비즈니스 프로세스 향상을 위한 실용적인 팁

많은 요소가 번성하는 비즈니스를 구축하는 역할을 하며 그 중 하나가 비즈니스 프로세스 관리입니다. 비즈니스 프로세스에는 회사가 특정 목표를 달성하기 위해 취하는 단계가 포함됩니다. 비즈니스 프로세스 관리는 회사의 각 운영을 지속적으로 검토하고 향상시키는 것을 의미합니다. 이렇게 함으로써 전반적인 조직 가치를 높일 수 있습니다.

기업이 확장되면 일상 업무에 더 많은 사람들이 참여하고 고객 기대의 변동성이 커지면서 더욱 복잡해집니다. 따라서 프로세스가 다양하고 복잡해지면서 비즈니스에 대한 위험이 증가함에 따라 프로세스를 제어하는 ​​것이 까다로워질 수 있습니다.

확장 가능한 회사를 구축하고 계속 전진하기 위해 비즈니스 리더는 프로세스를 효과적으로 개선해야 합니다.

조직의 성장을 위해 비즈니스 프로세스 개선이 필수적인 이유는 무엇입니까?

기업은 오늘날의 경쟁적인 비즈니스 환경에서 끊임없는 디지털 변화를 겪고 있습니다. 비즈니스를 순조롭게 유지하는 것은 어려운 일이며 비효율적인 프로세스는 전체 비즈니스 운영에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 자원, 이익 및 제품 품질에 부정적인 영향을 미치기 위해서는 단 하나의 비효율적인 프로세스만 있으면 됩니다.

비즈니스 프로세스 최적화의 이점은 다음과 같습니다.

• 조직에 효과적인 팀과 비즈니스 목표를 달성하는 데 필요한 기술이 있는지 확인합니다.
• 당신과 당신의 팀은 더 생산적이 됩니다.
• 고객을 위한 지속적인 접근 방식과 결과물을 얻을 수 있습니다.
• 당신의 일이 더 즐거워집니다.
• 워크플로 시간을 줄입니다.
• 오류를 줄입니다.

조직은 변화에 저항하는 경우가 많으며 안전지대에서 벗어나는 것이 편하지 않기 때문에 어느 정도 이해할 수 있습니다. 그러나 진실은 불편함을 선택하지 않는 한 성공을 기대할 수 없다는 것입니다. 비즈니스 프로세스를 개선하기 위한 정확한 단계를 파악하는 것이 어려울 수 있습니다. 제대로 하고 있는지 어떻게 확신할 수 있습니까? 다행히 교육 프로그램에 등록하면 프로세스 개발을 이끄는 데 필요한 기술을 개발할 수 있습니다. 그린벨트 인증을 받으면 회사에서 프로세스 개선 프로젝트를 구현할 수 있습니다. 프로세스에서 문제를 식별, 검사 및 감소하여 비즈니스 프로세스를 향상시키는 방법을 배우게 됩니다.

비즈니스 프로세스를 향상시키는 실용적인 방법

기존 프로세스 매핑

이것은 간단한 단계입니다. 프로세스를 변경하기 전에 시각화하는 것이 중요합니다. 프로세스 맵을 사용하면 프로세스 워크플로를 시각적으로 표현할 수 있으므로 이를 더 잘 이해하고 해석한 다음 필요한 개선을 수행할 수 있습니다.

프로세스의 이 시각적 각도는 책임 있는 직원, 작업, 시스템 및 도구와 같은 프로세스 워크플로 요소에 대한 자세한 관점을 제공합니다. 이렇게 하면 비즈니스 성과에 부정적인 영향을 미치는 문제를 더 쉽게 식별할 수 있습니다.

무엇이 옳지 않은지 알게 되면 프로세스를 개선하기 위한 조치를 취할 수 있습니다.

Lucidchart 또는 Microsoft Visio와 같은 여러 도구를 사용하여 프로세스를 매핑할 수 있습니다. 또는 단순히 종이와 펜을 사용할 수 있습니다. 이러한 도구에 투자할 수 있는 옵션이 없다면.

프로세스에 대한 질문 시작

당신은 비즈니스 리더이기 때문에 프로세스가 어떻게 작동하는지에 대한 명확한 그림을 가지고 있을 것입니다. 그러나 직원은 비즈니스 프로세스에 대해 가장 많이 알고 있습니다. 따라서 프로세스 개선의 다음 단계는 직원에게 질문하는 것입니다. 지도의 모든 세부 정보가 올바른지 확인하십시오.

