자동 응답 시스템 사용을 위한 완벽한 안내서

사업주로서 고객 만족도를 높이는 것은 성공에 매우 중요합니다. 이를 달성하는 한 가지 방법은 자동 교환으로 알려진 자동 응답 시스템을 구현하는 것입니다. 이 전화 기반 시스템은 많은 양의 통화를 처리하여 해당 부서 또는 개인에게 연결하여 실시간 접수원이 필요하지 않습니다. 따라서 전통적인 시간 외에 운영되는 비즈니스에 효과적인 솔루션입니다.

고객 만족도 향상과 관련하여 기업은 종종 이 목표를 달성하기 위해 다양한 조치를 취합니다. 그러나 많은 양의 고객 요청, 우려 및 불만에 직면하면 따라잡기가 어려울 수 있습니다. 다행스럽게도 자동화의 도움으로 자동 응답 시스템이 이제 고객 서비스 담당자 역할을 하고 귀하를 대신하여 모든 고객 문의를 처리할 수 있습니다.

자동 응답 시스템은 비즈니스 성장, 고객 관계 관리, 프로세스 능률화를 지원하여 접수원의 역할을 보완할 수 있습니다. 그들은 인간 접수원의 필요성을 대체하지 않습니다. 모든 고객 문의를 처리하기 위해 24/7 이용 가능한 디지털 접수 담당자 역할을 합니다. 이 서비스는 귀하를 대신하여 모든 것을 처리하므로 부재중 전화 또는 부재중 메시지에 대한 걱정을 제거합니다. 이 안내서는 자동 응답 서비스에 대해 알아야 할 모든 것에 대한 포괄적인 개요를 제공합니다.

자동 응답 시스템을 사용하는 프로세스는 무엇이며 어떻게 작동합니까? 이 가이드는 초보자를 위한 기본적인 이해를 제공합니다.

자동 응답 서비스란 무엇입니까?
자동 응답 서비스는 어떻게 작동합니까?
통화 편향이란 무엇입니까?
자동 응답 서비스의 이점
자동 응답 서비스를 사용하는 다양한 부문

자동 응답 서비스란 무엇입니까?

몇몇 회사는 전화에 응답하고 주요 고객 메시지를 받아 적기 위해 실시간 교환원을 보유하고 있습니다. 이러한 회사는 일반적으로 라이브 운영자가 다른 작업으로 바쁠 때마다 전화를 관리하는 자동 응답 서비스에 의존합니다.

자동 응답 서비스는 중요한 전화를 자주 받지만 각 전화에 개인적으로 응답할 수 없는 개인에게 이상적입니다. 요컨대, 자동 응답 서비스는 기존 응답 서비스를 대체하여 고객 요청 및 문의를 처리하고 고객을 기다리게 하지 않고 신속한 응답을 제공합니다.

자동 응답 서비스는 발신 통화를 주로 처리하는 자동 통화 서비스와 달리 수신 통화를 관리하는 도구입니다. 고급 AI 기술을 활용하여 고객에게 셀프 서비스 옵션을 제공하여 기다릴 필요 없이 요청이나 문의에 대한 답변을 신속하게 받을 수 있습니다. 따라서 중요한 전화를 많이 받는 개인이나 기업에 이상적인 솔루션입니다.

자동 응답 서비스는 어떻게 작동합니까?

자동 응답 서비스는 비즈니스 요구 사항에 맞게 사용자 정의할 수 있습니다. 결제를 수락하거나 다른 팀에 전화를 연결하거나 다른 작업을 수행해야 하는 경우 자동 응답 서비스가 처리할 수 있습니다.

즉, 자동응답서비스는 고객을 대신해 전화를 받거나 고객을 해당 부서로 안내하거나 일련의 메뉴를 안내하는 디지털 접수원입니다. 자동 응답 서비스는 일반적으로 세 가지 방식으로 작동합니다.

• 기존 전화번호를 사용하여 대신 전화를 받습니다.
• 비즈니스 요구 사항에 맞게 미리 녹음된 인사말 메시지 재생
• 일련의 메뉴를 통해 고객을 안내하고 의도를 묻고 모든 관련 정보를 수집합니다.

자동 응답 서비스는 상당한 양의 정보를 수집하여 사용자에게 전달한 다음 발신자를 적절한 부서로 안내할 수 있습니다. 또한 응답 서비스는 통화 편향 기능을 사용하여 대량 통화를 관리할 수도 있습니다.

