기업에서 디지털 아카이브의 전략적 중요성

기업의 디지털 아카이브는 주로 전자 문서로 구성된 기업의 디지털 메모리입니다 . 결과적으로 조직 은 시간이 지남에 따라 아카이브의 메모리 를 보존 하기 위해 적절한 방식으로 문서를 디지털 방식으로 보존하는 것이 필수적입니다 .

경영진이 조직 에 실제로 디지털 문화 를 구축하여 수명 주기 동안 아카이브를 알고 관리할 수 있는 필요성 을 인식 해야 할 때가 되었습니다.

문서 및 데이터의 회사 컴퓨터 아카이브는 조직의 독점적이고 전략적 부를 나타내며 그 가치는 조직을 구성하는 디지털 개체(즉, 회사의 전자 문서)에 국한되지 않고 프로세스, 관계 및 양식에 관한 것입니다. 시간이 지남에 따라 그것들을 형성, 관리 및 보존하기 위해 채택되었습니다.

이탈리아의 입법은 적절한 형성, 관리 및 보존을 촉구합니다.

이탈리아 법률은 기업이 전자 서명 솔루션, 효과적인 워크플로 관리가 포함된 문서 시스템 및 법률을 준수하는 디지털 보존 기능을 채택하고 더 많이 사용하도록 촉구 하고 있습니다. 이러한 시스템은 회사에서 내부적으로 관리하거나 Doxee와 같은 전문적이고 인증된 자격을 갖춘 서비스 제공업체를 통해 "서비스로서의 소프트웨어"(SaaS) 클라우드 서비스로 사용할 수 있습니다.

입 법령 no . 2005년 3월 7일자 82 및 후속 수정, 전자 문서, 전자 서명 및 신탁 서비스, 문서 복제 및 보존, 전자 통신, 디지털 신원에 관한 관련 AgID 지침 은 민간 기업에도 적용됩니다 .

CAD는 유지해야 하는 책, 저작물 및 문서가 이 코드의 조항과 AgID 지침에 따라 IT 지원에서 형성되고 보존될 수 있음 을 설정합니다.

이것은 또한 예술에 의해 반복되었습니다. 민법 2215-bis , 법이나 규정에 따라 의무적으로 보관하거나 사업의 성격이나 규모에 따라 요구되는 장부, 기록 및 문서를 컴퓨터로 작성하고 보관할 수 있음을 확인합니다. 법률이 허용하는 용도로 다양한 유형의 지원, 복제 및 사본을 만들 수 있는 원본 정보 .

또한, 예술에 따라. CAD의 43, 3항, 법률 또는 규정에 의해 보존이 규정된 컴퓨터 문서 는 예술에 따라 설정된 기술 규칙에 따라 디지털 수단으로 보존해야 합니다. 따라서 2020년 9월 10일에 발효되고 2022년 1월 1일부터 의무적으로 적용되는 AgID의 창작물 관리 및 보존에 관한 가이드라인에서 식별한 규칙에 따라 CAD의 71에 따릅니다.

회사의 디지털 기록 보관소를 구성하는 문서의 보존 및 전시 의무는 사용된 절차가 20조 5-bis 및 43조에 규정된 대로 AGID 가이드라인을 준수하는 경우 컴퓨터 문서를 통해 모든 법적 목적을 위해 이행된 것으로 간주됩니다 . 1.

회사의 경우 현재 생성되거나 수신되는 컴퓨터 문서를 먼 미래에도 계속 읽고 사용할 수 있도록 보장하여 법적 가치와 회사 기록 보관소의 올바른 배치를 보장하는 것이 과제입니다.

이 목표는 AgID 가이드라인의 기술 규칙 준수를 보장하고 높은 보안 및 기밀성 요구 사항 을 보장하는 문서 시스템 및 보존 서비스를 채택해야만 달성할 수 있습니다.

그러나 디지털 아카이브가 무엇입니까?

기업과 같은 민간단체의 디지털 아카이브는 조직이 활동하는 과정에서 생성하거나 받은 문서의 유기적 콤플렉스와 관계로 구성된다.

역사가 자크 르 고프(Jacques Le Goff)는 문서를 "남아 있는 것" 으로 정의했습니다. 즉, 문서는 시간이 지남에 따라 보존되기 위해 정확하게 생성되었으며 문서에 표시된 행위 또는 사실을 알고 싶어하는 사람들에게 제공됩니다.

