비즈니스 회의 101 – 효과적인 회의 운영을 위한 7가지 팁

회의는 일상적인 상호 작용의 일부이지만, 그것이 무엇인지, 매우 생산적인 회의인지, 아니면 쓸모없고 시간을 낭비하는 또 다른 회의인지 결코 알 수 없습니다. 회의는 많은 작업을 완료하거나 많은 회의를 끝내고 아무것도 완료하지 못했다고 주장할 수 있습니다! 결국, 당신은 나쁜 회의에 들어간 적이 없다고 말할 수 없습니다. 어쩌면 당신은 단지 하나에 있었거나 당신이 참여한 회의가 잘 진행되지 않았거나 좋게 시작했다가 나쁘게 끝났을 때를 기억할 것입니다. 회의에 참석한 사람들이 늦었나요? 아니면 주의를 기울이지 않았습니까? 답변해야 할 질문이 많지만 이 기사에서는 다음 단계를 통해 이러한 작은 실수를 피하고 효과적인 회의를 진행하는 방법에 대해 자세히 설명합니다.

효과적인 회의를 위한 7가지 팁

회의가 필요하십니까?

팀이나 다른 회사 구성원이 회의에 참석할 의욕이 없으면 회의가 필요하지 않다고 생각할 가능성이 높습니다. 이런 일이 발생하면 사람들의 시간을 낭비할 뿐만 아니라 자신의 시간도 낭비하게 됩니다. 그러나 언제 회의를 설정해야 하는지 알 수 있습니까? 먼저, 귀하의 비즈니스 내 상황이 어떠한지 생각해 보셨습니까? 그렇지 않다면 혼자만의 시간을 계획하십시오. 회의를 예약해야 하는 경우에도 나중에 회의를 예약할 수 있습니다.

귀하의 비즈니스가 어디에 있는지 알기 위해 많은 생각을 할 필요가 없습니다. 그 대신, 최소한 10분 동안 앉아서 모든 것을 스스로 처리할 수 있는지 생각해 보십시오. 그런 다음 회의에 참석하는 사람들의 외부 간섭이 필요한 경우 이메일을 보내고 바로 회의 일정을 잡습니다. 결국 온라인 회의의 기능을 사용하면 회의를 직접 만나서 예약할 필요가 없습니다. 그들은 온라인이 될 수 있습니다.

효과적인 회의 계획 및 구성

모든 회의는 어떻게든 구조화되어야 하므로 몇 가지 글머리 기호가 포함되어 있더라도 목표와 의제를 게시해야 합니다. 자신에게 적합한 시간 프레임을 선택하고 참가자에게 적합한 시간인지 확인하십시오. 또한 긴 회의를 피하고 싶다는 것을 기억하십시오. 사람들의 일정에 맞추기 어렵고 상당한 시간이 걸릴 수 있습니다.

무엇보다도 다른 사람의 일정이 얼마나 바쁜지 알 수 없고 회의 시간은 비즈니스 회의의 전반적인 목적에 따라 다르기 때문에 회의 시간에 대한 이상적인 시간은 없습니다. 그러나 통계에 따르면 회의의 일반적인 규칙은 60분을 넘지 않아야 하며 15분에서 30분 사이여야 합니다.

또는 시간 일정이 어떻게 참가자와 심층적으로 논의할 수 있습니다. 시간이 촉박하면 더 짧게 회의를 진행하고 시간이 여유로우면 최대 1시간 동안 더 길게 회의를 진행합니다.

더욱이 짧은 회의를 개최하는 것을 볼 때마다 서두르는 모든 사람에게 명함을 나눠주기 시작할 수 있습니다. 명함 인쇄 서비스를 사용하면 이 작업을 수행할 수 있으므로 회의 후, 특히 급할 때 가질 수 있는 모든 질문에 모든 사람이 계속 참여할 수 있습니다.

의제 설정

실제로 아무 목적 없이 시작하는 회의가 얼마나 많은지 알면 참가자들이 참여할 의욕이 없어질 것입니다. 회의 의제는 화이트보드나 유인물에 요약한 다음 화이트보드에서 논의할 수 있습니다. 그러나 회의가 시작되기 전에 모두가 자신이 있는 이유와 전체 회의의 목적을 알아야 합니다.

의제는 대화를 안내하고 회의가 주제에서 벗어나지 않도록 합니다. 따라서 회의가 시작되기 전에 의제를 설정하면 모든 사람이 처음부터 어떤 일이 일어날지 알 수 있습니다. 대부분의 비즈니스 전문가는 일정이 설정되어 있지 않으면 회의에 참석하기를 원하지 않습니다. 실제로 한 연구에 따르면 대부분의 비즈니스 전문가는 의제가 없으면 회의가 매우 빠르게 혼란스러워질 수 있다는 데 동의했습니다. 결국, 아무도 어제 한 일을 논의하기 위해 회의에 참석하고 싶어하지 않습니다!

