회사 전화번호 설정에 대한 최고의 가이드

전화번호를 사용하여 비즈니스 전화를 걸거나 받는 것이 항상 좋은 생각은 아닙니다. 많은 이유 중 하나는 전문적이지 않은 이른 시간에도 비즈니스 전화를 받을 수 있기 때문입니다. 그러한 전화는 긴급 상황이 아닌 한 비즈니스 라인으로 연결되어야 합니다.

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회사 전화번호가 있으면 비즈니스의 전문성을 확립하는 데 도움이 됩니다. 이를 통해 긍정적인 첫인상을 만들고 비즈니스에 대한 고객의 신뢰를 구축할 수 있습니다. 즉, 공식적인 회사 전화번호가 없는 경우 전화번호를 설정하는 것이 가장 좋습니다.

비즈니스가 다르고 다양한 틈새 시장의 요구를 충족한다는 것을 아는 것이 중요합니다. 따라서 회사 전화번호를 설정할 때 조직 요구 사항을 충족하는 번호를 선택하는 것이 중요합니다.

이 도움말에서는 비즈니스 전화번호 설정에 대한 가이드를 제공합니다. 읽어!

회사 전화번호가 필요한 이유

회사 전화번호가 있으면 많은 이점이 있습니다. 이 외에도 여러 가지 이유로 회사 전화번호를 갖는 것을 고려한다면 도움이 될 것입니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

1. 향상된 고객 경험

회사 전화번호가 있으면 클라이언트와 고객을 위한 더 나은 개인화된 경험을 더 쉽게 만들 수 있습니다. 가상 안내원과 같은 기능이 있는 회사 전화번호가 있으면 고객이 길을 찾고 있는 사람을 더 쉽게 찾고 문의할 수 있습니다.

또한 개인적인 전화와 달리 전화를 받고 자신을 소개할 때 더 형식적이고 전문적일 것입니다. 따라서 '안녕하세요' 또는 '안녕하세요'라고 말하는 것을 피해야 합니다. 대신 자신의 이름을 소개하고 고객에게 어떻게 도울 수 있는지 물어봅니다. 이를 통해 고객 충성도와 브랜드 평판을 구축할 수 있습니다.

또한 고객 관계 관리 개선을 극대화하기 위해 회사 전화 번호 외에도 Drop Cowboy Ringless Voicemail과 같은 무음 음성 메일 사용을 고려할 수도 있습니다. 이렇게 하면 벨소리 없는 음성 메일 및 SMS 캠페인을 자동화하는 데 도움이 됩니다. 이렇게 하면 팀 구성원이 직접 전화를 걸어 메시지를 보내는 고객의 전화 및 문의에 응답하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

2. 통화 관리를 향상시키는 고급 기능

회사 전화번호를 사용하면 개인 회선을 사용할 때 가질 수 없는 기능에 액세스할 수 있는 이점이 있습니다. 예를 들어 개인적인 전화를 다른 팀원에게 전달하는 것은 어려운 일이지만 회사 전화번호를 사용하면 가능합니다.

회사 전화번호를 사용하는 것이 쉬운 이유는 회사 디렉토리 및 내선 번호와 같은 고유한 통화 관리 요소가 함께 제공되기 때문입니다. 이는 고객, 클라이언트 및 비즈니스 파트너와의 많은 통화를 효과적으로 처리하는 데 필수적입니다.

또한 비즈니스 전화번호에는 다음과 같은 기능이 있습니다.

1. 누가 전화를 걸고 전화를 받을지 여부를 알 수 있도록 도와주는 발신자 식별

2. 부재중 전화 시 즉시 알림

3. 음성 메일 전사를 사용하면 음성 메일 메시지를 듣는 대신 읽을 수 있습니다.

이러한 모든 기능을 갖추는 것의 본질은 직장에서의 커뮤니케이션을 간소화하고 전화 통화의 우선순위를 파악하는 것입니다.

