급여 프로세스를 간소화하는 8가지 방법

급여 프로세스는 모든 회사에 어려울 수 있으며 관리 측면에서 수렁에 빠지기 쉽습니다. 모든 사업주는 직원들에게 정확하고 제때 급여를 지급하는 것이 얼마나 중요한지 알고 있습니다. 그러나 매우 다양한 규정, 서류 작업 요구 사항 및 세금 영향으로 인해 급여 프로세스가 왜 그렇게 고통스러울 수 있는지 당연합니다.

이러한 규정과 변경 사항을 숙지하려면 급여 팀에 많은 추가 작업이 필요할 수 있습니다. 비즈니스 또는 회사의 간소화된 급여 프로세스를 보장하는 핵심은 모든 수준에서 효율성을 개선하는 것입니다. 다음은 귀하의 급여가 귀하의 비즈니스 요구에 가장 적합한 방식으로 작동하도록 하는 8가지 방법입니다.

1. 비용 관리

급여는 사업 운영에서 가장 비용이 많이 드는 측면 중 하나입니다. 직원의 월급이 항상 제때 지급되도록 하면서 이러한 비용을 통제하는 것은 어려울 수 있지만 급여 처리에 지출하는 비용을 줄일 수 있는 방법은 많습니다. 급여를 보다 효율적으로 관리하는 사업주는 종종 시간이 지남에 따라 상당한 비용 절감 효과를 볼 수 있습니다. 출발점으로 직원 및 부서당 비용을 분석하여 비용이 균등하게 공유되지 않는 영역을 식별하는 데 도움을 줍니다.

각 직원의 복리후생 및 상여금을 포함하여 모든 급여 비용에 대한 정확한 스프레드시트를 유지하여 근무 시간마다 얼마를 지출하고 있는지 확인하십시오. 비용 분석에서 수집된 데이터를 사용하여 마감일을 맞추기 위해 일하는 직원들 사이에서 생산성 수준을 유지하면서 향후 급여 처리 비용을 통제하는 데 도움이 되는 계획을 세우십시오. 또한 급여 처리 시스템에서 지불하는 비용과 거래당 비용을 파악하십시오.

투명한 수수료가 있는 최고의 급여 소프트웨어를 선택하여 각 달러가 정확히 무엇을 향하고 있는지 이해할 수 있습니다. 인보이스에 숨겨진 또는 불분명한 요금이 있는 경우, 경험이 없거나 부정직한 급여 서비스의 징후일 수 있으므로 제공업체에 즉시 연락하십시오. 계약서에 서명하기 전에 비용 구조를 이해했는지 확인하고 나중에 놀라운 청구서가 발생하지 않도록 필요한 경우 설명을 요청하십시오.

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2. 데이터 가져오기 프로세스 간소화

모든 사람이 자신의 모든 데이터에 액세스할 수 있도록 하면 더 쉽게 조치를 취하고 변경할 수 있습니다. 스프레드시트를 사용하는 경우 팀과 공유할 마스터 사본을 만드는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 여러 파일을 업데이트하거나 전자 메일을 주고받지 않고도 새 정보를 추가하고 기존 데이터를 편집할 수 있습니다. 팀이 데이터를 업데이트하거나 변경해야 할 때마다 동일한 프로세스를 따르도록 급여 활동 처리 일정을 만듭니다.

예를 들어, 직원들과 파일을 얼마나 자주 검토하고 급여에 대한 감사를 수행하는지에 대한 표준 운영 절차(SOP)를 만들어 모든 사람이 프로세스의 각 단계에서 자신의 책임을 알 수 있도록 합니다. 자동화된 데이터 수집 옵션을 선택하여 급여를 간소화하고 수동 처리 또는 스프레드시트에서 발생할 수 있는 실수를 방지하세요. 올바른 급여 데이터를 사용하면 근무 시간, 직위 또는 경험 수준에 따른 급여, 회사에서 오랫동안 근무한 직원의 인상 등을 추적하고 업데이트할 수 있습니다.

3. 다른 부서에 실제로 필요한 것이 무엇인지 알아보십시오.