무결성, 수정 불가능성, 진정성, 시간적 배열, 가용성 및 시간 경과에 따른 보존에 대한 요구 사항은 회사가 컴퓨터 아카이브를 올바르게 관리하기 위해 계획하는 방법을 알아야 하는 주요 목표입니다 .

이것은 예술에 표시된 디지털 관리 코드 자체에 의해 제공됩니다. 44, 1-ter 단락은 “법률이 보존 의무를 규정하는 모든 경우에, 심지어 사적 당사자 에 대해서도 전자 문서 보존 시스템은 보존 대상에 대해 진정성, 무결성, 신뢰성, 가독성, 검색 가능성, AgID 가이드라인에 명시된 방법에 따라

시간이 지나도 신뢰할 수 있는 문서 시스템을 위해서는 회사에서 다음을 제공해야 합니다 .

• 회사 문서의 생성, 유지 및 보존에 대한 책임의 조직 및 통제 ;
• 저장된 컴퓨터 문서를 시간과 공간에서 특정 방식으로 식별하는 절차와 도구의 채택 , 문서와 관련된 메타데이터를 포함하여 문서의 가독성과 손쉬운 검색 및 식별 정보를 보장합니다.
• 디지털 아카이브 관리 및 보존을 전문 으로 하고 최고 수준의 보안, 품질 및 신뢰성 을 보장하는 공급업체를 선택하고 신뢰합니다 .

보존은 법적 가치가 있는 디지털 아카이브를 구성하는 것을 의미 하며, 정보 시스템에 의해 관리되고 보존 매뉴얼에 설명된 조직 모델, 절차, 역할, 작업 및 활동에 의해 지원됩니다 .

모든 사업 부문에서 디지털화 가능

얼마 동안 디지털화에 대한 참조 법률 은 다양한 회사 부문에서 올바른 디지털화 절차 에 시간 제한을 두지 않았 으므로 회사의 디지털 아카이브에 계속 증가하는 문서 및 횡단적 성격의 디지털 데이터를 공급할 수 있습니다. 보관중. 다음은 비즈니스 문서 유형의 일부 부문 및 실제 예입니다.

• 세금 관련 문서: 송장 및 능동 및 수동 메모, 능동 및 수동 운송 문서, NSO 명령, 회계 장부 및 등록부 , 보조 문서, 재무 제표, 선언, CU 인증, F24, 세금 커뮤니케이션, 회사 장부, 경비 메모 및 영수증, 세금 감면 등을 위한 인보이스 인보이스
• 민법 문서: 양식, 지불 통지, 편지, 초대장, 통신, 알림, 구매 주문, 계약, 은행 거래 명세서, 서신, 영수증, 이메일 및 PEC 메시지, 컴퓨터 로그 또는 기록, 기술 문서, 적합성 인증서, 품질 프로세스 문서, 개인 정보 동의, 제작 문서 등
• 노동 문서: 급여(이탈리아의 경우 Libro Unico del Lavoro – LUL), 고용 계약 및 노동 관계 관리, 위임장, 커뮤니케이션, 사회 보장 및 세금 신고서 등
• 은행 문서: 계좌(입출금 전표), 계약서, 신용 보증 문서, 거래 및 투자 관리 문서, 금전 등록기, 로컬 컴퓨터 주문, 비물질화된 수표, 적절한 확인 문서 등
• 보험 문서: 보험 정책 및 기타 증빙 서류, 생명 및 기타 손해 보험 기록 등
• 통관서류 : 수입, 수출, 물품운송, 통관고지서, e-DAS 등에 관한 서류
• 임상 문서: 검사실 분석 보고서, 방사선 진단 및 핵의학 보고서 및 이미지, 외래 환자 보고서, 퇴원 편지, 전자 의료 기록, FSE, 전자 처방전, 건강 기록 등
• 다른 지역의 문서.

IT 아카이브의 수명 주기 전반에 걸친 이점

디지털 아카이브의 관리 는 효율성 수준을 높이는 것을 목표로 하는 경로에 따라 라이프 사이클 전반에 걸쳐 조직의 문서 흐름을 자동화하고 단순화하는 원칙을 기반으로 하는 경우 중장기적으로 진정한 관련 이점을 제공합니다 . , 효율성, 투명성 및 규정 준수.

디지털 프로세스의 측면에서 문서 수신, 생산 및 서명, 데이터 및 문서 공유, 보관, 저장 및 수명 주기 종료 시 문서 파기 단계를 최적화하는 기능은 회사의 내부 및 외부 관계 프로세스에서 상당한 최적화가 필요 합니다 . .