효과적인 회의를 설정해야 하는 빈도 결정

회의 뒤에는 추진력을 얻거나 비즈니스가 작동하는 방식을 변경하는 두 가지 중요한 이유가 있습니다. 코스를 변경한다는 것은 계획 세션, 협상, 비상 회의 등을 장려하는 것을 의미합니다. 추진력을 유지하려면 정기적인 회의도 해야 하는데 얼마나 자주 해야 할까요? 너무 자주 만나는 것은 현명한 생각이 아니며 시간 낭비일 수도 있습니다. 반면에 충분히 충족하지 못하는 것은 좋은 생각이 아니며, 평가와 개선은 뒷전으로만 여겨집니다.

전반적으로 매일 모임을 가질 이유는 없지만 일주일에 한두 번 모임을 갖는 것이 이상적인 선택입니다. 예를 들어, Mark Zuckenberg에 따르면 매주 회의는 회사에서 높은 성과 수준을 유지하는 데 매우 중요합니다. 또한 새로운 직원이있을 때마다 자신의 경로를 알 때까지 매일 만나는 것이 가장 좋습니다. 또한 어떻게 해서든 혼란스럽다면 다음 질문을 통해 회의가 몇 번이나 필요한지 더 잘 평가할 수 있습니다.

• 회의가 급한가요? 매일 하세요.
• 회의가 중요하지만 급하지 않은가요? 정기적으로 만나지만 매일은 아닙니다.
• 회의가 급한데 그렇게 중요하지 않습니까? 일회성 회의를 합니다.
• 회의가 중요하지 않거나 긴급하지 않습니까? 회의를 전혀 하지 마십시오. 이메일을 보내면 됩니다.

청중이 누구인지 현명하게 선택하십시오

팀 전체에서 정보를 공유하고 모든 사람이 완전히 참여하도록 하는 것은 훌륭한 아이디어입니다. 그러나 회의가 생산성 수준과 예산에 미치는 영향도 고려해야 합니다. 그러나 회의 참석을 줄이고 싶다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 전체 팀이 자신의 작업이 프로젝트 진행에 미치는 영향을 볼 수 있도록 하는 공동 작업 프로젝트 관리 도구 사용을 고려할 수 있습니다. 이렇게 하면 직원의 진행 수준을 업데이트할 필요가 없어 시간을 절약할 수 있습니다. 예를 들어 사용을 고려할 수 있는 몇 가지 협업 프로젝트 관리 도구는 다음과 같습니다.

• 트렐로
• 프로젝트 매니저
• 지라
• 라이크
• Monday.com 등

시간을 엄수하라

앞서 언급했듯이 회의에 참석하는 모든 사람은 시간이 많지 않을 수 있습니다. 그렇기 때문에 시간을 잘 엄수해야 합니다. 예를 들어 회의가 오전 10시에 시작되면 1분 후에 미루거나 정해진 종료 시간 이후에 끝내지 마세요. 시간은 돈이고 회의가 언제 시작될지 추측하기를 기다리는 모든 사람은 큰 관심사이자 자원 낭비입니다. 결국 누군가 제 시간에 가고 싶다면 그렇게 할 것입니다.

전 세계의 전문가들은 무엇보다 시간을 존중합니다. 예를 들어, 빌 게이츠와 이야기하기 위해 앉아 있으면 그는 5분만 주고, 그 시간을 연장해야 하면 5분의 타이머를 다시 설정합니다. 세계에서 가장 성공적인 사람들은 특히 회의에서 시간 관리를 철저히 합니다.

또한 종료 시간은 시작 시간만큼 중요합니다. 끝 시간보다 늦게 끝내는 습관이 있다면 대부분의 사람들은 당신이 시간을 엄수하지 않고 회의를 진지하게 받아들이지 않는다는 것을 알게 될 것입니다. 요컨대, 당신은 당신 자신을 포함하여 다른 사람의 시간을 낭비하기 위해 여기에 있는 것이 아닙니다.

좋은 태도를 갖는 것을 잊지 마십시오

아무도 나쁜 조직 문화를 가진 회의에 참석하기를 원하지 않습니다. 여기에는 나쁜 태도 등이 포함됩니다. 회의에 참석할 때 좋은 행동을 보이기 위해 할 수 있는 일은 다음과 같습니다.

• 시간을 엄수(정시)
• 다른 사람의 말에 주의를 기울이기
• 말하는 만큼 듣기
• 긍정적이고 에너지가 넘치는
• 책임지기
• 다른 사람의 존재 존중
• 아무 것도 남을 탓하지 않는다.

다음을 수행하면 회의 내에서 긍정적인 환경을 유지하고 회의에서 다른 참가자와 충돌을 피할 수 있습니다. 결국 모든 사람은 긍정적이고 활기찬 사람 주위에 있기를 원합니다.

효과적인 회의 – 마무리

효과적인 회의를 운영하기 위한 7가지 팁은 여기까지입니다. 비즈니스에서 더 나은 회의를 갖기 위해 무엇을 할 수 있는지 명확하게 이해하시기 바랍니다. 많은 사람들이 회의에 참석하지만 참석하는 이유조차 모릅니다. 회의의 중요성은 회의가 끝난 후 조직의 문제가 있는 곳을 식별하고 개선을 촉진하는 것이기 때문에 이것은 확실히 일어나기를 원하지 않는 일입니다. 회의는 중요하며 회의를 조직할 때 적절한 균형을 찾으면 자신을 포함하여 모든 사람이 기꺼이 참석할 것입니다.