을 얻는 것은 가능한 한 빨리 이루어져야 합니다. 이를 통해 리더로부터 필요한 승인을 받고 시간 약속을 위해 일정을 준비할 시간이 있습니다. 이해 관계자를 식별할 때 DAM에 직접 관여할 회사의 각 별도 부서의 사람들을 포함해야 합니다. DAM의 일반 최종 사용자를 포함할 그룹 또는 부서를 대표해야 합니다. 그리고 IT 및 법무 부서가 포함되어야 한다는 사실을 잊지 마십시오.

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약관을 참조하십시오.

회사의 각 관련 영역에서 목소리를 낼 수 있도록 하고 싶지만 너무 많은 이해 관계자 그룹을 구성하면 토론이 어려워지고 합의에 이르는 문제로 이어질 수 있으므로 주의하십시오. 이해 관계자의 역할 중 일부는 해당 부서를 대표하고 회의에서 단일 목소리가 되는 것이므로 영역당 한 명의 이해 관계자만 필요합니다. 이해 관계자를 위해 역할 매개변수와 기대치를 명확하게 정의하십시오. 그들이 관련된 시간 약속을 알고 있는지 확인하고 작업 기간 동안 완전히 참여할 의향과 능력이 있다는 약속을 받으십시오. 이해 관계자의 참여는 프로젝트의 진행 상황과 일정을 크게 돕거나 해칠 수 있으므로 처음부터 명확한 기대치를 설정하십시오.

DAM 여정이 궁극적으로 보람을 느끼겠지만, 그 과정에서 우여곡절이 있을 것입니다. 이 몇 가지 구체적인 첫 번째 단계를 수행하면 올바른 길로 여행을 시작하고 미래의 성공을 준비할 수 있습니다.