회사가 급여 프로세스를 간소화하려고 할 때 저지르는 가장 큰 실수 중 하나는 다른 부서, 특히 회계와 상의하지 않는다는 것입니다. 비즈니스 부서가 어느 시점에서든 필요한 것에 액세스할 수 없는 경우 급여 프로세스가 차질 없이 진행될 것이라고 기대할 수 없습니다. 다른 부서에 실제로 필요한 것이 무엇인지 파악하고 필요한 정보를 즉시 얻을 수 있도록 하는 것이 중요합니다.

예를 들어 회계 부서에서 각 직원이 근무한 총 시간만 알면 되는 간단한 비즈니스 모델이 있는 경우 회계 분개 항목을 만들 필요가 없습니다. 그러나 회사의 재무제표 및 세금을 올바르게 제출하기 위해 급여와 관련된 특정 항목을 작성해야 하는 경우 회계에서 작성해야 합니다. 각 부서에 필요한 정보를 제공함으로써 급여 프로세스를 간소화할 수 있습니다.

4. 자동 급여 등록을 보다 효율적으로 관리

급여에 직원을 등록하는 것은 급여가 적시에 적절한 금액으로 전달되도록 하는 데 중요합니다. 그러나 고용주가 급여에 등록할 직원 수가 많은 경우 이 작업을 완료하는 데 몇 시간이 걸릴 수 있습니다. 귀중한 회사 리소스를 이렇게 비효율적으로 사용하면 매우 다양한 사람들이 관련된 인적 오류가 발생할 위험이 커집니다. 대신 고용주는 등록 프로세스를 자동화해야 합니다.

이를 HR 및 기타 회사 서비스(예: 복리후생 또는 급여세)에 신입 사원을 등록할 수 있는 자동화된 온보딩 솔루션에 통합하는 것을 고려하십시오. 또한 직원이 승진하거나 부서 간 이동하는 경우와 같이 직원의 상태가 변경될 때 자동 조정을 활성화해야 합니다. 급여 등록 자동화는 전체 프로세스를 간소화하고 추가 기술 없이 급여일이 보다 원활하게 진행되도록 하는 큰 단계입니다.

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5. 새로운 비즈니스 기술 수용

급여 프로세스를 간소화하는 또 다른 효과적인 방법은 새로운 비즈니스 기술을 수용하는 것입니다. 이렇게 하면 많은 작업을 자동화하고 직원과 부서장이 한 번에 여러 프로젝트를 더 쉽게 처리할 수 있습니다. 보고 및 인보이스 발행과 같은 결제 프로세스를 자동화하면서 데이터를 신속하게 수집할 수 있는 온라인 시스템을 사용하여 그렇게 할 수 있습니다.

다음 옵션 중 일부를 고려하십시오.

• 시간 기록 앱으로 시간 기록을 자동화하거나 직원이 스스로 액세스할 수 있는 직원 작업표가 미리 로드된 장치를 갖습니다. 이와 같은 솔루션은 작업 시간과 타임스탬프를 수동으로 계산할 필요가 없으므로 프로세스가 간단합니다.
• 송장을 작성하고 전자적으로 발송하여 고객에게 청구하거나 급여를 발행하는 것과 같은 관리 작업에 소요되는 시간을 줄이는 데 도움이 될 수 있는 것에 투자하십시오.
• 직원들이 온라인 협업 플랫폼을 사용하여 자신의 휴가 요청 및 비용 보고서를 관리할 수 있습니다. 이렇게 하면 필요할 때 요청을 제출하고 비용을 실시간으로 추적할 수 있습니다.
• 자동 알림을 사용하여 변경, 휴가 요청 제출 또는 비용 확인과 관련하여 모든 사람이 루프를 유지하도록 합니다.

비즈니스 기술에 투자할 때 각 도구 사용에 대해 직원을 교육하여 최대한 활용하고 있는지 확인하십시오. 이렇게 하면 모든 사람이 이러한 시스템을 사용하여 혜택을 극대화하고 데이터를 입력하거나 문제를 조사하는 데 소요되는 시간을 최소화할 수 있습니다.