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전화번호의 종류

고유한 기능을 가진 다양한 유형의 전화번호가 있습니다. 비즈니스를 위해 선택하는 전화번호 유형도 중요한 고려 사항입니다. 비즈니스에 사용할 수 있는 기본 번호 유형은 다음과 같습니다.

1. 현지 전화번호

이 유형의 번호는 비즈니스의 현지 입지를 확립하기 위한 것입니다. 이상적으로는 조직의 일부가 아닌 이해 관계자가 비즈니스 위치를 쉽게 알 수 있도록 특정 영역이나 위치와 관련되거나 연결되어 있습니다.

지역 번호가 있으면 위치가 확정되지만 비즈니스를 운영하는 곳과 다른 코드로 지역 번호를 얻을 수도 있습니다. 이것의 이점은 귀하가 귀하의 주, 국가 또는 지역에서 지배적 입지를 확보하는 데 도움이 된다는 것입니다.

2. 배니티 넘버

이 맞춤형 또는 개인화된 번호를 사용하면 관련 문구나 단어를 추가할 수 있습니다. 이러한 번호의 예는 2-700-BAGS입니다. 배니티 번호 사용의 본질은 귀하의 비즈니스를 모르는 사람들이 쉽게 이름을 인식할 수 있도록 하는 것입니다.

또한 이러한 숫자는 기억력을 향상시킵니다. 예를 들어 고객이 무언가를 주문하고 싶지만 회사 번호를 어떻게 저장했는지 기억해야 하는 경우 배달과 같은 서비스를 검색할 수 있으며 번호가 화면에 나타납니다. 그 후에 그들은 당신에게 전화를 걸 수 있습니다.

이상적으로는 누군가가 귀하의 비즈니스 배니티 넘버를 보거나 듣는 경우 귀하의 비즈니스에서 제공하는 것을 정확히 찾기 위해 더 깊이 파고들 필요가 없습니다. 그들은 즉시 귀하의 서비스를 알고 필요할 때 전화할 것입니다.

허영 번호의 한 가지 주요 단점은 많은 기업이 유사한 서비스를 제공한다는 것입니다. 따라서 판매하는 제품과 동일한 문구나 단어가 포함된 대부분의 숫자가 사용되었습니다. 따라서 귀하의 비즈니스에 적합한 허영 번호를 얻으려면 선택한 구 또는 단어를 창의적으로 사용해야 합니다. 무료 배니티 번호를 받을 가능성은 희박합니다. 따라서 제공자의 조건에 따라 표준 월 금액을 지불해야 합니다.

3. VoIP(Voice Over Internet Protocol) 번호

기업용 VoIP 서비스에 가입하면 VoIP 전화번호를 받을 수 있습니다. 이를 통해 안정적인 연결이 유지되는 한 인터넷을 통해 전화를 걸고 받을 수 있습니다. 설정할 모든 전화번호 중에서 VoIP 전화번호를 선택할 때 제공업체의 서비스에 액세스하는 데 매달 가장 많은 시간을 소비했습니다.

그러나 아름다운 점은 최신 기술 덕분에 기능이 업그레이드되었다는 것입니다. 따라서 더 확장 가능합니다. 또한 인터넷을 통해 직접 발생하기 때문에 회선에 번호를 연결할 때 비용이 발생하지 않습니다.

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4. 수신자 부담 전화번호

이 번호는 일반적으로 800에서 899 사이의 접두사로 시작하는 것으로 알려져 있습니다. 이 번호는 무료로 전화를 걸 수 있기 때문에 다른 번호와 비교할 때 고유합니다. 그들은 어떤 지역이나 지역과 관련이 없습니다.

전화 서비스 제공업체에서 저렴한 요금으로 수신자 부담 전화번호를 설정할 수 있도록 도와드릴 수 있습니다. 또한 그들이 청구하는 요금은 약 미화 $10로 저렴하므로 매달 지불하는 데 부담을 느끼지 않을 것입니다. 특정 지역이나 지역에 얽매이지 않기 때문에 귀하의 국가에 있는 누구나 귀하의 비즈니스에 원활하게 연락할 수 있습니다.