이에 대한 직원의 관점은 다른 방법으로 놓쳤을 사항을 배우는 데 도움이 되기 때문에 매우 중요합니다. 온보딩 시간을 줄여 클라이언트의 온보딩 프로세스를 개선한다고 가정해 보겠습니다. 당신은 리더이기 때문에 실제 프로세스의 단계를 알고 있습니다. 그러나 고객 온보딩이 지연되는 원인을 알지 못합니다. 프로젝트 팀과 이야기하고 나면 문제를 파악하게 됩니다. 영업 팀이 새 고객에 대한 프로젝트 시간을 업데이트하기 위해 시스템을 올바르게 사용하지 않고 있다는 것입니다.

이러한 세부 사항은 중요하지 않은 것처럼 보일 수 있지만 프로세스 전략을 개선하는 데 매우 중요합니다. 그리고 이러한 세부 사항을 배울 수 있는 유일한 방법은 직원에게 올바른 질문을 하는 것입니다. 과정에서 원하는 결과, 잘라낼 수 있는 단조로운 측면, 일상 업무에서 직면하는 문제를 찾는 데 집중해야 합니다.

프로세스의 현재 워크플로 검사

이것은 아마도 비즈니스 프로세스를 개선하는 데 가장 시간이 많이 걸리지만 필수적인 단계일 것입니다. 생성한 맵을 사용하여 워크플로의 진행 상황에 대한 격차와 기회를 설정한 다음 실제 프로세스를 보다 효율적으로 재설계하기 위한 계획을 생성할 수 있습니다.

비용, 시간 또는 기타 자원을 절약하여 비용을 줄일 수 있는지 자문하고 어떤 프로세스 작업이 출력을 지연시키는지 알아내십시오. 또한 반복적이고 자동화할 수 있는 작업을 고려하십시오. 이는 효과적인 프로세스 전략을 수립하기 위한 지침으로 사용할 수 있는 몇 가지 질문일 뿐입니다.

공백을 메우기 위해 프로세스 워크플로를 다시 만드십시오.

위에서 언급한 모든 단계를 거치면 실행 계획 작성을 시작하기에 충분한 데이터를 얻을 수 있습니다. 분석을 통해 얻은 통찰력을 바탕으로 프로세스의 격차를 채우고 운영 성과를 높일 수 있는 변경 사항을 기록하십시오.

가장 효과적인 솔루션을 식별하기 위해 프로세스 팀과 협력하십시오. 사소한 것처럼 보인다고 해서 제안을 간과하지 마십시오. 영향을 미칠 수 있습니다. 구현할 수 있는 모든 아이디어와 변경 사항의 목록을 만든 후에는 이러한 아이디어가 프로세스 결과에 어떤 영향을 미칠지 고려한 다음 비즈니스 영향에 따라 우선 순위를 지정하십시오.

반복적인 프로세스 작업 자동화

중복성은 생산성을 감소시킵니다. 이는 마치 매일 같은 식사를 하는 것과 같습니다. 창의성이 없으면 직원에게 부정적인 영향을 미칩니다. 프로세스 분석의 정보를 사용하여 반복적인 프로세스 작업을 평가하고 자동화 방법을 찾을 수 있습니다.

자동화는 프로세스 워크플로를 용이하게 하고 프로세스 속도를 높입니다. 또한 직원들이 비즈니스를 위해 보다 창의적이고 가치 있는 일을 하는 방향으로 노력을 기울일 수 있기 때문에 직원의 생산성이 향상됩니다.

워크플로 변경의 효율성 평가

핵심 성과 지표를 사용하여 향상된 프로세스의 성능을 모니터링합니다. 그들은 어떤 종류의 결과를 낳고 얼마나 효과적인가? 작업이 더 빨리 실행됩니까? 오류가 줄어들었나요? 직원은 어떻습니까? 어떻게 개선되었습니까? 그들은 예전보다 더 생산적입니까?

이러한 질문에 답하면 프로세스 개선 전략이 비즈니스에 어떤 영향을 미치는지 명확하게 파악할 수 있습니다. 그렇게 하면 프로세스를 개선하는 데 투자한 노력과 시간이 모두 가치가 있다는 것을 알게 될 것입니다.

분명히 프로세스 개선은 여기서 그치지 않으며 프로세스를 더욱 개선할 수 있는 더 많은 기회를 찾아야 합니다. 끊임없이 변화하는 세상에서 경쟁자보다 앞서는 유일한 방법은 비즈니스를 지속적으로 평가하고 개선하는 것입니다.