디지털 부기 및 보존의 유용성

디지털 부기 는 이탈리아의 기업들이 2004년부터 시행할 수 있었던 과정으로, 몇 년 이 지나자 법률이 더욱 성숙해지고 명확해지면서 디지털화 절차를 확립 했다고 해도 과언이 아닙니다. 수명 주기 동안 회계 장부의 디지털 부기를 선택하면 프로세스의 효율성 과 디지털화 측면에서 상당한 이점을 얻을 수 있습니다. 방법을 살펴보겠습니다.

적용되는 참조 규정

전자 문서와 전자 문서의 디지털 유지 관리 및 보존의 재정적 및 민사적 가치는 민법, 디지털 행정법(CAD – 입법령 2005년 3월 7일, n. 82 smi) 으로 구성된 기본 규범에 의해 합법화되고 조정되었습니다 . ) 및 개인 데이터 보호를 위한 EU 규정 "GDPR". 또한 2014년 6월 17일자 시행령 등 국세청 의결 및 답변으로 명확히 밝혀진 조세분야에 대한 특별 및 부문별 참조규정을 잊지 말아야 합니다 .

전자 문서의 형성, 관리 및 보존을 규제하고 준수 해야 하는 소위 AgID 가이드라인 인 CAD 구현을 위한 기술 규칙 으로 구성된 기술 규정도 있습니다. 또한, CAD 는 관련 절차가 지침에 따른 경우 현행 법률에서 예상하는 문서의 보존 및 전시 의무 가 전자 문서를 통해 모든 법적 목적을 위해 이행되는 것으로 이해됨을 설정합니다.

그러나 디지털화의 이점은 무엇입니까?

많은 기업이 이미 디지털 부기 및 기록 보관을 채택하여 아래와 같이 많은 이점을 제공합니다.

• 프린터 및 복사기용 종이 및 토너 소비에서 종이 아카이브 관리에 이르기까지 종이 처리에 필요한 비용 및 시간 감소 ;
• 자동화, 단순화 및 종이 관리의 일반적인 인적 오류 감소로 간소화되고 최적화된 운영 프로세스 및 문서 자산 손실 위험 감소
• 원본의 신뢰성과 회계 장부의 무결성 , 전체 보존 기간 동안 재정 및 회계의 확실성이 유지되도록 합니다.
• 권한 있는 당국과 감사 기관 모두에 대한 문서의 최적화된 원격 가용성, 검색, 추출 및 전시
• 보관 기간 동안 향상된 보안, 투명성, 신뢰성 및 책에 대한 공유 액세스 ;
• 보관 패키지의 색인에 타임 스탬프를 부착하여 보존 프로세스가 적용된 회계 장부 에 전자 날짜 확실성 을 연결합니다.
• 문서의 디지털화를 통한 환경 지속 가능성 에 기반한 프로세스의 회사 채택 ;
• 회사의 보존 관리자 의 업무를 전문 보존 서비스 제공업체에 위임하고 활동 및 보존 프로세스를 아웃소싱 합니다 .

유지 관리 및 보존 단계, 두 가지 별개의 순간

관련 응답을 통한 국세청 n. 2021년 4월 9일자 236호 는 장부 및 기록 의 유지 관리 및 보존에 관한 중요한 설명을 발표했으며 , 이는 CAD 규정을 준수하는 것이 의무적이므로 3개월 이내에 디지털 보존 준수를 보장해야 한다고 명시했습니다. 연간 세금 보고서의 텔레매틱 제출 마감일부터

유지 및 보존의 개념과 이행은 비록 연속성을 유지하기는 하지만 최근의 예술 수정 사항에 비추어 볼 때 뚜렷하게 남아 있음을 설명하기 위해 기구의 설명이 필요했습니다 . 7, 4-quater, 법령-법률 번호. 357/1994 예술에 의해 소개되었습니다. 12-octies of Decree-Law no. 2019년 34월, 모든 장부 및 회계 기록으로 확대되었으며, 이미 VAT 등록부에 적용되는 인쇄 의무 없이 전자 또는 기계 시스템을 유지하는 유효성:

"[...] 어떤 매체에든 전자 시스템과 함께 회계 등록부를 유지하는 것은 액세스, 검사 또는 감사 시점에 법률 조건 내 에서 종이 매체에 기록이 없는 경우에도 정규적인 것으로 간주됩니다 . 동일한 내용이 앞서 언급한 전자 시스템에 업데이트되고 절차 기관의 요청에 따라 해당 기관이 있는 곳에서 인쇄됩니다.”