회사 전화번호를 설정하는 방법

기술 개발과 발전으로 회사 전화번호 설정이 더 쉬워졌습니다. 어디서부터 시작해야 할지 모르겠다면 회사 전화번호 설정에 대한 가이드를 참조하세요.

1. 회사 전화번호 앱 선택

기술 발전으로 오늘날 기업은 회사 전화 번호 앱을 사용하여 회사 전화 번호를 설정합니다. 회사 전화번호 앱은 비즈니스 요구에 따라 선호하는 회사 전화번호 유형을 선택할 수 있는 소프트웨어입니다. 또한 이를 통해 직원 간에 공유할 수 있는 다양한 장치에서 하나의 번호를 사용하여 전화를 받고 착신 전환하고 음성 메시지를 녹음하는 등의 작업을 할 수 있습니다.

회사 전화번호 제공업체를 선택할 때 고품질 서비스를 제공하는 것으로 유명하고 평판이 좋은지 확인해야 합니다. 다양한 통신사를 확인하고 요금을 비교할 수 있습니다. 서비스에 대한 온라인 리뷰를 읽을 수도 있습니다.

제공업체를 선택하면 휴대전화나 컴퓨터에 앱을 다운로드할 수 있습니다. 여기에서 회사 전화번호를 선택하고 설정합니다. 이것은 팀에서 통화 및 텍스트 프로세스를 간소화하는 데 사용하는 것이기도 합니다.

2. 전화번호 선택

선호하는 전화번호 제공자 앱을 다운로드하면 원하는 전화번호를 선택할 수 있습니다. 번호를 선택할 때 시간을 할애해야 합니다.

그 이유는 일부 앱이 지역, 허영 또는 무료 중 하나를 선택할 수 있는 옵션을 제공하기 때문입니다. 브랜드 인지도를 높이려면 서비스를 마케팅하는 허영 옵션을 선택할 수 있습니다.

해당 지역에서 가능한 한 많은 고객을 확보하려면 지역 번호가 이상적입니다. 즉, 먼저 목표를 알고 원하는 유형의 번호를 선택해야 합니다.

제공업체에 따라 다음 서비스에 대해 월별 요금을 지불할 수 있습니다.

1. 음성 메일

2. 무제한 통화 시간

3. 통화 녹음

4. 맞춤 인사말

5. 착신 전환

6. 무료 평가판

운영을 개선하고 고객에게 최고의 경험을 제공하기 위해 귀사의 요구에 가장 적합한 서비스를 제공하는 공급자를 찾는 것이 중요합니다.

3. 맞춤 인사말 만들기

앱을 다운로드하고 모든 가입 지침을 따르고 원하는 번호를 선택한 후 다음 단계는 인사말을 만드는 것입니다. 맞춤 인사말을 설정하면 고객이 회사 번호로 전화를 걸거나 전화를 걸 때 가장 먼저 듣게 됩니다.

녹음할 수 있는 기본 인사말의 예는 'ABC 회사에 연락해 주셔서 감사합니다. 문의사항은 1번을 눌러주세요.' 인사는 꼭 이렇게 할 필요는 없습니다. 비즈니스 요구 사항에 맞게 사용자 정의할 수 있습니다.

자신을 녹음하고 싶지 않다면 전문적으로 인사말을 설명하는 데 도움이 되는 소프트웨어를 사용할 수 있습니다. 진정성과 독창성을 잃지 않도록 인사말이 귀하의 비즈니스 스타일과 일치하는지 확인하십시오.

오디오를 업로드하려면 앱의 지침을 따르고 가장 적합한 옵션(예: 전화 또는 컴퓨터를 통한 녹음)을 선택해야 합니다. 가능한 한 녹음이 mp3 형식인지 확인한 다음 업로드하십시오. 오디오의 음성이 매력적이고 적절한 메시지를 전달하는 한 사용자 지정 인사말로 사용할 수 있습니다.

