가상 데이터룸: 이점, 용도 및 도구

기술은 비즈니스 운영 방식과 전 세계 직원의 작업 방식을 변화시켰습니다.

스마트폰, SaaS, 노트북, 태블릿 등과 같은 다양한 신기술은 디지털 작업 공간과 원격 작업을 촉진했습니다. 이들은 디지털 변환에서 큰 역할을 하므로 팀이 그 어느 때보다 효율적으로 작업할 수 있습니다.

VDR 또는 Virtual Data Room은 기술 측면에서 이러한 혁명의 일부입니다. 가상 데이터룸은 비즈니스 거래 방식을 완전히 바꿔 놓았습니다. 이 게시물에서는 VDR, 이점, 용도 및 일부 VDR 공급자를 살펴봅니다.

VDR 또는 가상 데이터룸이란 무엇입니까?

가상 데이터룸은 조직이 기밀 데이터 및 파일을 저장하는 온라인 공간 또는 저장소입니다. 금융거래를 할 때나 제3자와 거래할 때 VDR을 이용한다.

VDR은 개인 또는 기밀 정보를 파트너, 클라이언트 등과 공유할 수 있는 클라우드 기반 스토리지 서비스입니다.

가상 데이터룸은 강력한 암호화 방법을 사용하여 스토리지를 매우 안정적이고 안전하게 만듭니다. VDR은 스토리지 클라우드로 이동하기 전에 데이터를 인코딩합니다.

또한 다양한 제한 설정 및 문서 권한 중에서 선택할 수 있습니다. 이것은 데이터가 무단으로 복사, 공유 또는 인쇄되는 것을 방지합니다.

가상자료실 이용

VDR은 비즈니스 거래를 마무리하는 동안 필요한 실사를 위한 공간을 제공합니다. 이러한 트랜잭션에는 크기가 크고 양이 많은 문서와 파일이 포함됩니다.

이러한 문서의 대부분은 기밀이며 매우 민감한 데이터를 포함하고 있습니다. VDR은 관심 있는 모든 사람들이 협상하는 동안 문서를 교환하고 검토할 수 있는 신뢰할 수 있는 방법을 제공합니다.

기업이 비즈니스 관계를 유지하기 위해서는 빈번한 데이터 전송 및 계약이 필요합니다. 가상 데이터룸은 이러한 계약에 대한 스토리지를 제공하고 필요할 때마다 쉽게 사용할 수 있도록 합니다.

이들은 변호사, 외부 및 내부 규제 기관, 회계사 및 더 많은 당사자를 위한 중앙 집중식 액세스 포인트 역할을 합니다. 이러한 중앙 시스템은 지연 및 오류의 위험을 줄입니다. 또한 의사 소통의 투명성을 제공합니다.

가상 데이터룸의 이점

가상 데이터룸은 모든 조직에 완벽한 솔루션입니다. 기업이 문서 공유 프로세스를 간소화하고 훨씬 더 효율적으로 만드는 데 도움이 될 수 있습니다. 다음과 같은 다양한 혜택을 제공합니다.

• 중요한 개인 비즈니스 문서와 정보를 안전하게 효율적으로 공유합니다.
• 조직 정보를 보호합니다.
• 안전하고 안전한 데이터 및 문서 관리.
• 여러 당사자가 동시에 액세스할 수 있습니다.
• 대량의 데이터 업로드가 가능합니다.
• 모바일 장치를 지원합니다.
• 정확한 검색 기능을 사용할 수 있습니다.

다음으로 가상 데이터룸의 사용 사례를 살펴보겠습니다.

가상 데이터룸 사용 사례

가상 자료실은 자본 조달, 금융 거래 및 비즈니스 거래와 관련된 모든 영역에 적용할 수 있습니다. VDR의 주요 응용 프로그램 중 일부를 살펴보겠습니다.

기술

VDR은 기술 산업에 매우 유용한 솔루션입니다. 이를 통해 가장 큰 기술 조직은 팀 간에 데이터와 정보를 공유하고 전 세계로 확산할 수 있습니다.

