프로젝트 관리자가 원격으로 효율적으로 작업하는 방법

원격 근무 혁명이 다가오고 있으며 더 많은 기업이 부분적 또는 완전한 원격 근무 모델로 전환하는 것을 보고 있지만 재택 근무는 도전과제와 기회를 모두 제공합니다. 모든 비즈니스와 해당 비즈니스 내의 개별 팀은 서로 다르며 원격으로 운영할 수 있는 고유한 작업 방법, 관행 및 도구의 이점을 누릴 수 있습니다. 프로젝트 관리 역할을 하는 사람들은 세심하게 계획하고, 체계적으로 관리하고, 효과적으로 의사 소통하고, 시간을 관리해야 하지만 이 모든 작업을 원격으로 수행할 수 있습니까?

Exposure Ninja에서 우리는 원격 근무를 전적으로 지지하며 8년 이상 100% 원격 모델을 운영해 왔습니다. 우리는 매일 최전선에서 고객을 행복하게 하고 놀라운 결과를 만들어내는 커뮤니케이션의 달인인 프로젝트 관리자에게 원격으로 효율적으로 작업하기 위한 최고의 팁을 요청했습니다.

1. 생산적인 의사 소통: 인스턴트 메시징을 조심하십시오

프로젝트 관리자의 역할 중 상당 부분은 내부 팀에 클라이언트 요청 및 새 프로젝트에 대해 브리핑하거나 캠페인 진행 상황에 대해 업데이트하는 등 커뮤니케이션을 중심으로 합니다. 효과적인 의사 소통은 메시지의 명확성이나 좋은 관계 구축에 관한 것이 아닙니다. 또한 언제, 무엇을, 얼마나 많은 정보를 고객 및 팀과 공유하는지 우선순위를 정하는 것입니다.

원격으로 작업하는 경우 내부 통신의 대부분은 이메일과 인스턴트 메시징 플랫폼을 통해 이루어집니다. 이것들은 올바르게 사용된다면 팀과 연락을 유지하고 작업 진행 상황을 최신 상태로 유지하는 데 환상적일 수 있습니다. 그러나 인스턴트 메시징 플랫폼은 특히 효과적인 도구에서 하루를 지배하는 시간 낭비로 빠르게 전환될 수 있습니다.

직접 대면이나 통화가 아닌 메시지로 의사 소통을 할 때는 의사 소통의 명확성이 훨씬 더 중요합니다. 메시지의 어조와 빈도를 고려하는 것이 유용합니다. 그룹 채널 스팸을 피하기 위해 클라이언트 피드백을 주간 업데이트로 압축하는 실험을 하고 전달해야 하는 정보에 대해 전화가 더 효율적인지(또는 덜 효율적인지) 고려하십시오.

메시지를 통해 조치를 취할 시간이 없다면 열지 마십시오! 저항할 수 없다면 메시지를 신속하게 기록하고 긴급성을 평가한 다음 당면한 작업으로 돌아가십시오. 우리는 한 시간, 내일 또는 다음 주에 조치를 취할 수 있도록 수신한 메시지에 미리 알림을 설정하는 편리한 방법을 제공하는 Slack을 사용합니다. 특정 작업을 수행 중이거나 통화 중일 때 알림을 일시 중지할 수도 있습니다. 이렇게 하면 알림이 표시되어 주의를 산만하게 하고 체크인을 유도하는 것을 방지할 수 있을 뿐만 아니라 현재 채팅할 수 없다는 신호를 동료에게 알릴 수도 있습니다. 메시지를 확인하고 내용을 확인할 때 정기적인 간격을 설정하면(이를 캘린더에 추가하는 경우에도) 중요한 업데이트를 놓칠 위험 없이 다른 작업에 집중할 수 있어 생산성을 높일 수 있습니다.

2. 하루 계획하기: 블록 단위로 작업하기

원격 근무의 가장 큰 장점 중 하나는 하루를 계획하고 사무실에서보다 약간 일찍 시작하거나 늦게 시작할 수 있다는 점입니다. 어떤 사람들에게는 이것이 좋을 수 있지만 다른 사람들에게는 전원을 끄는 것이 어려울 수 있습니다. 저녁 식사 후 이메일 몇 개를 확인하거나, 급하지 않은 요청에 응답하거나(몇 분 정도 걸리더라도) 평소보다 더 많은 시간을 일할 때 업무 시간이 저녁에 스며들기 쉽습니다. 통근해야 합니다.