문서 보관 시스템 및 디지털 보존 서비스 와 통신하는 소프트웨어 및 서비스 채택에 대한 통합 접근 방식 을 취하고 교환 및 처리 되는 데이터에 가치를 부여함으로써 회사는 많은 이점을 실현할 수 있습니다. 문서 흐름을 더 간단하게 관리합니다. 인적 오류의 급격한 감소를 달성하기 위해; 문서의 분산을 제거하기 위해; 승인, 모니터링 및 제어 프로세스 를 개선하기 위해 보안과 투명성을 높이기 위해 환경 지속 가능성 모델에 기여합니다 .

따라서 다양한 비즈니스 프로세스의 디지털화를 통해 회사의 디지털 아카이브 를 제공하는 다양한 종류의 전자 문서를 생성 및/또는 보유할 수 있습니다.

디지털 아카이브의 형식 및 문서 메타데이터

따라서 회사의 디지털 메모리를 보존하기 위해 비트 시퀀스 및 법적 유효성 요구 사항 으로 이해되는 디지털 개체(예: 컴퓨터 문서)에 주의를 기울일 뿐만 아니라 AgID 지침의 부록 2. 또한 향상될 문서를 인덱싱하는 데 필요한 메타데이터 집합의 재평가를 보장해야 합니다. 이것은 AgID 가이드라인의 부록 5와 일치해야 하는 아카이브 문서 사이에 존재하는 일련의 논리적 및 형식적 관계로 표현되는 문서적 특성 과 아카이브 제약 을 강조하기 위해 수행됩니다.

메타데이터 는 문맥, 내용, 구조를 식별하고 설명하고 보존 시스템에서 시간이 지남에 따라 관리할 수 있도록 하는 컴퓨터 문서와 같은 디지털 개체와 관련된 데이터(정보) 집합에 불과 합니다.

아카이브 보존을 위해 메타데이터는 다양한 기능을 가지고 있습니다. 이것들은 대상과 그 관계의 영구적인 식별에서 형성, 유지 및 보존의 기술적 절차적 메커니즘의 저장, 접근 권한, 선택 논리, 생산 및 후속 보관 및 보존의 맥락에 대한 설명에 이르기까지 다양합니다. .

따라서 보관할 문서는 다음과 같이 설명해야 합니다.

• 문서의 특성(예: 유형, 클래스)
• 사용된 형식;
• 메타데이터 목록 및 설명
• 보유 기간;
• 보존에 유용하다고 간주되는 모든 정보.

디지털 사회의 시대 에 이탈리아 기업이 보유하고 있는 IT 문서 의 양은 기하급수적으로 증가하고 있습니다. 이를 위해서는 적절한 메타데이터 를 통해 시간이 지남에 따라 정보 자산을 사용할 수 있도록 하는 최첨단 보존 시스템이 필요 합니다 . 그들은 비물질화되고 디지털 방식으로 보관되었습니다.

Agid 인증 및 자격을 갖춘 제공업체에 의존하는 것의 중요성

기록 보관소의 보존 관리는 컴퓨터 문서의 보존 활동과 데이터 처리 관리자의 임명을 위탁하는 계약을 통해 회사에서 소위 보존 제공자라는 전문 주체에게 아웃소싱할 수 있습니다.

특히 적용되는 규칙과 절차 , 담당자의 전문성 , 특히 적용된 기술의 견고성, 보안 및 신뢰성 측면에서 품질 이 매우 중요합니다. 따라서 회사 기록 보관소의 디지털 스토리지를 인증되고 자격을 갖춘 공급업체 에 위탁하는 선택 이 필수적 입니다.

AgID 자격을 갖춘 보존 제공업체는 전자 문서의 형성, 관리 및 저장에 대한 지침에 따라 유럽 규정에 따라 식별된 최고 수준의 품질, 보안 및 조직 요구 사항 을 가지고 있습니다. 민간 기업은 자격을 갖춘 보존 제공업체에 아웃소싱할 의무가 없지만 , Doxee와 같은 디지털 이탈리아 에이전시의 자격을 갖춘 공급업체에 의존하여 eligendo 의 culpa 와 이와 관련하여 2021년 6월 25일 결정 No. 455와 함께 AgID는 컴퓨터 문서 보존 서비스 제공에 대한 기준을 정의하는 새로운 규정을 발표했으며 일반 요구 사항과 품질, 보안 및 자격을 갖춘 보존 서비스를 위한 특정 시장 의 설립과 함께 특정 부속서의 보존 서비스 제공을 위한 조직적 요구사항 .