기업 개발

기업 전략에는 많은 양의 데이터 배열 활용이 포함됩니다. VDR을 사용하면 눈에 띄지 않는 데이터 추세를 식별하는 데 도움이 됩니다.

투자 은행

투자 은행 업계는 가상 데이터룸 시설을 상당 부분 활용합니다. 자본 조달, IPO 및 M&A와 같은 프로세스는 방대한 데이터 공유를 요구하므로 VDR은 필수입니다.

법률 부문

법률 산업은 많은 양의 서류 작업을 포함합니다. 그런데 이 서류가 전자문서로 바뀌고 있습니다. 따라서 가상 데이터룸은 법률 문서를 저장, 검색 및 공유하기 위해 이 업계에서 역할을 하게 되었습니다.

회계 회사

VDR은 회계 및 감사 조직이 안전한 플랫폼을 통해 고객과 계정 및 감사 보고서를 공유할 수 있도록 도와줍니다.

부동산

부동산 산업에는 많은 양의 서류 작업과 문서 교환이 포함됩니다. VDR은 위험 없이 이러한 문서를 저장하고 관리하는 데 도움이 됩니다.

가상 대 물리적 데이터룸

이전에는 디지털 기술이 발전하기 전에는 물리적 자료실이 사용되었습니다. 이들은 중요한 문서, 지적 재산 문서 등을 저장하는 데 활용되었습니다. 물리적 데이터실은 실제 물리적 위치였습니다.

그러나 이제 디지털 기술의 발전으로 가상 또는 전자 문서가 물리적 문서를 대체했습니다. 그 결과 가상 자료실이 물리적 자료실을 대체했습니다. 가상 자료실은 물리적 자료실에 비해 많은 이점이 있습니다. 몇 가지를 알아봅시다:

#1. 비용 차이

물리적 데이터실은 임대 위치와 문서를 보호하기 위한 적절한 보안 시설이 필요합니다. 이는 임대료, 유지 보수, 보안 등과 관련하여 막대한 비용이 발생했음을 의미합니다.

반면 가상 데이터룸은 방대한 양의 데이터를 안전하게 저장할 수 있는 기능을 제공하는 클라우드 솔루션입니다. 가상 데이터룸은 물리적 데이터룸보다 훨씬 비용 효율적입니다.

#2. 데이터 검색 시간

물리적인 자료실에서는 존재하는 수많은 문서를 검색하는 것이 얼마나 어려운지 상상할 수 있습니다. 완벽하게 구성되더라도 이를 수행하려면 몇 시간이 걸릴 것입니다.

이에 비해 VDR을 사용하면 이 작업을 몇 초 만에 원활하게 수행할 수 있습니다. 문서에 대한 액세스 권한이 있는 모든 사람은 대기 시간 없이 즉시 데이터를 검색하고 가져올 수 있습니다.

#삼. 능률

VDR은 문서 및 비즈니스 프로세스 관리의 효율성을 개선하는 데 도움이 됩니다. 문서가 거의 즉시 여러 입찰자에게 도달할 수 있기 때문입니다.

그러나 실제 자료실에 대해 이야기할 때 입찰자는 자료실에 액세스하기 위해 약속을 예약해야 합니다. 따라서 효율성 수준이 낮을 것입니다.

#4. 기밀 커뮤니케이션

VDR은 당사자 간의 기밀 ​​및 비공개 통신을 가능하게 합니다. 다른 사람이 귀하의 정보에 액세스하도록 허용하지 않고 다른 조직의 특정 질문에 응답할 수 있습니다. 누구에게나 문서 등을 볼 수 있는 권한을 부여할 수 있습니다.

#5. 추적

VDR은 문서 보기를 쉽게 추적할 수 있습니다. 동시에 이것은 물리적 자료실에서는 불가능합니다. 누가 어떤 문서를 보는지 제어할 수 없습니다. 하지만 가상 데이터룸을 사용하면 파일을 본 사람의 수를 확인할 수 있습니다. 이에 대한 일일 보고서를 받아 추적이 편리합니다.

