워크플로 자동화를 시작하기 전에 해야 할 질문

비즈니스가 점점 더 많은 역할을 수행해야 하는 직원으로 가득 찬 오늘날과 같이 빠르게 변화하는 세상에서 어떤 형태의 자동화 없이는 따라가기가 어려울 수 있습니다. 대부분의 경우 첫 번째 단계는 워크플로 자동화입니다.

수십 년 동안 사용되었지만 기술이 발전 하고 더 많은 사람들이 컴퓨터와 스마트폰에 익숙해지면서 이 기술을 매일 사용하는 새로운 방법이 등장합니다.

잘 작동하는 소프트웨어 프로그램을 찾거나 공장용 기계를 구입하는 것이 언뜻 보기에는 일부 일상적인 작업을 자동화하는 간단한 방법처럼 보일 수 있지만 완료하려면 너무 복잡한 작업을 진행하기 전에 조금 더 조사해야 합니다. 시작부터.

워크플로 자동화가 직장에서 사용되는 방식

조직과 기업은 워크플로 자동화를 사용하여 프로세스와 직원 효율성을 개선할 수 있습니다.

예를 들어 수백 또는 수천 명의 직원이 있는 회사는 조직의 회계 소프트웨어에서 직접 입력을 받아 사람의 처리 없이 근로자의 급여를 분배하는 소프트웨어를 사용하여 급여 프로세스를 자동화할 수 있습니다.

이 자동화는 수동 계산 실수를 줄이는 동시에 작업장에서 정확성 을 제공하는 데 도움이 됩니다.

또 다른 예는 마케팅 부서에서 월간 뉴스레터를 발송하지만 직위/책임에 따라 뉴스레터를 받아야 하는 여러 부서 내 여러 연락처가 있는 경우입니다. 그들은 워크플로 자동화를 사용하여 각 뉴스레터에 대한 회사 내 특정 연락처에 대한 맞춤형 이메일 템플릿을 만들 수 있습니다.

그러면 워크플로 소프트웨어에서 자동화된 프로세스를 사용할 수 있습니다. 각 템플릿은 필요한 연락처 정보로 사용자 지정되고 조직의 설정에 따라 개인화된 이메일을 보냅니다.

이 자동화는 개별화된 이메일을 수동으로 보내는 데 소요되는 시간을 줄이고 직원의 실수를 최소화함으로써 효율성을 개선하는 데 도움이 됩니다. 최적화된 이메일 템플릿이 발송되기 전의 상태로 정확하게 개인화되기 때문입니다.

조직에 워크플로 자동화가 필요합니까?

비즈니스 프로세스를 개선하거나 직장에서 작업을 자동화하려는 경우 워크플로 자동화가 효율성을 합리화하는 데 도움이 될 수 있는 곳이 많이 있습니다. 다음 질문 중 일부를 자문하여 워크플로 자동화가 조직이나 직장에 도움이 될 수 있는지 평가하십시오.

• 직원들이 수동적이고 반복적인 작업에 너무 많은 시간을 보내고 있습니까?
• 조직에 자동화로 개선할 수 있는 프로세스가 있습니까?
• 높은 정확도로 완료해야 하는 작업이 있습니까?
• 워크플로 자동화를 구현하면 비즈니스의 시간이나 비용을 절약할 수 있습니까?

위의 질문 중 하나라도 예라고 답한 경우 조직은 워크플로 자동화의 이점을 누릴 수 있습니다. 개선된 프로세스에 대해 팀 및 경영진과 상의하고 시작하는 데 도움이 되는 다양한 유형의 소프트웨어를 조사하십시오.

워크플로 자동화가 사용되는 이유는 무엇입니까?

비즈니스에서 시간은 돈입니다. 작업을 자동화하면 여러 가지 방법으로 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.

1. 비용 절감

워크플로 자동화는 특정 작업에 대한 사람의 개입 필요성을 줄이거나 제거하여 상당한 비용 절감으로 이어집니다.

예를 들어 누군가가 수동으로 시스템에 데이터를 입력해야 하는 프로세스가 있는 경우 소프트웨어 프로그램을 사용하여 해당 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 이렇게 하면 프로세스 속도가 빨라질 뿐만 아니라 인적 오류 가능성도 제거됩니다.

2. 가시성

워크플로 자동화를 통해 관리자와 감독자는 회사의 모든 작업 및 프로젝트 상태를 실시간으로 확인할 수 있습니다. 이렇게 하면 시간을 어디에 집중할 것인지에 대해 더 나은 결정을 내리는 데 도움이 되며 작업이 제 시간에 완료될 수 있습니다.

3. 커뮤니케이션 개선

워크플로 자동화는 직원에게 미리 알림이나 알림을 보내는 것부터 템플릿을 통한 중요한 정보 공유에 이르기까지 다양한 방식으로 커뮤니케이션을 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다.

직원이 할당된 각 작업의 워크플로 프로세스를 더 많이 이해할수록 작업의 우선 순위를 지정하고 완료할 수 있습니다. 결과적으로 워크플로 시스템에서 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다.

4. 더 나은 고객 서비스

매일 들어오는 업무 요청이 많을 때 한 사람이나 부서에서 혼자서 모든 것을 처리하기 어려울 수 있습니다.

