시간을 낭비하지 않는 원격 회의를 개최하는 방법
게시 됨: 2020-04-13회의 시간을 엄수하고 효과적으로 유지하는 것은 사무실 환경에서 어려울 수 있습니다. 원격 설정에서는 신뢰할 수 없는 회의 플랫폼과 명확하지 않은 "카메라 켜기/끄기"와 같은 몇 가지 추가 문제가 있습니다. 에티켓. Exposure Ninja에서는 2012년부터 원격으로 실행해 왔으며 100명의 Ninja로 구성된 팀으로 성장했습니다. 이 시간 동안 우리는 집중을 유지하는 생산적인 회의를 제공하기 위해 원격 회의 설정을 개선했습니다.
시간을 낭비하지 않는 원격 회의를 개최하기 위한 7가지 주요 팁은 다음과 같습니다.
1. 기대치 설정
대면 회의와 마찬가지로 늦게 오는 사람과 방해 요소는 회의의 흐름을 방해할 수 있습니다. 시간을 낭비하지 않는 훌륭한 회의를 위한 첫 번째 단계는 팀의 기대치가 처음부터 올바르게 설정되었는지 확인하는 것입니다.
이를 시작하는 가장 빠른 방법은 지정된 시간, 위치(예: Skype) 및 초대 대상자 목록을 사용하여 일정에 회의를 예약하는 것입니다. Exposure Ninja에서는 모든 Ninja의 캘린더가 중복 예약되지 않도록 동기화하는 Google 캘린더를 사용합니다.
회의 시작은 "기본 규칙"을 제시하기에 좋은 시간입니다. 여기에는 휴대폰, 메신저 및 이메일 사용과 같은 것들이 포함되어야 합니다. 이상적으로는 팀의 모든 구성원이 회의 기간 동안 모든 알림을 무음으로 설정하는 것이 좋습니다. 항상 가능한 것은 아니지만 방해가 적고 훨씬 더 집중적인 통화가 가능합니다.
또한 하드웨어 기대치를 설정해야 합니다. 브리핑을 제공하는 경우 팀에 질문이 없는 한 일시적으로 마이크를 음소거하도록 요청하는 것이 좋습니다. 이것은 개 짖는 소리와 연사의 메시지를 방해하는 타이핑 소음의 기회를 차단합니다.
2. 미리 의제 공유
회의 전에 의제를 공유하면 모든 사람이 준비할 시간을 확보하고 필수 점검을 실행하는 데 도움이 됩니다. 그 확인은 회의가 진정으로 필요한지 여부입니다. 의제를 정리하는 데 어려움을 겪고 있다면 회의가 전혀 필요하지 않을 가능성이 큽니다.
또한 의제는 통화의 초점에서 멀어지는 경우 회의를 원래대로 되돌릴 수 있는 쉬운 방법을 제공합니다. 실제 회의에서와 마찬가지로 “우리가 궤도에서 벗어나기 시작한 것 같아요. 여기에 핀을 넣고 나중에 다시 살펴봅시다.”
3. 신뢰할 수 있는 플랫폼 사용
다양한 통화 옵션이 있으며 신뢰할 수 있고 목적에 적합한 통화 옵션을 선택하는 것이 중요합니다. 계속해서 끊기거나 연결 상태가 좋지 않아 포기해야 하는 통화보다 더 나쁜 것은 없습니다!
사무실 전화로 고객과 나눈 통화를 다시 만들고 싶다면 Yay 또는 8×8과 같은 앱이 강력할 수 있습니다. 통화 녹음 기능을 제공하며 사무실 번호를 사용하여 전화를 걸고 받도록 설정할 수 있습니다. 그들은 평소와 같이 자신의 번호로 직접 전화를 받기 때문에 고객을 위한 쉬운 서비스입니다. 고객이 사용하기 전에 다운로드하거나 할 일이 없습니다.
카메라가 더 적합한 회의 또는 화면 공유를 원하는 경우 플랫폼 선택의 폭이 넓습니다. 우리가 즐겨 사용하는 몇 가지 기능에는 Google 행아웃, Skype 및 Zoom이 있습니다.
Google 행아웃은 Google 캘린더와 원활하게 동기화됩니다. 화면을 공유할 수 있으며 난청이나 시끄러운 환경에서 듣기 힘든 사람들을 위한 자막 옵션도 있습니다.
Skype는 화면 녹화기 및 화면 공유와 같은 뛰어난 내장 기능을 갖춘 잘 알려진 화상 회의 플랫폼입니다. Skype는 또한 빠른 메시지를 보내거나 통화를 시작하기 전에 모든 사람이 준비되었는지 확인하는 메신저 역할도 합니다. 그러나 때때로 안정성이 약간 고르지 않게 되기 때문에 많은 수의 사람들이 어려울 수 있습니다.