주의 깊게 한 주를 계획하면 전원을 끄고 생산성을 높이는 데 도움이 될 수 있습니다. 많은 PM(프로젝트 관리자)은 시간을 블록으로 나누고 각각은 다른 클라이언트 또는 작업에 전념합니다. 또한 시간 블록의 양쪽에 버퍼를 추가하거나 예상치 못한 요청에 대한 추가 블록을 생성하여 주중에 팝업되는 불가피하지만 예측할 수 없는 작업을 허용하는 것도 유용할 수 있습니다. 주의가 필요한 막판 문제가 발생할 때. 특정 슬롯을 차단하는 것은 작업 주를 최대화할 수 있는 좋은 방법이며 각 클라이언트 또는 프로젝트에 충분한 시간을 할애할 것이라는 마음의 평화를 줍니다.

마지막으로, 원격으로 일할 때 일과 삶의 균형을 유지하는 것은 우리 모두에게 어려운 일이 될 수 있습니다. 하루의 마지막 30분 동안 "가벼운" 관리 작업을 계획해 보십시오. 이는 긴장을 푸는 데 도움이 될 수 있습니다. 프로젝트 관리자라면 목록과 계획을 좋아할 것이므로 저녁 시간에 머리에 떠오른 업무와 관련된 모든 것을 노트북에서 실행에 옮기기보다 휴대전화나 메모장에 적어 보십시오. 많은 PM Ninja는 퇴근 직후에 운동이나 취미를 위한 시간을 차단하는 것이 다운타임으로 전환하고 하루 일과가 끝날 때 힘든 시간을 보낼 수 있는 좋은 방법이라고 생각합니다.

3. Bossing Virtual Meetings: 모든 것이 준비되어 있습니다.

원격으로 작업할 때 회의는 사무실에서보다 덜 자주 발생하는 경향이 있습니다. 이는 개인과 기업이 회의의 목적과 가치를 진정으로 고려하고 가능한 한 효율적인지 확인하는 데 도움이 될 수 있습니다. 우리는 시간의 절반으로 압축될 수 있는 개방형의 긴 토론을 피하기 위해 30분 시간을 고수하려고 노력합니다. 사용 가능한 시간을 채우기 위해 확장됩니다. 당신이 통화를 주도하고 있다면 처음에 일어나는 잡담의 양을 제한하십시오. 고객 및 팀 구성원을 따라 잡는 것이 중요하지만 1~2분 후에 참석자에게 통화 목적을 부드럽게 상기시키고 의제를 시작하십시오.

회의가 생산적인지 확인하려면 회의가 시작되기 전에 메모나 의제를 다른 참석자와 공유하고 회의의 목적을 분명히 하고 다른 사람들이 회의 전에 적절하게 준비하도록 격려하십시오. 화상 회의 소프트웨어, Skype 또는 모바일을 사용하는지 여부에 관계없이 백업이 있는지 확인하십시오. 우리 모두는 기술적인 문제로 인해 최악의 시간에 통화가 중단되었을 때 그곳에 있었습니다. 하지만 이것이 클라이언트 통화 중에 발생하면 비전문적일 뿐만 아니라 시간을 낭비할 수도 있습니다. 회의 전에 마이크가 작동하는지 확인하고 사용 중인 가상 회의실에 액세스할 수 있는지 확인하십시오. 만일의 경우에 대비하여 항상 고객의 전화번호를 가까이에 두십시오.

4. 워크스테이션 설정: 노력할 가치가 있습니다.

하루, 일주일 또는 무기한으로 집에서 일하든, 작업할 공간을 마련하는 것은 필수적입니다. 프로젝트 관리자는 일주일 내내 많은 전화를 받을 수 있으므로 고품질 카메라와 마이크가 중요합니다. 통화에 참여하기 전에 주변 환경을 고려하고 확인하십시오. — 우리 모두는 바지 한 켤레가 바닥에 깔려 있거나 불량 아이들이 방에 돌아다니는 원격 작업이 실패하는 것을 본 적이 있습니다. 가능하면 무료로 작업을 위한 전용 공간을 만드십시오. 혼란과 산만함에서. 이렇게 하면 집중할 수 있고 업무와 개인 시간을 더 쉽게 전환할 수 있습니다.

궁극적으로 대부분의 사무실 작업은 원격으로 더 효율적이지는 않더라도 그만큼 효율적으로 수행할 수 있습니다. 효과적인 프로젝트 관리에 필요한 기술은 동일하게 유지되며 프로젝트 관리에 끌리는 개인은 조직적이고 독립적입니다. 이는 원격 근무 시 생존뿐만 ​​아니라 번창하기 위한 완벽한 특성입니다.

사무실에서 집으로 전환하는 데 어려움을 겪고 있다면 원격 작업 혁명이 적응을 도와 프로젝트 관리자가 효과적으로 팀을 관리하고 클라이언트와 작업하는 데 사용하는 모든 도구, 기술 및 트릭을 제공합니다. Exposure Ninja를 사용하여 사무실에서 원격으로 전환하고 클라이언트와 동료 관계를 그 어느 때보다 좋게 만드십시오.