지식 수집을 일상적인 워크플로에 통합하기 위한 팁

이번 주 오스틴에서 열린 Forrester의 B2B Summit(몇 년 만에 처음으로 직접 대면하는 행사)에서 저는 Demandbase의 제품 마케팅 부사장인 Jackie Palmer와 현재 근무 문화와 환경에 내재된 불편함에 대해 이야기를 나눴습니다. 그녀는 전날 내 동료 중 한 명에게서 소식을 들었지만 저녁 식사와 술을 즐기면서 외출했기 때문에 나중에 다시 볼 수 있도록 메시지를 일시 중지했다고 말했습니다.

우리는 다음과 같은 점에 동의했습니다. 다시 알림을 주셔서 감사합니다. 이제 메시지(이메일, Slack DM, 문자 등)를 나중에 보내도록 예약할 수도 있어 다행입니다. 이 두 가지 기술 혁신을 통해 시간이 허락하는 한 작업을 완료할 수 있으므로 바쁜 전문가가 작업이 일이 되었을 때 완전히 수렁에 빠지지 않고 여기 저기(예: 저녁 식사를 하는 동안)에서 몇 분 안에 빠르게 작업할 수 있습니다. 우리가 원래 예상했던 것보다 작은 한입 크기.

이메일을 확인했지만 즉시 회신할 시간이나 자원이 없으신가요? 대기열에 다시 넣거나 필요한 모든 것을 갖게 될 때 다시 나타나도록 예약하십시오. 동료와 공유하고 싶은 아이디어가 있으셨나요? 메시지를 적어두되 그들이 작업에 집중할 때 받은 편지함에 도착하도록 예약하십시오.

지난 주에 저는 개인 지식 관리를 위한 프레임워크를 마련하고 도구 상자에 있는 일부 앱을 공유했습니다. 이번에는 적절한 정보가 적시에 적절한 위치에 있는지 확인하기 위해 기술을 활용하는 지식 캡처 기술을 공유하겠습니다. (이것이 우리가 고객과 잠재 고객이 우리 콘텐츠에 참여하도록 하는 것에 대해 논의할 때 사용하는 언어와 동일하다는 사실이 놀랍습니다.)

자체 개발한 레거시 애플리케이션에서 상용 솔루션으로(또는 그 반대로) 이동했습니까? 알려주십시오!

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이러한 모든 워크플로의 이면에 있는 주요 아이디어는 개인의 연락처 정보, 수행해야 하는 작업, 나중에 찾고 싶은 통찰력 있는 기사 등 수집하는 각 정보 유형에 대해 여러 개의 엔드포인트가 있다는 것입니다. 입력. 따라서 상황에 관계없이(휴대폰 수표를 꽉 쥐고, 책상에서 완전히 업무를 처리하고, 가상 회의에서 멀티태스킹을 수행하는 등) 해당 정보를 올바른 위치로 쉽게 가져올 수 있으므로 다음을 수행할 수 있습니다. 적시에 표면화됩니다.

유비쿼터스 형태

나는 정보 수집을 위한 양식의 열렬한 팬입니다. 다른 쪽 끝에는 많은 옵션이 있기 때문입니다. 데이터를 슬라이싱하거나 다이스하거나 자유 형식 텍스트처럼 처리할 수 있습니다.

Zapier 브라우저 확장 + ??

Zapier는 Chrome용 확장 프로그램을 제공하여 수행 중인 작업 옆에 오른쪽 사이드바로 표시되도록 양식을 설정할 수 있습니다. 이 기능은 데이터베이스에 새 연락처를 추가해야 하거나 MarTech Intelligence Reports(MIR)를 조사할 때 공급업체에 대한 정보를 수집할 때 유용합니다. 때때로 이 정보는 누군가가 이메일을 통해 나를 다른 사람에게 소개할 때 발생합니다. 다른 경우에는 웹 페이지의 온라인 조사에서 이 프로세스를 시작합니다.

어쨌든 정보가 올바른 위치로 이동하도록 하기 위해 해당 컨텍스트를 벗어나지 않고 기본 화면에서 정보를 가져올 수 있는 사이드바를 제공하는 Chrome용 Zapier 확장 프로그램을 탭합니다. 현재 연락처 정보를 저장하고 다양한 위치에서 액세스할 수 있기를 원하므로 Zapier zap을 사용하여 이러한 종류의 정보를 Google 연락처, ClickUp, Airtable 및 (지금 테스트 중이기 때문에 ) 민속. 한 번 입력하고 보내기 버튼을 클릭하면 짜잔~ 더 이상 중복 데이터 입력이나 잘라내기 및 붙여넣기가 필요 없습니다. 완벽 하지는 않지만 많은 도움이 됩니다.