6. 새로운 법률 변경 사항을 파악하십시오.

또한 새로운 법률이 비즈니스에 미치는 영향과 그것이 급여에 미치는 영향을 이해해야 합니다. 변경 사항이 적용되는 즉시 뒤쳐지지 않도록 예정된 변경 사항을 알고 있어야 합니다. 연방 및 주법은 일반적으로 기업이 변경 사항을 준수할 수 있는 시간을 제공합니다. 그러나 가능한 한 빨리 조치를 취하고 싶습니다. 마감일이 다가왔을 때 만회하는 자신을 발견하고 싶지 않을 것입니다.

모든 새로운 변경 사항이 적시에 구현되고 있는지 확인하십시오. 간소화된 급여 프로세스를 보장하는 부분에는 법률을 준수하는 것이 포함된다는 점을 명심하십시오. 규정 준수 부족으로 인해 기존 프로세스가 중단되면 전체 급여 프로세스가 쉽게 중단될 수 있으며 잠재적으로 감사를 받을 위험에 처할 수도 있습니다. 또한 모든 직원이 변경 사항을 업데이트하는 것도 중요합니다. 이는 새로운 법률 내에서 급여 또는 공제에 변경 사항이 있는 경우 특히 그렇습니다.

7. 급여를 다른 비즈니스 기능과 통합

급여 프로세스를 간소화하는 또 다른 방법은 다른 비즈니스 기능과 통합하는 것입니다. Xero, FreshBooks 등과 같이 향상된 통합 기능이 있는 소프트웨어 또는 서비스를 사용하여 이를 수행할 수 있습니다. 현재 가장 널리 사용되는 회계 소프트웨어 솔루션에는 이러한 프로그램의 재무 데이터를 급여 시스템으로 가져올 수 있는 통합 급여 서비스가 포함되어 있으므로 수동으로 데이터를 입력할 필요가 없습니다.

이를 통해 보다 정확한 급여 처리가 가능하여 사람이 실수할 가능성이 줄어들고 연말에 세금 신고를 더 쉽게 할 수 있습니다. 급여를 다른 비즈니스 기능과 통합하면 급여 관련 작업을 완료하는 데 필요한 시간과 노력을 줄이고 다른 책임에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 예를 들어, 귀하가 소기업 소유주라면 통합 프로세스를 통해 회사 성장에 집중하는 동시에 급여가 정확하고 신속하게 지급되고 있다는 사실에 안심할 수 있습니다.

8. 필요할 때 필요한 지원 받기

때로는 스스로 해결할 수 없는 급여 문제가 발생할 수 있습니다. 예를 들어, 복잡한 세법 변경이 있거나 IRS가 귀하의 급여세에 대해 질문이 있는 경우 전문가의 도움을 받는 것이 가장 좋습니다. 이 전문가는 인사 전문가이거나 급여 처리 경험이 있는 회계사일 수 있습니다. 문제를 즉시 해결할 수 없기 때문에 비즈니스가 어려움을 겪게 하고 싶지 않을 것입니다. 더 많은 전문 지식을 가진 사람의 도움을 찾는 것이 도움이 될 것입니다.

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급여 프로세스 관리는 쉬워야 합니다.

이러한 팁을 염두에 두고 급여 프로세스를 보다 쉽고 효율적으로 수행해야 합니다. 아웃소싱을 선택하든 사내에서 처리하든 급여를 더 빨리 처리할 수 있어야 합니다. 아웃소싱은 HR 규정 준수 및 회사 문화에 대한 책임을 양도하는 것을 의미하지 않습니다. 따라서 아웃소싱업체가 이러한 문제에 대한 작업을 수행하는지 확인하십시오. 간소화된 프로세스의 이점은 분명하지만 프로세스를 시작하고 실행하는 데 드는 시간과 노력도 마찬가지입니다.

따라서 필요한 것이 무엇인지, 회사의 우선 순위가 어디에 있는지 이해하는 데 시간을 투자해야 합니다. 그래야만 가능한 가장 효율적인 프로세스를 구현할 수 있습니다.