계약 관리 시스템 구현의 이점

모든 현대 조직의 중심에는 생존을 위해 비즈니스를 신속하게 변화시키고 포지셔닝해야 할 필요성이 있습니다. 여기에는 비즈니스 연속성을 위해 규제된 프레임워크 내에서 비즈니스 요구 사항을 관리하는 것이 포함됩니다.

크든 작든 모든 회사는 비즈니스 제안 및 성능 벤치마크에 대한 계약을 실행합니다. 여기에는 계약이 양 당사자를 구속하고 어떤 조건도 위반할 위험이 없도록 보장하기 위한 공식 계약이 포함됩니다. 따라서 현대 기술 중심 기업은 전체 계약 수명 주기를 자동화하는 공식적인 계약 관리 시스템 (CMS)을 통해 비즈니스 이익과 브랜드 이미지를 보호하고 있습니다.

엔터프라이즈 환경에서 CMS의 필요성

모든 계약은 비공식적 또는 구두 협상으로 시작하여 승인된 서명자와 대표 로펌의 최종 서명으로 이동합니다. 법적 절차에는 최종 제품 또는 서비스가 제공되는 방법을 명시하는 다양한 조항도 포함됩니다.

그러나 수동 프로세스로 모든 당사자가 오류 없이 적시에 규정 준수를 보장할 수 있습니까? 아니요. 기존의 계약 관리 방식은 계약 조건을 잘못 해석하거나 이행하지 않아 잠재적으로 비즈니스 손실을 초래하거나 일부 조건을 무효화할 위험이 있습니다.

그러나 자동화된 규칙 기반 계약 관리 소프트웨어는 오류가 없으며 계약 수명 주기 관리 시스템 전체에서 날짜, 작업 완료 및 규정 준수 규범을 기반으로 법적 조건을 자동으로 트리거합니다. 따라서 계약 관리 시스템은 계약 작업을 처리하는 통합 소프트웨어를 통해 전체 계약 수명 주기를 간소화합니다.

통합 계약 관리 시스템의 10가지 주요 이점

계약 관리 시스템은 법률 팀 구성원, 규정 준수 팀 및 경영진과 같은 이해 관계자가 액세스할 수 있도록 모든 계약을 중앙 저장소에 디지털화, 저장 및 분류합니다. 게다가 수동으로 계약서를 제출할 필요가 없어 시간을 절약할 수 있습니다. 중요한 파일의 잠재적인 손상 또는 도난 또는 잘못된 위치로 인한 손실 및 화재와 같은 문제는 계약 관리 시스템의 또 다른 이점입니다.

다음은 엔터프라이즈 계약 수명 주기 관리 시스템의 몇 가지 이점입니다 .

1. 원스톱 계약 라이프사이클 관리 시스템

회사는 단일 액세스 지점을 위해 모든 법률 문서를 저장하고 관리하는 중앙 집중식 저장소를 활용할 수 있습니다. 문서 저장의 원스톱 지점은 더 나은 제어를 위해 투명성과 책임성을 촉진합니다.

중앙 집중식 검색 가능 시스템은 사전 정의된 메타데이터 및 텍스트 검색을 기반으로 보다 빠르고 효율적으로 계약을 찾는 데 도움이 됩니다.

2. 중앙 집중식 계약 분류 및 추출

중앙 집중식 저장소는 계약 관리 시스템 활용의 이점을 얻습니다. AI 기반 계약 데이터 디지털화 및 추출을 통한 위험 완화, 법률 문서 분류의 균일한 메커니즘, 원활하고 협력적인 중재를 위한 문서 정의 및 비교, 추적 가능한 감사 흐름 등이 있습니다.

간소화된 단일 계약 관리 시스템은 계약 관리 시스템의 이점을 제공하여 궁극적으로 거래를 더 빠르고 완벽하게 성사시키는 데 도움을 줍니다.

오늘날 기업 데이터의 대부분은 클라우드에 있습니다. 클라우드 계약 관리 시스템은 CMS의 일부로, 팀워크와 위치에 구애받지 않는 비즈니스 결정을 지원합니다. 클라우드 기반 CMS는 거래가 이루어지고 여러 위치에서 계약이 협상되는 글로벌 비즈니스 에코시스템의 중요한 요소입니다.