보너스 : 여기 내 Zapier zap에 대한 링크가 있습니다. 이 링크는 자신의 응용 프로그램에 맞게 사용자 지정할 수 있습니다.

조트폼

우리는 MarTech 인텔리전스 보고서에서 다루는 범주의 공급업체에 회사와 우리가 조사하는 기술 부문의 제품 제공에 대해 질문하는 양식을 작성하도록 요청합니다. 이를 통해 모든 공급업체에 동일한 질문을 하고 일부 유형의 질문에 대한 답변을 차트나 그래프로 직접 변환할 수 있습니다. 설문지의 마지막 섹션에서는 카테고리 전체를 주도하는 추세에 대한 견해를 묻습니다. 이 정성적인 정보는 저에게 매우 귀중한 정보이므로 Zapier를 사용하여 답변이 Mem에 있는지 확인하고 개요를 작성하고 작성할 때 표시할 수 있습니다.

내부에서도 이러한 양식을 사용합니다. Zapier 브라우저 확장보다 더 강력하게 만드는 많은 기능이 있으며 가장 중요한 것 중 하나는 드롭다운, 확인란 및 라디오 버튼을 사용하는 기능입니다. 이러한 유형의 입력을 통해 성가신 대체 또는 철자 오류, 오타 등 없이 일관되고 구조화된 데이터를 얻을 수 있습니다.

이 일관된 데이터를 사용하면 큰 정리 작업을 수행하지 않고도 결과 데이터를 훨씬 쉽게 조각화, 분할 및 분석할 수 있습니다. MIR 연구 초기 단계에서 다양한 범주의 공급업체에 대한 정보를 수집할 때 데이터를 나중에 모두 분석할 수 있는 Google Tables 또는 Airtable에 공급하는 양식을 사용합니다. 디스플레이의 한쪽에는 양식이 있고 다른 한쪽에는 입력될 정보가 있는 곳에 데스크탑을 설정하겠습니다. 다양한 옵션 중에서 선택할 수 있는 "소프트웨어 범주"와 같은 드롭다운 필드를 사용하기 때문에 나중에 해당 범주에 있는 모든 회사를 나란히 볼 수 있지만 정보를 수집할 때 범주에서 범주로 이동할 수 있습니다.

이메일 전달 또는 숨은 참조

마케팅 담당자는 아마도 이메일 작업을 많이 할 것입니다. 그러나 이메일 인터페이스는 아무리 잘 설계되어도 이메일을 통해 공유하고 받는 정보를 표시하기에 이상적인 장소가 아닙니다. 따라서 개인 지식 기반에 포함할 요소를 고려할 때 정보를 가져오기 위한 수단으로 이메일 전달이 지원되는지 확인하십시오.

ClickUp과 같은 일부 도구를 사용하면 특정 작업과 관련된 메시지를 보낼 때 특정 이메일 주소를 숨은 참조로 지정할 수 있으며 해당 이메일(많은 회신 포함)이 작업의 "설명" 필드에 포함됩니다. .

녹음 + AI 전사

이것은 내가 가상 회의(허가를 받아야 함), 웨비나 또는 이벤트, Twitter 채팅, 팟캐스트 등에 사용했던 것입니다. 음성을 녹음한 후에는 자동 변환을 위해 Otter 또는 Speak에 드롭한 다음 구조화되지 않은 저장소에 변환을 덤프합니다(자동 번역이 정확하지 않은 경우 원본 오디오를 유지해야 함).

나중에 읽으십시오

나는 Pinboard(맛있는 것의 진화)를 사용하여 두 가지 종류의 정보를 캡처합니다. 유망해 보이지만 현재 읽을 시간이 없는 기사와 읽은 기사 중 나중에 참조하고 싶은 기사입니다. 나는 내가 쓰고 있는 것을 조립하고 있다. "보관" 계정(연간 $39)에 대한 비용을 지불하면 Pinboard는 북마크한 URL에 콘텐츠의 로컬 사본을 보관합니다. 나중에 원본 콘텐츠 소스가 더 이상 온라인 상태가 아니더라도 태그 또는 전체 텍스트 검색을 통해 관련 정보를 찾을 수 있습니다.

결론

이것들은 중요한 정보가 하루 중 나를 지나치지 않도록 하기 위해 노력하는 몇 가지 방법일 뿐입니다. 작업 흐름을 원활하게 하는 데 도움이 되는 몇 가지 아이디어가 샘솟기를 바랍니다. 앞으로 몇 주 안에 해당 정보를 정리하고 표면화하는 방법을 살펴보겠습니다.