그러나 워크플로 자동화를 사용하면 개별 직원의 기술과 지식을 기반으로 프로젝트와 작업을 할당할 수 있으므로 주어진 특정 작업을 더 쉽게 완료할 수 있습니다.

5. 고객 참여 증가

워크플로 자동화를 구현하여 고객에게 사전에 연락하고 비즈니스에 참여시킬 수 있습니다. 예를 들어 패키지가 도착했는지 묻는 자동 이메일이나 새 구독 서비스에 대한 첫 번째 결제가 곧 마감된다는 알림이 있습니다.

이는 조직 내에서 고객과 직원 간의 개인화된 연결을 구축하여 참여를 높이는 데 도움이 됩니다.

6. 중복 제거

워크플로 자동화의 또 다른 이점은 현재 프로세스에서 중복을 제거하는 것입니다. 이는 다른 더 중요한 작업에서 시간을 빼앗아 오류와 고객 불만족으로 이어집니다. 이를 자동화하면 최종 제품에 영향을 주지 않고 중복을 제거할 수 있습니다.

7. 전반적인 제품 개선

기름칠이 잘 된 기계가 있으면 개별 작업이나 프로세스가 더 원활하게 실행되는 것이 아니라 회사 전체에 이익이 됩니다. 마찬가지로 효과적인 워크플로우 자동화 시스템 은 전체 제품을 개선할 수 있습니다.

이는 직원이 특정 작업과 지식 집합에 더 잘 집중할 수 있어 더 높은 품질의 제품 또는 서비스로 이어질 수 있기 때문입니다.

8. 더 쉬운 워크플로 추적

마지막으로 자동화된 워크플로를 사용하면 처음부터 끝까지 각 작업과 프로젝트의 진행 상황을 훨씬 쉽게 추적할 수 있습니다. 이를 통해 모든 것이 제대로 진행되고 더 나은 의사 결정과 의사 소통이 가능합니다.

SMB와 엔터프라이즈 워크플로 자동화 간에 차이점이 있습니까?

워크플로 자동화는 중소기업과 대기업 모두에 사용할 수 있지만 자동화 프로젝트에 뛰어들기 전에 알아야 할 두 가지 유형의 회사 사이에는 몇 가지 근본적인 차이점이 있습니다.

SMB 직원은 교육을 받지 못했습니다.

소규모 회사는 대기업보다 프로세스 및 워크플로 시스템이 적은 경향이 있으므로 소규모 회사 내에서 특정 작업을 자동화하는 데 더 많은 시간과 노력이 필요할 수 있습니다.

직원이 교육을 제대로 받지 않았거나 이것이 필요한 이유를 알지 못하는 경우 특히 그렇습니다. 직원은 이와 같은 시스템을 구현하여 얼마나 많은 시간을 절약하고 있는지 깨닫지 못할 것입니다.

대기업은 교육이 덜 필요

직원이 이미 워크플로 시스템에 익숙하다면 자동화 시스템을 사용하도록 교육하는 데 거의 노력이 필요하지 않습니다. 그들은 그것을 구현하는 데 도움을 주거나 더 잘 작동하거나 수정하는 방법을 제안할 수 있습니다.

이는 또한 회사가 충분히 큰 경우 워크플로 자동화를 사용한 첫 달 이내에 ROI를 확인할 수 있는 좋은 기회가 있음을 의미합니다.

내가 알아야 할 워크플로 자동화에 대한 통계가 있습니까?

워크플로 자동화는 생산성과 효율성을 향상시키는 매우 효율적인 방법이 될 수 있습니다. 그러나 자동화를 결정하기 전에 자동화된 워크플로 와 관련된 통계 를 알고 있어야 합니다.

연구에 따르면 적어도 하나의 프로세스를 자동화하는 기업은 생산성이 54% 증가합니다. 또한 자동화된 워크플로는 오류를 약 88% 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다. 이러한 종류의 통계를 염두에 두고 작업 흐름을 자동화하는 것이 왜 그렇게 유익한 단계인지 쉽게 알 수 있습니다.

워크플로를 빠르게 자동화하는 방법은 무엇입니까?

워크플로를 빠르게 자동화하려는 경우 취할 수 있는 몇 가지 단계가 있습니다.

• 첫째, 자동화 프로세스의 원하는 결과에 대한 명확한 아이디어가 있는지 확인하십시오.
• 목표를 염두에 두고 나면 이 목표를 달성하는 데 도움이 될 수 있는 기존 솔루션이나 도구를 찾아보십시오.
• 기존 솔루션이 없는 경우 자동화 도구 및 프로그래밍 언어를 사용하여 직접 솔루션을 구축하는 것이 좋습니다.

이 단계를 따르면 자동화 프로세스를 간소화하고 워크플로를 즉시 시작하고 실행할 수 있습니다.

결론

워크플로 자동화는 조직 효율성을 개선하고 생산을 향상시키려는 비즈니스에 유용한 도구가 될 수 있습니다. 조직이 작든 크든 이러한 유형의 시스템을 구현할 때 취해야 할 단계를 알고 있는 한 생산성과 결과에 긍정적인 변화가 있음을 확신할 수 있습니다.