Zoom은 유료 서비스이지만 최대 45분 동안 회의를 가질 수 있는 환상적인 무료 버전이 있습니다. 회의 녹화 기능과 화면 공유 옵션도 있습니다. 그것은 매우 안정적인 플랫폼 경향이 있으며 많은 수의 사람들을 처리할 수 있습니다.
4. 카메라 사용
"카메라 켜기" 회의는 효율성뿐만 아니라 팀 구축 관점에서도 많은 이점을 제공합니다. 모든 사람이 카메라를 켜고 있으면 누군가가 말하려고 하는 구두 신호가 면대면 회의에서와 동일하기 때문에 사람들이 서로의 위에서 이야기하는 것을 피하는 데 도움이 됩니다. 카메라가 꺼진 상태에서 서로에 대해 이야기하는 것에 대해 사과하는 일이 많이 있을 수 있습니다. 그렇지 않으면 효과적인 회의에서 시간 낭비는 물론 창피함은 말할 것도 없습니다.
카메라를 켜면 발표 중 팀의 반응을 측정하는 데 도움이 되며 물론 모든 사람이 말하는 방식을 보는 데 도움이 됩니다! 의도한 것과 다른 방식으로 무언가가 나타나기 쉽습니다. 모든 사람의 얼굴을 볼 수 있다는 것은 이것에 도움이 됩니다.
일반적으로 가장 좋은 방법은 사전에 준비할 수 있도록 팀에 어떤 회의를 카메라에 담아야 하는지 알려주는 것입니다. 우리는 일반적으로 특정 회의를 영상 통화로 권장하지만 팀원 중 일부가 불편함을 느낄 수 있으므로 절대 강요하지 않습니다.
5. 차기 연사 지정
회의를 순조롭게 진행하기 위한 정말 간단한 팁은 질문이 특정 사람에게 향하도록 하는 것입니다. 질문을 남겨두는 것은 사람에게 말을 걸 때 평소의 시각적 신호에 의존할 수 없기 때문에 침묵을 초래할 수 있습니다. 대면 회의에서는 답변을 원하는 사람을 바라볼 수 있습니다. 화면에서 당신이 누구를 보고 있는지 항상 명확하지 않습니다. 화면 구석에 있는 동료를 응시할 수 있지만 다른 모든 사람에게는 그저 아래를 내려다보고 있을 것입니다! 간단하게 "이게 가능한가요? 앤디 어떻게 생각해?”라는 말은 불필요한 불확실성과 유휴 시간을 차단할 수 있다.
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6. 심리적 안전을 장려하라
회의는 때때로 회의실에서 가장 큰 소리로 인해 무산될 수 있습니다. 이 문제는 원격 회의에서도 다르지 않지만 일부 팀 구성원이 온라인으로 상호 작용할 때 더 자신감을 갖도록 도울 수 있습니다.
모든 사람이 편안하게 기여하고 팀의 모든 구성원을 존중할 때 팀에서 심리적 안전 지점에 도달합니다. 이를 용이하게 하기 위해 다음으로 듣고 싶은 사람을 지정하여 다른 팀원들의 평등한 기여를 장려할 수 있습니다. 사무실에서 시각적 신호를 사용할 수 있습니다. 온라인에서도 동일하지만 조금 더 노력해야 할 수도 있습니다.
심리적 안전은 회의 중 모든 사람의 생각을 얻을 수 있도록 도와주며 회의 후 기여 포인트를 제한합니다. 용이하게 하려는 것 중 하나로 그것을 갖는 것도 "모래 자루에 넣음"을 찾는 데 도움이 됩니다. 샌드백은 팀 구성원이 자신의 요점을 반복하거나 주제에서 벗어나 회의를 트랙에서 벗어나는 순간입니다. 기부금을 균등하게 분배하면 회의를 순조롭게 진행하고 팀을 더욱 강력하게 만드는 데 도움이 됩니다.
7. 너무 무자비하지 마십시오
회의를 순조롭게 진행하고 시간 낭비를 줄이는 것은 좋지만 너무 무자비하지 않도록 주의하십시오. 원격으로 작업하면 팀 빌딩 시간을 줄일 수 있으며 약간의 사회적 상호 작용 시간이 중요합니다. 모든 사람의 저녁이나 주말에 통화를 시작할 때나 끝날 때 몇 분 정도 시간을 두면 팀이 연결되어 있다는 느낌을 받는 데 도움이 됩니다.
원격 작업에 적응하고 원격 환경에서 팀이 성공하는 데 도움이 되는 방법을 찾고 있다면 Exposure Ninja는 기업에 무료 원격 웹 세미나 및 시작을 위한 상담 전화를 제공합니다. 우리는 원격 작업 혁명 교육 및 컨설팅 을 설계하여 혼자서 수행하는 어려운 교훈을 건너뛰고 가능한 한 빨리 필요한 곳으로 이동할 수 있도록 했습니다.
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