통화 편향이란 무엇입니까?

Call Deflection은 이름에 따라 특정 엔드포인트가 통화 중일 때마다 통화를 한 지점에서 다른 지점으로 자동으로 리디렉션하는 IVR(대화형 음성 응답) 기능입니다. 통화 전환의 여러 형태 중 하나입니다.

자동 응답 서비스는 귀하의 비즈니스 요구 사항과 모든 클라이언트의 요구 사항을 충족하도록 맞춤화할 수 있습니다. 응답 서비스의 경우, 전화를 받을 때마다 교환원에게 직접 연결되어 발신자/고객에게 이름과 통화 내용을 묻습니다.

운영자가 정보를 얻으면 클라이언트가 데이터베이스에 레코드가 있는지 확인합니다. 일치하는 항목이 발견되면 운영자는 클라이언트를 적절한 당사자에게 라우팅합니다. 고객 기록이 발견되지 않으면 교환원은 고객의 메시지를 받아 문자 메시지나 이메일을 통해 고객에게 전달합니다.

자동 응답 서비스의 이점

높은 고객 서비스 비용을 절감하고 고객 서비스를 개선하는 것 외에도. 자동 응답 서비스는 다음과 같은 여러 이점을 제공합니다.

전문 이미징

비즈니스 요구 사항에 따라 응답 서비스를 사용자 지정하여 모든 응답이 신속하게 이루어지고 회사의 전문적인 이미지를 강화할 수 있습니다.

맞춤형 응답 서비스

자동응답 서비스는 대금 수령, 약속 일정 잡기, 고객 요청/불만 기록, 문의 처리 등과 같은 다양한 목적으로 사용될 수 있습니다.

운영 비용 절감

자동 응답 서비스는 귀하를 대신하여 모든 고객 정보를 수집하는 디지털 접수원 역할을 하므로 중개인이나 대리인이 필요하지 않으며 궁극적으로 고객 비용을 절감할 수 있습니다.

최소 부재중 전화

모든 통화에 상담원이 있어야 하는 것은 아닙니다. 자동 응답 서비스는 중요한 통화의 우선 순위를 지정하고 시간을 절약하여 도움을 줄 수 있습니다.

예상 대기 시간/대기열 관리

대기열에서 대기 중인 고객은 요청이 처리되기까지 대기 시간을 알아야 합니다. 자동 응답 서비스는 더 나은 대기열 관리를 위해 예상되는 대기 시간을 제공할 수 있습니다.

단순성과 정확성

자동 응답 서비스는 몇 가지 간단한 질문을 통해 고객을 적절한 상담원이나 부서에 직접 연결할 수 있습니다.

다중 라우팅 옵션

많은 최신 응답 서비스에는 고객 대기 시간을 줄이는 여러 라우팅 옵션이 있습니다. 이를 통해 고객은 대기열을 건너뛰고 지정된 상담원과 직접 대화하여 문제를 해결할 수 있습니다.

연중무휴 고객 서비스

자동 응답 서비스를 통해 비즈니스를 연중무휴 24시간 사용할 수 있으므로 고객은 모든 시간대에 걸쳐 고객 서비스에 액세스할 수 있습니다.

판매 기회 추가

자동 응답기는 소기업 소유주와 대기업 모두에게 판매를 개선하고 늘리는 데 도움이 됩니다. 고객이 전화를 걸 때마다 최신 제안 및 제품 업데이트를 제공하기 위해 맞춤형 응답 메시지를 생성할 수 있습니다.

자동 응답 서비스를 사용하는 다양한 부문

이 기사의 앞부분에서 언급했듯이 중소기업이든 대기업이든 상관없이 자동 응답 서비스를 사용하면 비즈니스가 성장하고 번영하는 데 도움이 됩니다.

모든 위상과 규모의 기업은 자동 응답 서비스와 함께 제공되는 이점을 활용하여 시간을 절약하고 운영자 비용을 절감할 수 있습니다. 또한 이러한 서비스는 24/7 운영되고 리소스가 제한적이거나 국제 고객이 있는 비즈니스에 적합합니다.

또한 자동 응답 서비스는 기업이 제공하는 서비스 유형에 따라 크게 달라집니다. 제공되는 서비스를 기준으로 가장 많이 사용되는 자동응답 서비스를 확인할 수 있는 곳은 다음과 같습니다.