3. 구성 가능한 워크플로 및 템플릿

계약 관리 시스템 활용의 다른 이점은 계약 생성, 승인, 실행 및 종료 프로세스를 간소화하고 다양한 상황에서 안전 장치를 통해 비즈니스를 완벽하게 보호하기 위한 계약 수명 주기 전반에 걸쳐 내장된 워크플로우입니다.

다양한 계약 유형 및 날짜를 ​​기반으로 하는 템플릿은 계약 만료 전에 적시에 경고 및 알림을 제공합니다. 갱신 및 YOY 롤오버를 매끄럽고 자동화된 프로세스로 만들어 기업이 계약을 재협상하거나 취소하고 불리한 환경에서 교착 상태를 피할 수 있도록 합니다.

4. 오류 및 손실 최소화

계약 관리 시스템은 전체 법적 프로세스를 최적화하여 비즈니스에 도움이 됩니다. 법적 문서의 초안은 문서 관리의 승인 및 유연성을 위해 계약 템플릿과 동기화되는 조항이 포함된 내장 조항 라이브러리로 인해 균일하고 상대적으로 오류가 없습니다.

5. 사이버 공격 및 데이터 침해로부터의 보안

계약 관리 시스템 기능은 중앙 집중식 보안 서버에 저장되며 종종 암호화되고 액세스 제어로 활성화됩니다. 따라서 권한이 없는 개인은 중요한 비즈니스 법률 문서에 액세스할 수 없습니다. 중앙 집중식 기업 계약 관리 시스템에는 투명성을 위해 법적 수명주기의 모든 지점에서 가시성을 보장하는 액세스 제어 기능도 있습니다.

6. 법률 문서의 최대 안전성

계약 관리 시스템의 또 다른 이점은 계약 수명 주기 전반에 걸친 디지털화 및 엔드 투 엔드 하이퍼 자동화입니다. 이는 모든 것이 디지털 백업이 있음을 의미하기 때문입니다. 따라서 물리적 계약의 경우 홍수나 화재로 인해 발생할 수 있는 손실과 직원 퇴사 시 악의적인 행위로 인한 손실을 방지할 수 있습니다. CMS는 대량 사직이나 정리 해고에 직면하여 비즈니스 이익과 큰 지불 가능성을 보호합니다.

7. 부서별 비즈니스 프로세스 간소화

계약 관리 시스템은 또한 공급업체 기반 데이터를 추적하고 계약의 종단간 가시성을 위해 다른 부서와 통합하여 하도급, 일정, 가격 등을 수정할 수 있습니다. CMS는 계약 조건에 대한 자동화된 성과 분석을 통해 운영을 강화합니다. 계약 기준에 대한 다양한 부서의 재무 성과.

8. 재정 및 평판 위험 식별 및 완화

해당 지역의 금융 및 법적 규제 기관에 대한 계약 조건의 규제 준수는 모든 비즈니스의 중요한 요구 사항입니다. 기업 계약 관리 시스템은 CMS 준수 메커니즘 내에서 적절한 비즈니스 연속성 계획을 고안함으로써 이 문제를 해결하므로 법적 프레임워크를 준수하지 않음으로 인한 재무 및 평판 위험을 완화합니다.

9. 자동화된 보고서 생성

계약 관리 시스템은 전체 법적 및 계약 프로세스를 간소화하고 계약 요약 보고서에 대해 KPI를 모니터링하기 위한 세분화되고 즉각적인 보고서를 생성하는 데 도움이 됩니다. 따라서 계약 관리 시스템의 주요 이점은 시기적절한 조치에 대한 지능적이고 자동화된 보고입니다.

10. 보다 효율적인 CRM

지능적인 계약 관리 솔루션은 고객 관계 관리(CRM)를 활용하여 고객 관계에 대한 고객 중심적이고 총체적인 접근 방식을 제공합니다. 효율적인 CRM을 위해 적시에 자동화된 알림을 통해 계약을 원활하게 활용하고 시행합니다.

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