여러 가상 데이터룸 공급자가 훌륭한 기능을 제공합니다. 다양한 기능을 통해 문서와 파일을 온라인에서 효율적이고 효과적으로 관리할 수 있습니다.

가상 데이터룸 도구

고려할 수 있는 최고의 가상 데이터룸 공급자를 살펴보겠습니다.

이상

iDeals는 중요한 비즈니스 문서를 협업하고 안전하게 공유할 수 있는 방법을 제공합니다. 간편한 끌어서 놓기 기능을 사용하여 파일을 업로드할 수 있습니다. 파일을 일괄 업로드하고 소중한 시간을 절약할 수 있습니다.

25개 이상의 다양한 파일 형식을 지원하며 Windows 탐색기와 통합할 수 있습니다. 간편한 텍스트 검색 옵션과 필터를 통해 데이터 검색이 훨씬 더 편리해집니다.

안사라다

Ansarada는 단순한 스토리지 및 파일 공유 솔루션 이상의 기능을 수행하는 스마트 가상 데이터룸입니다. 다른 플랫폼과 통합되어 양방향 동기화가 가능하고 드래그 앤 드롭 기능을 제공하여 문서와 파일을 빠르게 업로드할 수 있습니다.

Ansarada를 사용하면 모든 작업을 추적하고 제어할 수 있습니다. 보고를 자동화하고 결과를 예측하는 데 도움이 되는 인공 지능의 힘으로 백업됩니다.

CapLinked

CapLinked는 조직이 문서를 안전하게 저장할 수 있는 안전하고 간단한 가상 데이터룸 솔루션을 제공합니다. 문서를 즉시 업로드하고 원하는 당사자에게 권한을 부여하여 액세스를 제한할 수 있습니다.

파일을 대량으로 업로드하여 귀중한 시간을 절약할 수 있습니다. 엔터프라이즈급 보안을 통해 중요한 문서를 항상 안전하게 보호할 수 있습니다. CapLinked는 모든 규모와 예산의 프로젝트, 조직 및 기업을 위한 데이터룸을 제공합니다.

원허브

안전한 방식으로 동료, 클라이언트 및 파트너와 쉽고 원활하게 공동 작업하십시오. OneHub를 사용하면 걱정 없이 개인 비즈니스 정보를 공유할 수 있습니다.

끌어서 놓기 기능으로 파일을 빠르게 업로드할 수 있습니다. 고급 활동 추적을 통해 데이터 룸의 모든 것을 추적할 수 있습니다. 30개 이상의 파일 형식에 대한 고품질 미리보기를 사용할 수 있습니다. 작업 할당, 권한 부여 등을 통해 협업을 쉽게 간소화할 수 있습니다.

이 데이터룸에는 은행 수준의 암호화가 제공됩니다.

상자

Box를 사용하면 입찰, M&A 및 계약을 최대한 보호하여 안전하게 관리할 수 있습니다. 프로세스를 더 쉽게 만들기 위해 1400개 이상의 통합이 제공됩니다. 브라우저 내 미리보기 및 모바일 액세스를 허용하여 사용자 경험을 향상시킬 수 있습니다.

고급 보안 기능은 무단 액세스를 방지하고 문서에 안전하게 액세스할 수 있도록 합니다. 폴더 제어 및 강력한 사용자 권한은 의심스러운 활동을 추적합니다.

마지막 말

중요한 문서에 대해 이야기할 때 가상 데이터룸이 얼마나 중요하고 유용한지 알 수 있습니다. 전자 문서 및 거래와 관련된 모든 부문에는 문서의 최대 안전을 보장하기 위해 안전한 가상 데이터 룸이 필요합니다.

위에서 제안한 VDR 공급자를 고려하고 걱정 없이 비즈니스 작업에 집중할 수 있습니다.

다음으로 문서 자동화 소프트웨어를 확인하여 작업 시간을 절약할 수 있습니다.