저널, 재고 장부, 자산 및 소득 요소를 기록해야 하는 보조 항목, 창고의 보조 항목 및 감가상각 자산 등록부에 관한 변경 사항 은 특정 보존 에 관한 규정을 수정하지 않았습니다. 2021년 6월 17일 장관령이 적용되는 세금 관련 IT 문서 참조.

국세청의 결론

응답 번호 236/2021에 보고된 바와 같이 FDA는 장부 및 기록이 전자 형식으로 보관되는 경우 규칙성을 위해 다음과 같이 명시합니다.

1. 액세스, 검사 또는 감사 중에 감독 기관이 특별히 요청하지 않는 한 관련 세금 보고서 제출 마감일 다음 3개월까지 인쇄할 필요가 없습니다.
2. 명시된 마감일(세금 신고서 제출 마감일 다음 3개월)까지 앞서 언급한 2014년 6월 17일 장관령에 따라 디지털 방식으로 저장 해야 합니다. 82/2005 및 관련 시행 조치, 납세자가 전자 형식 으로 유지하기를 원하는 경우 또는 납세자가 전통적인 종이 보관 방식을 채택하기를 원하는 경우 실현(종이에 인쇄)해야 합니다.

보존 프로세스 아웃소싱

우리는 법률이 디지털 부기 활동을 인증되고 전문화된 보존 서비스 제공자에게 아웃소싱하는 것을 허용한다고 말했습니다. 이는 보존 활동 제공에 있어 보안, 신뢰성 및 품질을 보장합니다. 또한, 법적 책임은 기록의 소유자와 그 보존관리자에게 남아 있지만, 소유자 회사의 보존 관리자는 보존 서비스에 대한 업무의 전부 또는 일부를 보존자와 그의 관리자에게 위임할 수 있습니다 . 위임 행위는 보존 서비스를 위해 선택된 보존 서비스 제공자와 그 관리자에게 위임된 AgID 가이드라인에서 요구하는 참조 및 모든 작업을 표시해야 합니다. 단, 소유자 보존 매뉴얼의 준비 및 업데이트는 예외입니다. 위임할 수 없는 작업.

전문 보존 서비스의 목표는 유지 관리 단계에서 보존 단계까지 전산화된 원장과 관련된 진정성 , 무결성 , 신뢰성 및 가독성 의 요구 사항을 보존 하고 보존 기간 동안 문서의 액세스, 검색 가능성 및 전시를 보장하는 것입니다.

그러나 디지털 부기 및 보존의 운영 프로세스는 어떻게 작동합니까?

운영상 쉽습니다. 디지털 부기는 회계 소프트웨어에서 수행됩니다. 그런 다음 회사의 회계 소프트웨어에서 원장 파일 을 원장 유형의 크기와 특성에 따라 연도 또는 월로 나누어 적절한 형식(예: PDF/A 또는 PDF)으로 생성하는 자동화된 프로세스가 있습니다. 키 메타데이터를 포함하는 인덱스 파일 생성. 그런 다음 절차는 회사 시스템에서 외주업체가 제공하는 표준 보존 서비스로 텔레매틱 전송을 제공합니다. 보존할 파일의 전송 또는 보관 은 회계 관리 시스템을 보존 서비스에 연결 하는 커넥터 와 직접 보안 응용 프로그램 대화 상자를 통해 발생합니다 .

예를 들어 저널에 전자 기록 보관을 완료하려면 민법 2215-bis 조에 따라 기업가 또는 그의 대리인이 디지털 서명을 부착하는 것이 좋습니다 . 예를 들어, 자동 절차가 있는 이 디지털 서명은 법적 전자 아카이브 의 운영 프로세스를 진행하기 전에 회사 대표의 디지털 서명 인증서를 사용하여 보존 제공자의 시스템에 의해 프록시에 의해 부착될 수도 있습니다 . 인벤토리 북 의 경우 , 위의 전자 서명은 예술의 규정에 따라 법정 대리인의 강제로 부착되어야 합니다 . 민법 2217.

보존 운영 프로세스는 보존 공급자 가 완전히 관리 하며 UNI SInCRO 11386:2020 상호 운용성 표준에 따라 법적 마감일(세금 신고 마감일로부터 3개월 이내) 내에 보존 색인 생성을 제공합니다 . 보존서비스 책임자의 전자서명과 타임스탬프(자료인증)를 하는 것.