4. 확장 기능을 잊지 마세요

대부분의 회사 전화번호 앱에는 확장 기능이 있습니다. 이 기능을 사용하면 발신자를 올바른 조직 부서의 개인에게 착신 전환할 수 있습니다. 예를 들어 확장 프로그램에 다음이 포함될 수 있습니다. '새 계정을 열려면 하나를 누르십시오. 대출에 대한 문의는 2'를 누르면 목록이 계속됩니다.

귀하가 전화를 받는 사람이라면 고객의 불만을 처리하는 전문가에게 전화를 재전송할 수 있습니다. 확장 프로그램은 대기업을 운영하는 경우 매우 효과적입니다. 따라서 고객인사 플러스 내선이 있다면 한 사람에게 전화하는 것보다 하루에 많은 고객을 처리하는 데 도움이 될 것입니다.

소규모 사업체를 설립할 수 있습니다. 따라서 대부분의 일을 독립적으로 처리하고 있습니다. 이 경우 내선이나 맞춤 인사말이 필요하지 않습니다. 고객과 직접 거래하고 고객의 요구 사항을 해결할 수 있습니다.

5. 음성 메일 메시지 설정

인사말을 설정한 것처럼 발신자가 전화를 걸고 부재중일 경우를 대비하여 기본 음성 메일 메시지를 설정할 수 있습니다. 예를 들면 'ABC 회사에 연락해 주셔서 감사합니다. 다음 에이전트를 사용할 수 있는 즉시 전화를 받게 됩니다.' 또는 메시지를 남기라고 말할 수도 있습니다.

이것은 귀하의 비즈니스이므로 부재중 기본 메시지가 어떤 것인지 결정하는 것은 귀하에게 달려 있습니다. 귀하가 해야 할 유일한 일은 그것이 귀하의 비즈니스 서비스와 일치하는지 확인하는 것입니다. 또한 언제든지 음성 메일 메시지를 변경하고 더 나은 메시지로 수정할 수 있습니다.

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6. 적절한 보류 음악을 들으십시오.

때로는 다른 통화 중에 전화를 받을 수도 있습니다. 따라서 상대방을 대기 상태로 두어야 합니다. 이 경우 발신자가 기다리도록 동기를 부여하는 부드러운 대기 음악이 있어야 합니다.

직설적인 음악이 되는 것이 싫다면 편안한 기악 배경으로 회사의 서비스를 설명하는 영상을 녹화하여 대기 음악으로 사용할 수 있습니다. 이것은 귀하의 비즈니스를 광고할 수 있는 기회가 될 것입니다.

7. 새 전화번호 테스트

위의 단계를 따른 후 전화를 걸고 받을 수 있습니다. 이와 관련하여 전화번호를 테스트하여 단계를 올바르게 따랐는지 확인하고 싶을 것입니다. 인사말, 내선, 음성메일 메시지가 잘 입력되었는지 확인합니다.

전화번호를 사용하여 회사에 전화를 걸면 이 모든 작업을 수행할 수 있습니다. 일을 더 쉽게 하기 위해 친구를 데려갈 수 있습니다. 그들은 홀드 음악 부분을 실험하는 데 큰 도움이 될 것입니다. 또한 그들은 당신에게 피드백을 줄 것입니다. 그들이 실수를 지적하면 주저하지 말고 수정하십시오.

결론

사업장 전화번호는 필수입니다. 이는 운영을 간소화하고 전문성을 향상시키는 데 도움이 됩니다. 이것은 또한 고객이 더 쉽게 문의할 수 있도록 하여 더 나은 경험을 제공합니다. 따라서 여전히 비즈니스에 개인 번호를 사용하고 있다면 업데이트하고 비즈니스 전화번호를 설정해야 합니다.