MSME : 중소규모 기업(MSME)은 자동 응답 서비스를 선호하는 최고의 기업입니다. 전화 통화량은 줄어들 수 있지만 여전히 응답 서비스와 관련된 이점을 얻을 수 있습니다.

HVAC 서비스 : 배관공과 같은 HVAC 서비스는 종종 표준 업무 시간 외에 전화를 받습니다. 이것은 활성 서비스를 갖는 것이 편리할 수 있는 곳입니다. 자동 응답 서비스는 문의 및 필수 메시지를 삭제할 수 있습니다.

비즈니스 성장/전환: 전환 또는 업데이트 직전의 비즈니스는 유연하고 성장하는 비즈니스 요구에 맞게 조정할 수 있는 응답 서비스를 사용하는 경향이 있습니다.

부동산: 부동산은 일반적으로 직장 밖에서 그리고 현장에서 발생합니다. 현재 부동산 전문가는 사무실에 고객 전화 및 문의에 참석할 사람이 필요합니다. 맞춤형 자동 응답 서비스가 유용한 곳입니다.

의료 및 치과 사무실: 엄격한 HIPAA 규정 덕분에 의료 및 치과 서비스 제공업체는 전화로 고객 정보를 받을 때 엄격하게 준수해야 합니다. 고객 정보를 안전하게 보호하기 위해 HIPAA 법률에 따라 응답 서비스를 사용자 정의할 수 있는 곳입니다.

보험 회사 : 보험 직원은 부동산 직원과 마찬가지로 고객의 일정에 더 잘 맞추기 위해 이상한 시간에 일하는 경향이 있습니다. 따라서 이러한 시나리오에서는 업무 시간 외 통화도 똑같이 중요합니다. 자동 전화 응답 서비스를 설정하면 이러한 전화에 참석하고 잠재 고객이 원하는 정보를 제공하는 데 도움이 됩니다.

스파 및 미용실: 좋은 옛날과 달리 현대식 스파 및 미용실에서는 사전 예약이 필요합니다. 자동 응답기를 설정하고 사용자 정의하면 고객이 쉽게 약속을 잡을 수 있습니다.

요컨대, 자동 응답 서비스는 여러 운영 영역이 있는 비즈니스에 훌륭한 옵션입니다. 따라서 귀하의 비즈니스가 다른 영역에서 운영되는 경우 응답 서비스를 갖는 것이 비즈니스 성장에 큰 도움이 됩니다.

결론

자동 응답 서비스는 콜센터에서 기존 상담원을 보완하고 다양한 방식으로 비즈니스 성장을 도울 수 있습니다. 자동 응답 서비스를 통해 모든 고객 문의를 처리하기 위해 연중무휴 24시간 이용 가능한 디지털 접수원이 있습니다. 이로 인해 기업은 전화를 받을 수 있는 물리적 장소가 없을 때에도 중요한 전화를 놓치지 않도록 자동 응답 서비스를 갖추는 것이 더욱 중요해졌습니다. 자동 응답 서비스를 통해 기업은 시간이나 발신자의 위치에 관계없이 모든 전화에 신속하고 효율적으로 응답할 수 있습니다.

자동 응답 서비스를 통해 고객 서비스를 개선하고 생산성을 높이며 비즈니스 커뮤니케이션을 간소화할 수 있습니다. 또한 운영 비용, 시간 및 인력 자원을 절약하고 연중무휴 24시간 전문적인 디지털 서비스를 제공할 수 있습니다.

자주하는 질문

IVR 다이얼러란 무엇입니까?

IVR 다이얼러는 지정된 데이터베이스에서 전화를 걸고 연결되면 IVR(Interactive Voice Response) 메시지를 재생하는 자동 다이얼러입니다.

자동 응답 시스템이란 무엇입니까?

자동 응답 시스템을 사용하면 고객 서비스 담당자가 연결되어 있지 않아도 컨택 센터에서 전화를 받을 수 있습니다. 팀이 전화에 응답하는 대신 자동 전화 자동 응답기가 셀프 서비스 및 고급 자동 AI를 사용하여 응답합니다.

자동 음성 응답 시스템의 기능은 무엇입니까?

대화형 음성 응답은 사전 녹음된 메시지 또는 텍스트 음성 변환 기술을 DTMF(Dual-Tone Multi-Frequency) 인터페이스와 결합하여 발신자를 참여시켜 실시간 에이전트 없이 정보를 제공하고 액세스할 수 있도록 하는 자동 전화 시스템입니다.