10년의 보존 기간 동안 ( 민법 제2220조) 보존 문서 및 보존 색인은 전시 목적으로도 검색 가능하고 협의 가능하게 됩니다.

인지세 납부 방법

또한 저널과 인벤토리 북에는 인지세가 적용됩니다. 일지 및 재고 장부를 보관하기 위한 인지세의 적절한 지불 방식 을 채택하려면 앞서 언급한 회계 장부 를 기계 시스템으로 보관하고 보존 목적으로 종이에 작성하는지 또는 보관 및 보존하는지 구분해야 합니다. AgID 지침에 따라 디지털 방식으로. 세금 면제를 위한 디지털 부기 및 보관의 경우, 조세 규정 . 2014년 6월 17일자 장관령 6호를 적용해야 합니다.

인지세는 2,500 개의 등록 또는 그 일부 (등록이 단일 회계 이벤트), 회계 연도 종료 후 120일 이내에 독점적인 텔레매틱 수단, 즉 "장부, 등록부 및 기타 관련 문서에 대한 인지세 "라고 하는 세금 코드 "2501"이 있는 F24 지불 모델을 통해 세금 목적 - 2014년 6월 17일 시행령 6조".

해상도 번호 2007년 7월 9일자 161/E는 저널 의 경우 세부 라인 수에 관계없이 단일 회계 이벤트가 각 경제 거래로 표시되고 이중 입력으로 기록 된다고 명시했습니다 . 한편, 재고목록 의 경우 단일회계사건은 각 개별 자산과 관련된 등기 및 해설서의 등기를 의미한다.

적절한 전시에 관한 조항

조세 목적과 관련된 기록 및 문서의 전시와 관련하여, 예술의 단락 2. 앞서 언급한 각료령 5조는 감사, 통제 또는 검사 시 전자 문서를 읽을 수 있어야 하며 , 요청 시 납세자의 구내 또는 기록이 보관되는 장소에서 종이나 전자 매체로 사용할 수 있도록 규정하고 있습니다. , 예술에 따라 당사자가 선언한 대로. 35, 2항, 부가가치세 법령 d).

"전시 방식"에 대한 AGID 지침의 단락 4.9는 시행 중인 규정에서 제공하는 문서 전시 의무를 침해하지 않고 보존 시스템이 권한 있는 당사자가 보존된 디지털 개체에 원격으로 직접 액세스할 수 있도록 허용한다고 설정합니다. 보존 매뉴얼에 기술된 방법에 따라 유통 패키지의 생산을 통해.

과거를 복구할 수 있습니까?

예, 이전 회계 연도 의 과거 기록을 검색할 수 있습니다. 이것은 예술 조항에 의해 제공됩니다. 2014년 6월 17일 장관령 4. 역사적 문서를 비물질화하기 위해 대부분의 경우 비용이 많이 들고 힘든 과정을 거치지 않고도 회계 소프트웨어에서 이전 기간의 부기 문서 의 정확하고 정확한 PDF/A 또는 PDF 사본을 추출하여 아날로그 원본의 컴퓨터 사본을 생성할 수 있습니다 . 대량 스캔 프로세스.

원본 종이 문서에 납세자가 스캔하여 진실하고 충실한 이미지 사본을 생성해야 하는 스탬프나 인장이 있는 경우 스캔 을 피할 수 없습니다. 컴퓨터 사본과 이미지 사본 모두 에서 단일 사본 파일에 디지털 서명 을 첨부하여 생성을 완료해야 하며, 이는 보존자에게 위임 된 대규모 자동 서명 프로세스 를 통해서도 수행할 수 있습니다 . 회수 시기와 관련하여 당국의 요청이 있는 경우 적절한 전시를 용이하게 하기 위해 세금 기간별로 질서 있게 수행하는 것이 좋습니다. 역사적 문서의 비물질화에 대한 법적 기한은 없지만 대체 보관이 완료되지 않은 경우 원본 종이 문서 를 파기할 수 없습니다.

결론

결론적으로, 부기 단계에서 완전한 디지털화 절차는 입증된 운영 프로세스 이며 이탈리아 기업에서 이미 널리 보급되어 있으며 관할 당국(재무청, 사법 당국, 통제 기관 등)에서 높이 평가하고 있습니다. .